4.6 Partage d'un Agenda personnel

Un agenda partagé se comporte comme n'importe quel autre agenda, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur liste d'agendas. Vous pouvez partager des agendas personnels existants dans votre liste d'agendas. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'agenda et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Ensuite, les utilisateurs peuvent publier les entrées de l'agenda dans l'agenda partagé. Vous ne pouvez pas partager votre agenda principal.

Le contenu d'un agenda partagé a généralement l'apparence suivante :

Figure 4-6 Vue Agenda partagé

En mode Caching et Remote, les modifications effectuées dans les agendas partagés sont mises à jour chaque fois que vous vous connectez au système GroupWise principal.

4.6.1 Partage d'un agenda existant avec d'autres utilisateurs

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur l'agenda à partager, puis cliquez sur Partage.

    Boîte de dialogue des propriétés du dossier

  2. Cliquez sur Partagé avec.

  3. Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

  4. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  5. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.

  6. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  7. Répétez les opérations de l'Étape 3 à l'Étape 6 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  8. Cliquez sur OK.

Si vous souhaitez que l'agenda ait une fonction spéciale, vous pouvez créer un nouveau paramètre d'affichage. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'agenda, cliquez sur Propriétés, puis sur Affichage.

4.6.2 Publication d'une entrée de l'agenda dans un agenda partagé

  1. Dans l'agenda partagé, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une heure.

  2. (Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous si nécessaire.

  3. Indiquez une date de début.

    ou

    Cliquez sur icône Date pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous. Pour créer un rendez-vous qui se répète, reportez-vous à la Section 4.3.4, Planification d'éléments récurrents.

    ou

    Cliquez sur Toute la journée si l'événement doit durer toute la journée.

  4. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  5. Indiquez le type de rendez-vous souhaité. Les rendez-vous peuvent avoir le statut Libre, Possible, Occupé ou Absent.

  6. (Facultatif) Saisissez un message.

    Cliquez sur l'onglet Options pour spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour ce rendez-vous.

  7. (Facultatif) Pour indiquer un type Afficher le rendez-vous comme étant, cliquez sur Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sur un type.

  8. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.