7.1 Retrouver rapidement des éléments dans un dossier

Si le dossier dans lequel vous vous trouvez (par exemple, votre Boîte aux lettres ou l'Agenda) contient un grand nombre d'éléments, il se peut que vous ayez des difficultés à rechercher un seul d'entre eux. L'outil Rechercher permet d'afficher les éléments par expéditeur et par texte dans le champ Objet. Il permet également de les afficher en fonction de critères de recherche : éléments reçus, éléments envoyés, éléments publiés, brouillons d'élément, par catégorie ou avec leurs pièces jointes.

Les éléments qui ne concordent pas avec vos critères de recherche sont alors masqués. L'outil Rechercher ne déplace ni ne supprime les éléments ; il affiche certains éléments sur la base des critères que vous indiquez. Lorsque vous effacez des critères de recherche, les éléments correspondants sont affichés.

Avec l'outil Rechercher, GroupWise examine l'expéditeur, les destinataires et l'objet du message à la recherche du mot ou de la phrase indiquée. L'outil Rechercher n'analyse pas le corps du message ni les pièces jointes.

7.1.1 Recherche d'éléments

  1. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez rechercher un élément.

  2. Saisissez un mot ou une phrase dans le champ Rechercher de l'en-tête Liste d'éléments.

    Il peut s'agir de toute chaîne constituée de caractères consécutifs contenus dans l'élément à retrouver.

  3. Sélectionnez l'élément dans la liste des éléments affichés.

Pour fournir des critères de recherche :

  1. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez rechercher un élément.

  2. Vous pouvez également saisir un mot ou une phrase dans le champ Rechercher

    Recherches rapides sur l'objet, l'expéditeur ou le destinataire

  3. Cliquez sur Rechercher.

  4. Sélectionnez les critères de recherche souhaités.

    Dans le dossier Nom du dossier : précisez les informations concernant l'expéditeur, le destinataire, l'objet, le message, la catégorie ou la page de données à retrouver.

    Catégories : précisez la catégorie des éléments à retrouver. Les choix initiaux sont les catégories par défaut de Priorité faible, Urgent, Suivi et Personnel. Cliquez sur Suite pour afficher les autres choix possibles.

    Type d'élément : indiquez le type des éléments à retrouver : éléments reçus, envoyés, publiés ou brouillons.

    Éléments avec pièces jointes : sélectionnez cette option pour n'afficher que les éléments contenant des pièces jointes.

    Vous pouvez limiter une recherche en définissant des critères supplémentaires. Pour plus d'informations, reportez-vous à Limiter une recherche globale.

    L'icône icône Rechercher dans indique que des critères de recherche sont utilisés. Cliquez sur l'icône pour effacer les critères de recherche et afficher l'ensemble des éléments du dossier.

  5. Sélectionnez l'élément souhaité dans la liste.

7.1.2 Retrouver des contacts

Il est inutile d'ouvrir un carnet d'adresses pour retrouver un contact.

  1. Ouvrez le dossier Contacts.

  2. Saisissez le nom dans le champ Rechercher de l'en-tête Liste d'éléments.

  3. Sélectionnez le contact dans la liste des éléments affichés.

Pour fournir des critères de recherche :

  1. Ouvrez le dossier Contacts.

  2. Cliquez sur Rechercher > Dans le dossier Contacts

  3. Sélectionnez le type de contact à rechercher : contact, groupe, ressource ou organisation.

  4. Indiquez les informations concernant le nom d'affichage, l'adresse électronique, le nom, le prénom, l'organisation, le service ou la catégorie du contact à rechercher, puis cliquez sur OK.

    L'icône icône Rechercher dans indique que des critères de recherche sont utilisés. Cliquez sur l'icône pour effacer les critères de recherche et afficher l'ensemble des contacts du dossier.

  5. Sélectionnez le contact souhaité dans la liste.

7.1.3 Effacement d'une recherche

  1. Dans le champ rechercher de l'en-tête Liste d'éléments, cliquez sur icône Rechercher dans pour effacer les critères de recherche actuels et afficher l'ensemble des éléments du dossier.

7.1.4 Création et enregistrement des recherches

  1. Ouvrez le dossier dans lequel vous souhaitez rechercher un élément.

  2. Indiquez des critères de recherche, comme indiqué dans la Section 7.1.1, Recherche d'éléments ou la Section 7.1.2, Retrouver des contacts

  3. Dans la boîte de dialogue Rechercher dans le dossier cliquez sur Enregistrer, saisissez un nom et cliquez sur OK pour afficher le résultat de la recherche des critères de recherche enregistrés.

    Le nom de votre recherche personnalisée est ajouté par défaut à liste déroulante Rechercher.

  4. Cliquez sur icône Rechercher dans pour effacer les critères de recherche actuels et afficher l'ensemble des éléments du dossier.

7.1.5 Utilisation d'une recherche enregistrée

  1. Pour sélectionner une recherche enregistrée, cliquez sur Rechercher et sélectionnez une recherche personnalisée dans la liste déroulante.

7.1.6 Suppression d'une recherche enregistrée

  1. Cliquez sur Rechercher dans l'en-tête Liste d'éléments.

  2. Cliquez sur Rechercher dans le dossier pour afficher la boîte de dialogue correspondante.

  3. Cliquez sur Ouvrir pour afficher la liste des recherches personnalisées.

  4. Cliquez sur la recherche à supprimer, puis sur Supprimer.

  5. Cliquez deux fois sur OK.