Az online és a távoli postafiók a Küldés/Lekérés parancs használatával szinkronizálható.
Amikor a GroupWise rendszerhez kapcsolódik, a távoli postafiókjából küldött tételeit a címzettek megkapják. Ezzel együtt a távoli postafiók kérést küld az online postafiókhoz a beérkezett tételek, például a levelek letöltésére. A GroupWise rendszer feldolgozza a kérést, majd a Küldés/Fogadás párbeszédpanelen beállított korlátozásoknak megfelelő tételeket elküldi a távoli postafiókba. A tételeken kívül szabályokat, dokumentumokat és címjegyzékeket is lekérhet.
Ha Távoli módban akkor próbál üzenetet küldeni vagy fogadni, amikor nem kapcsolódik a GroupWise rendszerhez, megjelenik egy párbeszédpanel, ahol kiválaszthatja, hogy most vagy később szeretne-e csatlakozni. A csatlakozás előtt konfigurálhatja is a kapcsolatot.
Tételek, szabályok, címek és dokumentumok letöltése a távoli postafiókba:
Ha a GroupWise programot Online módban használja, kattintson az Eszközök > Útrakelés parancsra, írja be Online postafiókjának jelszavát, a program kérésére adja meg telefonszámát, majd kattintson az OK gombra.
vagy
Ha Távoli módban használja a GroupWise programot, kattintson a Fiókok > Küldés/Lekérés > A GroupWise beállításai parancsra.
Tételek lekéréséhez ellenőrizze, hogy a Tételek négyzet be van-e jelölve, majd kattintson a Speciális gombra. Kattintson a megfelelő lapra (ha van), majd kattintson a kívánt beállításra, végül az OK gombra.
Ha beállította a lekért tételek korlátozását (például a Csak a címzési részt kérje le lehetőséggel, vagy méretkorlátozást adott meg), a tételek fennmaradó részeit később is letöltheti. Lásd: A részben már letöltött tételek lekérése.
Ha Távoli módban van, és csak az új tételeket szeretné lekérni, kattintson a Lekérés lapon a Csak új tételeket gombra.
Kattintson az OK gombra.
Szabályok beolvasásához jelölje be a Szabályok jelölőnégyzetet.
A címeknek a GroupWise-címjegyzékből történő lekéréséhez jelölje be a GroupWise-címjegyzék jelölőnégyzetet, kattintson a Szűrés gombra, adja meg a lekérni kívánt címeket, és kattintson az OK gombra.
A címjegyzékek lekérése modemes kapcsolaton keresztül elég hosszú időt vehet igénybe, ezért ajánlatos inkább helyi hálózaton vagy TCP/IP kapcsolaton keresztül lekérni azokat.
További információ: A GroupWise címjegyzék szűrése a Távoli postafióknál.
A személyes címjegyzékből történő lekéréshez jelölje be a Személyes címjegyzékek jelölőnégyzetet.
A GroupWise könyvtárához tartozó dokumentumok másolatának az Online postafiókból történő lekéréséhez jelölje be a Dokumentumok jelölőnégyzetet, és kattintson a Dokumentumok gombra. Válassza ki a dokumentumokat, jelölje meg azokat a Használatban attribútummal, majd kattintson az OK gombra.
A dokumentum Használatban megjelölésével elkerülhető, hogy mások módosítsák azt. A Használatban jelölés nélküli dokumentumokat bárki módosíthatja, mialatt azok másolata a Távoli postafiókban van. Ha ilyen dokumentumon végez módosításokat, majd visszaküldi azt a Gazda könyvtárba, a dokumentumot új változatként menti a rendszer, és a módosítások a másik verzióban nem lesznek mentve. Ha nem tervezi a dokumentumok szerkesztését, ne lássa el azokat a Használatban megjelöléssel.
A Használatban jelölésű dokumentumból való kilépéskor a program megkérdezi, hogy szeretné-e a dokumentumot a Gazda könyvtárba elküldeni és Használható megjelöléssel ellátni. Amikor befejezte a dokumentum használatát, adja meg hozzá a Használható megjelölést, ezzel lehetővé teszi mások számára, hogy szerkesszék.
Amennyiben Távoli módban dolgozik, és távoli helyét és kapcsolatát a lekérés előtt szeretné megadni, kattintson a Beállítás parancsra, válassza ki a távoli helyet a Csatlakozás innen legördülő listáról, válassza ki a kapcsolódás helyét a Csatlakozás ide legördülő listáról, majd kattintson az OK gombra.
Végül kattintson a Csatlakozás vagy a Befejezés gombra.
Távoli mód esetén a Függő kérések listán levő összes tételt ekkor küldi el a rendszer.
Tételek küldése Távoli módban:
Hozzon létre egy új tételt, majd az eszköztáron kattintson a Küldés gombra.
A Távoli mód a tételt a Függő kérések listára helyezi. Amikor csatlakozik a fő GroupWise rendszerhez, a Függő kérések lista minden tételét elküldi a rendszer.
Kattintson a Fiókok > Küldés/Lekérés pontra, majd kattintson a távoli fiókra.
vagy
Ha távoli helyét és kapcsolatát a tétel elküldése előtt szeretné megadni, kattintson a Fiókok > Küldés/Lekérés > A GroupWise beállításai parancsra, kattintson a Beállítás parancsra, válassza ki a távoli helyet a Csatlakozás innen listáról, válassza ki a kapcsolódás helyét a Csatlakozás ide listáról. Kattintson az OK, majd végül a Csatlakozás gombra.
A tételek elküldése közben az új tételek letöltésére is sor kerül a Küldés/Lekérés párbeszédpanelen megadott beállításoktól függően.
Ha a kapcsolaton nincsenek függőben lévő kérések, válthat a kapcsolattípusok között (hálózati, modemes és TCP/IP). Ha például hálózati kapcsolaton keresztül küld vagy kér le tételeket, és a kapcsolat az átvitel vége előtt megszakad, a későbbiekben nem szabad átváltania modemes kapcsolatra a folyamat befejezéséhez. Az eredeti kapcsolatban fejezze be a lekérést.
Valahányszor olyan műveletre kerül sor, amelyhez valamilyen információcserére van szükség a Távoli postafiók és az Online postafiók között, a Távoli mód kérelmet hoz létre, amely a Függő kérések listára kerül. Amikor csatlakozik a fő GroupWise rendszerhez, minden kérelem az Online postafiókhoz kerül. A Függő kérések listán ellenőrizhetők a teljesítésre váró kérések.
Kattintson a Fiókok > Függő kérések parancsra.
Egy kérelem folyamatba lépésének megakadályozásához kattintson a lekérésre, majd a Törlés parancsra. Csak a fő GroupWise rendszerhez még el nem küldött, „Várakozás elküldésre” állapotú kérelmek törölhetők. Ha a kérelmet már elküldte a fő GroupWise rendszerhez, a kérelem már nem törölhető.
Ha a tételek letöltéséhez méretkorlátozást állított be, vagy megadta, hogy csak a tárgyat töltse le a rendszer, a Távoli postafiókban részlegesen letöltött tételek lehetnek.
Jelölje ki a kívánt tételeket a Távoli postafiókban.
Kattintson a Fiókok > Kijelölt tételek lekérése parancsra.
Az Online postafiókhoz való azonnali csatlakozáshoz kattintson a Csatlakozás most gombra.
vagy
Kérés küldés nélküli létrehozásához kattintson a Csatlakozás később gombra. Így kivárhatja, amíg több kérés összegyűlik, és később kapcsolódhat.
Az Időpontkeresés használata Távoli üzemmódban:
Hozzon létre egy új találkozót.
A legkorábbi lehetséges találkozó naphoz kattintson a ikonra, majd kattintson egy dátumra.
Kattintson az eszköztár Időpontkeresés gombjára.
Ha az időpontok egyeztetése végett szeretne azonnal kapcsolatba lépni a fő GroupWise rendszerrel, kattintson a Csatlakozás most gombra.
vagy
Ha később szeretne időpontot keresni, kattintson a Csatlakozás később gombra.
A Csatlakozás később gombra kattintva időpontkeresést hoz létre, amelyet azonban nem küld el a fő GroupWise rendszernek. A találkozót vázlat formában mentheti a Folyamatban mappába, amíg készen nem áll annak küldésére. Később, amikor készen áll arra, hogy ellenőrizze a találkozók időpontjait, kattintson a Foglalt gombra, majd kattintson a Csatlakozás most pontra.
A Találkozó időpontjának kiválasztása ablak megjelenése után az első megfelelő időpont kiválasztásához kattintson az Automatikus gombra. Kattintson az Automatikus gombra addig, amíg a legmegfelelőbb időpont meg nem jelenik, majd kattintson az OK gombra.
vagy
Kattintson az Igénybe vehető idő fülre, kattintson egy időpontra, majd kattintson az OK gombra.
Fejezze be a találkozó szerkesztését, majd kattintson az eszköztárban a Küldés gombra.
Ha a kapcsolat megszakad, mielőtt az időpontkeresés eredményeképpen az ütemtervvel kapcsolatos minden információ megérkezett volna, a Foglalt gombra való ismételt kattintással frissítheti az eredeti időpont-keresési kérelem adatait.
A GroupWise-címjegyzék mérete általában nagy, mert az egész intézmény adatait tartalmazza. Ha az irodától távol nincs szüksége a GroupWise címjegyzékének valamennyi adatára, a GroupWise-címjegyzék szűrője lehetővé teszi, hogy csak a szükséges felhasználócímeket, erőforráscímeket és nyilvános csoportokat kérje le a GroupWise rendszerből.
Például az Osztály [ ] Marketing szűrőutasítással letölthető a Címjegyzékből minden olyan cím, amelynek Osztály oszlopában a „Marketing” bejegyzés szerepel. Így akkor is kapcsolatba léphet a Marketing osztály bármely dolgozójával, ha éppen távol van az irodától.
A letöltéshez szükséges idő és a költségek megtakarítása érdekében érdemes a GroupWise címjegyzékének adatait még az elutazás előtt letölteni, különösen akkor, ha olyan helyre készül, ahonnan csak költséges távolsági telefonhívás útján lehet a munkahellyel kapcsolatot teremteni.
Ha a GroupWise programot Online módban használja, kattintson az Eszközök > Útrakelés parancsra, írja be Online postafiókjának jelszavát, a program kérésére adja meg telefonszámát, majd kattintson az OK gombra.
vagy
Ha Távoli módban használja a GroupWise programot, kattintson a Fiókok > Küldés/Lekérés > A GroupWise beállításai parancsra.
Kattintson a GroupWise-címjegyzék pontra, majd kattintson a Szűrő gombra.
Az első legördülő listában jelölje ki a Címjegyzék egyik oszlopát.
Válassza például az Osztály elemet, ha egy adott osztály címeit szeretné kikeresni.
Kattintson az operátorok legördülő listájára, majd kattintson az egyik operátorra. A mezőben adja meg a keresés feltételeit, vagy ha lehetséges, kattintson az egyik értékre.
Kattintson például a [ ] jelre, és írja be a Számvitel szót a Számviteli osztály címeinek kereséséhez. Alkalmazza a kereséshez leginkább megfelelő operátort. A keresési feltételek (például egy személy neve vagy egy tárgy) tartalmazhatnak helyettesítő karaktereket is, például csillagot (*) vagy kérdőjelet (?). A szűrő a feltételek megadásánál nem tesz különbséget a kis- és nagybetűk között.
A szűrés további feltételeinek megadásához kattintson az utolsó legördülő listára, majd az És elemre.
Ha megadott minden szűrőfeltételt, a szűrő létrehozásakor olvassa el az „Azon bejegyzések, amelyekben...” kezdetű szövegrészt, hogy értse, hogyan fog működni a szűrő.
Kattintson az OK, majd a Csatlakozás pontra.
Az operátorokkal kapcsolatos további tudnivalókat lásd: Az irányított keresés használata.
Tételeknek a Távoli postafiókból történő törléséhez használja a Törlés és ürítés, valamint a Könyvtárméret karbantartása lehetőségeket.
Távoli módban ugyanúgy törölheti vagy visszahívhatja a tételeket, illetve ürítheti a lomtárat, mint Online módban.
Kattintson a tételre a postafiókban.
Kattintson a Szerkesztés menü Törlés parancsára.
Ha kimenő tételt töröl, válassza az egyik lehetséges beállítást.
Lemezterület felszabadításához kattintson a Szerkesztés > Lomtár kiürítése parancsra.
Ezzel véglegesen eltávolít minden törölt tételt a Távoli postafiókból.
Amikor legközelebb csatlakozik a fő GroupWise rendszerhez, a változások automatikusan szinkronizálódnak a Távoli és az Online postafiókban. A szinkronizálási funkció a Távoli mód beállításaiban a törlésre vonatkozó beállítások módosításával kapcsolható ki. Lásd: A Távoli törlés beállításainak módosítása.
A Távoli könyvtár lemezterület-kezelése lehetőséggel törölt fájlok nem törlődnek a Gazda könyvtárból. A törlés a törölt fájlokra mutató dokumentumhivatkozásokat sem távolítja el. A fájlok csak azon a számítógépen törlődnek, amelyen a Távoli postafiók található, növelve ezzel a szabad lemezterületet.
Ehhez Távoli üzemmódban kattintson az Eszközök > Könyvtárméret karbantartása parancsra.
Kattintson a törölni kívánt dokumentumokra, majd kattintson a Törlés parancsra.
Amikor elkészült, kattintson a Bezárás gombra.
Ha egy Használatban megjelölésű dokumentumot töröl, az visszakapja az Elérhető megjelölést a Gazda könyvtárban, amikor legközelebb csatlakozik az Online postafiókhoz.
Ha Távoli módban van, kaphat egy csatolt dokumentumhivatkozást tartalmazó tételt. A melléklet megnyitásával a hozzá tartozó dokumentumnak a Távoli könyvtárban levő példányát nyitja meg, akkor is, ha a Távoli könyvtárban levő változat régebbi, mint a melléklet. Ha a dokumentum nem létezik a Távoli könyvtárban, eldöntheti, hogy azonnal vagy később kíván csatlakozni az Online postafiókhoz a dokumentum letöltéséhez.
A Távoli üzemmód csatolt dokumentumhivatkozásokat tartalmazó tételek küldését is lehetővé teszi. Ha azonban a dokumentum nem létezik a Távoli könyvtárban, azok a felhasználók, akik nem jogosultak a gazdakönyvtárban levő dokumentum használatára, vagy olyan levelezőprogramot használnak, amely nem támogatja a GroupWise könyvtár használatát, nem kapják meg a dokumentum másolatát.
Továbbá akkor sem kapnak másolatot a címzettek, ha a Gazda könyvtár éppen nem érhető el. Ezekben az esetekben a dokumentumhivatkozás mellé a dokumentum egy teljes példányát is csatolni kell.