26.2 Találkozók ütemezése

A találkozók segítségével időtartamokat ütemezhet be egy adott dátumon vagy dátumtartományon.

Az Időpontkeresés segítségével kereshet egy olyan időpontot, amikor a találkozóhoz szükséges személyek és erőforrások mind szabadok.

Amikor más időzónában tartózkodó felhasználókra vonatkozóan végez időpontkeresést, a GroupWise figyelembe veszi az időzónák közötti időkülönbséget. Ha például olyan munkatársának részvételével ütemez értekezletet, aki az időzónájában hét órával később van, mint az Ön időzónájában, akkor az adott munkatárs munkanapja az Ön időzónája szerinti 10:00 után blokkolva jelenik az időpontkeresésben.

Amikor találkozó ütemez, és saját magát is felveszi részvevőként, a GroupWise automatikusan elfogadja Önnek a találkozót, ha nincs ütköző egyéb találkozó. Ha ütköző találkozót észlel, értesítést küld Önnek az ütközésről. Ezt akkor hajtja végre, amikor Ön megpróbálja elküldeni a találkozót.

26.2.1 Találkozó ütemezése saját részre

Amikor egy időszakban nem tud részt venni megbeszéléseken, személyes találkozót beütemezhet az adott időszakra. Amikor egy másik felhasználó meg szeretné hívni Önt egy találkozóra, és időpontkeresést végez, látni fogja, hogy Ön a megadott időpontokban nem ér rá, de ennek ellenére ütemezhet a saját magának beállított találkozó idejére is.

A személyes találkozókat a program a megadott napon jeleníti meg a naptárban. Nem kerülnek be sem a saját, sem más felhasználó postafiókjába. Hasonlóképpen az összes személyes találkozó az Ön fő GroupWise naptárában van mentve. Ezek áthelyezéséhez egy személyes naptárba húzza át őket a létrehozás után az egér segítségével.

  1. Kattintson az eszköztár Új találkozó gombjának jobb oldalán látható nyílra, majd a Személyes találkozó elemre.

    vagy

    A Naptárban nyisson meg egy Találkozók listát tartalmazó nézetet, kattintson a dátumra, majd azon a napon kattintson duplán egy időpontra.

  2. (Nem kötelező) Adjon megy egy tárgyat és egy helyet.

  3. Adja meg a kezdő dátumot.

    vagy

    A Dátum ikon gombra kattintva is megadhatja a találkozó dátumát, illetve automatikus dátumozását. Ismétlődő találkozó létrehozásához lásd: Ismétlődő tételek ütemezése.

    vagy

    Egész napos esemény esetén válassza az Egész napos esemény lehetőséget.

    Az egész napos eseményekkel kapcsolatos további tudnivalókat lásd: Egész napos események – ismertetés.

  4. Adja meg a kezdő időpontot és az időtartamot. Az időtartamot percben, órában vagy napban adhatja meg.

  5. A Megjelenítés mint legördülő menü segítségével adja meg, hogy a találkozó hogyan legyen megjelenítve. A találkozók a következő állapotokat vehetik fel: Foglalt, Szabad, Házon kívül, vagy Bizonytalan.

  6. (Nem kötelező) Ha utaznia kell a találkozóra, akkor az utazási időt is ütemezheti. Az utazási idő ütemezéséhez kattintson az Utazási idő ikonra Dátum ikon. További információkért lásd: Utazási idő ütemezése.

  7. (Nem kötelező) Írjon egy üzenetet.

    A Beállítások fülre kattintva több más beállítást is elvégezhet, mint a találkozók magas prioritásúvá minősítése és egyebek.

  8. (Nem kötelező) Szükség esetén megjelölheti a találkozót valamilyen típusúként. Ehhez kattintson a Műveletek menü Találkozó megjelölése parancsára, és válassza ki a kívánt típust.

  9. Kattintson az eszköztár Kitűzés gombjára.

26.2.2 Találkozók ütemezése több ember számára

Amikor két vagy több személynek ütemez találkozót, a találkozó létrehozásakor több lehetőséget is figyelembe kell vennie. Például:

  • Várható résztvevők és esetleges résztvevők

  • Hogyan jelenik meg a tétel a naptárban (szabad, foglalt stb.)

  • Szeretné ütemezni az utazási időt?

  • Erőforrást ütemez vagy erőforráskészletet ad hozzá az erőforrás kiválasztásának automatizálásához?

Találkozó ütemezése két vagy több személynek:

  1. Kattintson az eszköztár Új találkozó gombjára.

  2. Írjon be egy felhasználónevet a Címzett mezőbe, majd nyomja meg az Enter billentyűt. Ha több felhasználót szeretne beírni, ismételje meg a műveletet. A Címzett mezőben adja meg bármely erőforrás vagy erőforráskészlet (például tárgyalóterem) azonosítóját. Szükség esetén a +Másolat vagy +Titkos másolat lehetőségre kattintva adja hozzá a kívánt mezőt, majd írja be a felhasználóneveket a Másolat és Titkos másolat mezőbe.

    vagy

    Ha a felhasználókat vagy erőforrásokat listáról kívánja kiválasztani, kattintson az eszköztár Cím gombjára, kattintson duplán a felhasználónevekre, majd kattintson az OK gombra.

    A név automatikusan belekerül a találkozó Címzett mezőjébe. A találkozó az elküldéssel automatikusan belekerül a naptárába. Ha az üzenetben nem szeretne szerepelni, törölje a nevét a Címzett mezőből.

    Ha egy találkozóhoz egynél több hely van erőforrásként megadva, a Hely mezőben csak az első jelenik meg.

  3. (Feltételes lépés) Amennyiben egy hely nincs erőforrásként felvéve a Címzett mezőbe, írja be a hely leírását a Hely mezőbe.

  4. Adja meg a kezdő dátumot.

    vagy

    A Dátum ikon gombra kattintva is megadhatja a találkozó dátumát, illetve automatikus dátumozását. Ismétlődő találkozó létrehozásához lásd: Ismétlődő tételek ütemezése.

    vagy

    Egész napos esemény esetén válassza az Egész napos esemény lehetőséget.

    Az egész napos eseményekkel kapcsolatos további tudnivalókat lásd: Egész napos események – ismertetés.

  5. Adja meg a kezdő időpontot és az időtartamot. Az időtartamot percben, órában vagy napban adhatja meg.

  6. Adja meg, hogyan jelenítse meg a program a találkozót. A találkozók a következő állapotokat vehetik fel: Foglalt, Szabad, Házon kívül, vagy Bizonytalan.

    A Másolat és a Titkos másolat mezőkben lévő címzettek a találkozót Nem foglaltként kapják meg.

  7. (Nem kötelező) Ha utaznia kell a találkozóra, akkor az utazási időt is ütemezheti. Az utazási idő ütemezéséhez kattintson az Utazási idő ikonra Dátum ikon. További információkért lásd: Utazási idő ütemezése.

  8. Írja be az üzenet tárgyát és szövegét.

  9. Ha szeretne meggyőződni arról, hogy a személyek és az erőforrások a találkozó idején szabadok, használhatja az időpontkeresést az eszköztár Időpontkeresés gombjára kattintva. További információ: Időpontkeresés használata a rendelkezésre állás ellenőrzésére.

    A Küldési beállítások lapon több beállítás is megadható: például sürgősnek minősítheti az üzenetet, választ kérhet a címzettektől és így tovább.

  10. Kattintson az eszköztár Küldés gombjára.

    Amennyiben a találkozó ütközik a naptárban már szereplő másik találkozóval, lehetősége van a találkozó ütemezésének folytatására, illetve a találkozó módosítására.

26.2.3 Időpontkeresés használata a rendelkezésre állás ellenőrzésére

Az Időpontkeresés segítségével megkeresheti azt az időpontot, amikor a találkozóra meghívandó személyek és erőforrások elérhetőek.

Időpontkeresés végrehajtása

Időpontkeresés:

  1. A találkozó összehívásához írja be a Címzett mezőbe a felhasználók nevét és az erőforrások azonosítóit.

  2. A Kezdő dátum mezőben adja meg a találkozó lehetséges legkorábbi időpontját.

  3. Határozza meg a találkozó időtartamát.

  4. Kattintson az eszköztár Időpontkeresés gombjára.

    Az Időpontkeresés párbeszédpanel alján olvasható jelmagyarázat mutatja a naptárban a rácson látható, találkozót jelölő minták jelentését.

    Amennyiben megjelenik az Időpont-keresési információk ikon a felhasználó vagy az erőforrás neve mellett, a naptárban a beütemezett időpontra kattintva további információ jeleníthető meg a találkozóról az Egyéni ütemtervek lap alján található mezőben. Az Időpont-keresési információk ikon ikon csak akkor látható, ha a felhasználó vagy az erőforrás tulajdonosa olvasási jogot adott Önnek a találkozóhoz a hozzáférési listán. Lásd: Helyettesítési jogok biztosítása postafiók-tulajdonosként.

    Ha a keresésből törlés nélkül szeretne kizárni egy felhasználót vagy erőforrást, az Igénybe vehető idő lapon kattintással törölje a jelölést a felhasználó vagy erőforrás neve melletti négyzetből. Személyek vagy erőforrások kizárása a keresésből akkor lehet hasznos, amikor egy (például a Másolat mezőben szereplő) felhasználót meg kell ugyan hívni a találkozóra, de részvétele nem feltétlenül szükséges. A kizárt személy vagy erőforrás újbóli felvételéhez kattintással jelölje be a neve melletti jelölőnégyzetet.

  5. Az Automatikus gombra kattintva kijelölheti a legkorábbi lehetséges időpontot. Ezután az OK gombra kattintva átadhatja a megadott felhasználóneveket, erőforrásokat, a kiválasztott időpontot és az időtartamot az éppen ütemezett találkozónak.

    vagy

    Használja addig az Automatikus gombot, amíg a kívánt időpont meg nem jelenik. Ezután az OK gombra kattintva átadhatja a megadott felhasználóneveket, erőforrásokat, a kiválasztott időpontot és az időtartamot az éppen ütemezett találkozónak.

    vagy

    Az Igénybe vehető idő fülre kattintva megnézheti a lehetséges időpontokat. Kattintson a megfelelő időpontra, majd az OK gombra kattintva adja át a tervezett találkozónak a felhasználókat, az erőforrásokat, a kiválasztott időpontot és az időtartamot.

  6. Ha a keresés után egy felhasználót vagy egy erőforrást szeretne eltávolítani a Meghívás értekezletre listából, kattintson az Igénybe vehető idő fülre, majd az eltávolítandó felhasználó vagy erőforrás nevére, nyomja meg a Törlés gombot, és kattintson az Igen gombra.

    Ez akkor hasznos, ha több tárgyalóteremről szeretne információt kapni, majd el szeretné vetni a nem kívánt termeket.

  7. Fejezze be az ütemezést, és küldje el a találkozót.

    Ha az időpontkeresést még a találkozó létrehozása előtt szeretné elvégezni, kattintson az Eszközök menüre, majd az Időpontkeresés parancsra. Az Időpontkeresés párbeszédpanelen adja meg a szükséges információt, majd a keresés megkezdéséhez kattintson az OK gombra. Ha megtalálta a megfelelő időpontot, a Találkozókérés gombra kattintva átviheti az adatokat egy új találkozóablakba, majd folytathatja a további információk megadását.

    A keresési tartományt megváltoztathatja, ha a találkozó ütemezését az Eszközök > Időpontkeresés parancsra kattintva végzi el, és az Átnézendő napok száma mezőben más értéket ad meg.

    Ez a módszer jól használható ismétlődő találkozók ütemezésekor, illetve ha találkozókat tervez felhasználókkal, és az alapértelmezett hét napnál hosszabb időtartamra szeretné látni a felhasználók beosztását.

Időpont-keresési beállítások módosítása

A Dátum- és időbeállítások párbeszédpanel Időpontkeresés lapján az alapértelmezett, minden találkozóra érvényes átnézendő időtartamon is változtathat.

  1. Kattintson az Eszközök > Beállítások parancsra, kattintson duplán a Naptár pontra, majd kattintson az Időpontkeresés fülre.

  2. Végezze el a beállítások kívánt módosítását.

    A keresés számára az opciók tartalmazhatnak egy dátumtartományt vagy adott napokat.

    Ha

  3. Kattintson az OK gombra.

Időpontkeresés és erőforráskészletek

A GroupWise 18.5 verziótól kezdődően, ha kiválaszt egy erőforráskészletet egy erőforrás ütemezéséhez a találkozó létrehozásakor, az Időpontkeresés funkció automatikusan kiválasztja az első elérhető erőforrást az erőforráskészlet-listában. A kiválasztott erőforrás zárójelben jelenik meg az erőforráskészlet mellett a Találkozó ablakban, mielőtt elküldené a találkozót.

Ha inkább egy másik erőforrást szeretne választani az erőforráskészletből, akkor a Találkozó ablakban az Időpontkeresés gombra kattintva kézzel megváltoztathatja az erőforrást egy másikra úgy, hogy kibontja Időpont-keresési információk ikon az erőforráskészletet az Egyéni ütemtervek lapon, és kiválaszt egy másik elérhető erőforrást a listában.

26.2.4 Utazási idő ütemezése

Ha utaznia kell, hogy részt vegyen a naptárában beütemezett – személyes vagy több személynek szóló – találkozón vagy értekezleten, akkor a találkozó létrehozásakor vagy szerkesztésekor engedélyezheti az Utazási idő funkciót. Ez a funkció tartalmazza a találkozó előtti és utáni utazási időt is, amely a találkozó mindkét oldalán megjelenik a naptárban.

Bár ez a funkció csak az Ön személyes naptárában jelenik meg, a naptárában kijelölt időpont alapértelmezés szerint foglaltként jelenik meg az értekezleten részt vevő többi személy számára. Az utazási időt azonban megváltoztathatja, hogy az szabad vagy feltételes állapottal jelenjen meg, ha szükséges.

Ha az Ön által tervezett értekezlet vagy találkozó, illetve a naptárában már szereplő (akár Ön, akár valaki más által tervezett) értekezlet utazási idejét is be szeretné számítani, tegye a következőket:

  1. Hozzon létre új találkozót, vagy kattintson duplán egy meglévő találkozóra a naptárban.

  2. Kattintson az Utazási idő ikonra Időpont-keresési információk ikon a találkozó ablakában.

  3. Állítsa be az utazási idő időtartamát az Utazási idő beállítása párbeszédpanelen.

    A konfiguráció alapértelmezés szerint létrehozza a találkozó előtti és utáni utazási időtartamot. Ha a két időtartamnak különbözőnek kell lennie, kapcsolja ki az azonos időtartamot megadó beállítást, ekkor megjelennek az Előtte és az Utána időtartam beállításai.

  4. Kattintson az OK gombra.

Utazási idő törlése

Az utazási időt ugyanúgy törölheti, mint a szokásos találkozókat. Ha törli azt a találkozót, amelyhez utazási időt is ütemezett, a rendszer a találkozóhoz tartozó mindkét utazási időt is eltávolítja.

Ha egyszerűen szeretné törölni az utazás előtti és utáni időt egy találkozónál, de a találkozót meg szeretné tartani, kattintson a találkozó Utazás ikonjára, és állítsa az utazás előtti és az utazás utáni időt nullára. Ugyanezzel a módszerrel törölheti csak az egyik időt is.

Az utazási idő ismertetése

Ez a funkció arra szolgál, hogy lefoglalja a naptárában azt az időt, amikor Ön nem érhető el, például az értekezletre való felkészülés vagy más okok miatt. A funkció fent nem ismertetett speciális működése az alábbiakban olvasható:

  • GroupWise Web: A GroupWise ügyfélben létrehozott felkészülési, illetve utazási idő a GroupWise Web naptárban úgy jelenik meg, mint bármelyik más időpont, a GroupWise ügyfélben használt azonosító ikon Időpont-keresési információk ikon nélkül.

  • Figyelmeztetések: Az adott találkozó Figyelmeztetés párbeszédpanelje mostantól tartalmazza az utazás előtti és utáni idő lapját. További információ: Figyelmeztetés beállítása egy naptártételnél.

  • Ütközés az ütemezésben: Mivel az utazási idő tételei alapértelmezés szerint foglaltként jelennek meg, ütemezési ütközés keletkezik, ha már van olyan találkozó a naptárában, amely átfedésben van az adott találkozóval. Ezeket az ütközéseket ugyanúgy oldhatja meg, mint a többi találkozó esetében.

26.2.5 Egész napos események – ismertetés

Amikor a GroupWise rendszerben találkozót hoz létre, a találkozót az időbeviteli mező melletti Egész napos esemény beállítás megadásával egész napos eseményként határozhatja meg.

Az Egész napos esemény jelölőnégyzet alatti rendelkezésre állási gombra kattintva adhatja meg, hogy a találkozót hogyan kívánja megjeleníteni. A találkozók a következő állapotokat vehetik fel: Foglalt, Szabad, Házon kívül, vagy Bizonytalan. A szokványos találkozóktól eltérő módon ebben az esetben minden címzett alapértelmezés szerint Nem foglaltként kapja meg az egész napos találkozókat. Ennek oka az, hogy az egész napos eseményeket gyakran kifejezetten informálisnak szánják a címzettek szempontjából. Egész napos eseményt küldhet például azért, hogy tájékoztassa munkatársait arról, hogy házon kívül lesz. Ebben az esetben a kollégák, akik megkapják az eseményt, nem jelennek meg elfoglaltként az esemény napján.

Az egész napos események megjelenítési módjának módosítása

A Beállítások menü segítségével megváltoztathatja az egész napos események naptárban történő elfogadásának módját.

  1. Kattintson az Eszközök > Beállítások parancsra, kattintson duplán a Naptár pontra, majd kattintson az Általános fülre.

  2. Az Elfogadási opciók területen kattintson a Magamnak küldött egész napos események elfogadása, mint listára, majd válassza ki a kívánt beállítást.

  3. Kattintson az OK gombra.

Amikor egész napos eseményt küld a címzetteknek, az időpont alapértelmezés szerint Szabad állapottal jelenik meg. A feladó megadhatja, hogy a címzettek naptárában Foglalt állapottal szerepeljen az esemény, de ezt minden egész napos eseménynél külön meg kell tennie.

26.2.6 Időpontok megadása

Találkozók és egyéb tételek ütemezésekor időnként időpontot kell megadni. A legtöbb esetben megvan a lehetőség arra, hogy az időpontot közvetlenül beírja a megfelelő mezőbe, illetve hogy az időbeviteli mező használatával adja meg. Kattintson az Időpont megadása ikon ikonra az időbeviteli ablak megnyitásához.

A zöld nyíl használatával adhat meg kezdő időpontot, a piros nyíllal záró időpontot. Az aktuálisan kiválasztott időpontok a képernyő jobb oldalán jelennek meg. Akár 15 perces intervallumokat is használhat.

Amennyiben már meg van adva a megfelelő időtartam, a kijelölt terület fel-vagy lefelé történő elhúzásával át is helyezheti.

Használható időzóna-beállítás is az eseményre vonatkozó konkrét időzóna megadásához. Az időzónákkal kapcsolatos további tudnivalókat lásd: Időzóna megadása egy találkozó számára.

26.2.7 Időzóna megadása egy találkozó számára

MEGJEGYZÉS:Ez a fejezet a verziókra vonatkozó információkat tartalmazza.

Funkcióváltozások a 18.3.1-es és újabb verziókban

Ha találkozó létrehozásakor kiválaszt egy időzónát, a rendszer úgy állítja be a találkozót, hogy az a kiválasztott időzónában beállított időpontra legyen ütemezve. Ha például az Egyesült Államokban keleti idő szerint 16:30-ra ütemez be egy találkozót, és Ön a csendes-óceáni időzónában tartózkodik, akkor a találkozó a naptárában 13:30-kor jelenik meg.

Az időzóna is megjelenik a találkozó fejlécében a kezdési időpont mellett, ahogy az alább látható:

A 18.3.1-es verzió előtti funkció

Az Időzóna funkció segítségével különböző időzónákban tartózkodó címzettek számára tud értekezletet ütemezni.

A GroupWise a címzettek időzónája alapján általában automatikusan korrigálja az értekezletek időpontjait. Például ha a felhasználó Utah államban 10:00-ra ütemez értekezletet, a kaliforniai címzettnél 9:00, a New York-inál pedig 12:00 jelenik meg az eltérő időzónák miatt. Mivel a GroupWise beállítja az időt, a konferenciabeszélgetés minden ütemezett felhasználója egyszerre kap hívást, függetlenül attól, hogy náluk mennyi a helyi idő.

Az Időzóna szolgáltatás segítségével beállíthatja azt is, hogy a GroupWise ne korrigáljon az időzónák alapján. Ha például Ön a saskatchewani időzónában tartózkodik, és találkozóra hív felhasználókat a Sziklás Hegység övezetének időzónájából, az Időzóna szolgáltatást használhatja, amikor a felhasználók éppen Saskatchewanba repülnek a találkozóra. Az Időzóna szolgáltatás biztosítja, hogy a többi résztvevő naptárában és postafiókjában a találkozó mellett a helyes saskatchewani idő álljon.

  1. Nyisson meg és hozzon létre egy új találkozót.

  2. Kattintson a Műveletek > Időzóna választása parancsra, majd kattintson az Időzóna legördülő listára és válassza ki a találkozó helyének időzónáját. Végül kattintson az OK gombra.

  3. Kattintson az eszköztár Küldés gombjára.

Amikor az Időzóna szolgáltatással ütemezett felhasználók megkapják a találkozót, és az megjelenik a postafiókjukban, a találkozó tárgya után egy időbejegyzést találnak. Ha például az értekezlet témája „Marketing konferencia”, és az Időzóna GMT értékű, a felhasználók ezt a következőképpen látják: Marketing konferencia (GMT). A felhasználók naptáraiban általában a hely van megjelölve az időzónával, nem a tárgy.

26.2.8 Találkozó törlése

A találkozó akkor vonható vissza, ha Ön ütemezte be, vagy ha rendelkezik a szükséges helyettesi jogokkal a beütemező felhasználó Postafiókjához.

  1. A naptárban kattintson a lemondani kívánt találkozóra, majd a Törlés gombra.

  2. A Tétel törlése a többi címzett postafiókjából is. jelölőnégyzet bejelölésével a többi felhasználó postafiókjából is eltávolíthatja. Ha csak saját postafiókjából kívánja törölni, hagyja üresen a jelölőnégyzetet.

  3. (Nem kötelező) Írjon be üzenetet a lemondás okáról.

  4. Ezt követően kattintson az OK gombra.

Mindegyik felhasználó, aki megkapta a találkozót, Megszüntetett értekezlet üzenetet kap, és a találkozó törlődik a felhasználó naptárából. Azok a felhasználók, akiknek a találkozó át volt ruházva, nem kapnak Megszüntetett értekezlet üzenetet, de a találkozó törlődik a naptárukból.

26.2.9 Ismétlődő találkozó megszüntetése

Az ismétlődő találkozó akkor vonható vissza, ha Ön ütemezte be, vagy ha rendelkezik a szükséges helyettesi jogokkal a beütemező felhasználó postafiókjához.

  1. A naptárban kattintson a lemondani kívánt ismétlődő találkozóra, majd a Törlés gombra.

  2. Jelölje be a Tétel törlése a többi címzett postafiókjából is jelölőnégyzetet.

  3. (Nem kötelező) Írjon be üzenetet a lemondás okáról.

  4. Kattintson az OK gombra.

  5. Kattintson az Ezt, a Mindet vagy az Ettől kezdve lehetőségre.

Mindegyik felhasználó, aki megkapta a találkozót, Megszüntetett értekezlet üzenetet kap, és a találkozó törlődik a felhasználó naptárából. Azok a felhasználók, akiknek a találkozó át volt ruházva, nem kapnak Megszüntetett értekezlet üzenetet, de a találkozó törlődik a naptárukból.

26.2.10 Találkozó módosítása

Találkozó módosításakor a változtatások egyszerűen megjelennek a címzettek találkozóiban, üzenet nem jelenik meg a felhasználók postafiókjaiban. A módosított találkozó félkövér betűkkel kiemelve jelenik meg, és a találkozón belül egy értesítő szalagcím is látható, ez mutatja a felhasználóknak, hogy a találkozó milyen szempontból módosult. A felhasználóktól a rendszer nem kéri a találkozó ismételt elfogadását.

A találkozók és más levéltételek módosításával kapcsolatos tudnivalók: Elküldött találkozók, tennivalók és feljegyzések szerkesztése.

Ha a találkozót ugyanannak a napnak egy másik időpontjára szeretné átütemezni, nyissa meg a naptárt, és húzza a találkozót az új időpontra.

26.2.11 Találkozó másolása

A többi levéltételhez hasonlóan meglévő találkozót is másolhat új találkozó létrehozásának céljából. További információ: Másolatok készítése az elküldött e-mailekről.