4.1 Gestion générale des espaces de travail

Cette section contient des informations sur les tâches qui s'appliquent à tous les types d'espace de travail.

4.1.1 Création d'un nouvel espace de travail

Micro Focus Vibe vous permet de créer de nouveaux espaces de travail dans n'importe quel espace de travail sur lequel vous disposez des droits appropriés.

  1. Accédez à l'espace de travail dans lequel vous voulez créer le nouvel espace.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Nouvel espace de travail.

    La page Nouvel espace de travail s'affiche.

  3. Précisez les informations requises concernant la page.

    Titre de l'espace de travail : spécifiez un titre pour l'espace de travail.

    Si vous laissez ce champ vide, l'espace de travail est intitulé Espace de travail.

    Espace de travail : sélectionnez le type d'espace de travail que vous souhaitez créer.

    Complétez les autres champs d'information qui s'affichent lorsque vous sélectionnez le type d'espace de travail.

    Membres de l'équipe : (facultatif) cette section s'affiche uniquement si vous créez un espace de travail d'équipe. Utilisez cette section pour spécifier les utilisateurs et groupes que vous voulez inclure en tant que membres de votre espace de travail d'équipe.

    Dossiers de l'espace de travail : utilisez cette section pour sélectionner les dossiers à inclure dans l'espace de travail.

    Annonce : (facultatif) créez un message d'annonce à envoyer à tous les membres de l'équipe.

    Si l'espace de travail que vous créez ne concerne pas une équipe spécifique, ce message est envoyé à tous les membres de l'équipe de l'espace de travail parent.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.2 Partage d'un espace de travail

Pour plus d'informations sur le partage d'espaces de travail dans Vibe, reportez-vous au Section 3.0, Partage d'entrées, de dossiers et d'espaces de travail.

4.1.3 Modification d'un espace de travail

Une fois qu'un espace de travail a été créé, vous pouvez modifier son titre et sa description, changer l'icône qui le représente et y télécharger des pièces jointes.

  1. Accédez à l'espace de travail que vous souhaitez modifier.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Modifier l'espace de travail.

  3. Modifiez l'espace de travail selon vos besoins, puis cliquez sur OK.

4.1.4 Suppression d'un espace de travail

IMPORTANT :lorsque vous supprimez un espace de travail, celui-ci, ainsi que tous les dossiers et entrées qu'il contient, ne peuvent plus être récupérés ; ils sont définitivement supprimés du site Vibe.

  1. Accédez à l'espace de travail que vous souhaitez supprimer.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Supprimer l'espace de travail.

    La boîte de dialogue Supprimer s'ouvre.

  3. (Conditionnel) Pour déplacer l'espace de travail vers la corbeille, sélectionnez Déplacer vers la corbeille, puis cliquez sur OK.

    En sélectionnant cette option, l'espace de travail est supprimé de son emplacement actuel sans être supprimé définitivement du système Vibe. Vous pouvez annuler la suppression de l'espace de travail comme indiqué à la Récupération d'un espace de travail dans la corbeille.

  4. (Conditionnel) Pour supprimer définitivement l'espace de travail, sélectionnez Supprimer.

    IMPORTANT :les éléments supprimés ne peuvent pas être récupérés.

  5. (Conditionnel) Si l'espace de travail contient des dossiers en miroir, vous pouvez choisir de supprimer les fichiers sources des dossiers ainsi que tous les sous-dossiers des dossiers en miroir.

    Pour plus d'informations sur l'utilisation de dossiers en miroir, reportez-vous à la section Working With Mirrored Folders (Utilisation des dossiers en miroir) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus Vibe 4.0.6).

  6. Cliquez sur OK.

4.1.5 Récupération d'un espace de travail dans la corbeille

Vibe vous permet de récupérer un espace de travail que vous aviez déplacé vers la corbeille, en le restaurant à son emplacement précédent.

  1. Accédez à l'espace de travail où résidait l'espace de travail avant qu'il ne soit déplacé vers la corbeille.

    Par exemple, si vous souhaitez restaurer un espace de travail d'équipe qui se trouvait dans le répertoire Espaces de travail d'équipe, accédez au répertoire Espaces de travail d'équipe.

    INDICATION :Si vous souhaitez afficher tous les éléments qui ont été déplacés vers la corbeille dans le site Vibe, accédez à l'espace de travail du niveau le plus élevé. (Par défaut, il s'agit du répertoire Espace de travail privé.)

  2. Cliquez sur le dossier Corbeille du panneau de navigation.

    ou

    Cliquez sur Afficher > Afficher la corbeille dans la barre d'outils Opération.

    La page Corbeille affiche tous les espaces de travail, dossiers et entrées qui ont été supprimés de l'espace de travail actuel ou des espaces de travail de plus bas niveau. Les éléments qui ont été purgés ne sont pas affichés, car ils ne sont pas récupérables.

  3. Sélectionnez l'espace de travail à restaurer. Sélectionnez aussi les dossiers anciennement contenus dans l'espace de travail que vous souhaitez restaurer.

  4. Cliquez sur Restaurer.

    L'espace de travail et les dossiers sélectionnés sont restaurés à leur ancien emplacement.

Pour plus d'informations sur la fonction d'annulation de la suppression, reportez-vous à la section Restoring Items from the Trash (Restauration d'éléments de la corbeille) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus Vibe 4.0.6).

4.1.6 Copie d'un espace de travail

REMARQUE :Lorsque vous copiez un espace de travail, seuls les éléments de l'espace de travail (espaces de travail, dossiers et entrées) que vous êtes autorisés à afficher sont copiés. Une fois l'espace de travail copié vers le nouvel emplacement, il reprend les droits d'accès de l'espace de travail à partir duquel vous avez effectué la copie.

  1. Accédez à l'espace de travail que vous souhaitez copier.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Copier l'espace de travail.

    La page Copier l'espace de travail s'affiche.

  3. Dans le champ Dossier cible, commencez à taper le nom de l'espace de travail dans lequel vous souhaitez effectuer la copie, puis cliquez sur ce nom lorsqu'il apparaît dans la liste déroulante.

    ou

    Cliquez sur l'icône Parcourir en regard du champ Dossier cible, accédez à l'espace de travail dans lequel vous souhaitez effectuer la copie de l'espace de travail et sélectionnez-le.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.7 Déplacement d'un espace de travail

Vibe vous permet de déplacer un espace de travail dans n'importe quel dossier ou espace de travail pour lequel vous disposez de droits appropriés.

  1. Accédez à l'espace de travail que vous souhaitez déplacer.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Déplacer l'espace de travail.

    La page Déplacer l'espace de travail s'affiche.

  3. Dans le champ Dossier cible, commencez à taper le nom de l'espace de travail vers lequel vous souhaitez effectuer le déplacement, puis cliquez sur ce nom lorsqu'il apparaît dans la liste déroulante.

    ou

    Cliquez sur l'icône Parcourir en regard du champ Dossier cible, accédez à l'espace de travail vers lequel vous souhaitez effectuer le déplacement, puis sélectionnez-le.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.8 Ajout d'un sous-espace de travail

Vibe vous permet de créer des sous-espaces de travail au sein d'espaces de travail existants.

  1. Accédez à l'espace de travail pour lequel vous voulez ajouter le sous-espace de travail.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Nouvel espace de travail.

    La page Nouvel espace de travail s'affiche.

  3. Spécifiez les informations.

    Titre de l'espace de travail : spécifiez un titre pour l'espace de travail.

    Si vous laissez ce champ vide, l'espace de travail est intitulé Espace de travail.

    Membres de l'équipe : (facultatif) cette section s'affiche uniquement si vous créez un espace de travail d'équipe. Utilisez cette section pour spécifier les utilisateurs et groupes que vous voulez inclure en tant que membres de votre espace de travail d'équipe.

    Espace de travail : sélectionnez le type d'espace de travail que vous souhaitez créer.

    Complétez les autres champs d'information qui s'affichent lorsque vous sélectionnez le type d'espace de travail.

    Dossiers de l'espace de travail : utilisez cette section pour sélectionner les dossiers à inclure dans l'espace de travail.

    Annonce : (facultatif) créez un message d'annonce à envoyer à tous les membres de l'équipe.

    Si l'espace de travail que vous créez ne concerne pas une équipe spécifique, ce message est envoyé à tous les membres de l'équipe de l'espace de travail parent.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.9 Ajout de dossiers supplémentaires à un espace de travail

Vibe vous permet d'ajouter à tout moment des dossiers supplémentaires à votre espace de travail.

  1. Accédez à l'espace de travail auquel vous voulez ajouter de nouveaux dossiers.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Nouveau dossier.

    La page Nouveau dossier s'affiche.

  3. Indiquez les informations suivantes :

    Titre du dossier : spécifiez un titre pour le dossier.

    Si vous n'indiquez pas de titre, le nom du dossier est celui par défaut. Par exemple, un dossier de discussion est intitulé Discussion.

    Dossier : sélectionnez le type de dossier que vous souhaitez créer.

  4. Cliquez sur OK.

4.1.10 Génération de rapports d'activité pour un espace de travail

Vibe vous permet de générer des rapports sur l'activité se déroulant dans un espace de travail particulier.

  1. Accédez à l'espace de travail pour lequel vous souhaitez générer le rapport d'activité.

  2. Cliquez sur Afficher > Rapport d'activité.

    La page Activité de dossier s'affiche.

  3. Indiquez les informations suivantes :

    Rapport sur l'activité entre : sélectionnez la plage de dates pour laquelle vous souhaitez générer le rapport d'activité.

    Signaler l'activité de l'espace de travail ou du dossier : sélectionnez cette option pour afficher le nombre d'opérations d'affichage, d'ajout, de modification et de suppression qui ont été effectuées dans le dossier. Vous pouvez générer un rapport pour les catégories d'utilisateurs suivantes :

    • Membres de l'équipe : affiche uniquement l'activité pour l'espace de travail des membres de l'équipe.

    • Tous les utilisateurs : affiche l'activité pour l'espace de travail de tous les utilisateurs de Vibe. Cette option affiche le nom de chaque utilisateur qui a effectué une quelconque activité dans l'espace de travail.

    • Résumé : affiche un résumé des activités qui ont été effectuées dans l'espace de travail. Cette option ne répertorie pas les utilisateurs individuels.

    Rapport sur l'état de workflow : sélectionnez cette option pour afficher l'activité d'un workflow. Vous pouvez choisir d'afficher le temps moyen que le workflow a passé dans chaque état ou le nombre d'entrées actuellement associées à chaque état.

    Sélectionnez les dossiers à prendre en compte lors de la création de rapport : sélectionnez les dossiers pour lesquels vous souhaitez générer le rapport d'activité. Si vous sélectionnez l'espace de travail, Vibe génère alors un rapport d'activité qui inclut tous les dossiers de l'espace de travail.

  4. Cliquez sur OK.

    Vibe lance le rapport dans un tableur. Pour plus d'informations sur les colonnes de ce tableur, reportez-vous à la Génération de rapports d'activité.

4.1.11 Configuration de droits de partage pour un espace de travail

Par défaut, les espaces de travail autres que les espaces personnels des utilisateurs ne sont pas configurés pour autoriser le partage de contenu. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent partager du contenu à partir d'un espace de travail, vous devez le configurer en conséquence.

Pour configurer les droits de partage d'un espace de travail :

  1. Accédez à l'espace de travail pour lequel vous voulez configurer les droits de partage.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Droits de partage de l'espace de travail.

    La boîte de dialogue Définir les droits de partage d'espaces de travail s'ouvre.

    Sélectionnez Autoriser en regard des droits de partage que vous souhaitez accorder à tous les espaces de travail sélectionnés et cliquez sur Effacer à côté des droits de partage que vous ne souhaitez pas octroyer.

    Les droits de partage disponibles sont les suivants :

    Utilisateurs internes : autorise les utilisateurs à partager des éléments avec des utilisateurs internes.

    Utilisateurs externes : autorise les utilisateurs à partager des éléments avec des utilisateurs externes à l'organisation.

    Les utilisateurs externes à l'organisation reçoivent une notification par message électronique contenant un lien vers l'élément partagé et peuvent se connecter au site Vibe. Pour plus d'informations, reportez-vous au Partage avec des personnes extérieures à l'organisation.

    Public : autorise les utilisateurs à rendre des éléments accessibles au public. Cela signifie que toute personne qui dispose de l'URL correcte vers l'élément partagé peut accéder à ce dernier sans se connecter au site Vibe.

    Cette fonctionnalité doit être activée par l'administrateur Vibe.

    Lien de fichier : autorise les utilisateurs à partager un lien vers un fichier dans Vibe. Tout utilisateur disposant du lien peut alors accéder au fichier. Le fichier ne s'affiche toutefois pas dans la zone Public et de ce fait, les utilisateurs doivent avoir un accès direct au lien pour accéder au fichier.

    Pour plus d'informations sur les liens de fichier, reportez-vous à la section Distribution d'un lien vers un fichier.

    Autoriser le repartage des droits accordés : lorsque des utilisateurs partagent un fichier ou un dossier, ils peuvent accorder aux personnes avec lesquelles ils partagent l'élément la possibilité de le repartager. L'utilisateur bénéficiaire du partage ne peut partager le fichier que s'il s'est vu accorder les droits d'administrateur appropriés.

    IMPORTANT :Lorsque vous sélectionnez cette option, tenez compte du fait que si les droits d'accès à un élément d'un utilisateur sont supprimés, cela ne supprime pas les droits de l'utilisateur avec lequel l'élément a été repartagé.

    Supposons, par exemple, que l'utilisateur A partage un élément avec l'utilisateur B et accorde des droits de repartage. L'utilisateur B partage ensuite l'élément avec l'utilisateur C. Si l'utilisateur A révoque les droits d'accès à l'élément de l'utilisateur B, l'utilisateur C aura en revanche toujours accès à l'élément partagé.

4.1.12 Définition d'une URL conviviale pour un espace de travail ou un dossier

L'emploi d'une URL conviviale pour votre espace de travail ou votre dossier peut faciliter l'accès d'autres utilisateurs à ce dernier.

  1. Accédez à l'espace de travail pour lequel vous voulez définir l'URL.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre de l'espace de travail, puis cliquez sur Configurer des vues, des URL et des contrôles.

  3. Cliquez sur l'onglet URL simples et adresses électroniques.

  4. Dans la section Définir des URL simples pour ce dossier ou cet espace de travail, sélectionnez l'un des mots-clés globaux prédéfinis dans la liste déroulante Définir l'URL.

    Sauf si vous êtes un administrateur de site, l'URL doit commencer par l'un de ces mots-clés globaux prédéfinis.

  5. Dans le champ prévu à cet effet, spécifiez une URL pour le dossier ou l'espace de travail.

  6. Cliquez sur Ajouter > Fermer.

Pour supprimer une URL définie, sélectionnez-la dans la section URL actuellement définies, puis cliquez sur Supprimer les URL sélectionnées.

La définition d'une URL conviviale pour un dossier peut aussi permettre aux utilisateurs d'envoyer des entrées dans ce dossier par courrier électronique, comme expliqué à la Configuration d'un dossier pour la réception d'entrées par message électronique.

4.1.13 Définition d'un quota de données pour un espace de travail

L'administrateur Vibe vous permet de définir vos propres quotas de données pour vos espaces de travail et vos dossiers. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Définition d'un quota de données pour les espaces de travail et les dossiers) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus Vibe 4.0.6).

4.1.14 Personnalisation de la vue de l'espace de travail

Vibe permet de personnaliser la présentation de votre espace de travail. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Creating Custom Workspace Views (Création de vues d'espaces de travail personnalisées) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus Vibe 4.0.6).

4.1.15 Choix d'une marque pour un espace de travail

Choisir une marque pour un espace de travail est un bon moyen de rendre cet espace plus spécifique et mieux identifiable. Lorsque vous attribuez une marque à un espace de travail, celle-ci est également appliquée à tous les sous-espaces de travail et sous-dossiers.

Pour plus d'informations sur l'utilisation de marques, reportez-vous à la section Branding a Folder or Workspace (Choix d'une marque pour un dossier ou un espace de travail) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus 4.0.6).

4.1.16 Affichage de vidéos YouTube dans un espace de travail

Cette section décrit la procédure d'affichage de vidéos YouTube dans la section Description de l'espace de travail. Pour plus d'informations sur l'affichage de vidéos YouTube dans la section Marque d'un espace de travail, reportez-vous à la section Branding a Folder or Workspace (Choix d'une marque pour un dossier ou un espace de travail) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus Vibe 4.0.6).

Pour afficher une vidéo YouTube dans la section Description d'un espace de travail :

  1. Accédez à l'espace de travail pour lequel vous voulez afficher la vidéo YouTube.

  2. Cliquez sur l'icône Configurer en regard du titre du dossier, puis cliquez sur Modifier l'espace de travail.

  3. Cliquez dans la section Description, puis sur Insérer > Media (Média).

  4. Sous l'onglet Général, collez l'URL de la vidéo YouTube que vous voulez publier.

  5. Si vous souhaitez conserver les dimensions par défaut de YouTube, ne modifiez pas les valeurs dans les champs Dimensions.

  6. Cliquez sur OK pour afficher la vidéo dans l'espace de travail.

Pour plus d'informations sur les autres endroits où vous pouvez afficher des vidéos YouTube dans Vibe, reportez-vous à la Affichage de vidéos YouTube dans une entrée de dossier.