6.16 Utilisation des fichiers dans une entrée de dossier

Outre l'utilisation de fichiers au sein de Vibe (comme décrit dans les sections suivantes), vous pouvez également travailler avec des fichiers Vibe directement à partir de Microsoft Office ou les synchroniser avec votre poste de travail grâce au processus complémentaire Micro Focus Vibe et à Micro Focus Vibe Desktop. Ainsi, vous pouvez créer des fichiers, les modifier, etc. Pour plus d'informations, reportez-vous aux guides Micro Focus Vibe Add-In Quick Start (Démarrage rapide du complément Micro Focus Vibe) et Micro Focus Vibe Desktop Quick Start (Démarrage rapide de Micro Focus Vibe Desktop).

6.16.1 Création d'une entrée de fichier

Micro Focus Vibe permet de créer des entrées de fichiers dans des dossiers de fichiers spécifiques. La création d'une entrée de fichier diffère du fait de joindre un fichier à un autre type d'entrée de dossier. Les entrées de fichier dans les dossiers de fichiers de Vibe contiennent un fichier principal. D'autres fichiers peuvent être associés à l'entrée de fichier sous la forme de pièces jointes, mais il n'existe qu'un seul fichier principal.

Vous pouvez créer des entrées de fichier de différentes façons :

6.16.2 Ajout de fichiers à une entrée de dossier

Vibe fournit plusieurs méthodes pour ajouter des pièces jointes à une entrée.

Glisser-déplacer des fichiers

Vous pouvez joindre un fichier à une entrée en le faisant glisser depuis un autre emplacement pour venir le déposer dans l'entrée.

  1. Accédez à l'entrée à partir de laquelle vous voulez joindre le fichier et ouvrez-la.

  2. Cliquez sur l'onglet Pièces jointes.

  3. Cliquez sur Glisser-déplacer des fichiers.

    La boîte de dialogue Glisser-déplacer des fichiers s'affiche.

  4. Tirez le fichier à charger et faites-le glisser sur l'icône de dossier de la boîte de dialogue Glisser-déplacer des fichiers.

    Vibe affiche un dossier qui s'ouvre et se ferme à plusieurs reprises pour indiquer que les fichiers déposés sont en cours de téléchargement en tant que pièces jointes.

Vous pouvez également copier et coller des fichiers dans l'icône de dossier.

Téléchargement d'un fichier unique

  1. Accédez à l'entrée à partir de laquelle vous voulez joindre le fichier et ouvrez-la.

  2. Cliquez sur l'onglet Pièces jointes.

  3. Cliquez sur Télécharger un seul fichier.

    La boîte de dialogue Télécharger un seul fichier s'affiche.

  4. Cliquez sur Choisir un fichier, puis recherchez et sélectionnez le fichier à joindre.

  5. Cliquez sur OK.

6.16.3 Affichage des fichiers en mode lecture seule

Vibe permet d'afficher facilement les fichiers associés à des entrées. Les fichiers peuvent être associés à des entrées de deux façons.

  • Les fichiers peuvent être joints à une entrée..

  • Les fichiers peuvent être le fichier principal d'une entrée.

    Les fichiers principaux ne peuvent exister qu'au niveau des entrées de dossiers Fichiers.

Les sections suivantes décrivent la procédure d'affichage des fichiers dans un éditeur de texte ou au format HTML :

Affichage d'un fichier dans un éditeur de texte

Lorsque vous affichez un fichier dans un éditeur de texte, ce fichier est ouvert en lecture seule.

  1. Accédez à l'entrée qui contient le fichier que vous voulez afficher et ouvrez-la.

  2. (Facultatif) Si le fichier à afficher est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet Pièces jointes.

    Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.

  3. À côté du fichier à afficher, cliquez sur Opérations sur le fichier > Afficher ce fichier.

    ou

    Cliquez sur le nom du fichier.

Affichage du fichier en format HTML

Si vous voulez afficher rapidement un fichier, vous pouvez l'afficher en format HTML.

Certains types de fichiers ne peuvent pas être affichés en format HTML, par exemple PNG, JPG, GIF, et PDF.

  1. Accédez à l'entrée qui contient le fichier que vous voulez afficher et ouvrez-la.

  2. (Facultatif) Si le fichier à afficher est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet Pièces jointes.

    Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.

  3. À côté du fichier à afficher, cliquez sur Opérations sur le fichier > Afficher ce fichier au format HTML.

6.16.4 Modification de fichiers dont l'accès se fait via un navigateur Web

Si vous accédez à Vibe via un navigateur Web et que LibreOffice ou Microsoft Office est installé, vous pouvez modifier des fichiers en cliquant sur Opérations sur le fichier > Modifier ce fichier.

Les exigences suivantes sont d'application :

  • Vous devez disposer de la dernière version de LibreOffice, de Microsoft Office 2013 ou version ultérieure installée sur votre poste de travail.

  • Si Microsoft Office est installé, vous pouvez ouvrir le fichier à l'aide de la fonctionnalité appelée URI MS. Elle fonctionne sur les postes de travail Mac et Windows, mais uniquement avec Microsoft Office.

  • Si LibreOffice est installé, et si votre administrateur a activé la prise en charge d'une autre fonctionnalité appelée URI Vibe, vous pouvez télécharger et installer une application spécifique du poste de travail, à partir de la page Téléchargements d'applications de votre serveur Vibe, ce qui vous permettra d'ouvrir, de modifier et d'enregistrer des fichiers dans Vibe.

    La disponibilité et la fonctionnalité spécifique de Vibe Edit-In-Place est contrôlée par vos administrateurs de Vibe. Contactez-les si vous avez d'autres questions.

6.16.5 Modification des fichiers Vibe directement dans Microsoft Office

Si vous utilisez Microsoft Office sous Windows, pensez à télécharger et installer le complément Vibe pour MS Office afin de bénéficier d'une expérience d'édition optimisée plutôt que d'accéder aux fichiers via un navigateur Web.

Le complément Vibe de MS Office vous permet d'ouvrir et de modifier les fichiers directement dans vos applications MS Office.

Pour plus d'informations sur la modification de fichiers lorsque le processus complémentaire Vibe est installé, reportez-vous au guide Micro Focus Vibe Add-In Quick Start (Démarrage rapide du complément Micro Focus Vibe).

6.16.6 Modification de fichiers synchronisés sur votre bureau

Si vous téléchargez et installez Vibe Desktop et si votre administrateur Vibe autorise cette fonctionnalité, vous pouvez synchroniser des fichiers sur votre bureau, les afficher et les modifier comme vous le faites avec d'autres fichiers locaux. Les modifications que vous apportez sont synchronisées avec votre serveur Vibe.

Pour plus d'informations, consultez le Guide de démarrage rapide de Micro Focus Vibe Desktop pour Windows et le Guide de démarrage rapide de Micro Focus Vibe Desktop pour Mac.

6.16.7 Téléchargement de fichiers

Vous pouvez télécharger les fichiers associés à une entrée. Vous pouvez télécharger un seul fichier ou tous les fichiers associés à l'entrée. Les fichiers sont téléchargés dans un fichier .zip.

Téléchargement d'un seul fichier

  1. Accédez à l'entrée qui contient le fichier que vous voulez télécharger et ouvrez-la.

  2. En regard du fichier, cliquez sur Opérations sur le fichier > Télécharger ce fichier dans un fichier ZIP.

Téléchargement de tous les fichiers

  1. Accédez à l'entrée qui contient les fichiers que vous voulez télécharger et ouvrez-la.

  2. En regard d'un des fichiers de l'entrée, cliquez sur Opérations sur le fichier > Télécharger tous les fichiers.

    ou

    Cliquez sur l'onglet Pièces jointes, puis sur Télécharger tous les fichiers.

Téléchargement de fichiers à partir d'un dossier de fichiers

  1. Accédez au dossier de fichiers dans lequel vous souhaitez télécharger les fichiers.

  2. Sélectionnez les fichiers à télécharger, puis cliquez sur Plus > Télécharger sous forme de zip.

    ou

    Cliquez sur l'icône Configurer située en regard du titre du dossier, puis cliquez sur Télécharger tous les fichiers sous forme de ZIP.

6.16.8 Obtention de l'URL WebDAV d'un fichier

Lorsque vous connaissez l'URL WebDAV d'un fichier, vous pouvez ouvrir ce fichier directement depuis n'importe quelle application d'édition (comme Microsoft Office) ou à partir de la ligne de commande.

Pour obtenir l'URL WebDAV d'un fichier :

  1. Accédez à l'entrée contenant le fichier dont vous voulez obtenir l'URL WebDAV, puis ouvrez-la.

  2. (Facultatif) Si le fichier dont vous voulez obtenir l'URL WebDAV est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet Pièces jointes.

    Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.

  3. En regard du fichier, cliquez sur Opérations sur le fichier > URL WebDAV.

    L'URL WebDAV s'affiche. Vous pouvez la copier.

Lorsque vous avez obtenu l'URL WebDAV du fichier, vous pouvez entrer cette URL dans un éditeur de documents, comme Microsoft Office, afin d'ouvrir ce fichier. Pour savoir comment faire, consultez la documentation de votre éditeur de documents.

6.16.9 Ajout d'une note au sujet d'un fichier ou d'une version de fichier

Il peut être utile d'ajouter une note au sujet d'un fichier précis ou d'une version d'un fichier. Les notes d'un fichier sont affichées juste en dessous du nom de ce dernier, sous les onglets Pièces jointes et Versions du fichier. Les notes permettent à un utilisateur de connaître précisément le contenu d'un fichier sans devoir l'ouvrir. Elles permettent également de distinguer facilement deux versions d'un fichier.

  1. Accédez à l'entrée contenant le fichier joint ou la version de fichier auquel vous voulez ajouter une note, puis ouvrez cette entrée.

  2. (Facultatif) Si le fichier auquel vous voulez ajouter une note est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet Pièces jointes.

    Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.

  3. En regard du fichier auquel vous voulez ajouter une note, cliquez sur Opérations sur le fichier > Modifier la note de fichier.

    La page Modifier la note de fichier s'affiche.

  4. Entrez la note que vous voulez ajouter, puis cliquez sur OK.

6.16.10 Définition de l'état du fichier

Si vous possédez plusieurs versions d'un fichier, il peut être utile de définir un état pour chacune d'elles, de façon à savoir laquelle est la version officielle, lesquelles sont de simples brouillons, et ainsi de suite. Les fichiers peuvent avoir l'état Officiel, Brouillon ou Obsolète.

  1. Accédez à l'entrée contenant le fichier joint ou la version de fichier dont vous voulez définir l'état, puis ouvrez cette entrée.

  2. Cliquez sur l'onglet Versions du fichier.

  3. Dans la colonne État, en regard du fichier dont vous voulez définir l'état, cliquez sur l'état actuel, puis sur celui à appliquer au fichier.

6.16.11 Utilisation du contrôle de version avec des fichiers

Lorsque vous modifiez un fichier dans Vibe, celui-ci enregistre l'ancienne version du fichier et la rend accessible à des fins de référence. Cela vaut pour les fichiers stockés dans les dossiers de fichiers Vibe ou tout autre fichier enregistré comme pièce jointe à une entrée de dossier.

Création d'une nouvelle version d'un fichier

Lorsque vous modifiez et enregistrez un fichier, Vibe crée une nouvelle version du fichier et enregistre l'ancienne. Pour plus d'informations sur la façon de modifier un fichier, reportez-vous à la section Modification de fichiers dont l'accès se fait via un navigateur Web.

Vous pouvez aussi utiliser la fonction glisser-déplacer pour créer une nouvelle version d'un fichier joint ou d'une entrée de fichier dans un dossier de fichiers, comme l'expliquent les sections suivantes :

Manipulation d'un fichier par glisser-déplacer pour mettre à jour une pièce jointe à une entrée de fichier

Pour pouvoir créer une nouvelle version d'une pièce jointe à une entrée existante, le fichier que vous manipulez par glisser-déplacer doit avoir le même nom que la pièce jointe existante dont vous voulez créer une nouvelle version.

  1. Accédez à l'entrée contenant le fichier joint dont vous voulez créer une nouvelle version, puis ouvrez-la.

  2. Cliquez sur l'onglet Pièces jointes, puis sur Glisser-déplacer des fichiers.

  3. Faites glisser un fichier à partir d'un emplacement, tel que votre bureau, et déposez-le sur l'icône de dossier dans la fenêtre de glisser-déplacer.

    Le document est ajouté en tant que nouvelle version de la pièce jointe existante de l'entrée. Les anciennes versions s'affichent dans l'onglet Versions du fichier de l'entrée.

Manipulation d'un fichier par glisser-déplacer pour mettre à jour le fichier principal d'une entrée de fichier

Pour pouvoir créer une nouvelle version d'un fichier existant dans le dossier de fichiers, le fichier que vous faites glisser-déplacer doit avoir le même nom que le fichier existant dont vous souhaitez créer une nouvelle version.

  1. Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez importer la nouvelle version du fichier.

    Un fichier du même nom doit déjà exister, en tant qu'entrée de fichier, dans le dossier.

  2. Faites glisser un fichier à partir d'un emplacement, tel que votre bureau, et déposez-le dans la zone de dossier.

  3. Une fois la boîte de dialogue Conflits de fichiers affichée, cliquez sur Fichiers de version.

    Le document est ajouté en tant que nouvelle version de l'entrée de fichier existante. Les anciennes versions s'affichent dans l'onglet Versions du fichier de l'entrée.

Incrémentation du numéro de version principale d'un fichier

Par défaut, lorsque vous créez de nouvelles versions d'un fichier, Vibe suit les versions en leur attribuant des numéros de version secondaires, par exemple 1.0, 1.1, 1.2, etc. Vous pouvez incrémenter le numéro de version principale de dernière version d'un fichier. Ainsi, la version 1.2 deviendra la version 2.0.

Si le dossier a été configuré pour supprimer automatiquement les anciennes versions de fichier, comme décrit dans la rubrique Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Suppression automatique des versions de fichier secondaires excédant le nombre maximum de versions autorisé) de la section Managing Folders (Gestion des dossiers) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus Vibe 4.0.6), l'incrémentation d'une version secondaire d'un fichier en version principale permet d'empêcher la suppression de cette version.

Pour incrémenter le numéro de la version principale d'un fichier :

  1. Accédez à l'entrée contenant le fichier dont vous voulez incrémenter le numéro de version principale, puis ouvrez-la.

  2. (Facultatif) Si le fichier dont vous voulez incrémenter le numéro de version principale est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet Pièces jointes.

    Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.

  3. En regard du fichier dont vous voulez incrémenter le numéro de version principale, cliquez sur Opérations sur le fichier > Incrémenter le numéro de la version principale.

    La page Incrémenter le numéro de la version principale s'affiche.

  4. Cliquez sur OK.

Accès à une ancienne version d'un fichier

  1. Accédez à l'entrée contenant l'entrée pour laquelle vous voulez accéder à une ancienne version, puis ouvrez-la.

  2. Cliquez sur l'onglet Versions du fichier.

    Toutes les versions enregistrées précédemment de chaque fichier associé à l'entrée sont affichées dans l'ordre chronologique inverse. Vibe affiche des informations comme la date du fichier, sa taille et l'utilisateur qui l'a modifié.

Promotion d'une ancienne version d'un fichier au rang de version actuelle

Vous pouvez promouvoir une ancienne version d'un fichier pour en faire la version actuelle. La version actuelle est le fichier principal de l'entrée de fichier. Les versions supplémentaires se trouvent sous la version principale dans l'onglet Versions du fichier.

  1. Accédez à l'entrée contenant la version du fichier à promouvoir en version actuelle, puis ouvrez cette entrée.

  2. Cliquez sur l'onglet Historique de l'entrée.

  3. En regard de la version du fichier à promouvoir en version actuelle, cliquez sur Promouvoir comme actuelle, puis sur OK.

Vous pouvez rétablir une version antérieure de l'entrée tout entière (comme le titre et la description de l'entrée), comme expliqué à la Rétablissement d'une version antérieure d'une entrée.

Suppression de versions existantes d'un fichier

IMPORTANT :les fichiers et versions de fichiers qui sont supprimés du site Vibe ne peuvent plus être récupérés.

  1. Accédez à l'entrée contenant l'entrée pour laquelle vous voulez accéder à une ancienne version, puis ouvrez-la.

  2. Cliquez sur l'onglet Versions du fichier.

    Toutes les versions enregistrées précédemment de chaque fichier associé à l'entrée sont affichées dans l'ordre chronologique inverse. Vibe affiche des informations comme la date du fichier, sa taille et l'utilisateur qui l'a modifié.

  3. Pour supprimer simultanément plusieurs versions, sélectionnez les versions de fichier à supprimer, puis cliquez sur Supprimer les versions sélectionnées.

    ou

    Pour supprimer une seule version, cliquez sur Opérations sur le fichier en regard de la version à supprimer, puis sur Supprimer cette version.

  4. Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.

Définition d'un nombre maximum autorisé de versions

Si vous êtes propriétaire d'un dossier ou d'un espace de travail, vous pouvez définir un nombre maximum autorisé de versions pour chaque fichier. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Limitation du nombre de versions d'un fichier pour les dossiers et les espaces de travail grâce à la configuration de la suppression automatique) du Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Micro Focus Vibe 4.0.6).