2.3 Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte aux lettres

Les dossiers permettent de stocker et d'organiser vos éléments. Par exemple, vous pouvez regrouper tous les éléments associés à une tâche ou à un sujet précis.

2.3.1 Présentation des dossiers

Les dossiers et sous-dossiers de votre dossier Accueil Cliquez sur les signes + et - pour développer ou réduire les dossiers. Pour plus d'informations sur chacun des dossiers présents dans votre liste des dossiers, reportez-vous à la Section 1.5, Description de la liste des dossiers.

Le nombre d'éléments non lus s'affiche entre crochets en regard de chaque dossier (à l'exception des dossiers partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre d'éléments en attente d'envoi en mode Caching.

Vous pouvez organiser les éléments de vos dossiers en les déplaçant ou en les liant. Lorsque vous déplacez un élément dans un dossier, il est amené d'un endroit vers un autre. Lorsque vous liez un élément à un dossier, il existe toujours dans son dossier d'origine et apparaît également dans le nouveau dossier. Lorsque vous modifiez un élément lié, celui-ci est également modifié dans les autres dossiers. Si un élément est lié à plusieurs dossiers et que vous supprimez l'élément d'origine, les copies placées dans les autres dossiers sont conservées.

Vous pouvez définir des propriétés différentes pour chaque dossier de votre boîte aux lettres. Par exemple, vous pouvez trier les éléments d'un dossier selon la date et trier les éléments d'un autre dossier en fonction de la société.

Vous pouvez stocker des éléments inachevés dans un dossier prédéfini intitulé Travail en cours. (Reportez-vous à Enregistrement d'un message électronique non terminé.) Vous pouvez stocker tous vos documents dans le dossier Documents. (Reportez-vous au Section 15.0, Gestion de documents.) Vous pouvez également rendre publics les dossiers en les partageant. (Reportez-vous à la Section 2.3.6, Utilisation des dossiers partagés.) Vous pouvez créer des règles pour trier automatiquement les éléments dans différents dossiers. (Reportez-vous à la Section 9.4, Création d'une règle.)

2.3.2 Affichage de la liste des dossiers

Réorganisation de la liste des dossiers

  1. Cliquez sur Éditer > Dossiers.

    boîte de dialogue Dossiers

La boîte de dialogue Dossiers permet de créer, supprimer, renommer et déplacer des dossiers.

Classement alphabétique de la liste des dossiers

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier Accueil ou tout autre dossier.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier Accueil ou tout autre dossier.

  2. Cliquez sur Trier les sous-dossiers.

Fermeture de la liste des dossiers

Vous pouvez fermer la liste des dossiers pour offrir plus d'espace aux autres vues (Agenda, etc.) dans la fenêtre principale. Cela peut s'avérer particulièrement pratique lorsque vous utilisez la barre de navigation pour accéder à vos dossiers. Pour masquer ou afficher la liste des dossiers, cliquez sur Afficher > Liste des dossiers.

Si vous n'affichez pas votre liste des dossiers, lorsque vous glissez-déplacez un élément à l'emplacement du dossier, la liste des dossiers s'ouvre pour que vous y glissiez-déplaciez cet élément.

2.3.3 Utilisation des dossiers

Création d'un dossier personnel

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Vérifiez que vous avez bien sélectionné Dossier personnel, puis cliquez sur Suivant.

  3. Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.

  4. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.

  5. Indiquez les paramètres d'affichage du dossier (voir Section 2.3.5, Personnalisation des paramètres d'affichage des dossiers) puis cliquez sur Terminer.

Déplacement d'un dossier

  1. Faites glisser le dossier à l'emplacement désiré de la structure des dossiers.

Reportez-vous également à Réorganisation de la liste des dossiers.

Attribution d'un nouveau nom à un dossier

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier.

  2. Cliquez sur Renommer.

  3. Saisissez le nouveau nom du dossier et appuyez sur Entrée.

Vous ne pouvez pas renommer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille.

Suppression d'un dossier

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier à supprimer.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier à supprimer.

  2. Cliquez sur Supprimer.

  3. Sélectionnez Éléments uniquement ou Dossier(s) et éléments, puis cliquez sur OK.

Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille. Vous pouvez supprimer le dossier Courrier indésirable uniquement si la gestion du courrier indésirable a été désactivée.

2.3.4 Gestion des listes d'éléments dans les dossiers

Activation des étiquettes de groupe

Les étiquettes de groupe permettent de trier les messages par groupe dans les dossiers. Les étiquettes de groupes regroupent les messages selon la colonne sur laquelle s'effectue le tri. Par exemple, le tri par défaut de la liste des messages s'effectue par la date et l'étiquette de groupe est également par date. Les messages sont triés selon leur date de réception. Vous pouvez définir une étiquette de groupe pour chaque dossier.

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  4. Sélectionnez Afficher les étiquettes de groupe.

  5. Cliquez sur OK.

Pour réduire ou agrandir des étiquettes de groupes, cliquez sur le signe + ou - qui se trouvent en regard.

Activation de l'aperçu des messages

Vous avez la possibilité d'afficher un aperçu des messages dans la liste des messages. Celui-ci en indique les 2 premières lignes. Lorsque vous choisissez d'afficher un aperçu des messages, les quelques premières lignes sont affichées sous le message dans la liste des messages.

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  4. Sélectionnez Aperçu du message.

  5. Cliquez sur OK.

Utilisation de colonnes

La liste des éléments d'un dossier est divisée en colonnes. Les informations relatives aux éléments de cette liste apparaissent dans chaque colonne. Par exemple, l'objet et la date d'envoi apparaissent dans des colonnes différentes. Vous pouvez personnaliser l'affichage des colonnes de chaque dossier.

Déplacement d'une colonne

Faites glisser l'en-tête de la colonne vers son nouvel emplacement.

Redimensionnement d'une colonne

Faites glisser le bord de l'en-tête de colonne pour en modifier la largeur.

Ajout d'une colonne

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne.

    Mac : Ctrl + clic sur l'en-tête de colonne.

  2. Cliquez sur la colonne à ajouter.

    ou

    Cliquez sur Plus de colonnes.

    1. Sélectionnez une ou plusieurs colonnes dans la liste colonnes disponibles puis cliquez sur Ajouter.

    2. Haut et Bas permettent de positionner les nouvelles colonnes par rapport aux colonnes existantes.

    3. Cliquez sur OK.

Tri sur une colonne

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier contenant les éléments à trier.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier contenant les éléments à trier.

  2. Cliquez sur Propriétés > Affichage.

  3. Sélectionnez le type d'élément que vous voulez trier dans la liste déroulante Nom du paramètre.

  4. Cliquez sur la propriété de l'élément devant servir de critère de tri dans la liste déroulante Trier par.

  5. Dans la liste déroulante Ordre de tri, cliquez sur Ascendant pour effectuer un tri de A à Z.

    ou

    Cliquez sur Décroissant pour effectuer un tri de Z à A.

  6. Cliquez sur OK.

Suppression d'une colonne

Faites glisser l'en-tête de colonne hors de la barre d'en-têtes.

Déplacement ou liaison d'un élément à un autre dossier

  1. Faites glisser un élément de la liste d'éléments vers le dossier souhaité.

    Linux :

    Maintenez la touche Alt enfoncée tout en faisant glisser l'élément pour le supprimer de tous les dossiers auxquels il était lié et le placer dans ce dossier uniquement.

    Appuyez sur la touche Ctrl tout en faisant glisser l'élément pour le lier à ce dossier.

    Mac :

    Maintenez la touche Commande enfoncée pendant que vous faites glisser l'élément pour le supprimer des dossiers auxquels il était lié et le placer uniquement dans ce dossier.

    Maintenez la touche option enfoncée pendant que vous faites glisser l'élément à lier à ce fichier.

    ou

    Utilisez les options des menus pour effectuer cette tâche :

    1. Sélectionnez un élément et cliquez sur Modifier > Déplacement/liaison à des dossiers

    2. Sélectionnez les dossiers auxquels vous souhaitez déplacer ou lier l'élément et cliquez sur Déplacer ou sur Liaison.

    3. Sélectionnez Supprimer anciennes liaisons pour supprimer l'élément de tous les dossiers auxquels il était lié et le placer dans le dossier sélectionné.

Si vous supprimez l'élément d'origine, les copies placées dans d'autres dossiers sont conservées.

Modification des options de lecture des éléments

Le dossier peut, au choix, afficher le premier élément non lu ou le dernier élément lu. Toutefois, si le dossier contient un grand nombre d'éléments, son contenu peut demander du temps pour s'afficher.

Pour sélectionner l'option de lecture par défaut du dossier :

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier à modifier.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Dans l'onglet Général, sélectionnez Sélectionner l'élément non lu le plus récent à l'ouverture du dossier.

    Si vous désélectionnez Sélectionner l'élément non lu le plus récent à l'ouverture du dossier, le dossier affiche le dernier élément lu.

  4. Cliquez sur OK.

2.3.5 Personnalisation des paramètres d'affichage des dossiers

Les paramètres d'affichage déterminent la manière dont GroupWise affiche les informations dans un dossier particulier. Le dossier Accueil, par exemple, comporte un paramètre d'affichage par défaut qui inclut la liste des dossiers et des panneaux. Ces paramètres sont enregistrés dans la base de données GroupWise et vous suivent de ce fait d'une machine à l'autre.

Vous pouvez sélectionner dans une liste de paramètres d'affichage préconfigurés par défaut ou personnaliser vos propres paramètres d'affichage. De plus, vous pouvez envoyer et importer des paramètres d'affichage à et depuis d'autres utilisateurs de GroupWise.

Présentation des paramètres d'affichage de base des dossiers

Vous pouvez afficher les éléments des dossiers de différentes façons, selon la manière dont vous souhaitez organiser les informations.

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier à modifier.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  4. Sélectionnez le paramètre d'affichage dans la liste déroulante Afficher par.

    Vous pouvez sélectionner les paramètres suivants :

  5. Cliquez sur OK.

Détails

Détails affiche la liste des éléments et des informations les concernant dans des colonnes, notamment Objet, Date, CC, Priorité, Type de document, Échéance, Taille, Version et plusieurs autres propriétés. Il s'agit de l'affichage par défaut de la plupart des dossiers. Pour plus d'informations sur l'ajout ou la réorganisation de colonnes, reportez-vous à Utilisation de colonnes.

Figure 2-1 Vue Détails

Suivis de discussion

Suivis de discussion affiche les échanges électroniques d'un élément d'origine ainsi que toutes les réponses qui lui ont été faites sous forme de groupes hiérarchisés. Par défaut, seuls les éléments reçus sont affichés dans un suivi de discussion.

Figure 2-2 Vue Suivis de discussion

Par défaut, seuls les éléments qui se trouvent dans le dossier sont affichés dans un suivi de discussion. Vous pouvez ajouter d'autres types d'éléments au dossier à afficher dans le suivi de discussion. Par exemple, les éléments envoyés peuvent être ajoutés au dossier pour terminer le suivi de discussion.

Pour afficher les éléments envoyés dans un suivi de discussion :

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier affichant les suivis de discussion.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier affichant les suivis de discussion.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Autres paramètres d'affichage.

  4. Sélectionnez Envoyé sous Source de l'élément.

  5. Cliquez deux fois sur OK, puis spécifiez le nom du paramètre d'affichage.

  6. Cliquez sur OK.

Panneaux

Un panneau affiche une vue d'informations personnalisée dans GroupWise. Le dossier Accueil par défaut, par exemple, comprend le panneau Messages non lus, lequel affiche la liste des éléments que vous n'avez pas encore lus. Le panneau Liste des tâches est un autre panneau par défaut du dossier Accueil. Ce panneau affiche les éléments qui se trouvent dans votre liste des tâches.

Figure 2-3 Panneaux

Sous forme d'Agenda

La vue Sous forme d'agenda affiche tous les éléments planifiés qui sont sauvegardés dans un dossier particulier. Elle est utile si vous organisez tous vos rendez-vous et les autres éléments d'un projet spécifique dans un dossier.

Figure 2-4 Vue Agenda

Sous forme de liste des tâches

La vue sous forme de liste des tâches affiche une zone Liste des tâches en haut de votre liste des éléments dans laquelle vous pouvez créer une Liste des tâches à partir de votre liste des éléments. Chaque élément déplacé vers la liste des tâches s'affiche avec une case que vous pouvez cocher une fois la tâche terminée. Vous pouvez assigner des dates d'échéance, des priorités ou autre aux éléments de la liste des tâches. Tout élément déplacé vers la zone de liste des tâches s'affiche également dans le dossier Liste des tâches de la liste des dossiers.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 5.4, Utilisation du dossier Liste des tâches.

Figure 2-5 Vue Liste des tâches

Modification ou suppression de paramètres d'affichage de dossier

Vous pouvez contrôler le nom qui apparaît dans la liste déroulante Affichage, la source des éléments dans le dossier, l'affichage des colonnes et l'ordre de tri des éléments dans le dossier. Les paramètres d'affichage sont définis au niveau des dossiers. Si vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres d'affichage à plusieurs dossiers, sauvegardez-les puis utilisez-les dans les autres dossiers.

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur un dossier.

    Mac : Ctrl + clic sur un dossier.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  4. Dans la liste déroulante Nom du paramètre, cliquez sur le paramètre choisi.

  5. Dans la boîte de dialogue, apportez vos modifications.

  6. Cliquez sur Enregistrer sous, changez le nom du paramètre d'affichage comme souhaité, puis cliquez sur OK.

    Le nom donné au nouveau paramètre d'affichage est ajouté à la liste déroulante Nom du paramètre et vous pourrez le sélectionner pour les autres dossiers.

  7. Pour supprimer un paramètre d'affichage de dossier, cliquez sur le paramètre puis sur Supprimer.

  8. Cliquez sur OK.

2.3.6 Utilisation des dossiers partagés

Présentation des dossiers partagés

Un dossier partagé se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur armoire. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion. Vous ne pouvez pas partager les dossiers système Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours, Gestion du courrier indésirable et Corbeille.

Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui bénéficient d'un droit d'accès à ce dossier ne disposent pas automatiquement de droits d'édition. Pour qu'ils puissent modifier le document, vous devez leur attribuer des droits d'édition via l'onglet Partage de documents.

Vous pouvez partager des dossiers personnels avec d'autres utilisateurs. Les destinataires d'un dossier partagé reçoivent une notification leur indiquant que vous avez partagé le dossier avec eux. Ils peuvent alors accepter ce dossier ou le refuser.

Partage d'un dossier existant avec d'autres utilisateurs

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier à partager.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier à partager.

  2. Cliquez sur Partage.

  3. Cliquez sur Partagé avec.

  4. Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

  5. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  6. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.

  7. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  8. Répétez les opérations de l'Étape 4 à l'Étape 7 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  9. Cliquez sur OK.

Si vous souhaitez que le dossier ait une fonction spéciale, vous pouvez créer un nouveau paramètre d'affichage. Par exemple, si le dossier est destiné aux discussions partagées, créez un paramètre qui présente les éléments par suivi de réponse et qui affiche les éléments envoyés et reçus. Pour plus d'informations sur la personnalisation de l'affichage des dossiers partagés, reportez-vous à la Section 2.3.5, Personnalisation des paramètres d'affichage des dossiers.

Création d'un dossier partagé

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier dans la liste des dossiers et placez-y le dossier à l'emplacement de votre choix.

  2. Attribuez un nom au dossier.

  3. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le nouveau dossier.

    Mac : Ctrl + clic sur le nouveau dossier.

  4. Cliquez sur Partage.

  5. Sélectionnez Dossier partagé, puis cliquez sur Suivant.

  6. Définissez les paramètres d'affichage du dossier, puis cliquez sur Suivant.

  7. Dans le champ Nom, saisissez les premières lettres du nom d'un utilisateur.

  8. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  9. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.

  10. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  11. Répétez les étapes Étape 7 à Étape 10 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  12. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminer.

Pour plus d'informations sur les dossiers partagés, reportez-vous à Utilisation des dossiers partagés. Pour plus d'informations sur les paramètres d'affichage, reportez-vous à la Section 2.3.5, Personnalisation des paramètres d'affichage des dossiers.

Publication d'un élément dans un dossier partagé

  1. Dans votre liste des dossiers, cliquez sur le dossier partagé pour l'ouvrir.

  2. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Discussion/Note.

    Pour publier un autre type d'élément, par exemple une tâche, cliquez sur Éditer > Passer à, puis sélectionnez un type d'élément.

  3. Saisissez l'objet du message.

  4. Saisissez votre message.

  5. Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers.

  6. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Pour répondre à un élément existant dans un dossier partagé, ouvrez l'élément, cliquez sur Répondre, sélectionnez une option de réponse, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations, reportez-vous à Réponse à un élément d'un dossier partagé.

Affichage des suivis de discussion dans un dossier partagé

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur un dossier partagé.

    Mac : Ctrl + clic sur un dossier partagé.

  2. Cliquez sur Propriétés > Affichage.

  3. Sélectionnez Suivi de discussion dans la liste déroulante Nom du paramètre.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Pour développer ou réduire un suivi de discussion, cliquez sur le signe - ou + situé à côté de l'élément de discussion original.

  6. Pour faire défiler plusieurs discussions, appuyez sur Ctrl+Flèche gauche ou Ctrl+Flèche droite.

Suppression d'un dossier partagé

Pour supprimer un dossier partagé avec vous, procédez comme suit :

  1. Linux : cliquez avec le bouton droit sur le dossier.

    Mac : Ctrl + clic sur le dossier.

  2. Cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur Oui.