3.8 Gestion des éléments reçus

GroupWise stocke tous les messages électroniques, les rendez-vous et autres éléments que vous recevez dans votre Boîte aux lettres.

Figure 3-2 Vue Boîte aux lettres

Dans votre Boîte aux lettres, vous pouvez lire des éléments, y répondre et faire suivre des éléments reçus. Vous pouvez organiser les éléments en leur assignant des catégories ou en créant une liste de contrôle. Vous pouvez déléguer des tâches et des rendez-vous à d'autres utilisateurs. Vous pouvez gérer les messages Internet non souhaités à l'aide de la Gestion du courrier indésirable. Vous pouvez même convertir un élément, tel qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un rendez-vous.

Cette section contient les rubriques suivantes :

3.8.1 Lecture des éléments reçus

Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda. Votre Boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous publiés s'affichent dans votre agenda, non pas dans votre boîte aux lettres.

Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois, il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre Agenda de manière à afficher les nouveaux messages tout en lisant votre planning.

Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.

Tous les éléments de la Boîte aux lettres sont accompagnés d'icônes. Ces dernières changent selon que l'élément a été ouvert ou non. Pour plus d'informations, reportez-vous à Icônes qui apparaissent à côté des éléments dans la boîte aux lettres, le dossier Éléments envoyés et l'agenda..

En outre, tous les éléments non ouverts placés dans votre Boîte aux lettres apparaissent en gras pour permettre d'identifier facilement les éléments et documents non encore lus. Cela est particulièrement pratique pour les suivis de discussion réduits car cela vous évite de développer chaque suivi pour vérifier s'il contient de nouveaux éléments publiés.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Lecture des éléments dans votre Boîte aux lettres

  1. Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.

Lecture des éléments HTML

Pour plus d’informations sur la lecture des éléments composés en HTML, reportez-vous à Affichage et composition d'éléments au format HTML.

Lecture des éléments dans l'Aperçu

Utilisez l'Aperçu pour analyser le contenu de vos éléments. L'Aperçu vous fait gagner du temps car vous n'avez pas à ouvrir chaque élément. Pour les lire, il suffit de cliquer dessus ou d'appuyer sur la touche Bas. Si vous cliquez sur une référence à un document, ce dernier s'affiche dans l'Aperçu. Pour afficher la pièce jointe à un élément, cliquez dessus dans la liste déroulante, dans la barre d'outils de l'Aperçu. Cependant, vous ne pouvez pas afficher les pièces jointes OLE dans l'Aperçu.

Lorsque vous lisez un élément dans l'Aperçu, l'icône change pour indiquer l'état ouvert. Par exemple, l'enveloppe fermée qui représente un message électronique laisse place à une enveloppe ouverte.

Vous pouvez indiquer que l'Aperçu s'affiche pour certains dossiers chaque fois que vous les ouvrez et jamais pour d'autres dossiers.

  1. Cliquez sur Icône Aperçu dans la barre de navigation.

    Vue Aperçu

  2. Dimensionnez la fenêtre Aperçu en faisant glisser l'un de ses angles ou en déplaçant la ligne de division horizontale vers le haut ou vers le bas.

    Si vous fermez l'Aperçu après avoir redimensionné sa fenêtre, cette dernière prendra sa nouvelle taille lorsque vous l'ouvrirez de nouveau. Pour la dimensionner, faites glisser l'un de ses angles mais ne cliquez pas sur Agrandissement.

  3. Dans la boîte aux lettres, cliquez sur chaque élément que vous souhaitez lire.

    Pour afficher une pièce jointe, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête de l'Aperçu, puis cliquez sur la pièce jointe. L'Aperçu ne permet pas d'ouvrir des pièces jointes de type OLE.

    Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre Aperçu pour sélectionner d'autres options.

  4. Pour modifier l'affichage des informations dans l'en-tête, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête et choisissez des options. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 14.6, Personnalisation des en-têtes.

  5. Pour fermer l'Aperçu, cliquez sur Icône Aperçu dans la barre d'outils.

Marquage d'un élément comme étant non lu

Si vous ouvrez un élément pour le lire, et que vous décidez d'en reporter la lecture, vous pouvez marquer l'élément comme étant non lu. Ce marquage met l'élément en gras et son icône représente alors l'état Non ouvert.

  1. Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la Liste d'éléments.

  2. Cliquez sur Opérations > Lire plus tard.

Le marquage d'un élément que vous avez ouvert comme étant non lu ne change en aucune manière son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous avez ouvert un élément et que vous l'avez marqué comme étant non lu, il reste ouvert dans la fenêtre Propriétés de l'expéditeur.

3.8.2 Modification de la police des éléments que vous recevez

Ces informations s'appliquent à la lecture d'un élément dans une vue d'élément ou dans l'Aperçu.

Ce changement de police ne se produit que lorsque vous lisez un élément. Dès que vous le fermez et que vous le rouvrez, il s'affiche dans la police système Windows par défaut ou dans celle utilisée par l'expéditeur. La police système Windows par défaut affecte tous les programmes de votre bureau. Pour changer la police système Windows par défaut, ouvrez le Panneau de configuration et modifiez les propriétés d'affichage.

Si l'élément a été composé dans une vue HTML, il est impossible de changer la police dans l'Aperçu.

  1. Sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier.

  2. Cliquez sur Éditer > Police.

    ou

    Cliquez avec le bouton droit sur la fenêtre, puis cliquez sur Police > Police.

    Boîte de dialogue Police

  3. Cliquez sur une police et sur un style de police.

  4. Cliquez sur une taille.

  5. Cliquez sur les autres options que vous souhaitez modifier, puis sur OK.

Pour modifier le style et la taille de la police de la vue Lire, cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement. Cliquez sur l'onglet Vues, puis sélectionnez Texte brut pour la vue Lire par défaut. Choisissez un style et une taille de police. Indiquez si vous souhaitez forcer le style et la taille de la police, puis cliquez sur OK.

3.8.3 Réponse aux éléments reçus

Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toutes les personnes ayant reçu l'élément d'origine ou à l'expéditeur uniquement, sans avoir à créer un nouveau message ou à indiquer l'adresse du/des destinataires. Vous pouvez aussi inclure une copie du message d'origine dans votre réponse. Le champ Objet de votre réponse inclut la mention Rép: avant le texte de l'objet d'origine. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Réponse à un élément

  1. Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.

  2. Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils.

    Boîte de dialogue Répondre

  3. Cliquez sur Répondre à l'expéditeur.

    ou

    Cliquez sur Répondre à tous.

    Pour inclure le texte du message dans votre réponse, vérifiez que Inclure le message reçu de l'expéditeur est sélectionné.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si l'élément d'origine comportait des destinataires de copies carbone ou de copies masquées et que vous choisissez de leur répondre à tous, votre réponse est envoyée à tous les destinataires de copies carbone mais pas aux destinataires de copies masquées.

Réponse à un élément d'un dossier partagé

  1. Ouvrez ou sélectionnez un élément dans le dossier partagé.

  2. Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils.

    Boîte de dialogue Répondre

  3. Cliquez sur une option de réponse.

    Vous pouvez répondre à l'objet de conversation d'origine plutôt qu'à l'élément que vous lisez. Sinon, vous pouvez répondre à tout élément que vous lisez, que ce soit l'objet de discussion d'origine ou la réponse d'un autre utilisateur. Dans les deux cas, ces réponses sont publiées dans le dossier partagé et ne sont pas envoyées aux utilisateurs.

    Si vous répondez en privé à la personne qui a écrit l'élément, votre réponse n'est pas publiée dans le dossier partagé.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Saisissez votre réponse, puis cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

3.8.4 Réacheminement d'éléments à d'autres utilisateurs

Utilisez Faire suivre pour envoyer à d'autres utilisateurs des éléments que vous recevez et des références à des documents. Lorsque vous faites suivre un élément, il est envoyé sous forme de pièce jointe à un message électronique. Ce dernier contient votre nom et tout commentaire supplémentaire que vous avez apporté.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Réacheminement d'un élément

  1. Ouvrez l'élément que vous souhaitez faire suivre.

  2. Cliquez sur Opérations > Faire suivre.

    ou

    Cliquez sur Opérations > Faire suivre sous forme de pièce jointe.

  3. Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez faire suivre l'élément.

  4. Saisissez un message (facultatif).

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si vous êtes dans l'impossibilité d'accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément concerné au lieu de le faire suivre. L'état Délégué est signalé dans la fenêtre Propriétés de l'élément, ce qui permet à l'expéditeur de savoir que vous avez transmis la responsabilité de l'élément à un autre utilisateur.

Réacheminement de plusieurs éléments

  1. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les éléments de votre boîte aux lettres que vous voulez faire suivre.

  2. Cliquez sur Opérations > Faire suivre sous forme de pièce jointe.

  3. Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez faire suivre l'élément.

  4. Saisissez un message (facultatif).

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si vous êtes dans l'impossibilité d'accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément concerné au lieu de le faire suivre. L'état Délégué est signalé dans la fenêtre Propriétés de l'élément, ce qui permet à l'expéditeur de savoir que vous avez transmis la responsabilité de l'élément à un autre utilisateur.

3.8.5 Impression d'éléments

Lorsque vous imprimez un élément, les informations Exp., Dest., Date, Objet, CC et pièces jointes apparaissent en haut de la page.

  1. Dans l'Aperçu ou dans un élément ouvert, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le message, puis cliquez sur Imprimer.

  2. Dans le champ Nom, sélectionnez l'imprimante à utiliser.

  3. Dans le champ Éléments à imprimer, sélectionnez les éléments à imprimer, puis cliquez sur Imprimer.

Pour afficher un en-tête sur la page lors de l'impression d'un élément :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément de texte, puis cliquez sur Options d'impression (Aperçu).

  2. Dans le champ Nom du travail, ajoutez un %f pour afficher le nom du fichier et un %p pour afficher le chemin.

  3. Cliquez sur OK.

3.8.6 Utilisation de catégories pour organiser les éléments

Les catégories permettent d'organiser vos éléments. Vous pouvez assigner une catégorie à tout élément, y compris les contacts. Vous créez et ajoutez des catégories et pouvez identifier chaque catégorie par une couleur. Les couleurs s'affichent dans la Liste des éléments et dans l'Agenda.

Figure 3-3 Boîte aux lettres affichant les éléments avec des catégories

Figure 3-4 Agenda affichant les éléments avec des catégories

Vous pouvez assigner plusieurs catégories à un élément et spécifier la catégorie principale. La couleur de la catégorie principale sera utilisée pour identifier l'élément.

Lorsque vous répondez à un élément auquel une catégorie a été assignée, la même catégorie est assignée à la réponse.

Quatre catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) sont disponibles pour être assignées immédiatement aux éléments. Vous pouvez les modifier et les supprimer si vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi continuer à créer d'autres catégories.

Vous pouvez filtrer sur les catégories via le menu Affichage à côté de l'icône de filtre. Vous pouvez ajouter une colonne Catégorie et trier la Liste des éléments par catégorie.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Assignation d'une catégorie à un élément

Pour assigner rapidement une catégorie à un élément :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, puis cliquez sur la catégorie.

    Les 10 dernières catégories utilisées sont disponibles dans le menu contextuel. (Si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont classées par ordre alphabétique.)

    Menu Catégories

Pour assigner plusieurs catégories à un élément, assigner une catégorie à un nouvel élément que vous êtes en train de composer ou assigner une catégorie qui ne figure pas dans le menu contextuel :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, cliquez Catégories, puis sur Autre.

    ou

    Ouvrez un élément dans la boîte aux lettres ou l'agenda, cliquez sur l'onglet Personnaliser, puis sur Modifier les catégories.

    ou

    Ouvrez un élément à composer, cliquez sur l'onglet Options d'envoi, puis sur Modifier les catégories.

  2. Cochez la case correspondant à la catégorie que vous voulez assigner.

    ou

    Saisissez un nouveau nom de catégorie dans la zone de texte située à côté de Ajouter, puis cliquez sur Ajouter.

    Si vous assignez l'une des catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) à un élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire avec cette catégorie. Si vous assignez une catégorie que vous avez créée à un élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire sans catégorie.

  3. Pour changer la couleur d'une catégorie existante ou assigner une couleur à une nouvelle catégorie, sélectionnez le nom de la catégorie, cliquez sur Éditer la couleur, cliquez sur une couleur, puis cliquez sur OK.

  4. Pour assigner des catégories supplémentaires à cet élément, sélectionnez les cases à cocher correspondant à ces catégories.

    Lorsque vous assignez plusieurs catégories à un élément, la couleur de la catégorie primaire est utilisée dans la liste des éléments. Lorsque vous triez la liste des éléments par catégorie, les éléments sont triés sur la base de leur catégorie primaire. Par défaut, la première catégorie assignée est considérée comme la catégorie primaire. Pour définir la catégorie primaire d'un élément, sélectionnez une catégorie, puis cliquez sur Primaire.

  5. Cliquez sur OK.

Ajout d'une catégorie

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un élément, cliquez sur Catégories, puis sur Autre.

    Boîte de dialogue Catégories

  2. Saisissez le nom de la catégorie dans le champ situé au bas de la boîte de dialogue Catégories.

  3. Cliquez sur Ajouter.

    Le bouton Ajouter devient actif lorsque vous commencez à saisir le nom de la catégorie.

  4. Pour assigner une couleur à une catégorie, sélectionnez le nom de la catégorie dans la liste, cliquez sur Éditer la couleur, sélectionnez une couleur, puis cliquez sur OK.

  5. Pour assigner une catégorie à l'élément sélectionné, cochez la case située à gauche du nom de la catégorie, puis cliquez sur OK.

Suppression d'une catégorie

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, cliquez Catégories, puis sur Autre.

  2. Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur Oui, puis sur OK.

La catégorie est supprimée de la liste et de tous les éléments auxquels elle était assignée.

Attribution d'un nouveau nom à une catégorie

  1. Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Renommer.

  2. Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.

La catégorie est renommée dans la liste et pour tous les éléments auxquels elle était assignée.

Affichage de tous les éléments d'une certaine catégorie

  1. Dans l'angle supérieur droit de votre boîte aux lettres ou d'une vue Agenda, cliquez sur l'icône Filtrer > Catégories, puis sur le nom de la catégorie.

    Les 10 dernières catégories utilisées sont disponibles dans le menu Afficher. (Si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont classées par ordre alphabétique.)

    Tous les éléments auxquels cette catégorie est assignée s'affichent.

    Pour effacer la sélection, cliquez sur l'icône Filtrer, puis sur Effacer les catégories.

Figure 3-5 Fenêtre principale affichant le menu de filtrage des catégories

3.8.7 Modification de l'objet d'un élément reçu

  1. Ouvrez un élément de la boîte aux lettres ou de l'agenda.

  2. Cliquez sur l'onglet Personnaliser.

  3. Saisissez un nouvel objet dans le champ Mon Objet.

Figure 3-6 Vue Message affichant l'onglet Personnaliser

Cet objet personnalisé s'affiche dans votre boîte aux lettres et dans votre agenda, ainsi que dans la boîte aux lettres et l'agenda de tous vos mandataires. Si vous modifiez l'objet d'un élément dans un dossier partagé, les autres utilisateurs du dossier partagé continuent de visualiser l'objet initial.

Pour afficher l'objet initial, ouvrez l'élément et lisez le contenu du champ Objet dans l'en-tête de l'élément.

Lorsque vous créez un filtre de base ou effectuez une recherche sur un mot spécifique du champ Objet, les résultats du filtre ou de la recherche indiquent les éléments dont l'objet initial ou personnalisé contient ce mot. Lorsque vous créez un filtrage avancé ou effectuez une recherche, utilisez le champ Objet pour rechercher l'objet initial et le champ Mon objet pour rechercher l'objet personnalisé.

Lorsque vous créez une règle qui vise à rechercher un mot donné dans le champ Objet, la règle effectue la recherche uniquement sur l'objet initial.

3.8.8 Création d'une liste de contrôle

Utilisez ce dossier pour créer une liste des tâches. Vous pouvez déplacer tous les éléments (messages électroniques, messages téléphoniques, notes, tâches ou rendez-vous) vers ce dossier et les organiser comme vous le souhaitez. Chaque élément est marqué d'une coche de sorte que vous pouvez désélectionner les éléments une fois que vous les avez traités.

Après avoir déplacé un élément vers le dossier Liste de contrôle, vous pouvez l'ouvrir, cliquer sur l'onglet Liste de contrôle et lui assigner une date d’échéance. Cet onglet permet également de le marquer comme étant effectué et de définir sa position dans la liste.

Vous pouvez également organiser les autres dossiers de la même façon que le dossier Liste de contrôle.

Le dossier Liste de contrôle est un dossier système. Il remplace le dossier Liste des tâches. Pour obtenir une comparaison entre le dossier Liste de contrôle et le dossier Liste des tâches, reportez-vous au dossier Liste de contrôle sous Liste de dossiers.

IMPORTANT:si vous, ou votre administrateur système, avez configuré l'archivage automatique des éléments dans votre boîte aux lettres, les éléments de liste de contrôle seront également archivés en fonction de la date d'origine de réception de l'élément, et non en fonction de la date d'échéance que vous lui avez assignée.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Création d'une liste de contrôle principale dans le dossier Liste de contrôle

  1. Faites glisser les éléments vers le dossier Liste de contrôle dans la liste de dossiers complète Icône du dossier Liste de contrôle.

    Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Liste de dossiers complète.

    Dans le dossier Liste de contrôle, les éléments s'affichent avec une case à cocher sur leur gauche. Lorsque vous achevez un élément dans la liste de contrôle, vous pouvez le marquer comme étant effectué en cochant la case.

    Vous pouvez déplacer des éléments vers le dossier Liste de contrôle à partir d'un dossier partagé uniquement si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.

    Boîte aux lettres affichant le dossier Liste de contrôle

  2. Pour organiser les éléments dans un certain ordre, faites-les glisser à l'emplacement souhaité.

  3. Pour assigner une date d'échéance et une position numérique (ordre) à un élément situé dans la liste de contrôle, ouvrez l'élément et ajoutez cette information dans l'onglet Liste de contrôle.

    Onglet Liste de contrôle

Vous pouvez également créer une zone de liste de contrôle dans un autre dossier et y faire glisser les éléments. Les éléments qui se trouvent dans la zone de liste de contrôle d'un dossier apparaissent également dans le dossier Liste de contrôle principal, même s'ils se trouvent toujours dans leur dossier d'origine.

Création d'un élément dans le dossier Liste de contrôle

  1. Cliquez sur le dossier Liste de contrôle.

  2. Si le dossier Liste de contrôle ne contient pas d'élément, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Icône Nouveau message, puis cliquez sur Message publié.

    Saisissez un objet et un message, puis cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

    Passez à l'étape 6.

    ou

    Si le dossier Liste de contrôle contient déjà des éléments, suivez les étapes 3 à 5 ci-dessous.

  3. Cliquez, dans la liste de contrôle, à l'emplacement où vous voulez ajouter un élément. Par exemple, si vous voulez que l'élément soit en début de liste, cliquez sur le premier élément.

  4. Saisissez le texte de l'objet.

  5. Lorsque vous avez terminé la saisie du texte de l'objet, appuyez sur Entrée.

    L'élément que vous avez créé s'affiche en tant que message publié à l'emplacement que vous avez sélectionné et l'élément qui occupait précédemment cet emplacement descend d'un niveau dans la liste de contrôle.

  6. Pour ajouter des informations supplémentaires, ouvrez l'élément et saisissez le texte souhaité dans l'onglet Message.

  7. Pour assigner une date d'échéance à l'élément, ouvrez-le, cliquez sur l'onglet Liste de contrôle, cliquez sur Échéance, puis cliquez sur une date.

Déplacement d'un élément vers le dossier Liste de contrôle

  1. Cliquez avec le bouton droit sur un ou plusieurs éléments sélectionnés, puis cliquez sur Déplacer vers le dossier Liste de contrôle.

Pour ouvrir un élément, vous pouvez également cliquez sur Opérations > Déplacer vers le dossier Liste de contrôle.

Les éléments sont déplacés de leur dossier d'origine vers le dossier Liste de contrôle où vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous voulez, assigner des dates d'échéance, les marquer comme étant effectués, etc.

Vous pouvez déplacer des éléments vers le dossier Liste de contrôle à partir d'un dossier partagé si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.

Pour replacer un élément dans son dossier d'origine, faites-le glisser du dossier Liste de contrôle vers son dossier d'origine.

Marquage d'un élément pour qu'il s'affiche dans le dossier Liste de contrôle

Cette opération permet d'afficher un élément dans le dossier Liste de contrôle sans le déplacer physiquement vers ce dossier.

  1. Cliquez sur un élément ou sélectionnez plusieurs éléments.

  2. Cliquez sur Opérations > Afficher dans la liste de contrôle.

Les éléments demeurent dans le dossier d'origine mais s'affichent également dans le dossier Liste de contrôle où vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous voulez, assigner des dates d'échéance, les marquer comme étant effectués, etc.

Vous pouvez également ouvrir ces éléments dans leur dossier d'origine afin de les marquer comme étant effectués.

Vous pouvez marquer des éléments pour qu'ils s'affichent dans le dossier Liste de contrôle à partir d'un dossier partagé si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.

Création d'une liste de contrôle dans un dossier autre que Liste de contrôle

  1. Cliquez sur un dossier.

  2. Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Sous forme de liste de contrôle.

    Au début de la liste d'éléments de ce dossier, vous pouvez lire « Faire glisser des éléments ici pour les ajouter à la liste de contrôle ».

  3. Sélectionnez un ou plusieurs éléments et faites-les glisser vers cette zone de la liste d'éléments du dossier.

    Les éléments s'affichent avec une case à cocher à gauche.

    Dossier Boîte aux lettres affichant les éléments de la liste de contrôle

  4. Pour organiser les éléments dans un certain ordre, faites-les glisser à l'emplacement souhaité.

  5. Pour afficher dans ce dossier uniquement les éléments inclus dans la liste de contrôle, cliquez sur un élément du dossier, cliquez sur Opérations > Opérations de la liste de contrôle > Masquer les élmts qui ne figurent pas dans la liste de contrôle.

    Répétez cette étape pour afficher tous les éléments dans le dossier.

Les éléments que vous ajoutez dans la zone de liste de contrôle du dossier s'affichent également dans la liste de contrôle principale dans le dossier Liste de contrôle.

Si vous cliquez sur un autre dossier, puis de nouveau sur ce dossier, le paramètre d'affichage par défaut s'affiche dans la liste déroulante Affichage, et non pas Liste de contrôle sauf si vous l'avez modifié. Vous pouvez le sélectionner de nouveau dans la liste déroulante Affichage ou changer le paramètre d'affichage par défaut. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, cliquez sur Propriétés, sur l'onglet Affichage, sur Liste de contrôle dans la liste déroulante Nom du paramètre, puis cliquez sur OK.

Si vous effectuez un tri sur ce dossier, seuls les éléments qui ne figurent pas dans la liste de contrôle sont triés.

Assignation d'une échéance à un élément du dossier Liste de contrôle

  1. Ouvrez un élément dans le dossier Liste de contrôle.

  2. Cliquez sur l'onglet Liste de contrôle.

  3. Sélectionnez Échéance, puis cliquez sur une date.

    Figure 3-7 Onglet Liste de contrôle affichant l'agenda des échéances

Sélection ou désélection du marquage d'un élément de la liste de contrôle comme étant effectué

  1. Cochez la case en regard de l'élément de liste de contrôle.

3.8.9 Délégation d'éléments

Utilisez la fonction Déléguer pour réaffecter un élément planifié à un autre utilisateur. L'expéditeur peut savoir à quel utilisateur vous avez délégué l'élément dans la fenêtre Propriétés de l'élément.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la fenêtre principale

  1. Dans la Liste d'éléments, cliquez sur une tâche, une note ou un rendez-vous.

  2. Cliquez sur Opérations > Déléguer.

  3. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

    ou

    Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.

  4. Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  6. Cliquez sur Oui si vous voulez que cet élément reste dans votre Agenda.

    ou

    Cliquez sur Non si vous souhaitez que cet élément soit supprimé de votre Agenda.

Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la vue Agenda

  1. Dans la vue Agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une tâche, une note ou un rendez-vous, puis cliquez sur Déléguer.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

    ou

    Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.

  4. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  5. Cliquez sur Oui si vous souhaitez que cet élément reste dans votre Agenda.

    ou

    Cliquez sur Non si vous souhaitez le supprimer.

3.8.10 Gestion du courrier non souhaité

Utilisez la fonction Gestion du courrier indésirable pour décider du traitement des messages électroniques Internet non souhaités qui sont envoyés à votre adresse électronique GroupWise. Les courriers Internet incluent tous les messages électroniques dont l'adresse de l'expéditeur se présente sous la forme nom@domaine.com, nom@domaine.org, etc.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message provenant d'Internet :

Figure 3-8 Courrier Internet

La gestion du courrier indésirable ne s'applique pas au courrier interne. Le courrier interne représente le courrier dont l'expéditeur fait partie de votre système GroupWise et dont le champ De n'affiche que le nom de l'expéditeur, et non une adresse Internet comme expliqué plus haut. Si vous souhaitez bloquer des messages internes ou les rediriger vers le dossier de courrier indésirable, vous pouvez utiliser des règles. (Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 7.8, Création de règles.)

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message interne :

Figure 3-9 Courrier d'un utilisateur GroupWise

Vous disposez de trois options pour bloquer ou rejeter des courriers Internet :

  • Vous pouvez ajouter des adresses électroniques individuelles ou des domaines Internet entiers à une liste de blocage. Les messages qui proviennent de ces adresses ou domaines Internet sont bloqués et n'atteignent jamais votre boîte aux lettres.

    Le domaine Internet correspond à la partie de l'adresse indiquée après @. Par exemple, dans l'adresse Henri@moncourrier.com, le domaine Internet est moncourrier.com.

  • Vous pouvez ajouter des adresses électroniques individuelles ou des domaines Internet entiers à une liste de courrier indésirable. Les messages qui proviennent de ces adresses ou domaines Internet sont distribués dans le dossier Courrier indésirable de votre boîte aux lettres. Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après <n> jours.

    Figure 3-10 Liste complète des dossiers affichant le dossier Courrier indésirable

  • Vous pouvez spécifier que les messages électroniques qui proviennent d'utilisateurs dont les adresses ne figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels (dont votre carnet d'adresses Contacts fréquents et tout carnet d'adresses personnel que vous avez créé) soient envoyés vers le dossier Courrier indésirable. Elle est parfois appelée « liste rouge ».

Pour plus d'informations sur le dossier Courrier indésirable, reportez-vous à « Dossier Courrier indésirable » sous Liste de dossiers.

Outre la liste de blocage et la liste de courrier indésirable, il existe également une liste d'approbation. Utilisez cette liste pour ajouter des adresses électroniques ou des domaines Internet que vous ne souhaitez pas bloquer ou rediriger vers le dossier de courrier indésirable. Cette liste prime sur les deux autres listes. Par exemple, zcompany.com peut figurer dans votre liste de blocage, mais vous avez un ami dont l'adresse est monami@zcompany.com. Vous pouvez donc ajouter l'adresse de cet ami à la liste d'approbation.

Si vous spécifiez des options de gestion du courrier indésirable en mode Caching ou Remote, assurez-vous d'effectuer la synchronisation avec votre boîte aux lettres en ligne afin d'avoir les mêmes options lorsque vous vous loguez à GroupWise sur un autre ordinateur.

Cependant, les messages de contacts qui figurent dans votre carnet d'adresses Contacts fréquents et votre carnet d'adresses d'entreprise ne sont pas bloqués.

Votre administrateur système peut désactiver la gestion du courrier indésirable afin qu'elle ne soit pas disponible.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Blocage ou redirection d'un message d'un utilisateur vers le dossier Courrier indésirable

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément qui comporte une adresse Internet, puis cliquez sur Courrier indésirable.

  2. Cliquez sur Rejeter l'expéditeur.

    ou

    Cliquez sur Bloquer l'expéditeur.

    Menu avec options de courrier indésirable

  3. Sélectionnez Rejeter les messages provenant de cette adresse ou Bloquer les messages provenant de cette adresse.

    Si vous choisissez de rejeter un message, l'adresse est ajoutée à la liste de courrier indésirable. Tous les prochains messages provenant de cette adresse électronique seront distribués dans le dossier Courrier indésirable Icône du dossier Courrier indésirable.

    Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après <n> jours. Ce dossier n'est créé dans votre Liste de dossiers que si une option de courrier indésirable est activée ou si une adresse ou un domaine Internet est ajouté(e) à la liste de courrier indésirable (ce qui active l'option Liste de courrier indésirable).

    Si vous choisissez de bloquer un message, l'adresse est ajoutée à la liste de blocage. Aucun des prochains messages provenant de cette adresse électronique ne sera distribué dans votre boîte aux lettres.

    Votre liste de courrier indésirable et votre liste de blocage peuvent contenir chacune jusqu'à 1 000 entrées. Si vous ajoutez plus de 1 000 entrées, les moins utilisées seront écrasées.

  4. Si la liste de courrier indésirable ou de blocage n'est pas activée, sélectionnez Activer la liste de courrier indésirable ou Activer la liste de blocage.

À tout moment, vous pouvez cliquer sur Outils > Gestion du courrier indésirable, sur Liste de courrier indésirable ou Liste de blocage, puis sur Nouveau pour ajouter une adresse électronique à la liste de courrier électronique ou à la liste de blocage.

Figure 3-11 Boîte de dialogue Gestion du courrier indésirable affichant l'onglet Liste de courrier indésirable

Blocage ou redirection d'un message d'un domaine Internet vers le dossier Courrier indésirable

Le domaine Internet correspond à la partie de l'adresse indiquée après @. Par exemple, dans l'adresse Henri@moncourrier.com, le domaine Internet est moncourrier.com.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur Courrier indésirable.

  2. Cliquez sur Rejeter l'expéditeur.

    ou

    Cliquez sur Bloquer l'expéditeur.

  3. Sélectionnez Rejeter les messages de ce domaine Internet ou Bloquer les messages de ce domaine Internet.

    Si vous choisissez de rejeter un message, le domaine Internet est ajouté à la liste de courrier indésirable. Tous les prochains messages provenant de ce domaine Internet seront distribués dans le dossier Courrier indésirable Icône du dossier Courrier indésirable.

    Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après <n> jours. Ce dossier n'est créé dans votre Liste de dossiers que si une option de courrier indésirable est activée ou si une adresse ou un domaine Internet est ajouté(e) à la liste de courrier indésirable (ce qui active l'option Liste de courrier indésirable).

    Si vous choisissez de bloquer un message, le domaine Internet est ajouté à la liste de blocage. Aucun des prochains messages provenant de ce domaine Internet ne sera distribué dans votre boîte aux lettres.

    Votre liste de courrier indésirable et votre liste de blocage peuvent contenir chacune jusqu'à 1 000 entrées. Si vous ajoutez plus de 1 000 entrées, les moins utilisées seront écrasées.

  4. Si la liste de courrier indésirable ou de blocage n'est pas activée, sélectionnez Activer la liste de courrier indésirable ou Activer la liste de blocage.

À tout moment, vous pouvez cliquer sur Outils > Gestion du courrier indésirable, sur Liste de courrier indésirable ou Liste de blocage, puis sur Nouveau pour ajouter un domaine Internet à la liste de courrier indésirable ou à la liste de blocage.

Redirection de messages d'utilisateurs qui ne figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels vers le dossier Courrier indésirable

  1. Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.

  2. Sélectionnez Activer le Courrier indésirable à l'aide des carnets d'adresses personnels.

    Boîte de dialogue Gestion du courrier indésirable affichant l'onglet Paramètres

  3. Cliquez sur OK.

Les prochains éléments provenant d'adresses électroniques qui ne figurent pas dans votre carnet d'adresses de contacts fréquents et les autres carnets d'adresses personnels seront distribués dans le dossier Courrier indésirable. Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés après <n> jours.

Suppression d'éléments du dossier de gestion du courrier indésirable

  1. Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.

  2. Cliquez sur Supprimer automatiquement les éléments __ jours après la distribution (déplacer vers la Corbeille).

    Spécifiez pendant combien de temps vous souhaitez conserver les éléments dans le dossier Courrier indésirable.

  3. Cliquez sur OK.

Pour supprimer manuellement des éléments du dossier Courrier indésirable, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Courrier indésirable, cliquez sur Vider le dossier Courrier indésirable, puis sur Oui.

Désactivation du blocage ou de la redirection vers le dossier Courrier indésirable des messages électroniques d'un utilisateur ou d'un domaine Internet

  1. Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.

  2. Cliquez sur l'onglet Liste d'approbation.

    Boîte de dialogue Gestion du courrier indésirable affichant l'onglet Liste d'approbation

  3. Cliquez sur Nouveau, saisissez une adresse électronique ou un domaine Internet, puis cliquez sur OK.

    L'adresse ou le domaine Internet peut être en majuscules, en minuscules ou composé des deux. Par exemple, annie@idomaine.com et ANNIE@IDOMAINE.COM sont équivalents.

    Vous ne pouvez pas utiliser de caractères joker tels que * ou ? dans un nom de domaine Internet. Cependant, un domaine Internet (par exemple, domainei.com) affecte tous les messages provenant de domainei.com et de tout sous-domaine en préfixe de ce domaine Internet (par exemple, offres.domainei.com ou membres.domainei.com). Le domaine abcdomainei.com ne sera pas affecté.

  4. Cliquez sur OK.

Aucun des prochains éléments provenant de cette adresse électronique ou de ce domaine Internet ne sera bloqué ou distribué dans le dossier Courrier indésirable. La liste d'approbation prime sur les listes de blocage et de courrier indésirable.

Modification des listes et paramètres de gestion du courrier indésirable

  1. Cliquez sur Outils > Gestion du courrier indésirable.

  2. Dans l'onglet Paramètres, modifiez les paramètres souhaités. Cliquez sur Icône Qu'est-ce que c'est ?, puis sur une option pour obtenir des informations sur cette option.

  3. Cliquez sur l'onglet de la liste que vous souhaitez modifier.

  4. Pour ajouter une adresse électronique ou un domaine Internet à une liste, cliquez sur Nouveau, saisissez l'adresse électronique ou le domaine Internet, puis cliquez sur OK.

    L'adresse ou le domaine Internet peut être en majuscules, en minuscules ou composé des deux. Par exemple, annie@idomaine.com et ANNIE@IDOMAINE.COM sont équivalents.

    Vous ne pouvez pas utiliser de caractères joker tels que * ou ? dans un nom de domaine Internet. Cependant, un domaine Internet (par exemple, domainei.com) affecte tous les messages provenant de domainei.com et de tout sous-domaine en préfixe de ce domaine Internet (par exemple, offres.domainei.com ou membres.domainei.com). Le domaine abcdomainei.com ne sera pas affecté.

  5. Pour modifier une adresse électronique ou un domaine Internet, cliquez sur l'adresse ou le domaine Internet puis sur Éditer, effectuez les modifications, puis cliquez sur OK.

  6. Pour retirer une adresse électronique ou un domaine Internet d'une liste, cliquez dessus puis sur Retirer.

  7. Cliquez sur OK.

3.8.11 Modification des types d'éléments

Vous pouvez utiliser Passer à pour convertir un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément. Vous pouvez, par exemple, transformer un message électronique de votre boîte aux lettres en rendez-vous dans votre agenda. Le nouveau rendez-vous contient toutes les informations du message électronique (telles que les zones Dest., CC et CM, l'objet et le texte du message) applicables au rendez-vous.

Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.

Lorsque vous convertissez un élément, GroupWise affiche la vue d'élément par défaut sélectionnée dans Options - Environnement.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Modification d'un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément

  1. Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur l'élément dont vous souhaitez modifier le type.

  2. Cliquez sur Éditer > Passer à, puis cliquez sur un type d'élément.

    ou

    Cliquez sur Éditer > Passer à, cliquez sur Autre, puis cliquez sur un type d'élément. Vous pouvez choisir entre éléments publiés et éléments de groupe.

    Vue Boîte aux lettres affichant le sous-menu Passer à du menu Éditer

    Les éléments publiés sont directement envoyés vers votre agenda. Les éléments de groupe sont envoyés aux boîtes aux lettres individuelles et aux groupes auxquels les messages sont adressés.

  3. Saisissez toutes les informations requises.

  4. Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.

Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.

Conversion d'un élément de votre agenda en un autre type d'élément

  1. Cliquez sur Agenda dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur l'élément à modifier dans la liste des rendez-vous, des tâches ou des notes.

  3. Faites glisser l'élément vers la liste qui correspond au type d'élément que vous souhaitez obtenir.

    Par exemple, faites glisser une tâche vers la liste des rendez-vous pour la transformer en rendez-vous.

    Pour copier un rendez-vous, une tâche ou une note, maintenez la touche Ctrl enfoncée tout en faisant glisser l'élément.

  4. Saisissez toutes les informations requises.

  5. Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.

Conversion d'un élément publié en élément de groupe

  1. Dans votre agenda, cliquez sur un élément publié.

  2. Cliquez sur Éditer > Passer à, puis cliquez sur Autre.

    Boîte de dialogue Passer à

  3. Cliquez sur Groupe, puis sur OK.

  4. Saisissez toutes les informations requises.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.8.12 Affichage et composition d'éléments au format HTML

Dans GroupWise, vous pouvez afficher des éléments qui ont été composés en HTML par d'autres utilisateurs ou par des services d'informations Web. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel lien inclus dans l'élément et accéder aux sites Web correspondants.

Si l'ordinateur sur lequel GroupWise est installé est équipé d'Internet Explorer version 4.x ou supérieure, vous pouvez composer des messages en HTML. Une barre d'outils HTML située au-dessus de la zone Message permet de choisir des options HTML telles que le formatage et la couleur du texte, la création de listes, l'insertion de lignes, d'images, d'une image d'arrière-plan, ainsi que de liens.

Pour plus d'informations sur la modification de la police des éléments que vous envoyez et recevez, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez et à Modification de la police des éléments que vous recevez.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Définition de la vue par défaut

Si vous n'êtes pas satisfait de la vue Lire ou Composer (que ce soit en HTML ou en texte brut), vous pouvez la changer. Pour cela, ouvrez un élément, cliquez sur Afficher, puis sur Texte brut ou HTML.

Si vous sélectionnez Texte brut comme vue Lire par défaut, sélectionnez le style et la taille de la police. Vous pouvez également indiquer si vous souhaitez forcer le style et la taille de la police pour tous les éléments que vous lisez.

Pour modifier la vue dans un élément :

  1. Ouvrez un élément.

  2. Cliquez sur Afficher, puis sur Texte brut ou HTML.

Pour définir la vue par défaut :

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Environnement.

  3. Cliquez sur l'onglet Vues.

  4. Effectuez les sélections dans les zones de groupe Vue Composer par défaut et Vue Lire par défaut.

  5. Dans la zone de groupe Vue Lire par défaut, sélectionnez Forcer en regard de Texte brut pour empêcher l'affichage automatique des messages HTML lorsqu'aucune version en texte brut n'est disponible.

    Si vous sélectionnez Forcer, vous êtes informé chaque fois qu'un message HTML ne peut pas être affiché. Cependant, vous avez toujours la possibilité de cliquer sur Vue > HTML pour l'afficher. Lorsque l'option Forcer n'est pas sélectionnée, les messages HTML s'affichent au format HTML et ce, même si vous avez sélectionné Texte brut pour la vue Lire par défaut.

  6. Sélectionnez un style de police par défaut.

  7. Sélectionnez une taille de police par défaut.

  8. Cliquez sur OK.

Modification de la police par défaut dans la vue HTML Composer

Vous pouvez aussi sélectionner une police par défaut différente pour vos messages sortants.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Environnement.

  3. Cliquez sur l'onglet Vues.

  4. Dans la zone de groupe Vue Composer par défaut, sélectionnez HTML pour composer un message au format HTML.

  5. Sélectionnez un style de police par défaut.

  6. Sélectionnez une taille de police par défaut.

  7. Cliquez sur OK.

3.8.13 Affichage de la source des messages externes

Lorsque vous recevez ou que vous envoyez des messages depuis ou vers des systèmes externes, vous pouvez en afficher la source. La source comprend toutes les données contenues dans un message.

  1. Double-cliquez sur un élément que vous avez reçu d'une source externe.

  2. Cliquez sur l'onglet Source du message.