5.1 Planification des rendez-vous

Utilisez les rendez-vous pour planifier les plages horaires d'une date spécifique ou de plusieurs dates.

Vous pouvez utiliser la fonction Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle tous les utilisateurs et toutes les ressources que vous voulez réunir pour un rendez-vous sont disponibles.

Cette section contient les rubriques suivantes :

5.1.1 Planification d'un rendez-vous pour d'autres utilisateurs

  1. Cliquez sur icône Rendez-vous dans la barre d'outils.

  2. Dans le champ Dest., entrez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les autres utilisateurs. Indiquez également des ID de ressource (par exemple, une salle de conférence) dans le champ Dest. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour sélectionner des noms d'utilisateurs ou des ressources dans une liste, dans la barre d'outils cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur souhaité, puis cliquez sur OK.

  3. Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur Liste déroulante Expéditeur, puis cliquez sur un nom.

  4. Entrez la description du lieu dans le champ Lieu.

  5. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous.

    ou

    Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.

  6. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  7. Indiquez le type de rendez-vous souhaité. Les rendez-vous peuvent avoir le statut Libre, Possible, Occupé ou Absent.

  8. Saisissez l'objet et le contenu du message.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police des éléments que vous envoyez.

    Vue Rendez-vous

  9. Pour vérifier que les personnes conviées au rendez-vous, ainsi que les ressources nécessaires, sont disponibles, cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils pour rechercher les plages disponibles. Reportez-vous à Vérification de la disponibilité de tous les participants.

    Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires.

  10. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

5.1.2 Replanification d'un rendez-vous

Pour vérifier que les personnes conviées au rendez-vous, ainsi que les ressources nécessaires, sont disponibles, cliquez sur sur Plages disponibles dans la barre d'outils pour rechercher les plages disponibles.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur les rendez-vous à replanifier.

  3. Cliquez sur Opérations > Réenvoyer.

  4. S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  5. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  6. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément initial.

Pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.

5.1.3 Replanification de rendez-vous récurrents

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur le rendez-vous à replanifier.

    Si vous ne replanifiez qu'un seul rendez-vous au sein d'une série de rendez-vous récurrents, sélectionnez la date du rendez-vous que vous voulez replanifier.

  3. Cliquez sur Opérations > Réenvoyer.

  4. Cliquez sur Toutes les instances pour tous les rendez-vous du rendez-vous récurrent.

    ou

    Cliquez sur Cette instance pour un seul rendez-vous de la série de rendez-vous récurrents.

  5. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

  6. Cliquez sur Oui pour retirer l'élément initial.

Pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.

5.1.4 Annulation d'un rendez-vous

Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la Boîte aux lettres de l'utilisateur l'ayant planifié.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Cliquez sur le rendez-vous à annuler.

  3. Cliquez sur Éditer, puis sur Supprimer.

  4. S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur Cette instance ou sur Toutes les instances.

  5. Cliquez sur Toutes les boîtes aux lettres, puis sur OK.

5.1.5 Planification d'un rendez-vous pour vous-même

Si vous n'êtes pas disponible pour des réunions, planifiez un rendez-vous publié aux heures concernées. Lorsqu'un autre utilisateur vous convie à un rendez-vous, une recherche de plages disponibles lui permet de se rendre compte que vous n'êtes pas disponible au moment prévu mais il peut toujours fixer un créneau horaire qui chevauche votre rendez-vous.

Les rendez-vous publiés sont placés dans votre Agenda à la date que vous spécifiez. Ils ne sont pas stockées dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche du bouton icône nouveau rendez-vous, puis cliquez sur Rendez-vous publié.

    Vue Rendez-vous publié

    ou

    Dans votre Agenda, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une heure.

  2. (Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous si nécessaire.

  3. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous.

    ou

    Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.

  4. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  5. Indiquez le type de rendez-vous souhaité. Les rendez-vous peuvent avoir le statut Libre, Possible, Occupé ou Absent.

  6. (Facultatif) Saisissez un message.

    Cliquez sur l'onglet Options pour spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour ce rendez-vous.

  7. (Facultatif) Pour indiquer un type Afficher le rendez-vous comme étant, cliquez sur Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sur un type.

  8. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Les rendez-vous publiés sont placés dans votre Agenda à la date spécifiée. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

5.1.6 Vérification de la disponibilité de tous les participants

Utilisez la recherche de plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle toutes les personnes et les ressources que vous voulez réunir sont disponibles.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Recherche des plages disponibles

  1. Pour un rendez-vous que vous créez, spécifiez les noms d'utilisateurs et l'ID des ressources dans le champ Dest.

  2. Dans le champ Date de début, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible d'avoir lieu.

  3. Précisez la durée de la réunion.

  4. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

    Boîte de dialogue Choix de l'heure de rendez-vous

    La légende située au bas de la boîte de dialogue Plages disponibles indique la signification des différents modèles « Afficher le rendez-vous comme étant » de la grille.

    Si l'icône Informations sur les plages disponibles apparaît à gauche du nom de l'utilisateur ou de la ressource, vous pouvez cliquer sur une heure planifiée à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pour afficher davantage d'informations sur le rendez-vous dans la zone inférieure. Cependant, l'utilisateur ou le propriétaire de la ressource doit vous donner les droits en lecture sur les rendez-vous de sa liste d'accès pour que l'icône Informations sur les plages disponibles apparaisse. Reportez-vous à Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès.

    Pour exclure une ressource ou un nom d'utilisateur de la recherche sans le supprimer, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, puis cochez la case située à côté de la ressource ou de l'utilisateur concerné pour le désélectionner. Le fait d'exclure une personne ou une ressource d'une recherche est utile lorsqu'un utilisateur (tel qu'un destinataire CC) doit être invité à une réunion mais ne doit pas nécessairement y participer. Pour inclure un utilisateur ou une ressource exclu, cochez la case correspondante.

  5. Cliquez sur Sélection auto. pour choisir la première plage horaire disponible pour une réunion, puis cliquez sur OK pour transférer les utilisateurs, les ressources, la plage horaire choisie et la durée de la réunion vers le rendez-vous que vous étiez en train de planifier.

    ou

    Cliquez sur Sélection auto. jusqu'à ce que la plage horaire de votre choix s'affiche, puis cliquez sur OK pour transférer les utilisateurs, les ressources, la plage horaire choisie et la durée de la réunion vers le rendez-vous que vous étiez en train de planifier.

    ou

    Cliquez sur l'onglet Heures disponibles pour afficher les plages horaires disponibles pour une réunion, cliquez sur une plage horaire pour la sélectionner, puis cliquez sur OK pour transférer les utilisateurs, les ressources, la plage horaire choisie et la durée de la réunion vers le rendez-vous que vous étiez en train de planifier.

  6. Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste Inviter à la réunion après avoir effectué la recherche, cliquez sur l'onglet Heures disponibles, cliquez sur le nom d'utilisateur ou sur la ressource à supprimer, appuyez sur Supprimer, puis cliquez sur Oui.

    Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.

  7. Complétez le rendez-vous, puis envoyez-le.

    Cliquez sur Outils > Plages disponibles si vous souhaitez effectuer une recherche de plages disponibles avant d'ouvrir un rendez-vous. Indiquez les informations nécessaires dans la boîte de dialogue Plages disponibles, puis cliquez sur OK pour lancer la recherche. Lorsque vous trouvez une heure qui vous convient, cliquez sur Réunion pour transférer les informations vers une nouvelle vue de rendez-vous, puis complétez le rendez-vous.

    Vous pouvez modifier la plage de recherche pour un rendez-vous en le planifiant via Outils > Plages disponibles et en modifiant le nombre indiqué dans le champ Nombre de jours à examiner.

Modification des options des plages disponibles

Vous pouvez modifier la plage de recherche, l'heure et les jours par défaut de tous les rendez-vous dans l'onglet Plages disponibles de la boîte de dialogue Options de date/heure.

  1. Cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Date & Heure, puis cliquez sur l'onglet Plages disponibles.

  2. Modifiez les options comme vous le souhaitez.

  3. Cliquez sur OK.

5.1.7 Formatage des rendez-vous dans ICAL

  1. Cliquez sur Comptes > Options de compte.

  2. Cliquez sur Options générales.

  3. Sélectionnez Utiliser ICAL lors de l'envoi de rendez-vous via SMTP.

  4. Cliquez sur OK.

Si la messagerie/l'agenda des destinataires de votre rendez-vous prennent en charge ICAL, ces derniers recevront directement un élément de type Rendez-vous. Dans le cas contraire, ils recevront un élément de type Message contenant les informations sur le rendez-vous.