9.4 Création d'une règle

Les règles peuvent vous aider à trier vos messages, à informer les autres utilisateurs que vous êtes en congés ou à transférer vos messages vers un autre compte de message électronique.

9.4.1 Création d'une règle de base

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

    Boîte de dialogue Nouvelle règle

  2. Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle.

  3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis cliquez sur un événement pour déclencher la règle.

  4. Si vous avez choisi Nouvel élément, Démarrage, Quitter ou Activée par l'utilisateur, cliquez sur une ou plusieurs sources pour l'élément. Cliquez par exemple sur Reçu et sur Publié.

    ou

    Si vous avez choisi Élément classé, Ouvrir un dossier ou Fermer un Dossier, cliquez sur l'icône représentant un dossier, cliquez sur un dossier, puis sur OK pour afficher son nom.

  5. Dans la liste Types d'éléments, cliquez sur un ou plusieurs types d'éléments auxquels vous souhaitez que la règle s'applique.

    Si vous souhaitez restreindre davantage le nombre des éléments concernés par la règle, cliquez sur Définir les conditions, cliquez sur les options appropriées, puis sur OK. Pour plus d'informations, reportez-vous à Limitation des éléments affectés par une règle.

  6. Cliquez sur Ajouter une opération, puis cliquez sur l'opération que la règle doit accomplir.

    Certaines opérations (Placer dans un dossier et Répondre, par exemple) exigent que vous fournissiez des informations complémentaires.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour qu'une règle puisse fonctionner, elle doit être activée. Reportez-vous à Activation ou désactivation d'une règle.

9.4.2 Création d'une règle de congé ou Réponse automatique

  1. Cliquez sur Outils > Règle de congé.

  2. Sélectionnez si vous souhaitez activer la règle.

  3. Saisissez l'objet de la réponse automatique.

  4. Saisissez le message devant apparaître dans la réponse automatique.

  5. Sélectionnez si vous souhaitez répondre aux e-mails depuis l'extérieur de votre réseau interne.

  6. Spécifiez les dates de prise d'effet et de fin de la règle.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour les règles qui déclenchent une réponse (comme cette règle de congé), un enregistrement de toutes les personnes auxquelles une réponse a été envoyée est effectué. Soyez assuré que la réponse n'est pas envoyée plus d'une fois à la même personne pour chaque journée.

9.4.3 Création d'une règle pour transférer tous les messages vers un autre compte

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  2. Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle, par exemple, Règle de transfert.

  3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis sur Nouvel élément.

  4. En regard de État des éléments, sélectionnez Reçu. Vérifiez qu'aucun autre élément n'est sélectionné.

  5. Sélectionnez Message sous Types d'éléments.

  6. Cliquez sur Ajouter une opération, puis sur Transférer.

  7. Saisissez l'adresse vers laquelle vous souhaitez transférer les éléments dans le champ Dest.

  8. Saisissez l'objet à indiquer pour les éléments transférés, par exemple Trans. :.

  9. (Facultatif) Saisissez le nom du filtre à utiliser pour les éléments transférés.

  10. (Facultatif) Saisissez un message pour tous les éléments transférés.

  11. Cliquez sur OK.

  12. Cliquez sur Enregistrer, vérifiez que la règle est cochée et donc activée, puis cliquez sur Fermer.

9.4.4 Création d'une règle qui envoie un nouvel e-mail

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  2. Cliquez sur Ajouter une opération, puis sur Envoyer un message.

  3. Dans le formulaire Nouveau message, renseignez les champs concernés.

    Vous devez indiquer au moins un destinataire du nouveau message.

  4. Cliquez sur OK.

9.4.5 Copie d'une règle pour créer une règle

  1. Cliquez sur Outils > Règles.

  2. Cliquez sur la règle que vous souhaitez copier, puis sur Copier.

  3. Saisissez le nom de la nouvelle règle.

  4. Effectuez les modifications.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

9.4.6 Limitation des éléments affectés par une règle

Définir les conditions permet de limiter davantage les éléments affectés par une règle.

  1. Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Définir les critères de recherche.

  2. Cliquez sur la première liste déroulante, puis cliquez sur un champ.

  3. Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez un opérateur.

    Pour apprendre à utiliser les opérateurs, reportez-vous à Utilisation de la recherche avancée.

  4. Saisissez les critères de la règle.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante si elle vous est proposée, puis cliquez sur des critères existants.

    Si vous saisissez un critère tel que le nom d'une personne ou un objet, vous pouvez inclure des caractères joker comme l'astérisque (*) ou le point d'interrogation (?). Le texte que vous saisissez ne respecte pas la casse.

    Pour en savoir plus sur les caractères joker et les paramètres, reportez-vous à Retrouver des éléments n'importe où dans votre Boîte aux lettres.

  5. Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin.

    ou

    Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis cliquez sur Et ou sur Ou pour restreindre davantage le nombre d'éléments auxquels s'applique la règle.