74.7 Invio e recupero di elementi in modalità Remota

Utilizzare Invia/richiama per sincronizzare le caselle Online e Remota.

Quando si effettua il collegamento al sistema GroupWise, i messaggi inviati dalla casella remota vengono consegnati ai destinatari. Remota invia inoltre una richiesta di recupero dei messaggi, come ad esempio quelli postali, alla casella Online. Il sistema GroupWise elabora la richiesta, quindi invia gli elementi alla propria casella remota, limitando gli elementi in base alle restrizioni imposte nella finestra di dialogo Invia/richiama. Oltre agli elementi, è possibile richiamare regole, documenti e rubriche.

74.7.1 Connessione a GroupWise durante l'invio o il recupero di messaggi

Se si tenta di inviare o recuperare messaggi in Modalità remota quando non si dispone di una connessione a GroupWise, viene visualizzata una finestra di dialogo che consente di scegliere se effettuare la connessione subito oppure in un secondo momento. È inoltre possibile configurare la connessione prima di connettersi.

74.7.2 Download di elementi, regole, indirizzi e documenti nella casella postale remota

Per scaricare elementi, regole, indirizzi e documenti nella casella postale remota:

Se si sta eseguendo GroupWise in Modalità online, fare clic su Strumenti > In viaggio, immettere la password per la casella postale online, selezionare il numero di telefono per la connessione, se richiesto, quindi fare clic su OK.

oppure

Se si sta eseguendo GroupWise in modalità Remota, è necessario fare clic su Conti > Invia/richiama > Opzioni di GroupWise.
Per recuperare gli elementi, verificare di aver selezionato Elementi, fare clic su Avanzate, selezionare una scheda se disponibile, fare clic su un'opzione, quindi fare clic su OK.

Se si decide di limitare gli elementi da recuperare (ad esempio selezionando Solo riga oggetto o impostando dei limiti per le dimensioni), è possibile scaricare l'elemento o gli elementi restanti in seguito. Vedere Ripristino di elementi non scaricati per intero.

Per scaricare solo i nuovi elementi in modalità Remota, selezionare Solo nuovi nella scheda Richiama.
Fare clic su OK.
Per richiamare regole, fare clic su Regole.
Per richiamare indirizzi dalla rubrica di GroupWise, fare clic su Rubrica di GroupWise, fare clic su Filtro, specificare gli indirizzi da richiamare, quindi fare clic su OK.

Poiché il richiamo delle rubriche tramite connessione via modem può richiedere molto tempo, si consiglia di utilizzare una connessione di rete o TCP/IP.

Per ulteriori informazioni, vedere Filtraggio della rubrica di GroupWise per la casella postale remota.
Per recuperare le rubriche personali, fare clic su Rubriche personali.
Per richiamare copie dei documenti della libreria di GroupWise dalla casella postale online, selezionare la casella di controllo Documenti, fare clic su Documenti, selezionare i documenti desiderati, contrassegnare i documenti pertinenti come In uso, quindi fare clic su OK.

Contrassegnando un documento come In uso se ne impedisce la modifica da parte di altri utenti. Se non si contrassegna un documento come In uso, esso può essere modificato da un altro utente mentre nella propria casella remota è presente una copia. Se in seguito si modifica il documento e lo si ripone nella libreria master, il documento verrà salvato come una nuova versione e le modifiche apportate non verranno salvate nell'altra versione esistente. Se non si prevede di modificare un documento, non contrassegnarlo come In uso.

Quando si chiude un documento in uso, il sistema richiede di inviare il documento alla libreria master e di contrassegnarlo come Disponibile. Una volta completato il documento, contrassegnarlo come Disponibile per consentire ad altri utenti di modificarlo.
Per specificare un'ubicazione remota e una connessione prima dello scaricamento in modalità Remota, fare clic su Configura, selezionare l'ubicazione remota dall'elenco a discesa Connessione da, scegliere una connessione nell'elenco a discesa Connessione a, quindi fare clic su OK.
Fare clic su Connetti o Fine.

Se si è in Modalità remota, tutti gli elementi vengono inviati nell'elenco Richieste in sospeso.

74.7.3 Invio di elementi in modalità Remota

Per inviare elementi in modalità Remota:

Creare un nuovo elemento, quindi selezionare Invia sulla barra degli strumenti.

L'elemento verrà inserito nell'elenco Richieste in sospeso. Dopo la connessione al sistema GroupWise master, vengono inviati tutti gli elementi presenti nell'elenco Richieste in sospeso.
Fare clic su Conti > Invia/richiama, quindi selezionare l'account remoto.

oppure

Per specificare l'ubicazione e la connessione remota prima di inviare l'elemento, fare clic su Conti > Invia/richiama > Opzioni di GroupWise, selezionare Configura, scegliere l'ubicazione remota dall'elenco a discesa Connessione da, scegliere una connessione dall'elenco a discesa Connessione a, fare clic su OK, quindi selezionare Connetti.

Durante l'invio degli elementi, vengono richiamati quelli nuovi, a seconda delle impostazioni nella finestra di dialogo Invia/richiama.

È possibile passare da una connessione a un'altra (rete, modem e TCP/IP) se non esistono chieste in sospeso sulla connessione che si sta abbandonando. Ad esempio, se si utilizza la connessione di rete per l'invio/il recupero di elementi e la connessione si interrompe prima della fine della trasmissione, non è consigliabile selezionare la connessione modem in seguito per elaborare le richieste. Completare le richieste originali con il collegamento originale.

74.7.4 Visualizzazione delle richieste in sospeso

Quando si esegue un'azione che richiede l'invio di informazioni dalla casella postale remota a quella online, in GroupWise viene creata una richiesta la quale viene inserita nell'elenco Richieste in sospeso. Dopo la connessione al sistema GroupWise master, tutte le richieste vengono inviate alla casella postale online. Utilizzare Richieste in sospeso per verificare le richieste in sospeso.

Fare clic su Conti > Richieste in sospeso.

Per impedire l'elaborazione di una richiesta, selezionare la richiesta, quindi fare clic su Cancella. È possibile cancellare solo le richieste che non sono state inviate al sistema GroupWise master e contrassegnate con lo stato "In attesa di invio". Le richieste già inviate al sistema GroupWise master non possono essere annullate.

74.7.5 Ripristino di elementi non scaricati per intero

Se si impostano restrizioni per le dimensioni o si seleziona Solo riga oggetto durante lo scaricamento di elementi, è possibile che gli elementi nella casella postale remota risultino solo parzialmente scaricati.

Selezionare gli elementi nella casella postale remota.
Fare clic su Conti > Richiama gli elementi selezionati.
Per connettersi immediatamente alla casella postale online, fare clic su Connetti ora.

oppure

Per creare una richiesta senza inviarla, fare clic su Connetti più tardi. In questo modo è possibile connettersi dopo aver raccolto più richieste.

74.7.6 Uso della funzione Ricerca ore libere in modalità Remota

Per utilizzare Ricerca ore libere in modalità Remota:

Creare un nuovo appuntamento.
Per selezionare il primo giorno libero per una riunione, fare clic su , quindi selezionare una data.
Fare clic su Ricerca ore libere sulla barra degli strumenti.
Per connettersi immediatamente al sistema GroupWise master e ricercare le ore disponibili, fare clic su Connetti ora.

oppure

Per ricercare in seguito tutte le ore disponibili, fare clic su Connetti più tardi.

Se si seleziona Connetti più tardi è possibile creare una richiesta di ore libere, che non viene tuttavia inviata al sistema GroupWise master. L'appuntamento può essere salvato come elemento bozza nella cartella Lavori in corso fino a che non si decide di inviarlo. Successivamente, quando si è pronti a controllare le ore degli appuntamenti, fare clic su Occupato e selezionare Connetti ora.
Quando viene visualizzata la finestra Scelta dell'ora dell'appuntamento, fare clic su Autoseleziona per visualizzare la prima ora disponibile per la riunione. Fare clic su Autoseleziona fino a individuare l'ora migliore, quindi fare clic su OK.

oppure

Selezionare la scheda Ore disponibili, fare clic su un'ora disponibile, quindi selezionare OK.
Completare l'appuntamento, quindi fare clic su Invia sulla barra degli strumenti.

Se ci si disconnette prima di aver ricevuto tutte le informazioni sulla pianificazione richieste con la funzione Ricerca ore libere, è necessario fare nuovamente clic su Ricerca ore libere per aggiornare le informazioni ottenute con la richiesta originale.

74.7.7 Filtraggio della rubrica di GroupWise per la casella postale remota

La Rubrica di GroupWise è generalmente molto grande perché contiene informazioni su tutta l'organizzazione. Se non si ha l'esigenza di disporre di tutte le informazioni della rubrica di GroupWise quando si utilizza GroupWise fuori ufficio, utilizzare il Filtro della rubrica di GroupWise per richiamare dal sistema GroupWise solo gli indirizzi degli utenti, gli indirizzi delle risorse e i gruppi pubblici desiderati.

Ad esempio, il filtro Reparto [ ] Marketing indica a GroupWise di recuperare tutti gli indirizzi che includono "marketing" nella colonna Reparto della rubrica. In questo modo è possibile contattare una persona del reparto Marketing anche mentre si è assenti.

È generalmente consigliabile recuperare le informazioni sulla rubrica di GroupWise prima di lasciare l'ufficio per rendere gli scaricamenti più veloci ed economici limitando i costi delle telefonate interurbane.

Se si sta eseguendo GroupWise in Modalità online, fare clic su Strumenti > In viaggio, immettere la password per la casella postale online, selezionare il numero di telefono per la connessione, se richiesto, quindi fare clic su OK.

oppure

Se si sta eseguendo GroupWise in modalità Remota, fare clic su Conti > Invia/richiama > Opzioni di GroupWise.
Fare clic su Rubrica di GroupWise, quindi selezionare Filtro.
Fare clic su una colonna della rubrica nel primo elenco a discesa.

Ad esempio, fare clic su Reparto per ricercare gli indirizzi di un reparto specifico.
Fare clic sull'elenco a discesa degli operatori, selezionare un operatore, quindi immettere i criteri di ricerca nella casella oppure fare clic su un valore, se disponibile.

Ad esempio, fare clic su [ ], quindi digitare Conti per ricercare gli indirizzi del reparto Contabilità. Utilizzare l'operatore più appropriato per la ricerca. I criteri di ricerca, come il nome di una persona o di un oggetto, possono contenere caratteri jolly, come un asterisco (*) o un punto interrogativo (?). Il filtro non fa distinzione tra le lettere maiuscole e minuscole dei criteri immessi.
Per aggiungere ulteriori condizioni per il filtro, fare clic sull'ultimo elenco a discesa, quindi selezionare And.
Dopo aver specificato tutte le condizioni per il filtro, leggere il testo che inizia con "Includi voci dove..." quando si crea il filtro per ottenere informazioni sul funzionamento del filtro.
Fare clic su OK, quindi su Connetti.

Per ulteriori informazioni sugli operatori, vedere Uso della funzione Ricerca avanzata.

74.7.8 Cancellazione di elementi dalla casella postale remota

Selezionare Cancella e svuota e Gestione dimensione libreria per rimuovere gli elementi dalla casella postale remota.

Cancellazione di elementi dalla casella postale remota

In Modalità remota è possibile cancellare e ritirare elementi e svuotare il cestino come se ci si trovasse in Modalità online.

Fare clic sull'elemento nella casella postale.
Fare clic su Modifica > Cancella.
Se si sta cancellando un elemento in uscita, fare clic su una delle opzioni disponibili.
Per liberare spazio su disco, fare clic su Modifica > Svuota cestino.

Tutti gli elementi cancellati verranno eliminati definitivamente dalla casella postale remota.

Quando ci si collega nuovamente al sistema GroupWise master, vengono automaticamente sincronizzate le modifiche apportate alle caselle postali remota e online. È possibile disattivare la sincronizzazione modificando le opzioni di cancellazione in Opzioni di Remote. Vedere Modifica delle impostazioni di cancellazione remote.

Cancellazione dei documenti inutilizzati dalla libreria remota

La cancellazione dei file con Gestione dello spazio su disco della libreria remota non cancella i file dalla libreria master. Non vengono rimossi neppure·i riferimenti ai documenti cancellati. I file vengono rimossi solo dal computer in cui si trova la casella postale remota in modo da liberare spazio su disco.

In modalità Remota, fare clic su Strumenti > Gestione dimensione libreria.
Fare clic sui documenti da cancellare, quindi selezionare Cancella.
Al termine, fare clic su Chiudi.

Se si cancella un documento con stato In uso, lo stato del documento nella libreria master viene reimpostato su Disponibile quando ci si connette nuovamente alla casella postale online.

Riferimenti ai documenti allegati e modalità Remota

In modalità Remota, è possibile ricevere un elemento con un allegato contenente un riferimento a un documento. Quando si apre un allegato, il documento viene aperto nella libreria remota, anche se la versione del documento contenuto nella libreria remota è precedente a quella dell'allegato. Se il documento non esiste nella libreria remota, viene richiesto di connettersi immediatamente o in un secondo tempo alla casella postale online per richiamare il documento.

È inoltre possibile inviare elementi con riferimenti ai documenti allegati dalla Modalità remota. Tuttavia, se il documento non è presente nella libreria remota, i destinatari che non dispongono dei diritti necessari per il documento nella libreria principale o che non utilizzano un programma di posta che supporta la libreria di GroupWise non ricevono una copia del documento.

Inoltre, se la libreria master non è disponibile, i destinatari non ricevono una copia del documento. Se si presenta una di queste condizioni, è necessario allegare una copia reale del documento oltre al riferimento al documento stesso.