È possibile eseguire ricerche sui contatti in modo analogo a come avviene per la posta. È inoltre possibile creare più rubriche o gruppi di contatti. All'interno di un gruppo di contatti è possibile creare varie categorie.
Il modo più semplice per organizzare i contatti è rappresentato dalla creazione di gruppi di contatti aggiuntivi. Per creare un nuovo gruppo, fare clic su File > Nuovo > Gruppo contatti. Per i gruppi di contatti sul proprio computer, è sufficiente fornire un nome. Per i contatti in rete, occorre specificare altre informazioni sul server dei contatti a cui si tenta di accedere.
Per spostare una scheda da un gruppo all'altro, è sufficiente trascinarla dalla schermata principale dei contatti. Per molti dei gruppi di contatti in rete non è possibile modificare il contenuto.
NOTA: I gruppi dei contatti sono diversi dagli elenchi contatti. Il primo è una sorta di cartella o rubrica contenente i contatti. L'elenco dei contatti è invece un unico contatto che contiene altri contatti e che spesso viene utilizzato per inviare e-mail a più persone contemporaneamente.
Mediante l'utilizzo dello strumento di importazione, è possibile importare i contatti da altri strumenti per la gestione dei contatti.
Un elenco contatti è costituito da una serie di contatti per cui è stato specificato un unico soprannome. Quando si invia una e-mail al soprannome, viene inviata a tutti i membri dell'elenco. Si differenzia da un elenco di distribuzione di rete perché esiste solo sul computer dell'utente che l'ha creato e non è un vero e proprio indirizzo e-mail gestito da un'applicazione per elenchi di distribuzione su un server.
Ad esempio, è possibile creare una scheda per ciascun membro di una famiglia e poi aggiungerle all'elenco contatti denominato "Familiari". Quindi, invece di immettere singolarmente gli indirizzi di ognuno, è possibile inviare l'e-mail a "Familiari" e il messaggio sarà inviato a tutti.
Per creare un elenco contatti:
Aprire la finestra di dialogo per la creazione dell'elenco facendo clic sul pulsante Nuovo elenco.
oppure
Fare clic su File > Nuovo > Elenco dei contatti.
Specificare un nome per l'elenco.
Specificare i nomi o gli indirizzi e-mail dei contatti.
oppure
Trascinare i contatti dalla finestra principale e rilasciarli nell'elenco.
Scegliere se si desidera nascondere gli indirizzi e-mail quando si invia un messaggio all'elenco.
A meno che non si tratti di un elenco molto ridotto, si consiglia di lasciare gli indirizzi nascosti. È la stessa cosa che utilizzare la funzione "Bcc:" discussa in Specifica di altri destinatari per i messaggi e-mail.
Una volta completato, fare clic su OK.
L'elenco appare come una scheda di contatti da utilizzare in modo analogo alle altre, pertanto è possibile inviarlo ad altri o indirizzargli dei messaggi.
Per inviare l'elenco, aprire un nuovo messaggio e immettervi il nome scelto. All'invio, il messaggio verrà indirizzato a tutti i membri dell'elenco. È inoltre possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda indirizzi dell'elenco nello strumento contatti e selezionare Invia un messaggio al contatto.
Con Evolution non è possibile memorizzare gli elenchi contatti sui server Microsoft Exchange.
Un altro modo per raggruppare le schede è contrassegnarle come appartenenti a categorie diverse. Ogni scheda può essere inserita in più categorie o anche in nessuna. Ad esempio, la scheda di un amico viene inserita nella categoria "Lavoro" perché è anche un collega, nella categoria "Amici" perché è un amico e nella categoria "Frequenti" perché viene contattato spesso.
Per contrassegnare una scheda come appartenente a una categoria, fare clic sul pulsante Categorie in basso a destra. Nella finestra di dialogo visualizzata è possibile selezionare tutte le categorie desiderate.
Se l'elenco principale delle categorie non risulta soddisfacente, è possibile aggiungere categorie personali. È sufficiente specificare il nome della nuova categoria nella finestra di dialogo, quindi fare clic su Categorie e selezionare Modifica elenco categoria principale nella finestra visualizzata.