47.18 Címek és címjegyzékek exportálása és importálása

Az Importálás és Exportálás funkcióval már meglévő GroupWise-címjegyzékeket vagy külső fél általi címjegyzékeket importálhat a GroupWise személyes címjegyzékeibe, illetve onnan címjegyzékeket exportálhat. A GroupWise-címjegyzékek exportálásához a .nab fájlformátum ajánlott, mivel ezzel elkerülhető az adatvesztés. A címjegyzékek importálása is pontosabban hajtható végre a .nab formátum használata esetén. Saját csoportok is importálhatók és exportálhatók.

Megoszthatja a személyes címjegyzékeket is. Lásd: Címjegyzék megosztása egy másik felhasználóval.

47.18.1 A GroupWise személyes címjegyzékeinek importálása személyes címjegyzékbe

A GroupWise-címjegyzékfájlok speciális formátumú szövegfájlok. A GroupWise 18 .nab fájljai az UTF-8 karakterkódolást használják, nem lehet a GroupWise korábbi verzióiba importálni őket. A GroupWise 18 azonban ANSI karakterformátumban ki tudja exportálni a .nab fájlokat, így azok kompatibilisek lesznek a GroupWise korábbi verzióival. A GroupWise korábbi verzióiban létrehozott .nab fájlok importálhatók a GroupWise 18 programba.

MEGJEGYZÉS:A GroupWise-címjegyzékbe nem lehet címeket importálni.

  1. Amennyiben mellékletként kapott egy GroupWise személyes címjegyzéket (.nab-fájl), akkor az egér jobb oldali gombjával kattintson a mellékletre, kattintson a Mentés másként parancsra, válassza ki azt a mappát vagy lemezt, amelyre menteni kívánja, végül kattintson a Mentés gombra.

  2. A főablak eszköztárában kattintson a Címjegyzék eszköztár ikonja ikonra.

  3. Kattintson a Fájl > Importálás parancsra.

  4. Válasza ki a .nab kiterjesztésű címjegyzékfájlt, majd kattintson a Megnyitás parancsra.

  5. Kattintson arra a címjegyzékre, amelybe címeket szeretne importálni.

    vagy

    Hozzon létre egy új személyes címjegyzéket, hogy abba importálhassa a címeket.

    Részletek: Személyes címjegyzék létrehozása.

  6. Kattintson az OK gombra.

  7. (Nem kötelező) Az importálás leállításához nyomja meg az Esc billentyűt, majd kattintson az Igen gombra.

47.18.2 Kapcsolatok importálása vCardból

Egy vCard egy vagy több kapcsolatot is tartalmazhat. A GroupWise mindkét formátumot támogatja.

Információk importálása egy címjegyzékbe egy fogadott vCardból:

  1. Kattintson a jobb egérgombbal a vCardra, majd kattintson az Importálás pontra.

  2. Kattintson arra a címjegyzékre, melyhez hozzá szeretné adni az információkat, majd kattintson az OK gombra.

47.18.3 Külső fél címjegyzékének importálása

Jelenleg CSV-fájlból importálhat kapcsolatokat.

Kapcsolatok importálása CSV-fájl segítségével

CSV-fájl (vesszővel elválasztott értékek) importálása:

  1. A főablak eszköztárában kattintson a Címjegyzék eszköztár ikonja ikonra.

  2. Kattintson a Fájl > Importálás parancsra.

  3. Válassza ki a .csv-fájlt, majd kattintson a Megnyitás gombra.

  4. Jelölje ki azt a címjegyzéket, amelybe a címeket importálni kívánja, majd kattintson az OK gombra.

    vagy

    Az Új gombra kattintva hozzon létre egy személyes címjegyzéket, ahová a címek importálva lesznek. Ezután írjon be egy nevet az új címjegyzék számára, majd kattintson az OK gombra.

    További információ: Személyes címjegyzék létrehozása.

    Megjelenik a GroupWise mezők kiválasztása a CSV-adatok számára ablak.

    A CSV-mezők oszlop listázza azokat az adatmezőket, melyeket a .csv fájl tartalmazott. A CSV-adatok oszlop listázza azokat az adatokat, melyeket a .csv fájl tartalmazott. A GroupWise mezők oszloppal adhatja meg a hozzárendeléseket a CSV-mezők és a GroupWise mezők között.

    Alapértelmezés szerint az importálási folyamat olyan mezőelválasztó karaktereket tud felismerni, mint a vessző (,), a pontosvessző (;) és a kettőspont (:). Szövegelválasztóként például az idézőjelet (") is fel tudja ismerni. Ha azonban az elválasztók nem szokványos karakterek, az importálási folyamat nem fogja felismerni azokat.

  5. Ha a .csv fájl nem a megfelelő oszlopokat jeleníti meg:

    1. Kattintson a Beállítások gombra.

    2. Módosítsa a .csv fájl igénye szerint az elválasztó karaktert.

    3. Módosítsa a .csv fájl igénye szerint a szövegelválasztó karaktert.

      A .csv fájlnak a megfelelő oszlopokat kell mutatnia.

  6. A balra és a jobbra nyílra kattintva áttekintheti a .csv-fájl adatait.

    Az importálási folyamat megpróbálja hozzárendelni a CSV-mezőit a GroupWise mezőihez.

  7. Egy automatikus mező-hozzárendelés módosításához kattintson a GroupWise azon mezőhivatkozására, melyet módosítani szeretne.

    vagy

    Mező-hozzárendelés kiválasztásához kattintson A választáshoz kattintson ide hivatkozásra.

  8. Válasszon ki egy megjelenített mezőt.

    vagy

    Kattintson egy mezőkategóriára, majd válassza ki azt a GroupWise mezőt, melyet meg szeretne feleltetni a .csv-fájl mezőjének.

  9. Ha egy CSV-mezőből nem szeretné importálni az adatokat, kattintson a GroupWise mezők oszlopban lévő hivatkozásra, majd kattintson a Törlés pontra.

  10. Ha befejezte a mezők hozzárendelését, a CSV-adatoknak a kiválasztott címjegyzékbe történő importálásához kattintson az OK gombra.

TANÁCS:Végrehajthat úgy is egy importálást, hogy egy .csv fájlt az egérrel áthúz egy Kapcsolatok mappába.

47.18.4 Címek exportálása a címjegyzékből

Címek exportálása címjegyzékből NAB-formátumban (GroupWise-címjegyzék):

  1. A főablak eszköztárában kattintson a Címjegyzék eszköztár ikonja ikonra.

  2. Kattintson arra a címjegyzékre, amelyből címeket kíván exportálni.

  3. Jelölje ki az exportálni kívánt címeket.

    Ha a teljes címjegyzéket exportálni szeretné, nem szükséges neveket kijelölnie.

  4. Kattintson a Fájl > Exportálás parancsra.

  5. A teljes címjegyzék exportálásához kattintson a Teljes címjegyzéket gombra.

    vagy

    Csak a kijelölt címek exportálásához kattintson a Kijelölt tételek gombra.

  6. Kattintson az OK gombra.

  7. Írjon be egy nevet az exportált fájl számára, majd kattintson arra a mappára, ahová menteni szeretné a fájlt.

  8. A Mentés más típusúként legördülő listából válassza ki, hogy milyen típusú fájlba legyenek mentve a címek.

    Mentheti a fájlt GroupWise-címjegyzékként (.nab), vCardként (.vcf) vagy vesszővel elválasztott fájlként (.csv).

    A GroupWise-címjegyzékfájlok speciális formátumú szövegfájlok. A GroupWise 18 .nab fájljai az UTF-8 karakterkódolást használják, nem lehet a GroupWise korábbi verzióiba importálni őket. A GroupWise 18 azonban ANSI karakterformátumban ki tudja exportálni a .nab fájlokat, így azok kompatibilisek lesznek a GroupWise korábbi verzióival.

    Elsősorban a .nab és .vcf fájltípust célszerű használni, mivel ezek adatvesztés nélkül képesek összetett adatok kezelésére. Ha például egy terjesztési listát .nab vagy .vcf formátumú fájlként exportál, a terjesztési lista tagjai szerepelnek az exportált fájlban. Ha viszont .csv formátumban exportál egy terjesztési listát, a program csak a terjesztési lista nevét exportálja.

  9. Kattintson a Mentés gombra.

Az exportálás leállításához nyomja meg az Esc billentyűt, majd kattintson az Igen gombra.