Fare clic su File > Nuovo > Riunione.
Fare clic sulla scheda Pianificazione.
In Evolution esistono due tipi di pianificazione degli eventi, appuntamenti e riunioni. Gli appuntamenti sono eventi pianificati solo per se stessi, mentre le riunioni sono eventi pianificati per più persone. Per le riunioni è inoltre possibile utilizzare la ricerca in base alle ore libere per stabilire la disponibilità degli invitati.
In Evolution, gli appuntamenti sono eventi pianificati solo per se stessi.
Fare clic su File > Nuovo appuntamento.
oppure
Fare clic su Calendari, quindi selezionare Nuovo.
oppure
Fare doppio clic su uno spazio vuoto del calendario.
Digitare un breve riepilogo dell'appuntamento nel campo Sommario.
Specificare un luogo per l'appuntamento nel campo Posizione.
Selezionare una classificazione nell'elenco a discesa Classificazione.
Selezionare un calendario nell'elenco a discesa Calendario.
Digitare una categoria nel campo Categorie.
Digitare una descrizione nel campo Descrizione.
Specificare una data di inizio e una data di fine.
Selezionare se si desidera che questo appuntamento occupi tutta la giornata.
In caso contrario, specificare un'ora di inizio e un'ora di fine.
Selezionare se si desidera contrassegnare le ore dell'appuntamento come occupate.
Selezionare se si desidera un allarme per l'appuntamento. Se si seleziona l'allarme, è necessario specificarne l'orario e la modalità di notifica.
Fare clic sulla scheda Ricorrenza e specificare se si desidera che l'appuntamento si ripeta e con quale frequenza.
Un evento che dura tutta la giornata è visualizzato sopra a tutti gli appuntamenti del giorno, nell'intestazione grigia sotto la data e non all'interno dell'elenco. In tal modo è più facile organizzare appuntamenti che combacino l'uno con l'altro. Ad esempio, una conferenza può essere considerata un appuntamento per tutta la giornata, mentre le riunioni della conferenza sono appuntamenti a orario. Anche gli appuntamenti con ore di inizio e di fine specifiche possono sovrapporsi. In tal caso, vengono visualizzati in più colonne nella vista giornaliera del calendario.
Se si creano appuntamenti che si sovrappongono, nel calendario vengono visualizzati l'uno accanto all'altro.
È possibile specificare diversi promemoria per i singoli appuntamenti, in qualsiasi momento prima dell'appuntamento pianificato. È possibile impostare un promemoria per ciascuno dei tipi seguenti:
Visualizzazione: Viene visualizzata una finestra per ricordare l'appuntamento.
Programma: È possibile eseguire un programma come promemoria. Il nome può essere inserito direttamente nel campo di testo oppure è possibile ricercarlo con il pulsante Sfoglia.
Se i promemoria sono memorizzati in un calendario locale, iniziano a funzionare dal momento del login. Invece, per i promemoria memorizzati su un server Exchange, è necessario eseguire Evolution almeno una volta dopo il login. A prescindere dalla loro ubicazione, anche uscendo da Evolution i promemoria verranno sempre attivati al momento opportuno.
Se si utilizza un calendario su un server Microsoft Exchange, selezionare una classificazione per l'appuntamento per stabilire chi potrà visualizzarlo. Pubblico rappresenta la categoria di default e un appuntamento pubblico può essere visualizzato da chiunque nella rete di condivisione dei calendari. Privato implica un livello di sicurezza, mentre Confidenziale una grado di sicurezza più elevato. I diversi livelli variano a seconda delle impostazioni del server. Rivolgersi all'amministratore di sistema o modificare le impostazioni di delega.
Se si utilizza un server Microsoft Exchange, gli utenti del server possono controllare le pianificazioni di altri per vedere se in un dato momento sono disponibili. Se un appuntamento è flessibile, ossia si desidera contrassegnarlo come ora libera invece che occupata, selezionare la casella Libero nella sezione Mostra ora come. Normalmente gli appuntamenti sono visualizzati come occupati.
Le categorie degli appuntamenti possono essere stabilite in modo analogo ai contatti.
Fare clic su Categorie.
Selezionare la casella di controllo accanto a ciascuna categoria adatta all'appuntamento creato.
SUGGERIMENTO: Per aggiungere una nuova categoria nell'elenco corrispondente, fare clic su Modifica elenco categorie principale, quindi fare clic su Fare clic qui per aggiungere la categoria.
Dopo aver selezionato le categorie, fare clic su OK per assegnarle all'appuntamento. Le categorie selezionate vengono visualizzate nella casella di testo sulla destra del pulsante Categorie.
Gli appuntamenti con le categorie nella vista calendario sono mostrati con delle icone ed è possibile effettuare una ricerca degli appuntamenti anche in base alla categoria. Per visualizzare solo gli appuntamenti di una particolare categoria, selezionare La categoria è nella barra di ricerca nella parte superiore del calendario e scegliere una categoria.
Nella scheda Ricorrenza è possibile specificare la ripetizione degli appuntamenti, con un valore compreso tra una volta al giorno e una volta ogni 100 anni. Quindi si può specificare un'ora e una data in cui l'appuntamento smette di ripetersi e, in Eccezioni, indicare i singoli giorni in cui l'appuntamento non si ripete. Effettuare le selezioni da sinistra a destra in modo da comporre una frase: "Ogni due settimane il Lunedì e Venerdì fino a 3 Gennaio 2008" o "Ogni mese il primo venerdì per 12 ricorrenze".
Una volte completata la configurazione, fare clic sull'icona del disco nella barra degli strumenti per salvare e chiudere la finestra dell'editor degli appuntamenti. Se si desidera, è possibile modificare un riepilogo dell'appuntamento nella vista calendario facendovi sopra clic e digitando le modifiche. Per modificare le altre impostazioni, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'appuntamento e selezionare Apri oppure fare doppio clic sull'appuntamento.
In Evolution, le riunioni sono eventi pianificati per più persone. Evolution può essere utilizzato per pianificare riunioni di gruppo e facilitare la gestione delle risposte alle richieste di riunioni.
Quando si crea una riunione o un appuntamento di gruppo, è possibile specificare i partecipanti in diverse categorie, ad esempio "moderatori" o "richiesti". Quando si salva l'elenco dell'appuntamento, a ciascun partecipante viene inviata una e-mail con tutte le informazioni, che offre anche la possibilità di rispondere.
Se non si desidera ottenere informazioni sulla partecipazione durante la pianificazione di un evento, ma occorre solo annunciare l'evento, fare clic su Azioni > Inoltra come iCalendar. In tal modo viene aperto un nuovo messaggio e-mail a cui è allegata la notifica dell'evento come annuncio. I destinatari possono aggiungere l'evento ai propri calendari con un semplice clic, ma non sarà inviata automaticamente una e-mail che informi se prevedono o meno di partecipare.
Per pianificare una riunione:
Fare clic su File > Nuovo > Riunione, quindi selezionare la scheda Inviti.
Se si dispone di più conti e-mail, selezionare quello da utilizzare nel campo Organizzatore.
Fare clic su Aggiungi per aggiungere i nomi e gli indirizzi e-mail delle persone da invitare.
Fare clic su OK.
Viene inviata una e-mail a tutti i destinatari per invitarli all'evento.
NOTA: Una riunione può avere un solo organizzatore e quest'ultimo soltanto può aggiungere i partecipanti. È possibile designar se stessi come organizzatore della riunione, ma è necessario coordinare questa azione con l'organizzatore da sostituire, altrimenti si crea confusione nel processo di pianificazione. Se si desidera invitare altre persone alla riunione senza cambiare l'organizzatore, è consigliabile inoltrare loro il messaggio dell'organizzatore ufficiale.
Le richieste di riunione sono inviate come allegati iCal. Per visualizzarli e rispondere, fare clic sull'icona dell'allegato e aprirlo nella finestra della posta. Vengono mostrati tutti i dettagli sull'evento, inclusi la data e l'ora. A questo punto è possibile scegliere in che modo rispondere all'invito. Le opzioni disponibili sono:
Fare clic su OK per inviare all'organizzatore un messaggio e-mail con la risposta. Se accettato, l'evento viene aggiunto nel calendario.
Dopo aver aggiunto la riunione al calendario, è possibile apportare modifiche alle informazioni ma, se l'organizzatore originale invia un altro aggiornamento, tali modifiche verranno sostituite.
Quando si riceve la risposta a un invito di riunione, è possibile visualizzarla in linea facendo clic sull'allegato e selezionando Visualizza inline. Fare clic su OK nella parte inferiore per aggiornare l'elenco dei partecipanti.
Oltre agli strumenti di pianificazione delle riunioni standard, è possibile utilizzare la vista Libero/Occupato per controllare in anticipo se le persone sono o meno disponibili. La funzione Libero/Occupato normalmente è caratteristica dei server groupware dedicati, ad esempio Microsoft Exchange. Tuttavia, è possibile anche pubblicare le informazioni Libero/Occupato in linea e accedere a tali informazioni pubblicate altrove. Se nessuno dei propri collaboratori pubblica dati Libero/Occupato, è sempre possibile utilizzare gli inviti agli eventi iCal per coordinare le pianificazioni con altri utenti.
Per accedere alla vista Libero/Occupato:
Elenco dei partecipanti: in questo elenco sono mostrate le persone invitate all'appuntamento e il relativo stato della conferma.
Griglia di pianificazione: sono mostrate le informazioni Libero/Occupato pubblicate relative alle persone invitate. È qui che si confrontano le pianificazioni per individuare le ore libere in cui pianificare l'appuntamento. Le informazioni sulla pianificazione saranno visibili solo se viene utilizzato lo stesso server Microsoft Exchange dell'organizzatore, ossia se gli utenti appartengono alla stessa azienda o se pubblicano le informazioni sulle proprie ore libere su un URL accessibile dall'organizzatore e che è stato inserito nelle relative schede dei contatti mediante l'editor dei contatti.
Per pianificare un appuntamento sono necessarie le informazioni sulle ore libere delle persone interessate. Se si utilizza Evolution Connector per Microsoft Exchange, le informazioni necessarie sono giisponibili nell'Elenco indirizzi globale. Altrimenti occorre che ciascuno invii i propri file di pianificazione da incorporare poi nel calendario.
Le informazioni acquisite, indipendentemente dal modo in cui vengono ottenute, verranno visualizzate nella scheda Pianificazione. Le ore degli appuntamenti in sospeso sono visualizzate in bianco con uno spesso contorno nero. Le ore libere e occupate di ciascun partecipante sono visualizzate in un codice a colori accanto al nome, all'interno dell'elenco dei partecipanti.
Per impostare l'ora della riunione, trascinare i relativi margini o utilizzare i pulsanti Autopick per selezionare un'ora automaticamente, quindi fare clic su Salva e chiudi. Per i partecipanti su un server Exchange, l'appuntamento verrà aggiornato automaticamente, gli altri riceveranno una notifica tramite e-mail delle eventuali modifiche.
Per informazioni su come utilizzare questa funzione con Evolution Connector per Microsoft Exchange, vedere Pianificazione degli appuntamenti con Libero/Occupato.
È possibile pubblicare le informazioni sulle ore libere su un WebDAV o su un altro server Web con il supporto HTTP PUT. Se non si è certi di disporre di questa funzionalità, rivolgersi all'amministratore di sistema.
Per impostare la pubblicazione delle ore libere, selezionare Strumenti > Impostazioni, quindi fare clic su Calendario e attività. Nella scheda Libero/Occupato, fare clic su Aggiungi, quindi specificare l'URL per il server di caricamento. Selezionare con che frequenza si desidera caricare i dati, i calendari per cui visualizzarli, il proprio nome utente e la parola d'ordine, quindi fare clic su OK.
Per pubblicare i dati sulle ore libere immediatamente, nello strumento Calendario fare clic su Azioni > Pubblica le informazioni sulla disponibilità.
Se una persona fornisce un URL per i dati sulle ore libere o per il proprio calendario Web, è possibile specificarlo come parte delle informazioni di contatto nello strumento contatti. In seguito, quando si programma una riunione, verrà controllata e visualizzata la pianificazione nel piano della riunione.