4.3 Gestion d'un espace de travail d'équipe

Les espaces de travail d'équipe sont essentiels pour vous aider, vous et votre équipe, à accomplir ensemble vos tâches et objectifs.

En tant que propriétaire d'un espace de travail, vous êtes le premier responsable de l'administration de votre espace de travail. Vous pouvez créer d'autres conteneurs d'informations (sous-espaces de travail et dossiers), ajuster le contrôle d'accès pour déterminer le rôle et les tâches de chacun dans l'espace de travail et fournir un contenu initial afin d'aider vos coéquipiers à se mettre au travail.

4.3.1 Création d'un espace de travail d'équipe

Par défaut, chaque utilisateur de Micro Focus Vibe possède des droits pour créer un espace de travail d'équipe.

Les espaces de travail d'équipe sont le type d'espace de travail le plus courant. Ils contribuent aux objectifs de l'équipe en permettant aux membres de cette dernière de partager rapidement des fichiers et des idées et de travailler ensemble plus efficacement et rationnellement.

Vibe permet de créer un espace de travail d'équipe hautement visible dans le répertoire Espaces de travail d'équipe. Toutefois, vous pouvez créer un espace de travail d'équipe imbriqué, c'est-à-dire un espace de travail d'équipe au sein d'un espace de travail d'équipe existant.

Création d'un espace de travail d'équipe hautement visible

Si vous souhaitez que votre espace de travail d'équipe soit très visible et facile à trouver ' de travail, créez l'espace de travail d'équipe dans le répertoire Espaces de travail d'équipe, comme expliqué à la Création d'un espace de travail d'équipe.

Création d'un espace de travail d'équipe au sein d'un espace de travail d'équipe existant

Vibe vous permet de créer des espaces de travail imbriqués, c'est-à-dire des espaces de travail au sein d'autres espaces de travail. Vous pouvez créer des espaces de travail d'équipe au sein de n'importe quel espace de travail existant pour lequel vous disposez des droits appropriés.

Cela peut s'avérer judicieux si l'espace de travail que vous souhaitez créer ne doit pas nécessairement être visible dans l'arborescence et s'il est essentiellement constitué de personnes qui sont déjà membres d'un espace de travail donné.

  1. Accédez à l'espace de travail pour lequel vous voulez créer le nouvel espace de travail d'équipe.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Nouvel espace de travail.

    La page Nouvel espace de travail s'affiche.

  3. Dans la section Espace de travail, sélectionnez Espace de travail d'équipe.

    Vous pouvez également créer une espace de travail de base, un espace de travail de gestion de projet et un espace de travail réservé aux discussions.

  4. Indiquez les informations suivantes :

    Titre de l'espace de travail : spécifiez un titre pour l'espace de travail.

    Espace de travail : sélectionnez Espace de travail d'équipe

    Membres de l'équipe : indiquez les membres de l'équipe.

    Vous pouvez soit spécifier des utilisateurs individuels ou des groupes entiers, soit ajouter les noms qui se trouvent dans le presse-papiers.

    Vous pouvez également cliquer sur Membres de l'équipe. Cette opération affiche une liste de tous les membres de l'espace de travail d'équipe dans lequel vous créez votre nouvel espace de travail d'équipe. Sélectionnez le nom des utilisateurs que vous souhaitez inclure dans votre nouvel espace de travail d'équipe.

    Dossiers de l'espace de travail : sélectionnez les dossiers à inclure dans l'espace de travail.

    Vous pouvez, si vous le souhaitez, ajouter d'autres dossiers par la suite.

    Pour plus d'informations sur la procédure d'ajout des dossiers à un espace de travail existant, reportez-vous à la Ajout de dossiers supplémentaires à un espace de travail.

    Annonce : (facultatif) cochez la case, puis saisissez un message dans le champ Texte de l'annonce.

    Ce message informe les membres de l'équipe de l'existence de l'espace de travail et peut également en expliquer la valeur.

  5. Cliquez sur OK pour créer le nouvel espace de travail.

4.3.2 Ajout d'autres membres d'équipe à votre espace de travail

Une fois votre espace de travail créé, vous pouvez ajouter d'autres membres Vibe à votre équipe.

  1. Accédez à l'espace de travail d'équipe auquel vous souhaitez ajouter des membres.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre du dossier, puis cliquez sur Modifier l'équipe.

    La page Ajouter ou supprimer des membres de l'équipe s'affiche.

  3. (Facultatif) Si les membres de cet espace de travail doivent être hérités d'un dossier parent, cliquez sur Oui.

  4. Dans le champ Utilisateurs, indiquez le nom des utilisateurs à ajouter à l'équipe.

    Vous pouvez également spécifier des groupes entiers dans le champ Groupes ou vous pouvez ajouter des noms qui se trouvent dans le presse-papiers en cliquant sur Noms d'utilisateurs du presse-papiers.

  5. Cliquez sur OK.

Vous pouvez annoncer l'espace de travail aux nouveaux membres de l'équipe. Pour des informations sur cette opération, reportez-vous à la Envoi de messages électroniques aux membres de l'équipe et présentation de l'espace de travail après sa création.

4.3.3 Envoi de messages électroniques aux membres de l'équipe et présentation de l'espace de travail après sa création

Vibe vous permet d'envoyer des messages électroniques à tous les membres de votre équipe. En outre, si de nouveaux membres rejoignent l'équipe après la création de l'espace de travail, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour présenter l'espace de travail aux nouveaux membres.

Pour envoyer des messages aux membres d'une équipe :

  1. Accédez à l'espace de travail d'équipe.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Envoyer un message à l'équipe.

    La page Envoyer un message électronique s'affiche.

  3. Renseignez les champs appropriés.

  4. Cliquez sur OK.

4.3.4 Affichage des membres d'une équipe

Affichage des membres d'une équipe à partir de n'importe quelle page au sein de l'espace de travail

Vous pouvez afficher les membres d'une équipe à partir de n'importe quel dossier de l'espace de travail :

  1. Sur la page d'un espace de travail, cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre du dossier, puis cliquez sur Afficher l'équipe.

Affichage des membres d'une équipe dans un accessoire à partir de la page d'accueil d'un espace de travail

Situés dans la partie supérieure des espaces de travail et des dossiers, les accessoires sont des sections qui fournissent des informations récapitulatives.

Par défaut, Vibe comprend sur la page d'accueil de votre espace de travail un accessoire relatif à l'adhésion à une équipe. Cet accessoire affiche tous les membres de l'équipe.

4.3.5 Octroi aux visiteurs d'un accès à votre espace de travail d'équipe

Par défaut, seuls les membres d'une équipe peuvent accéder et contribuer aux espaces de travail et dossiers contenus dans l'espace de travail d'équipe. Vous souhaiterez peut-être autoriser d'autres personnes à visiter l'espace de travail de votre équipe (ce qui, par défaut, signifie qu'ils peuvent lire les entrées et les commentaires, mais qu'ils ne peuvent pas créer d'entrées).

Pour plus d'informations sur la façon d'accorder aux visiteurs un accès à votre espace de travail d'équipe, reportez-vous à la section Allowing Visitors to Your Team Workspace (Octroi d'un accès visiteur à votre espace de travail d'équipe) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus Vibe 4.0.6).