3.3 Partage d'entrées, de dossiers et d'espaces de travail

Vous pouvez partager des espaces de travail, dossiers et entrées avec des utilisateurs internes et externes :

  1. Accédez à l'espace de travail ou au dossier que vous souhaitez partager ou au dossier qui contient les entrées à partager.

  2. Partage d'un espace de travail ou d'un dossier : cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail ou du dossier, puis sur Partager cet espace de travail ou Partager ce dossier.

    Partage de plusieurs entrées (dossiers Fichiers, Discussions et Tâches uniquement) : sélectionnez un ou plusieurs éléments à partager, puis cliquez sur Partager. (Dans les dossiers Fichiers, cliquez à nouveau sur Partager.)

    Partage d'entrées uniques : cliquez sur la flèche de liste déroulante en regard de l'entrée, du dossier ou de l'espace de travail à partager, puis cliquez sur Partager l'entrée.

    ou

    Si la flèche de la liste déroulante n'est pas disponible, ouvrez l'entrée, puis cliquez sur Opérations > Partager cette entrée.

    La boîte de dialogue Partager s'affiche.

  3. Vous pouvez partager des éléments avec des utilisateurs Vibe internes, avec des utilisateurs externes et avec le public :

    • Pour effectuer un partage avec des utilisateurs Vibe internes, commencez à taper le nom de l'utilisateur, du groupe ou de l'équipe avec lequel/laquelle vous souhaitez partager l'élément, puis cliquez sur le nom lorsqu'il apparaît dans la liste déroulante.

    • Pour effectuer un partage avec des utilisateurs externes à votre organisation, indiquez l'adresse électronique de l'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

      ou

      Cliquez sur l'icône de l'utilisateur externe, puis indiquez l'adresse électronique de l'utilisateur et cliquez sur OK.

      Votre administrateur Vibe doit activer cette fonctionnalité. Pour vérifier si vous êtes autorisé à effectuer un partage avec des utilisateurs externes, passez le pointeur sur l'icône Informations en regard du champ de saisie.

      Pour plus d'informations sur le partage avec des utilisateurs externes, reportez-vous à la Partage avec des personnes extérieures à l'organisation.

    • Pour partager avec le public, cliquez sur Rendre public dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue Partager.

      Les utilisateurs qui ne possèdent pas de compte utilisateur Vibe peuvent accéder au site Vibe en tant qu'utilisateur invité (comme décrit à la Accès à Micro Focus Vibe à partir d'un navigateur Web) et afficher tous les éléments partagés avec le public.

      les utilisateurs externes ne disposent d'aucun droit d'accès aux éléments partagés avec le public. Pour pouvoir consulter les éléments partagés avec le public, ils doivent se connecter au site Vibe en tant qu'utilisateur invité.

      Votre administrateur Vibe doit activer cette fonctionnalité. Pour vérifier si vous êtes autorisé à effectuer un partage avec le public, passez le pointeur sur l'icône Informations en regard du champ de saisie.

    • Pour pouvoir partager rapidement avec un grand nombre d'utilisateurs, vous pouvez copier les adresses électroniques des utilisateurs à partir d'un emplacement et les coller dans le champ Ajouter un utilisateur, un groupe ou une adresse électronique de la boîte de dialogue Partager.

      Vous pouvez utiliser les adresses électroniques d'utilisateurs internes ou externes en les séparant par une virgule (,) ou un espace.

  4. Dans la colonne Partagé avec, cliquez sur le nom des utilisateurs ou des groupes dont vous souhaitez modifier les paramètres de partage. En sélectionnant plusieurs utilisateurs, vous pourrez modifier leurs paramètres de partage simultanément.

    Les paramètres de partage du dernier utilisateur ajouté dans la colonne Partagé avec sont déjà affichés.

  5. Sélectionnez les droits d'accès à accorder à l'utilisateur ou au groupe.

    Vous ne pouvez pas modifier les droits d'accès lors d'un partage avec le public ou de la distribution du lien de fichier.

    • Visionneuse : les utilisateurs peuvent afficher les entrées, dossiers et espaces de travail individuels qui sont partagés avec eux ; ils peuvent également afficher le contenu des dossiers et espaces de travail partagés avec eux.

      Il s'agit de la seule option disponible en cas de partage avec le public ou de la distribution d'un lien de fichier.

    • Éditeur : les utilisateurs peuvent afficher et modifier les entrées, dossiers et espaces de travail individuels qui sont partagés avec eux ; ils peuvent également modifier le contenu des dossiers et espaces de travail partagés avec eux.

    • Contributeur (s'applique aux dossiers et espaces de travail, pas aux entrées) : Les utilisateurs peuvent renommer ou supprimer le dossier ou l'espace de travail partagé. Ils peuvent créer des entrées dans le dossier ou l'espace de travail, renommer les entrées existantes, ou encore modifier, déplacer et supprimer des entrées situées dans le dossier ou l'espace de travail.

  6. Dans la section Autoriser le repartage avec, sélectionnez si les utilisateurs doivent pouvoir effectuer le partage avec des utilisateurs internes ou externes, avec le public ou par le biais d'un lien de fichier.

  7. Dans le champ Expire, sélectionnez l'une des options suivantes :

    • Jamais : le partage n'expire jamais.

    • Le : sélectionnez un jour pour l'expiration des droits.

      Les droits expirent au début du jour que vous sélectionnez.

    • Après : indiquez un nombre de jours pendant lesquels les droits restent actifs.

      chaque jour est compté comme une période de 24 heures à partir de l'heure à laquelle vous définissez l'expiration.

  8. Si vous souhaitez inclure une note personnelle dans le partage, indiquez-en une dans le champ Remarque.

    Seuls les utilisateurs et les groupes avec lesquels vous effectuez le partage peuvent lire cette note.

    La remarque relative au partage ne peut pas dépasser 255 caractères.

  9. Choisissez parmi les options de notification suivantes :

    • Tous les destinataires : tous les destinataires figurant dans la liste de partage sont informés.

    • Nouveaux destinataires ajoutés uniquement : seuls les destinataires que vous avez ajoutés à la liste de partage sont informés.

    • Nouveaux destinataires et destinataires modifiés : seuls les nouveaux destinataires et ceux dont vous modifiez les droits de partage sont informés.

    • Aucune : aucune notification n'est envoyée.

    Les notifications contiennent les informations suivantes :

    • Un lien vers l'élément partagé

    • La remarque qui a été saisie spécifiquement pour l'utilisateur avec lequel l'élément est partagé (voir l'Étape 8)

    • La date d'expiration du partage (voir l'Étape 8)

  10. Cliquez sur OK.

    Une notification s'affiche et vous informe qu'un message électronique a été envoyé aux utilisateurs, groupes ou équipes que vous avez spécifiés.