Per scrivere un nuovo messaggio e-mail, fare clic su File > Nuovo > Messaggio di posta oppure, nello strumento per la gestione della posta, premere Ctrl+N o fare clic su Nuovo nella barra degli strumenti.
Immettere un indirizzo nel campo A. Se si desidera, specificare un oggetto nel relativo campo e immettere il messaggio all'interno della casella nella parte inferiore della finestra. Una volta scritto il messaggio, fare clic su Invia.
Per scrivere in un alfabeto non latino utilizzando una tastiera latina, selezionare un metodo di input differente nel compositore dei messaggi. Fare clic con il pulsante destro del mouse nell'area per la composizione dei messaggi e scegliere il metodo di input desiderato dall'apposito menu, quindi iniziare a digitare il messaggio. I tasti variano in base alla lingua e allo stile di input. Ad esempio, il metodo di input cirillico usa combinazioni translitterate della tastiera latina per ottenere l'alfabeto cirillico, combinando le varie lettere laddove necessario. "Zh" e "ya" producono le singole lettere cirilliche corrispondenti e la virgoletta singola (') produce un segno dolce.
Per una gamma più ricca di funzioni per la visualizzazione delle lingue, fare clic su Strumenti > Impostazioni, quindi selezionare i set di caratteri desiderati nelle sezioni Preferenze posta e Preferenze compositore. Se non si è sicuri di quale utilizzare, selezionare UTF-8, che offre la più vasta scelta di visualizzazioni di caratteri per la più ampia gamma di lingue.
Un set di caratteri è la versione di un alfabeto progettata per i computer. In passato, il set di caratteri ASCII era utilizzato quasi a livello universale. Tuttavia, comprende solo 128 caratteri e, pertanto, non è in grado di visualizzare caratteri in cirillico, kanji o in altri alfabeti non latini. Per risolvere i problemi relativi alla visualizzazione delle lingue, i programmatori hanno sviluppato diversi metodi, grazie ai quali ora molte lingue dispongono di set di caratteri specifici e, se si scrive usando set differenti, la visualizzazione non risulta corretta. Inoltre, le organizzazioni per la definizione degli standard hanno realizzato il set di caratteri Unicode UTF-8* per fornire un unico set di codici universalmente compatibile.
La maggior parte dei messaggi e-mail definisce in anticipo il set di caratteri da usare, quindi Evolution sa cosa visualizzare per un dato numero binario. Tuttavia, se i messaggi appaiono come righe di caratteri incomprensibili, selezionare un set di caratteri differente nella schermata relativa alle impostazioni della posta. Se il destinatario non è in grado di leggere i messaggi inviati, provare a selezionare un set di caratteri differente nella finestra di dialogo con le opzioni del compositore. Per alcune lingue, come il turco e il coreano, è consigliabile selezionare il set specifico della lingua. Tuttavia, la scelta migliore per la maggioranza degli utenti è rappresentata da UTF-8, che offre la gamma più ampia di caratteri per il maggior numero di lingue.
In Evolution, di norma, la posta viene inviata non appena l'utente fa clic su Invia. Tuttavia, è possibile salvare un messaggio da inviare in un secondo momento:
La modalità non in linea è uno strumento progettato per essere usato con i sistemi per la memorizzazione della posta in remoto come IMAP o Exchange, in situazioni in cui la connessione alla rete non è costante. Consente di conservare una copia locale di una o più cartelle in modo che l'utente possa comporre nuovi messaggi che, memorizzati nella coda dei messaggi in uscita, verranno poi inviati alla successiva connessione.
La posta POP consente di scaricare tutti i messaggi sul sistema locale, ma con le altre connessioni è possibile in genere scaricare solo le intestazioni e recuperare il resto quando si decide di leggere il messaggio. Prima che venga attivata la modalità non in linea di Evolution, i messaggi non letti vengono scaricati dalle cartelle in cui l'utente ha scelto di memorizzarli.
Per contrassegnare una cartella per l'utilizzo non in linea, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella, quindi su Proprietà. Fare clic su Copia il contenuto della cartella localmente per la modalità non in linea.
Lo stato della connessione viene mostrato dalla piccola icona nel bordo inferiore sinistro della finestra principale di Evolution. Quando l'utente è in modalità in linea, vengono visualizzati due cavi connessi. Quando invece è in modalità non in linea, i due cavi sono separati.
Per memorizzare nella cache le cartelle selezionate e disconnettersi dalla rete, fare clic su File > Non in linea oppure sull'icona dello stato della connessione nella parte inferiore sinistra della schermata. Per ripristinare la connessione, fare clic su File > In linea oppure di nuovo sull'icona dello stato della connessione.
Per allegare un file a un messaggio e-mail:
Fare clic sull'icona Allega nella barra degli strumenti del compositore.
Selezionare il file da allegare.
Fare clic su OK.
È inoltre possibile trascinare i file nell'area degli indirizzi o nella sezione degli allegati all'interno della finestra del compositore. Se si allega un'immagine e si desidera inviarla inline anziché sotto forma di allegato, trascinare l'immagine nell'area di composizione del testo all'interno della finestra del compositore. Questo tipo di operazione non è valido per i file non di immagine.
L'area di visualizzazione degli allegati è ubicata nella parte inferiore della finestra del compositore; è possibile espanderla o ridurla facendo clic sul piccolo triangolo nell'angolo superiore destro della finestra.
Quando si invia il messaggio, viene inviata anche una copia del file allegato. Tenere presente che gli allegati di grandi dimensioni possono richiedere tempi lunghi per l'invio e la ricezione.
Evolution, come la maggior parte dei programmi e-mail, riconosce tre tipi di destinatari: primari, secondari e nascosti. Il modo più semplice per indirizzare un messaggio consiste nell'inserire l'indirizzo o gli indirizzi di e-mail nel campo A: che corrisponde ai destinatari primari. Il campo Cc: consente invece di inviare messaggi a destinatari secondari.
Gli indirizzi specificati nel campo Bcc: sono nascosti, ovvero non accessibili per gli atri destinatari del messaggio. Tale campo può essere usato per inviare posta a gruppi estesi di persone, specialmente se i componenti non si conoscono tra loro o si desidera tutelarne la privacy. Se il campo Bcc: non risulta visibile, fare clic su Mostra > Campo Bcc.
Se si scrivono spesso messaggi agli stessi gruppi di persone, è possibile creare elenchi di indirizzi nello strumento contatti e inviare la posta ai gruppi come se disponessero di un unico indirizzo. Per informazioni su come procedere, vedere Creazione di un elenco contatti.
Evolution consente di specificare il Rispondi-a in un messaggio e-mail e di configurarlo nel modo desiderato. A tale scopo, effettuare le seguenti operazioni:
Aprire una finestra di composizione.
Visualizzare il campo Rispondi-a facendo clic su Visualizza > Rispondi a.
Specificare l'indirizzo da utilizzare per il Rispondi-a nell'apposito campo.
Completare la parte restante del messaggio.
Fare clic su Invia.
Se si sono create delle schede di indirizzi nello strumento contatti, è anche possibile digitare il soprannome o un'altra porzione di un dato indirizzo e verrà visualizzato un elenco a discesa di possibili completamenti in base ai contatti dell'utente. Se si digita un nome o un soprannome compatibile con più schede, verrà aperta una finestra di dialogo nella quale verrà richiesto di specificare la persona cui si fa riferimento.
Se il completamento degli indirizzi non avviene in modo automatico, fare clic su Strumenti > Impostazioni, quindi scegliere Autocompletamento. A questo punto, selezionare i gruppi di contatti da usare per il completamento automatico degli indirizzi nel gestore di posta.
In alternativa, è possibile fare clic su A:, Cc: o Bcc: per visualizzare l'elenco degli indirizzi di e-mail presenti nei contatti. Selezionare gli indirizzi e fare clic sulle frecce per spostarli nelle colonne appropriate.
Per ulteriori informazioni sull'uso dei messaggi e-mail con il manager dei contatti e il calendario, vedere Invio di una scheda: aggiunta rapida di nuove schede e Pianificazione con il calendario di Evolution.
Per rispondere a un messaggio, fare clic su di esso nell'elenco dei messaggi e-mail, quindi su Rispondi oppure fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno del messaggio e selezionare Rispondi al mittente. Si accede, in tal modo, al compositore dei messaggi. I campi A: e Oggetto: risultano già compilati, tuttavia, se necessario, è possibile modificarne il contenuto. Inoltre, il testo completo del vecchio messaggio viene inserito nel nuovo, in grigio con una riga blu su un lato (per la visualizzazione in HTML) o con il carattere > prima di ogni riga (in modalità testo normale), per indicare che fa parte del messaggio precedente.
Se si legge un messaggio con più destinatari, è possibile utilizzare Rispondi a tutti anziché Rispondi. Se nei campi Cc: o A: sono specificate molte persone, ciò consentirà un notevole risparmio di tempo.
Olga invia un messaggio e-mail a un cliente e copie dello stesso a Luca e a una mailing list interna di colleghi della società per cui lavora. Se Luca desidera scrivere un commento accessibile sia per Olga che per gli altri destinatari del suo messaggio, userà Rispondi a tutti ma, solo per comunicare a Olga che è d'accordo con lei, sceglierà Rispondi. La risposta di Luca non perverrà a tutte le persone incluse nell'elenco Bcc di Olga, poiché quest'ultimo non è condiviso.
Se si esegue l’iscrizione a una mailing list e si desidera che la propria risposta sia inviata alla lista anziché al mittente, scegliere Rispondi alla lista invece di Rispondi o Rispondi a tutti.
Il compositore dei messaggi mette a disposizione dell'utente numerose funzioni per la ricerca di testo.
Trova: immettere una parola o una frase per eseguirne la ricerca all'interno del messaggio.
Trova espressione regolare: consente di ricercare uno schema complesso di caratteri, denominato espressione regolare, all'interno della finestra del compositore. Se non si è certi di cosa sia un'espressione regolare, è preferibile ignorare questa funzione.
Trova successivo: selezionare questa voce per ripetere l'ultima ricerca eseguita.
Sostituisci: consente di trovare una parola o una frase e sostituirla con un'altra.
Per tutte le voci di menu sopra elencate, è possibile scegliere di effettuare una ricerca anche nella parte del documento che precede il cursore. È inoltre possibile specificare se nella ricerca si deve tener conto della distinzione tra maiuscole e minuscole per l'individuazione di una corrispondenza.
In genere, non è possibile impostare stili di testo o inserire immagini in un messaggio e-mail. Tuttavia, la maggior parte dei programmi e-mail più recenti consente la visualizzazione di immagini e stili di testo oltre alla formattazione di paragrafo e agli allineamenti di base. Ciò è possibile grazie all'uso del linguaggio HTML, proprio come nelle pagine Web.
Alcuni utenti però non dispongono di client di posta compatibili con l'HTML o preferiscono non ricevere messaggi in formato HTML poiché sono più lenti da scaricare e visualizzare. Per questo Evolution prevede l'invio dei messaggi come testo normale a meno che l'utente non richieda esplicitamente il formato HTML.
È possibile modificare il formato di un messaggio e-mail da testo normale a HTML scegliendo Formatta in HTML.
Per inviare tutta la posta come HTML per default, impostare di conseguenza le preferenze relative al formato nella finestra di dialogo per la configurazione della posta. Per ulteriori informazioni, vedere Preferenze compositore .
Gli strumenti per la formattazione HTML sono ubicati sulla barra degli strumenti, al di sopra dell'area per la composizione dei messaggi. Sono anche accessibili mediante i menu Inserisci e Formato.
Il significato delle icone nella barra degli strumenti è illustrato nelle tecniche d'uso, che vengono visualizzate quando si tiene fermo per qualche secondo il puntatore del mouse sui pulsanti. Si possono distinguere quattro diverse categorie di pulsanti:
Intestazioni ed elenchi: sull'estrema sinistra della barra degli strumenti, è possibile scegliere Normale per applicare uno stile di testo di default o una delle opzioni tra Intestazione 1 e Intestazione 6 per modificare la dimensione dell'intestazione, da larga (1) a sottile (6). Tra gli altri, è disponibile lo stile preformattato, per usare il tag HTML nei blocchi di testo preformattati, e tre tipi di punti elenco per la creazione di elenchi.
Ad esempio, invece di usare gli asterischi per contrassegnare un elenco puntato, è possibile selezionare lo stile Elenco puntato dall'apposito elenco a discesa. Evolution mette a disposizione diversi stili di punti elenco ed è in grado di gestire il ritorno a capo automatico e più livelli di rientro.
Stili di testo: utilizzare questi pulsanti per definire l'aspetto del messaggio e-mail. Se si è selezionata una porzione di testo, lo stile verrà applicato al testo della selezione. In caso contrario, verrà applicato al testo digitato successivamente alla scelta dello stile.
Allineamento: accanto ai pulsanti relativi agli stili di testo, le tre icone per la formattazione dei paragrafi dovrebbero essere note agli utenti della maggior parte delle applicazioni di elaborazione testi. Il pulsante a sinistra consente di allineare il testo a sinistra, quello centrale consente di centrarlo e il pulsante a destra di allinearlo a destra.
Regole relative ai rientri: il pulsante con la freccia verso sinistra consente di ridurre il rientro di un paragrafo, mentre quello con la freccia verso destra consente di aumentarlo.
Selezione dei colori: all'estrema destra è ubicato lo strumento per la selezione dei colori: all'interno di una casella viene visualizzato il colore del testo attuale. Per scegliere un nuovo colore, fare clic sul pulsante con la freccia sulla destra. Se si è selezionata una porzione di testo, il colore verrà applicato al testo della selezione. In caso contrario, verrà applicato al testo digitato dall'utente successivamente alla scelta del colore. È possibile scegliere un colore o un'immagine di sfondo facendo clic con il pulsante destro del mouse sullo sfondo del messaggio e selezionando Stile, quindi Stile pagina.
Nel menu Inserisci sono disponibili numerose voci che consentono di applicare uno stile particolare ai propri messaggi e-mail. Per usare questi e altri strumenti per la formattazione HTML, assicurarsi di aver abilitato la modalità HTML mediante Formatta in HTML.
Utilizzare lo strumento Inserisci collegamento per inserire collegamenti ipertestuali all'interno di messaggi HTML. Se non si desidera immettere un testo di collegamento speciale, è possibile inserire direttamente l'indirizzo, che verrà riconosciuto da Evolution come collegamento.
Selezionare il testo su cui si desidera applicare il collegamento.
Fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno del testo, quindi scegliere Collegamento.
Digitare l'URL nel relativo campo.
Fare clic su Chiudi.
È possibile inserire nel testo una riga orizzontale per separare due sezioni:
Fare clic su Riga.
Selezionare la larghezza, lo spessore e l'allineamento.
Se necessario, applicare un'ombreggiatura.
Fare clic su Chiudi.
Per inserire una tabella nel testo, procedere come segue:
Fare clic su Tabella.
Selezionare il numero di righe e di colonne desiderato.
Scegliere il tipo di layout per la tabella.
Selezionare lo sfondo da applicare.
Per inserire un'immagine di sfondo, fare clic su Sfoglia e selezionare l'immagine desiderata.
Fare clic su Chiudi.
Quando si riceve un messaggio e-mail, è possibile inoltrarlo ad altre persone o gruppi cui potrebbe interessare. È possibile inoltrare un messaggio allegandolo a un messaggio nuovo (impostazione di default) o semplicemente inviandolo in line come parte riportata di un altro messaggio. L'inoltro sotto forma di allegato è la scelta migliore se si desidera inviare il messaggio completo e inalterato. L'inoltro inline è invece preferibile se si desidera inviare solo parti del messaggio o se sono presenti più commenti in diverse sezioni del messaggio da inoltrare. Prendere sempre nota del mittente del messaggio e controllare se il contenuto è stato rimosso o alterato.
Per inoltrare un messaggio che si sta leggendo, fare clic su Inoltra nella barra degli strumenti, selezionare Azioni > Inoltra oppure premere Ctrl+F. Se si preferisce inoltrare il messaggio inline anziché come allegato, fare clic su Azioni > Inoltra inline. Selezionare un destinatario come per l'invio di un nuovo messaggio; l'oggetto risulterà già inserito, ma sarà possibile modificarlo. Aggiungere eventuali commenti nel riquadro di composizione, quindi fare clic su Invia.
Gli allegati vengono inoltrati solo quando si invia il messaggio come allegato. I messaggi inline non consentono l'inoltro degli allegati.