Fare riferimento alle informazioni fornite in queste sezioni per una spiegazione sul funzionamento della condivisione delle cartelle e sulle modalità per condividere le cartelle.
Una cartella condivisa è simile a qualsiasi altra cartella presente nello schedario, ma è accessibile anche da altri utenti e viene visualizzata nei loro schedari. È possibile creare cartelle condivise o condividere cartelle personali già presenti nel proprio schedario. È possibile scegliere gli utenti con cui condividere la cartella e i diritti da assegnare a ciascuno di essi. Gli utenti scelti potranno pubblicare elementi nella cartella condivisa, trascinare elementi esistenti nella cartella e creare thread di discussione.
Quando si condivide una cartella, per default vengono condivise automaticamente anche tutte le sottocartelle. È possibile includere in una singola cartella condivisa un massimo di 400 sottocartelle.
NOTA:quando si condividono tutte le sottocartelle, l'utente che effettua tale operazione è l'unica persona in grado di aggiungere cartelle condivise aggiuntive al relativo albero.
Non è possibile condividere le cartelle di sistema, ovvero Casella postale, Calendario, Documenti, Elementi inviati, Elenco dei task, Contatti, Schedario, Lavori in corso, Posta indesiderata e Cestino.
Se si inserisce un documento in una cartella condivisa, gli utenti che dispongono di diritti sulla cartella non possono automaticamente modificarlo. Per consentire agli utenti di modificare il documento, è necessario assegnare loro i diritti di modifica nella scheda Condivisione del documento.
È possibile condividere le cartelle personali con altri utenti, i quali riceveranno una notifica in cui è indicato che la cartella è stata condivisa con loro. I destinatari possono quindi accettare o rifiutare la cartella.
Nelle modalità Remoto e Caching, le modifiche nelle cartelle condivise vengono aggiornate quando ci si collega al sistema GroupWise principale.
Per condividere una cartella o un albero di cartelle esistente con altri utenti:
Nell'Elenco cartelle, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella da condividere, quindi selezionare Condivisione.
Selezionare Condiviso con.
Nel campo Nome, iniziare a digitare il nome di un utente oppure fare clic sul pulsante Rubrica per selezionare l'utente nella finestra di dialogo Selezione indirizzo.
Appena il nome dell'utente viene visualizzato nel campo, fare clic su Aggiungi utente per spostare l'utente nell'Elenco di condivisione.
Fare clic sul nome dell'utente in Elenco di condivisione.
Specificare le opzioni di accesso per l'utente.
Ripetere le operazioni da Passaggio 3 a Passaggio 6 per ciascun utente con cui si desidera condividere la cartella.
(Facoltativo) Lasciare l'opzione Condividi tutte le sottocartelle selezionata se si desidera che vengano condivise anche tutte le sottocartelle della cartella che si sta condividendo. Gli utenti dispongono per le sottocartelle degli stesso diritti di accesso di cui dispongono per la cartella superiore.
NOTA:quando si condividono tutte le sottocartelle, l'utente che effettua tale operazione è l'unica persona in grado di aggiungere cartelle condivise aggiuntive al relativo albero.
Fare clic su OK.
Se si desidera assegnare una funzione specifica a una cartella, è possibile creare una nuova impostazione di visualizzazione. Ad esempio, se la cartella è destinata alle discussioni condivise, può essere opportuno creare un'impostazione che consenta di visualizzare gli elementi in base ai thread di risposta e che contenga sia gli elementi inviati che quelli ricevuti. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella, selezionare Proprietà, quindi fare clic su Visualizza.
Per creare una cartella condivisa:
Nell'Elenco cartelle, fare clic su File > Nuovo > Cartella.
Selezionare Cartella condivisa, quindi fare clic su Avanti.
Immettere un nome e una descrizione per la nuova cartella.
Fare clic su Su, Giù, Destra o Sinistra per posizionare la cartella nel punto desiderato all'interno dell'Elenco cartelle, quindi fare clic su Avanti.
Nel campo Nome, iniziare a digitare il nome di un utente.
Appena il nome dell'utente viene visualizzato nel campo, fare clic su Aggiungi utente per spostare l'utente nell'Elenco di condivisione.
Fare clic sul nome dell'utente in Elenco di condivisione.
Specificare le opzioni di accesso per l'utente.
Ripetere le operazioni da Passaggio 5 a Passaggio 8 per ciascun utente con cui si desidera condividere la cartella.
Fare clic su Avanti.
Specificare le impostazioni di visualizzazione desiderate per la cartella.
Fare clic su Fine.
Per ulteriori informazioni, vedere Uso delle cartelle condivise.
Per accettare una cartella condivisa:
Fare clic su Notifica della cartella condivisa nella Casella postale.
Viene visualizzato un messaggio in cui vengono indicati il nome della cartella per cui si dispone di diritti e il tipo di diritti che sono stati concessi.
Fare clic su Avanti.
Il nome della cartella è specificato per default. Apportare le modifiche desiderate al nome.
Utilizzare i pulsanti Su, Giù, Sinistra e Destra per selezionare l'ubicazione della cartella.
Fare clic su Fine.
Per pubblicare un elemento in una cartella condivisa:
Fare clic sulla cartella condivisa nell'elenco di cartelle per aprirla.
Fare clic su File > Nuovo > Discussione/Nota.
Per pubblicare un tipo di elemento diverso, come un task, fare clic su Modifica > Passa a, quindi selezionare un tipo di elemento.
Digitare un oggetto.
Digitare il messaggio.
Fare clic su Allega per allegare i file.
Fare clic su Pubblica sulla barra degli strumenti.
Per rispondere a un elemento esistente in una cartella condivisa, aprire l'elemento, fare clic su Rispondi, selezionare un'opzione di risposta, quindi fare clic su OK. Per ulteriori informazioni, vedere Risposta a un'e-mail in una cartella condivisa.
Per visualizzare il thread di discussione in una cartella condivisa:
In una cartella condivisa, fare clic su Visualizza > Impostazioni di visualizzazione > Thread di discussione.
Per espandere o comprimere i thread di discussione, fare clic sui simboli - e + vicino all'elemento della discussione originale.
Per scorrere le discussioni disponibili, premere Ctrl + freccia sinistra o Ctrl + freccia destra.
Per trasferire la proprietà di una cartella condivisa:
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella condivisa, quindi scegliere Condivisione.
Fare clic su Trasferisci proprietà.
Selezionare il nuovo proprietario della cartella condivisa, modificare oggetto e messaggio se si desidera rimanere come partecipante.
Quando si fa clic su Invia, il nuovo proprietario riceve una notifica della proprietà della cartella condivisa.
Per cancellare una cartella condivisa:
Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella.
Fare clic su Cancella.
Fare clic su Sì.
La cancellazione di una cartella condivisa con l'utente comporta solo la cancellazione dalla Casella postale GroupWise dell'utente. Tutti gli altri utenti non subiscono cambiamenti. Se tuttavia è l'utente ad aver condiviso la cartella con altri utenti, la cancellazione della cartella comporterà la rimozione anche per tutti gli altri utenti.