3.2 Envoi et réception d'éléments

Cette section contient les rubriques suivantes :

3.2.1 Envoi de messages électroniques

Les messages électroniques comportent un destinataire principal, un en-tête et une date. Une copie carbone ou masquée peut être envoyée à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également joindre à vos messages des fichiers, des références aux documents, des sons, des films et des objets OLE.

CC (Copie carbone)

Les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

CM (Copie masquée)

Les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

  1. Cliquez sur Icône de Message dans la barre d'outils.

    Pour sélectionner une autre vue de message, cliquez sur la flèche vers le bas dans Icône de Message.

    Vue Message

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur Liste déroulante Expéditeur, puis cliquez sur un nom.

  4. Saisissez l'objet du message.

  5. Saisissez le message.

    Pour spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

    Options d'envoi de la vue Message

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte du message. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

  6. Cliquez sur Icône Joindre un fichier dans la barre d'outils pour inclure toute pièce jointe.

  7. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.2.2 Envoi de messages téléphoniques

Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.

Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches, en notes ou en toute autre vue d'élément publié. De cette manière, vous pouvez garder un enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter ultérieurement (tâche). Reportez-vous à Modification des types d'éléments.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Message téléphonique.

    Dans la barre d'outils, vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique. Reportez-vous à Personnalisation de l'affichage de la barre d'outils.

    Vue Message téléphonique

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez le nom, la société et le numéro de téléphone de la personne qui a téléphoné.

  4. Cochez les cases correspondant à ce message téléphonique.

  5. Saisissez le message dans le champ correspondant.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

  6. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur Liste déroulante Expéditeur, puis cliquez sur un nom.

  7. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.2.3 Modification de la police des éléments que vous envoyez

Le destinataire d'un élément verra les changements que vous effectuez dans la vue Texte brut s'il affiche également l'élément dans la vue Texte brut. De même, il verra les changements que vous effectuez dans la vue HTML s'il affiche également l'élément dans la vue HTML. Vous pouvez permettre à l'utilisateur de savoir dans quelle vue vous avez composé l'élément.

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Modification de la police dans la vue Texte brut

  1. Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez sur Afficher > Texte brut.

  2. Cliquez sur le champ Message.

  3. Cliquez sur Éditer > Police, puis une nouvelle fois sur Police.

    Boîte de dialogue Police

  4. Cliquez sur une police et sur un style de police.

  5. Cliquez sur une taille.

  6. Cliquez sur les autres options que vous souhaitez modifier, puis sur OK.

Vous pouvez également mettre en gras, en italique ou souligner certaines parties du texte via les boutons de la barre d'outils.

Modification de la police dans la vue HTML

  1. Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez sur Afficher > HTML.

    Vue HTML

  2. Utilisez la barre d'outils HTML pour changer la police, ajouter des couleurs d'arrière-plan ou des images, etc.

Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les boutons dans la barre d'outils HTML.

Vous pouvez définir une police par défaut pour les éléments que vous composez dans la vue HTML. Pour plus d'informations, reportez-vous à Affichage et composition d'éléments au format HTML.

3.2.4 Mise en forme de listes à puces et numérotées

Vous pouvez intégrer des listes à puces et numérotées sans difficulté dans vos messages.

Mise en forme de listes dans la vue Texte brut

Dans un élément ouvert que vous composez dans la vue Texte brut :

  1. Appuyez sur Ctrl+Maj+L pour insérer une liste à puces.

  2. Appuyez à nouveau sur Ctrl+Maj+L pour la remplacer par une liste numérotée.

  3. Appuyez à nouveau sur Ctrl+Maj+L pour sélectionner l'un des six formats de liste disponibles.

  4. Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée et créez l'élément suivant.

  5. Appuyez deux fois sur Entrée après le dernier élément pour désactiver la mise en forme de liste.

Mise en forme de listes dans la vue HTML

Dans un élément ouvert que vous composez dans la vue HTML :

  1. Utilisez la barre d'outils HTML pour insérer une liste à puces ou numérotée

  2. Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée et créez l'élément suivant.

  3. Appuyez sur Entrée, puis sur Retour arrière après le dernier élément pour désactiver la mise en forme de liste.

3.2.5 Ajout d'une signature ou d'une vCard aux éléments que vous envoyez

Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez. Si vous disposez de plusieurs comptes, dont des comptes POP3 ou IMAP4 ou des comptes de groupes de discussion NNTP, vous pouvez créer une signature différente pour chaque compte. Vous pouvez également créer plusieurs signatures pour le même compte. Les signatures sont créées au format HTML, ce qui permet d'y ajouter des éléments graphiques et de mise en forme. Lorsque vous envoyez un message texte, la signature HTML est convertie au format texte.

Outre les signatures personnelles, votre administrateur système peut créer une signature globale pour tout le monde. Si tel le cas, elle est automatiquement ajoutée à tous les éléments envoyés. Si ce n'est pas le cas, elle est ajoutée à votre signature si vous utilisez déjà une signature. Si vous ne possédez pas de signature, la signature globale n'est pas ajoutée aux éléments envoyés si elle n'est pas requise. Lorsque vous renvoyez un élément, la signature globale n'est pas ajoutée automatiquement au message.

Vous avez également la possibilité de donner à GroupWise l'instruction d'ajouter automatiquement une carte de visite électronique (vCard) à la fin de vos messages. GroupWise recherche les informations utilisateur vous concernant dans le carnet d'adresses et les insère à la fin de chaque message.

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Présentation des fichiers vCard

Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.

Pour afficher une vCard jointe à un élément, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe. Pour plus d'informations sur l'importation des données d'une vCard dans un carnet d'adresses, reportez-vous à Importation des informations d'une vCard.

Création d'une signature

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Signature.

  3. Sélectionnez Signature, puis cliquez sur Nouvelle.

  4. Saisissez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.

  5. Créez votre signature dans l'éditeur HTML fourni.

  6. Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne votre signature par défaut.

  7. Cliquez sur OK.

Ajout d'une signature ou d'une vCard à des éléments

  1. Pour spécifier une signature pour tous les éléments, cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Signature.

  3. Cliquez sur Carte de visite électronique (vCard) ou sur Signature.

    Boîte de dialogue Environnement avec l'onglet Signature

  4. Si vous avez sélectionné l'option Signature, spécifiez la signature à utiliser dans la liste déroulante Nom de signature.

    ou

    Si vous avez sélectionné vCard, spécifiez un fichier .vcf ou laissez le champ vide pour que la vCard utilise les informations de la liste de votre carnet d'adresses.

  5. Choisissez une option de signature.

  6. Cliquez sur OK.

Vous pouvez spécifier à la fois une signature et une vCard.

3.2.6 Correction orthographique des éléments que vous envoyez

Il existe deux méthodes pour corriger l'orthographe des éléments que vous envoyez. Quick Speller vérifie le texte pendant la frappe et souligne les mots mal orthographiés. Le correcteur d'orthographe fonctionne séparément, manuellement ou en spécifiant son exécution automatique lorsque vous cliquez sur Envoyer.

Ces deux fonctions permettent de rechercher dans les éléments que vous créez, les mots mal orthographiés ou en double, ainsi que les majuscules injustifiées.

Lorsque Quick Speller détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre ou de l'ignorer dans tout le message. Vous pouvez également ajouter le mot à une liste de mots personnelle.

Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer. Vous pouvez aussi choisir de remplacer le mot automatiquement ou de l'ajouter à une liste de mots personnelle.

Vous pouvez utiliser les options d'environnement pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant leur envoi.

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Correction orthographique d'un élément avec Quick Speller

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ Objet ou Message.

  2. Sélectionnez la bonne orthographe.

    ou

    Cliquez sur Passer pour ignorer le mot dans le reste du message.

    ou

    Cliquez sur Ajouter à la liste des mots pour ajouter le mot à votre liste.

Désactivation de Quick Speller

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ Objet ou Message.

  2. Cliquez sur Désactiver Quick Speller.

    Pour réactiver Quick Speller, cliquez avec le bouton droit dans le champ Objet ou Message, puis cliquez sur Activer Quick Speller.

Correction orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou Message.

    ou

    Sélectionnez le texte à vérifier.

  2. Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.

    Boîte de dialogue Outils d'aide à la rédaction

  3. Pour préciser la liste de mots personnelle à laquelle vous voulez ajouter des mots, cliquez sur la liste déroulante Ajouter à et sélectionnez une option.

  4. Pour indiquer la partie de texte à vérifier, cliquez sur la liste déroulante Vérification et sélectionnez une option.

  5. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur une des options disponibles ou modifiez le mot manuellement.

    Vous pouvez choisir parmi les options suivantes.

    Remplacer : remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot (vous pouvez également cliquer dessus, puis cliquer sur Remplacer). Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans le champ Remplacer par, puis cliquez sur Remplacer.

    Passer une fois : ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine fois qu'il le rencontrera.

    Passer : ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe l'ignore jusqu'à la fin de la vérification en cours.

    Ajouter : ajoute le mot à la liste de mots personnelle en cours, dans laquelle sont stockés des mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des vérifications orthographiques suivantes.

    Correction rapide : définit le remplacement automatique d'un mot ou d'une locution. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur Correction rapide pour le remplacer par le texte de le champ Remplacer par et ajouter ce remplacement à la liste de mots de l'utilisateur dont se sert Correction rapide. Lorsque vous saisissez de nouveau ce mot, la fonction Correction rapide le remplacera automatiquement.

    Proposer : affiche des mots ou des locutions supplémentaires dans la zone de liste Remplacements.

  6. Cliquez sur Oui une fois la correction orthographique terminée.

Correction orthographique automatique avec le correcteur d'orthographe

Vous pouvez vérifier automatiquement l'orthographe des éléments chaque fois que vous cliquez sur Envoyer.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur Vérifier l'orthographe avant l'envoi, puis cliquez sur OK.

Modification de votre liste de mots personnelle

Les modifications que vous effectuez dans une liste de mots personnelle sont prises en compte uniquement si vous avez activé la Correction rapide. Dans la zone Message d'un élément que vous créez, cliquez sur Outils > Correction rapide, puis assurez-vous que la case Remplacer les mots au fur et à mesure de la saisie est cochée.

Pour plus d'informations sur les listes de mots personnelles, cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe dans un élément que vous avez créé. Dans la boîte de dialogue Outils d'aide à la rédaction, cliquez sur Personnaliser, cliquez sur Listes de mots personnelles, puis sur Aide.

Pour effectuer des modifications dans votre liste de mots personnelle :

  1. Dans le correcteur d'orthographe, cliquez sur Personnaliser > Listes de mots personnelles, puis cliquez sur la liste à modifier.

    Si vous n'avez pas ajouté vos propres listes, la liste de mots personnelle par défaut sera la seule liste disponible.

    Boîte de dialogue Listes de mots personnelles

  2. Pour ajouter une nouvelle entrée, saisissez-la dans le champ Mot/Locution, puis cliquez sur Ajouter l'entrée.

    ou

    Pour supprimer une entrée, sélectionnez-la, puis cliquez sur Supprimer l'entrée.

    ou

    Pour modifier une entrée, sélectionnez-la, effectuez les modifications, puis cliquez sur Ajouter l'entrée.

  3. Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé les modifications.

Configuration de la langue du correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou dans le champ Message.

    ou

    Sélectionnez le texte à vérifier.

  2. Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.

  3. Cliquez sur Personnaliser > Langue.

  4. Sélectionnez la langue à utiliser et cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Fermer.

3.2.7 Annulation de la dernière opération sur le texte

Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un message que vous êtes en train de rédiger.

  1. Cliquez sur Éditer > Annuler.

Vous pouvez également annuler une opération en appuyant sur Ctrl+Z. (Pour plus d'informations sur les autres raccourcis, reportez-vous à la Section 1.9, Utilisation des raccourcis clavier.)

3.2.8 Distribution différée d'un élément

La distribution différée permet d'envoyer un élément à un moment différent de celui où vous l'avez composé.

  1. Dans la fenêtre du nouvel élément, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  2. Sélectionnez Retarder l'envoi.

  3. Indiquez le nombre de jours avant la distribution.

    ou

    Indiquez la date et l'heure de la distribution.

  4. Cliquez sur Envoyer.

3.2.9 Utilisation des vues personnalisées

Les vues personnalisées permettent de créer un modèle de message puis de l'enregistrer pour le réutiliser. Cela est pratique lorsque vous voulez envoyer souvent un message contenant un texte donné ou une apparence particulière. Vous pouvez créer un message électronique avec l'apparence que vous désirez, puis l'enregistrer en tant que vue personnalisée.

Enregistrement d'une vue personnalisée

  1. Cliquez sur le bouton Nouveau message pour créer un nouveau message électronique.

  2. (Facultatif) Saisissez l'objet du message électronique dans le champ Objet.

  3. Saisissez le corps du message électronique dans le champ Message.

  4. Cliquez sur Enregistrer > Enregistrer la vue.

    Par défaut, une vue personnalisée est enregistrée dans le répertoire C:\Novell\Groupwise. Les fichiers des vues personnalisées portent l'extension .vew.

Ouverture d'une vue personnalisée

  1. Cliquez sur la touche Bas à côté de l'icône Nouveau message.

  2. Sélectionnez le fichier de la vue personnalisée que vous avez enregistré précédemment.

    La vue personnalisée s'ouvre et affiche les informations que vous avez saisies lorsque vous avez enregistré le fichier correspondant.

  3. Ayant ajouté toute information complémentaire, cliquez sur Envoyer.