6.3 Uso della cartella Contatti

Utilizzare la cartella Contatti per visualizzare, aggiornare, cancellare e aggiungere informazioni relative ai contatti nella rubrica.

Per default, la cartella Contatti nell'elenco di cartelle di GroupWise rappresenta la rubrica Contatti frequenti.

Le modifiche apportate nella cartella Contatti vengono applicate anche alla rubrica corrispondente (Contatti frequenti o un'altra rubrica).

L'elenco cartelle visualizza un elenco di tutte le rubriche personali nella cartella Contatti. È possibile selezionare rapidamente una diversa rubrica personale facendo clic sulla rubrica nell'elenco cartelle.

Facendo clic sull'icona QuickViewer sulla barra degli strumenti è possibile visualizzare e modificare rapidamente dettagli relativi a un contatto, a un gruppo, a una risorsa o a un'organizzazione.

Per ulteriori informazioni, vedere Gestione dei contatti, Gestione dei gruppi, Gestione delle risorse e Gestione delle organizzazioni.

6.3.1 Gestione dei contatti

Ogni contatto nella cartella Contatti è contrassegnato con icona di Persona. Se si fa doppio clic su un contatto, viene aperta la relativa vista.

Aggiunta di un contatto

È possibile aggiungere un contatto alla rubrica Contatti frequenti o personale.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic su Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica in cui si desidera aggiungere il contatto.

  3. Fare clic sulla freccia verso il basso accanto a Contatto sulla barra degli strumenti, quindi fare clic su Contatto.

  4. Nei campi del nome specificare il Nome, il Secondo nome e il Cognome.

  5. Nel campo Nome completo, specificare il nome che si desidera utilizzare per il contatto.

    Le informazioni nel campo Nome completo vengono visualizzate nell'elenco dei contatti.

  6. Specificare altre eventuali informazioni che si desidera registrare relativamente al contatto facendo clic sulle seguenti schede:

    Sommario: (Questa scheda è disponibile solo quando si modifica un contatto) Consente di visualizzare un riepilogo delle informazioni contenute nelle altre pagine.

    Contatto: Utilizzare questa pagina per specificare il nome, la foto, gli indirizzi di e-mail, i numeri di telefono e gli ID di messaggistica in tempo reale del contatto.

    Dettagli: Utilizzare questa pagina per specificare la professione, il reparto, l'assistente, il compleanno, l'anniversario, il coniuge, i figli, gli hobby e gli eventuali indirizzi Internet associati al contatto.

    Per specificare un indirizzo Internet per le informazioni di disponibilità, personali o dell'ufficio di un contatto, immettere l'indirizzo nei campi appropriati.

    Indirizzo: Utilizzare questa pagina per specificare l'indirizzo dell'ufficio, dell'abitazione e altri indirizzi dei contatti.

    Note: Utilizzare questa pagina per visualizzare informazioni sull'interazione con questo contatto immesse nel client GroupWise per Windows. Questa pagina può essere usata come diario dei contatti.

    Cronologia: (Questa scheda è disponibile solo quando si modifica un contatto) Consente di visualizzare tutti gli elementi inviati o ricevuti da questo contatto.

  7. Fare clic su Salva e chiudi.

Modifica di un utente

Le informazioni sul contatto possono essere modificate nella rubrica Contatti frequenti o personale. Per poter modificare un contatto nella rubrica aziendale, è necessario prima copiare il contatto nella rubrica Contatti frequenti o personale.

  1. Fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica in cui modificare il contatto.

  3. Nell'elenco dei contatti, fare doppio clic sul contatto che si desidera modificare.

  4. Apportare le modifiche desiderate al contatto.

    Per informazioni sui dettagli di un contatto che è possibile immettere in ogni scheda, vedere Passaggio 6 in Aggiunta di un contatto.

  5. Fare clic su Salva e chiudi.

Cancellazione di un contatto

È possibile cancellare un contatto nella rubrica Contatti frequenti o personale. Non è possibile cancellare un contatto dalla rubrica aziendale.

  1. Fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica in cui si desidera cancellare il contatto.

  3. Nell'elenco dei contatti, fare clic sul contatto, quindi scegliere Cancella.

Modifica del nome completo di un contatto

Il nome completo viene visualizzato quando si inizia a digitare il nome nel campo A (o CN o CC) di un messaggio. Quando si inizia a digitare un nome, ad esempio "Ta", nel campo Completamento nome viene inserito il nome completo incluso nella rubrica, ad esempio "Tamara Rossi". Tuttavia, se ci sono due Tamara Rossi nella rubrica, ad esempio una che lavora nella contabilità e un'altra nel reparto tecnico, non è possibile sapere a quale persona si riferisca il nome inserito dalla funzione Completamento del nome, a meno che non si controllino le proprietà.

È possibile modificare il nome visualizzato in modo da poter identificare più facilmente il nome della persona inserito dalla funzione Completamento del nome. Ad esempio, se si lavora unicamente con Tamara Rossi della contabilità, è possibile modificare il nome visualizzato in Tamara--Contabilità.

  1. Fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica in cui si desidera modificare il contatto.

  3. Fare doppio clic su un contatto.

  4. Digitare un nuovo nome nel campo Nome visualizzato.

  5. Fare clic su Salva e chiudi.

Visualizzazione di tutta la corrispondenza con un contatto

  1. Fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Fare clic sulla rubrica che si desidera utilizzare.

  3. Fare doppio clic su un contatto.

  4. Selezionare la scheda Cronologia.

    Vengono visualizzati tutti gli elementi ricevuti o inviati dal/al contatto.

Journaling delle interazioni con i contatti

Al pari del registro, la funzione Note consente di registrare le diverse interazioni con i contatti.

  1. Fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Fare clic sulla rubrica che si desidera utilizzare.

  3. Fare doppio clic su un contatto.

  4. Fare clic sulla scheda Note.

  5. Aggiungere le informazioni relative al contatto nel campo Commenti.

  6. Fare clic su Salva e chiudi.

6.3.2 Gestione dei gruppi

Ciascun gruppo della cartella Contatti è identificato tramite l'icona icona Gruppo. Se si fa doppio clic su un gruppo, viene aperta la relativa vista.

Organizzazione di indirizzi nei gruppi

Un gruppo è un elenco di utenti o risorse ai quali è possibile inviare messaggi. Utilizzare i gruppi per inviare un messaggio a più utenti o risorse, digitando il nome del gruppo nei campi A, CC o CN. Esistono due tipi di gruppi: pubblico e personale.

Un gruppo pubblico è un elenco di utenti creato dall'amministratore di GroupWise e disponibile per tutti gli utenti di GroupWise. Ad esempio, è possibile creare un gruppo pubblico per il reparto Contabilità, in cui è incluso ogni dipendente di tale reparto. I gruppi pubblici sono elencati nella rubrica di sistema.

Un gruppo personale è creato dall'utente. Ad esempio, se si invia spesso l'avviso di un appuntamento al proprio gruppo di lavoro, è possibile includere in un gruppo personale il nome o l'indirizzo di ciascun collega e il luogo della riunione (una risorsa).

Creazione e salvataggio di un gruppo personale

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti.

  2. Fare clic sulla rubrica personale in cui si desidera aggiungere il gruppo.

  3. Fare clic su Gruppo.

  4. Specificare le seguenti informazioni.

    Seleziona rubrica: Fare clic sull'elenco a discesa se si desidera aggiungere il gruppo in una rubrica diversa rispetto a quella già selezionata.

    Nome del gruppo: Specificare un nome per il gruppo.

    Membri: Iniziare a digitare il nome di un membro che si desidera aggiungere al gruppo, quindi fare clic su Aggiungi (o premere Invio) quando viene visualizzato il nome. Ripetere l'operazione per ogni utente che si desidera aggiungere al gruppo.

    È possibile fare clic sul Selettore di indirizzi per cercare e selezionare ciascun utente, come descritto in Uso della finestra di dialogo Selettore di indirizzi.

    Commenti: Specificare eventuali commenti relativi al gruppo, ad esempio una descrizione.

  5. Fare clic su Salva e chiudi per salvare il gruppo nella rubrica personale.

Modifica di un gruppo

È possibile modificare il nome del gruppo, l'appartenenza e i commenti dopo la creazione del gruppo.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti.

  2. Fare clic sulla rubrica personale contenente il gruppo che si desidera modificare.

  3. Fare doppio clic sul gruppo che si desidera modificare.

    I gruppi sono contrassegnati con icona Gruppo.

  4. Apportare le modifiche desiderate, quindi fare clic su Salva e chiudi.

Aggiunta di contatti a un gruppo

Per aggiungere contatti a un gruppo, come un elenco di distribuzione aziendale, è necessario disporre di diritti appropriati concessi dall'amministratore di GroupWise.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti.

  2. Fare clic sulla rubrica personale contenente il gruppo a cui si desidera aggiungere i contatti.

  3. Fare doppio clic sul gruppo a cui si desidera aggiungere i contatti.

    I gruppi sono contrassegnati con icona Gruppo.

  4. Nella sezione Membri, iniziare a digitare il nome di un membro che si desidera aggiungere al gruppo, quindi fare clic su Aggiungi (o premere Invio) quando viene visualizzato il nome.

    Ripetere questo passaggio per ciascun utente che si desidera aggiungere al gruppo.

  5. Fare clic su Salva e chiudi.

Cancellazione di un contatto da un gruppo

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti.

  2. Fare clic sulla rubrica personale contenente il gruppo da cui si desidera rimuovere i contatti.

  3. Fare doppio clic sul gruppo da cui si desidera rimuovere i contatti.

    I gruppi sono contrassegnati con icona Gruppo.

  4. Nella sezione Membri, selezionare gli utenti che si desidera rimuovere dal gruppo, quindi fare clic su Rimuovi.

  5. Fare clic su Salva e chiudi.

Indirizzamento di elementi a un gruppo

  1. In una vista di un elemento, fare clic su Indirizzo sulla barra degli strumenti.

    Viene visualizzato Selettore di indirizzi.

  2. Specificare il nome del gruppo a cui si desidera inviare l'elemento, quindi fare clic su Trova.

  3. (Facoltativo) Fare clic sull'icona Più per perfezionare la ricerca eseguendola in base a Nome completo, Nome, Cognome e Reparto, specificando i criteri inizia con, uguale a, non uguale a ed eseguendola in base alla rubrica e al tipo di voce.

  4. Selezionare un gruppo, quindi fare clic su A, CC o CN.

  5. Fare clic su OK per tornare alla vista dell'elemento.

Visualizzazione delle informazioni su un gruppo

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti.

  2. Fare clic sulla rubrica contenente il gruppo di cui si desidera visualizzare le informazioni.

  3. Fare doppio clic sul gruppo di cui si desidera visualizzare le informazioni.

  4. Dopo aver visualizzato le informazioni, fare clic su Annulla.

6.3.3 Gestione delle risorse

Le risorse sono elementi che è possibile pianificare per riunioni o altri usi. Le risorse possono includere sale, proiettori per computer, automobili e altro. L'amministratore di GroupWise definisce una risorsa fornendole un nome di identificazione e assegnandola a un utente. È possibile inserire le risorse in una ricerca delle ore libere, in base alle necessità degli utenti. Gli ID risorsa vengono immessi nella casella A.

L'utente assegnato alla gestione di una risorsa ne è il proprietario. Il proprietario della risorsa dovrà accettare o rifiutare gli appuntamenti per la risorsa. Per questo motivo il proprietario deve disporre di tutti i diritti di utente incaricato per la risorsa. In qualità di proprietario è possibile scegliere di ricevere la notifica di appuntamenti per la risorsa.

Ciascuna risorsa della cartella Contatti è identificata tramite l'icona Risorsa. Se si fa clic su una risorsa, verrà visualizzato il relativo elemento.

Accettazione e rifiuto di richieste di risorse

È possibile accettare o rifiutare richieste relative a una risorsa solo se si è proprietari e si dispone di diritti di lettura e scrittura appropriati.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic su Utente incaricato sulla barra degli strumenti.

  2. Fare clic sulla risorsa di cui si è il proprietario.

    Se la risorsa di cui si è proprietario non è visualizzata nell'elenco, digitare il relativo nome, quindi fare clic su Login.

  3. Fare doppio clic sull'elemento che è necessario accettare o rifiutare.

  4. Fare clic su Accetta o Rifiuta sulla barra degli strumenti.

Aggiunta di una risorsa personale

È possibile aggiungere una risorsa personale alla rubrica Contatti frequenti o a una rubrica personale.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica personale a cui si desidera aggiungere la risorsa.

  3. Fare clic sulla freccia verso il basso accanto a Contatto, quindi fare clic su Risorsa.

  4. Nel campo Nome, specificare il nome della risorsa.

  5. Specificare tutte le altre informazioni che si desidera registrare per la risorsa.

  6. Immettere gli eventuali commenti sulla risorsa nel campo Commenti.

    Ad esempio, potrebbe essere opportuno specificare le dimensioni di una sala conferenza o descrivere le attrezzature disponibili.

  7. Fare clic su Salva e chiudi.

Modifica di una risorsa personale

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica personale contenente la risorsa che si desidera modificare.

  3. Fare doppio clic sulla risorsa.

  4. Modificare le informazioni in base alle esigenze.

  5. Fare clic su Salva e chiudi.

Cancellazione di una risorsa personale

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica personale in cui si trova la risorsa, quindi cercarla.

  3. Selezionare la risorsa, quindi fare clic su Cancella.

6.3.4 Gestione delle organizzazioni

Ciascuna organizzazione della cartella Contatti è identificata tramite l'icona icona Organizzazione . Se si fa doppio clic su un'organizzazione, viene visualizzato il relativo elemento.

Aggiunta di un'organizzazione personale

È possibile aggiungere un'organizzazione alla rubrica Contatti frequenti o a una rubrica personale.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica personale a cui si desidera aggiungere l'organizzazione.

  3. Fare clic sulla freccia verso il basso accanto a Contatto, quindi fare clic su Organizzazione.

  4. Nel campo Organizzazione, specificare il nome dell'organizzazione.

  5. Specificare tutte le altre informazioni che si desidera registrare per l'organizzazione.

  6. Fare clic su Salva e chiudi.

Modifica di un'organizzazione personale

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica in cui si trova l'organizzazione che si desidera modificare.

  3. Cercare l'organizzazione.

  4. Fare doppio clic sull'organizzazione.

  5. Modificare le informazioni in base alle esigenze.

  6. Fare clic su Salva e chiudi.

Cancellazione di un'organizzazione personale

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sulla scheda Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Selezionare la rubrica in cui si trova l'organizzazione che si desidera cancellare.

  3. Selezionare l'organizzazione, quindi fare clic su Cancella.

  4. Fare clic su OK.

6.3.5 Uso dei contatti frequenti per l'indirizzamento di un elemento

Utilizzare la rubrica Contatti frequenti per accedere alle voci utilizzate più di frequente o più di recente. Quando si utilizza un indirizzo in un messaggio, la voce viene copiata nella rubrica Contatti frequenti.

Una volta inserita in Contatti frequenti, la voce vi resterà fino a quando non verrà cancellata. La voce verrà conservata anche nella rubrica originale.

  1. Fare clic su Indirizzo in un elemento in fase di composizione.

    Viene visualizzato Selettore di indirizzi.

  2. Fare clic sull'icona Più accanto al campo Trova.

  3. Nell'elenco a discesa Tutte le rubriche, selezionare Contatti frequenti.

  4. Individuare e selezionare gli utenti desiderati.

  5. Fare clic su A, CC o CN per gli utenti selezionati.

  6. Fare clic su OK.

La rubrica Contatti frequenti può essere chiusa ma non cancellata.

6.3.6 Invio di e-mail a un Contatto dalla cartella Contatti

  1. Fare clic su Contatti sulla barra di navigazione.

  2. Fare clic sulla rubrica contenente il contatto a cui si desidera inviare l'e-mail.

  3. Selezionare il contatto a cui si desidera inviare l'e-mail, quindi fare clic su Invia e-mail sulla barra degli strumenti.

  4. Finire di comporre il messaggio, quindi fare clic su Invia.