3.1 Invio di e-mail

Quando si invia un messaggio e-mail da GroupWise WebAccess, è possibile inviare il messaggio come testo o HTML. Inoltre, è possibile scegliere di allegare un file, aggiungere una firma al messaggio e fare il controllo ortografico del messaggio prima di inviarlo.

La rubrica e il completamento dei nomi consentono di trovare con rapidità e facilità i contatti desiderati quando si invia un messaggio e-mail.

3.1.1 Composizione di e-mail

  1. Fare clic su E-mail sulla barra degli strumenti.

  2. Nella casella A, digitare un nome utente, quindi premere Invio. Appena si inizia a digitare, viene ricercata automaticamente la corrispondenza del nome e viene eseguito il completamento del nome. Ripetere l'operazione per gli altri utenti. Se necessario, digitare i nomi utente nelle caselle CC e CN.

    oppure

    Per selezionare i nomi utente da un elenco, fare clic su Indirizzo sulla barra degli strumenti, ricercare e selezionare ciascun utente, fare clic su A, CC o CN per ciascun utente, quindi fare clic su OK.

  3. Digitare un oggetto.

  4. Digitare un messaggio.

    È possibile specificare più opzioni, ad esempio impostare una priorità alta per il messaggio, richiedere una risposta ai destinatari e molto altro ancora, selezionando la scheda Opzioni di invio.

  5. Includere eventuali allegati facendo clic su Allega.

  6. Fare clic su Invia sulla barra degli strumenti.

3.1.2 Formattazione di messaggi

Quando si invia un messaggio, è possibile selezionare tra diverse opzioni di formato. È possibile inviare un messaggio come testo o HTML, cambiare font, colori e layout del messaggio.

Modifica del font nella vista HTML

Il destinatario, se visualizza l'elemento nella vista Testo normale, vedrà le modifiche apportate in tale vista. Analogamente il destinatario, se visualizza l'elemento nella vista HTML, vedrà le modifiche apportate al in tale vista. Potrebbe essere quindi utile comunicare al destinatario la vista utilizzata per comporre l'elemento.

  1. In un elemento aperto e in corso di composizione, assicurarsi che la barra degli strumenti HTML sia visualizzata.

  2. Utilizzare la barra degli strumenti HTML per modificare il font, aggiungere colori di sfondo, aggiungere immagini e così via.

Se non è visibile l'intera barra degli strumenti HTML, ridimensionare orizzontalmente la vista elemento.

Formattazione di elenchi puntati e numerati

È possibile includere elenchi puntati e numerati nei messaggi.

  1. In un elemento aperto che si sta componendo nella vista HTML, usare la barra degli strumenti HTML per inserire un elenco puntato o numerato.

  2. Digitare l'elemento dell'elenco, quindi premere Invio per creare l'elemento successivo nell'elenco.

  3. Premere Invio due volte dopo aver inserito l'ultimo elemento allo scopo di disattivare la formattazione dell'elenco.

Annullamento dell'ultima azione di testo

È possibile annullare l'ultima azione sul testo utilizzando il campo Oggetto o Messaggio del messaggio che si sta componendo.

  1. Premere Ctrl+Z.

    Per ulteriori informazioni sugli altri tasti di scelta rapida, vedere Sezione C.0, Utilizzo delle combinazioni di tasti.

3.1.3 Controllo ortografico dei messaggi

Il controllo ortografico consente di correggere eventuali errori nel messaggio creato. Negli elementi che si stanno creando vengono ricercate parole scritte in modo errato, doppie o contenenti lettere maiuscole/minuscole scritte in modo errato.

Quando il controllo ortografico rileva un errore di ortografia, è possibile sostituire la parola con quella suggerita dal controllo ortografico, modificarla manualmente o ignorarla.

È possibile utilizzare le opzioni di composizione per impostare il Controllo ortografico in modo da controllare automaticamente i messaggi prima di inviarli.

Controllo ortografico di un elemento con lo strumento Controllo ortografico

  1. Fare clic sul campo Oggetto o Messaggio.

  2. Fare clic su Controllo ortografico.

    In WebAccess, tutte le parole con errori ortografici vengono evidenziate.

  3. Fare clic su una parola evidenziata.

  4. Selezionare una delle parole suggerite dal Controllo ortografico per sostituire la parola ortograficamente errata.

    oppure

    Fare clic su Modifica per apportare le proprie correzioni.

  5. Fare clic su Riprendi modifica al termine del controllo ortografico.

Controllo ortografico automatico degli elementi con lo strumento Controllo ortografico

È possibile eseguire automaticamente il controllo ortografico degli elementi ogni volta che si fa clic su Invia.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sull'icona Opzioni, quindi fare clic su Opzioni.

  2. Fare clic sulla scheda Componi.

  3. Selezionare Esegui controllo ortografico prima dell'invio.

  4. Fare clic su Salva, quindi scegliere Chiudi.

Selezione della lingua del Controllo ortografico

  1. In un elemento aperto che si sta componendo, fare clic sul campo Oggetto o Messaggio.

  2. Fare clic sul menu a discesa accanto a Controllo ortografico.

  3. Selezionare la lingua da utilizzare.

3.1.4 Uso di file allegati

È possibile inviare file ad altri utenti. È possibile allegare file presenti in dischi rigidi, dischetti o unità di rete a un elemento da inviare. I destinatari possono aprire, salvare, visualizzare o stampare il file allegato. Le eventuali modifiche apportate al file allegato dopo l'invio non saranno visibili ai destinatari.

Se si allega un file protetto da parola d'ordine, il destinatario non potrà aprire o visualizzare l'allegato se non immette la parola d'ordine.

  1. Aprire un nuovo elemento.

  2. Immettere le informazioni richieste nei campi A, Oggetto e Messaggio.

  3. Fare clic su Allega, quindi ricercare il file o i file che si desidera inviare e selezionarli.

    Per rimuovere un file allegato, fare clic sull'icona Rimuovi.

  4. Sulla barra degli strumenti fare clic su Invia.

Lo spostamento o la cancellazione di un file su un disco o un'unità di rete non ha alcun effetto sul file allegato a un elemento e inviato.

Se si cancella un file allegato, questo non viene cancellato dal disco rigido o dalla rete, viene solo rimosso dall'elenco degli allegati.

3.1.5 Aggiunta di una firma

Utilizzare la funzione Firma per inserire una firma o una riga distintiva in fondo agli elementi inviati. Ad esempio, è possibile fare in modo che GroupWise inserisca automaticamente il proprio nome, numero di telefono e indirizzo e-mail alla fine di ogni elemento inviato.

Oltre alle firme personali, l'amministratore di GroupWise può creare una firma globale utilizzabile da tutti gli utenti. Se l'amministratore di GroupWise ha impostato una firma globale, questa verrà automaticamente aggiunta alla fine di tutti gli elementi inviati. Quando si reinvia un elemento, la firma globale non viene automaticamente aggiunta al messaggio.

Le firme create o modificate nel client GroupWise per Windows vengono visualizzate automaticamente in GroupWise WebAccess. Analogamente, le firme create o modificate in GroupWise WebAccess vengono visualizzate automaticamente nel client GroupWise per Windows.

  1. Nella pagina principale, fare clic sull'icona Opzioni , quindi fare clic su Opzioni.

  2. Fare clic su Componi.

  3. Selezionare Abilita firma.

  4. Fare clic su Nuovo, specificare un nome per la nuova firma, quindi fare clic su OK.

  5. (Facoltativo) Creare ulteriori firme. Nell'elenco a discesa Firma, selezionare la firma che si desidera utilizzare per default, quindi selezionare Imposta come default.

  6. Digitare la firma nella casella.

  7. Fare clic su Aggiungi firma automaticamente per aggiungere automaticamente la firma quando si invia l'elemento.

    oppure

    Fare clic su Chiedi prima di aggiungere la firma per attivare la visualizzazione di un messaggio in cui viene chiesto se si desidera aggiungere la firma quando si invia l'elemento in WebAccess.

  8. Fare clic su Salva, quindi su Chiudi.

3.1.6 Salvataggio e-mail non completate

Descrizione della funzione di salvataggio automatico

Quando si compone un nuovo messaggio in GroupWise WebAccess, gli elementi vengono sempre salvati automaticamente. Ciò evita di perdere i messaggi che si stanno componendo se WebAccess si arresta in modo anomalo. Al riavvio di WebAccess, è possibile recuperare i messaggi per finire di scriverli.

Se non si utilizza GroupWise WebAccess per 10 secondi (valore di non utilizzo di default) e sono presenti messaggi non inviati o si stanno componendo messaggi da 60 secondi (valore di utilizzo continuo di default), i messaggi verranno salvati automaticamente nella cartella Lavori in corso. Vengono aggiunti due caratteri al titolo di tutti i messaggi salvati automaticamente per distinguerli dagli altri eventuali elementi salvati manualmente nella cartella Lavori in corso.

L'amministratore può disattivare la funzionalità di salvataggio automatico e cambiare i valori continui e di non utilizzo.

Se sono presenti eventuali messaggi salvati automaticamente, all'avvio di WebAccess viene visualizzato un messaggio. Il tipo di messaggio visualizzato varia in base al numero di messaggi salvati automaticamente.

Quando viene recuperato un messaggio salvato automaticamente

Quando si avvia WebAccess e viene recuperato solo un messaggio salvato automaticamente, viene visualizzato il seguente messaggio:

Sono disponibili le seguenti opzioni per gestire i messaggi salvati automaticamente:

Apri: apre i messaggi salvati automaticamente per permettere all'utente di finire di comporli.

Salva: salva i messaggi come normali elementi di Lavori in corso in modo da poterli completare in un secondo momento.

Cancella: cancella i messaggi salvati automaticamente. Le informazioni contenute andranno perdute in modo permanente.

Ignora: mantiene i messaggi salvati su disco, ma non li ripristina in WebAccess. Al successivo avvio di WebAccess, la finestra di salvataggio automatico viene visualizzata di nuovo.

Quando vengono recuperati da due a cinque messaggi salvati automaticamente

Quando si avvia WebAccess e vengono recuperati da due a cinque messaggi salvati automaticamente, viene visualizzato il seguente messaggio:

Sono disponibili le seguenti opzioni per gestire i messaggi salvati automaticamente. Selezionare una di queste opzioni per ciascun messaggio salvato automaticamente, quindi fare clic su OK.

Apri: apre i messaggi salvati automaticamente per permettere all'utente di finire di comporli.

Salva: salva i messaggi come normali elementi di Lavori in corso in modo da poterli completare in un secondo momento.

Cancella: cancella i messaggi salvati automaticamente. Le informazioni contenute andranno perdute in modo permanente.

Fare clic su Ignora per mantenere sul disco i messaggi salvati, senza recuperarli in WebAccess. Al successivo avvio di WebAccess, la finestra di salvataggio automatico viene visualizzata di nuovo.

Quando vengono recuperati sei o più messaggi salvati automaticamente

Quando si avvia WebAccess e vengono recuperati sei o più messaggi salvati automaticamente, viene visualizzato il seguente messaggio:

Fare clic su OK per salvare i messaggi come normali elementi in Lavori in corso in modo da poterli completare in un secondo momento.

Abilitazione o disabilitazione del salvataggio automatico

Per default, l'opzione di salvataggio automatico è abilitata se si utilizza una connessione ad alta velocità per accedere al sistema GroupWise. Questa opzione è disabilitata per default se si utilizza una connessione a bassa velocità. Per ulteriori informazioni sulle opzioni di login per la connessione, vedere Avvio di GroupWise WebAccess.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sull'icona Opzioni, quindi fare clic su Opzioni.

  2. Fare clic sulla scheda Componi.

  3. Selezionare Abilita salvataggio automatico per abilitare l'opzione Salvataggio automatico.

    oppure

    Deselezionare Abilita salvataggio automatico per disabilitare l'opzione Salvataggio automatico.

  4. Fare clic su Salva, quindi scegliere Chiudi.

Salvataggio di un'e-mail non completata

  1. In un elemento aperto, fare clic sull'icona Salva.

  2. Fare clic sulla cartella in cui salvare l'elemento, quindi scegliere OK.

Il messaggio bozza viene salvato nella cartella selezionata nel passaggio 2. Per default, i messaggi non completati vengono salvati nella cartella Lavori in corso.

3.1.7 Selezione della vista di composizione di default

Durante la composizione di un messaggio in GroupWise WebAccess, è possibile scegliere di utilizzare per default il formato Testo normale o HTML.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sull'icona Opzioni, quindi fare clic su Opzioni.

  2. Fare clic sulla scheda Componi.

  3. Nella casella Vista di default per la composizione, selezionare Testo normale o HTML.

  4. Fare clic su Salva, quindi scegliere Chiudi.

Per modificare la visualizzazione in un elemento:

  1. Aprire un messaggio.

  2. Fare clic sull'icona HTML > o Testo normale.

3.1.8 Assegnazione di messaggi di posta

Un messaggio e-mail contiene un destinatario principale, una riga dell'oggetto e può essere copiato ad altri destinatari visibili e nascosti. È inoltre possibile allegare file, documenti, suoni, filmati e oggetti OLE ai messaggi di posta.

Uso della rubrica

Per informazioni sull'uso della rubrica, vedere Sezione 6.0, Contatti e Rubriche.

CC (Copia Conoscenza)

I destinatari delle copie per conoscenza (CC) ricevono una copia dell'elemento. Si tratta di utenti potenzialmente interessati alle informazioni contenute in un elemento, senza esserne direttamente coinvolti o responsabili. Tutti i destinatari sono a conoscenza dell'invio della copia conoscenza. Inoltre sono in grado di vedere i nomi dei destinatari della copia.

CN (Copia Nascosta)

I destinatari delle copie nascoste (CN) ricevono una copia dell'elemento. Gli altri destinatari non ricevono alcuna informazione sulle copie nascoste. L'invio della copia nascosta è noto soltanto al mittente e al destinatario della copia. Se un destinatario risponde selezionando Rispondi a tutti, i destinatari in copia nascosta non riceveranno alcuna risposta.

Aggiunta di indirizzi ai messaggi

  1. Fare clic su E-mail sulla barra degli strumenti.

  2. Nel campo A digitare un nome utente, quindi premere Invio. Ripetere l'operazione per gli altri utenti. Se necessario, digitare i nomi utente nei campi CC e CN.

    oppure

    Per selezionare i nomi utente da un elenco, fare clic su Indirizzo sulla barra degli strumenti. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Selettore di indirizzi, vedere Uso della finestra di dialogo Selettore di indirizzi.

  3. Digitare un oggetto.

  4. Digitare un messaggio.

    È possibile specificare numerose opzioni, ad esempio impostare una priorità alta per il messaggio, sollecitare una risposta da parte dei destinatari e altro ancora, selezionando Opzioni di invio.

    È anche possibile modificare il font del messaggio di testo, se lo si desidera. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica del font nella vista HTML.

  5. Includere eventuali allegati facendo clic su Allega.

  6. Fare clic su Invia sulla barra degli strumenti.

3.1.9 Selezione delle opzioni di invio

Modifica della priorità di un messaggio inviato

Modifica della priorità di tutti gli elementi da inviare

  1. Per modificare la priorità di tutti gli elementi da inviare, fare clic sull'icona Opzioni , quindi su Opzioni.

  2. Fare clic sulla scheda Opzioni di invio.

  3. Selezionare Alta, Normale o Bassa.

    La piccola icona accanto a un elemento nella casella postale è rossa se la priorità è alta, bianca se la priorità è normale e grigia se la priorità è bassa.

  4. Fare clic su Salva, quindi scegliere Chiudi.

Modifica della priorità di un elemento

  1. Per modificare la priorità di un singolo elemento, aprirlo, quindi fare clic sulla scheda Opzioni di invio.

  2. Selezionare Alta, Normale o Bassa.

    La piccola icona accanto a un elemento nella casella postale è rossa se la priorità è alta, bianca se la priorità è normale e grigia se la priorità è bassa.

  3. Fare clic su Invia.

Modifica delle impostazioni di sicurezza (classificazione) di tutti gli elementi inviati

La classificazione è un'impostazione di sicurezza che consente di informare il destinatario sulla qualità riservata, top secret e così via dell'elemento. Queste informazioni vengono riportate nella parte superiore dell'elemento. La classificazione non fornisce cifrature né alcun tipo di sicurezza supplementare, ma ha esclusivamente lo scopo di comunicare al destinatario l'importanza dell'elemento.

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sull'icona Opzioni, quindi fare clic su Opzioni.

  2. Selezionare la scheda Opzioni di invio.

  3. Selezionare un livello di sicurezza dall'elenco a discesa Classificazione.

  4. Fare clic su Salva, quindi scegliere Chiudi.

Modifica della codifica MIME di un messaggio

Molte lingue richiedono codifiche di caratteri diverse per visualizzare correttamente alcuni caratteri. In GroupWise WebAccess è possibile modificare la codifica per gli elementi inviati e ricevuti.

Modifica della codifica di tutti gli elementi inviati

  1. Nella pagina principale di WebAccess, fare clic sull'icona Opzioni, quindi fare clic su Opzioni.

  2. Fare clic sulla scheda Opzioni di invio.

  3. Selezionare la codifica MIME appropriata dall'elenco a discesa Codifica MIME.

  4. Fare clic su Salva, quindi scegliere Chiudi.

Modifica della codifica di un elemento

  1. Nella finestra Messaggio, fare clic sulla scheda Opzioni di invio.

  2. Selezionare la codifica MIME dall'elenco a discesa Codifica MIME.

  3. Fare clic su Invia sulla barra degli strumenti per inviare il messaggio.

3.1.10 Pubblicazione di una nota

Una nota è un messaggio pubblicato solo nella casella postale. Le note rappresentano un metodo per creare note personali per se stessi.

  1. Nella cartella Casella postale o Calendario, fare clic sulla freccia verso il basso accanto a Posta, quindi fare clic su Nota personale.

  2. Digitare un oggetto.

  3. Digitare un messaggio.

  4. Includere eventuali allegati facendo clic su Allega.

  5. Fare clic su Pubblica sulla barra degli strumenti.

3.1.11 Invio di una telefonata

Una telefonata è una nota che può essere inviata per segnalare ad altri utenti di GroupWise le chiamate che hanno ricevuto mentre erano fuori ufficio o non erano disponibili. Le telefonate vengono memorizzate nella casella postale del destinatario. Non è possibile rispondere al telefono tramite questo elemento.

  1. Nella Casella postale o nel Calendario, fare clic sulla freccia verso il basso accanto a E-mail, quindi fare clic su Telefonata.

  2. Nel campo A digitare un nome utente, quindi premere Invio. Ripetere l'operazione per gli altri utenti.

    oppure

    Per selezionare i nomi utente da un elenco, fare clic su Indirizzo sulla barra degli strumenti. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Selettore di indirizzi, vedere Uso della finestra di dialogo Selettore di indirizzi.

  3. Digitare il nome, la società e il numero di telefono del chiamante.

  4. Digitare il messaggio nel corpo del messaggio.

    Se necessario, è possibile modificare il font del testo del messaggio. Per ulteriori informazioni, vedere Modifica del font nella vista HTML.

  5. Fare clic su Invia sulla barra degli strumenti.