3.3 Condivisione di voci, cartelle e spazi di lavoro

È possibile condividere spazi di lavoro, cartelle e voci con utenti interni ed esterni:

  1. Passare allo spazio di lavoro o alla cartella che si desidera condividere o a quella contenente le voci che si desidera condividere.

  2. Condivisione di uno spazio di lavoro o di una cartella: fare clic sull'icona Configura accanto al titolo dello spazio di lavoro o della cartella e scegliere Condividi lo spazio di lavoro specificato o Condividi la cartella specificata.

    Condivisione di più voci (solo cartelle File, Discussione e Task): selezionare uno o più elementi da condividere e fare clic su Condividi. Nelle cartelle File, fare nuovamente clic su Condividi.

    Condivisione di singole voci: fare clic sulla freccia dell'elenco a discesa accanto alla voce, alla cartella o allo spazio di lavoro che si desidera condividere e scegliere Condividi voce.

    oppure

    Se non è disponibile la freccia del menu a discesa, aprire la voce e fare clic su Azioni > Condividi la voce specificata.

    Viene visualizzata la finestra di dialogo Condividi.

  3. È possibile creare delle condivisioni con utenti Vibe interni, utenti esterni e il pubblico:

    • Per la condivisione con utenti Vibe interni, iniziare a digitare il nome dell'utente, del gruppo o del team con cui si desidera condividere l'elemento, quindi, quando il nome viene visualizzato nell'elenco a discesa, fare clic su di esso.

    • Per la condivisione con utenti esterni alla propria organizzazione, specificare l'indirizzo e-mail di un utente e premere Invio.

      O

      Fare clic sull'icona Utente esterno , specificare l'indirizzo e-mail dell'utente, quindi fare clic su OK.

      Questa funzionalità deve essere abilitata dall'amministratore di Vibe. Per verificare se si dispone dei diritti di condivisione con gli utenti esterni, spostare il mouse sull'icona Informazioni accanto al campo d'immissione.

      Per ulteriori informazioni sulla condivisione con utenti esterni, vedere Condivisione con persone esterne alla propria organizzazione.

    • Per condividere l'elemento con il pubblico, fare clic su Rendi pubblico nell'angolo in alto a destra della finestra di dialogo Condividi.

      Gli utenti che non dispongono di un account utente Vibe possono accedere al sito di Vibe come guest (come descritto nella Accesso a Micro Focus Vibe da un browser Web) e visualizzare tutti gli elementi che sono stati condivisi con il pubblico.

      Gli utenti esterni non dispongono dei diritti di accesso necessari per visualizzare gli elementi che sono stati condivisi con il pubblico. Affinché tali utenti possano visualizzare gli elementi condivisi con il pubblico, devono eseguire il login al sito di Vibe come utenti guest.

      Questa funzionalità deve essere abilitata dall'amministratore di Vibe. Per verificare se si dispone dei diritti di condivisione con il pubblico, spostare il mouse sull'icona Informazioni accanto al campo d'immissione.

    • Per impostare rapidamente la condivisione con più utenti, è possibile copiare i relativi indirizzi e-mail da un'ubicazione e incollarli nel campo Aggiungi utente, gruppo o indirizzo e-mail della finestra di dialogo Condividi.

      Gli indirizzi e-mail possono essere relativi a utenti interni o esterni e devono essere separati da una virgola (,) o da uno spazio.

  4. Nella colonna Condiviso con, fare clic sui nomi degli utenti o dei gruppi di cui si desidera modificare le impostazioni di condivisione. È possibile selezionare più utenti e modificarne contemporaneamente le impostazioni di condivisione.

    Nella colonna Condiviso con vengono visualizzate le impostazioni di condivisione per l'ultimo utente aggiunto.

  5. Selezionare i diritti di accesso da concedere all'utente o al gruppo.

    Non è possibile modificare i diritti di accesso in caso di condivisione con il pubblico o di distribuzione di un collegamento a un file.

    • Visualizzatore: gli utenti possono visualizzare singole voci, cartelle e spazi di lavoro che sono stati condivisi con loro, nonché visualizzarne il contenuto.

      Questa opzione è l'unica disponibile in caso di condivisione con il pubblico o di distribuzione di un collegamento a un file.

    • Editor: gli utenti possono visualizzare e modificare singole voci, cartelle e spazi di lavoro che sono stati condivisi con loro, nonché modificarne il contenuto.

    • Collaboratore (si riferisce solo alle cartelle e agli spazi di lavoro, non alle voci): gli utenti possono ridenominare o eliminare cartelle e spazi di lavoro condivisi. Inoltre, possono creare voci nella cartella o nello spazio di lavoro, nonché ridenominare, modificare, spostare ed eliminare quelle esistenti.

  6. Nella sezione Consenti ricondivisione con, selezionare gli utenti che potranno condividere l'elemento con utenti interni, esterni, con il pubblico o tramite un collegamento al file.

  7. Nel campo Scadenza selezionare fra le opzioni seguenti:

    • Mai: la condivisione non scade mai.

    • Il: selezionare un giorno di scadenza per i diritti.

      I diritti scadono all'inizio del giorno selezionato.

    • Dopo: specificare un numero di giorni in cui i diritti rimarranno attivi.

      Una giornata viene calcolata come periodo di 24 ore dal momento in cui si imposta la scadenza.

  8. Se si desidera includere una nota personale nella condivisione, specificarla nel campo Nota.

    La nota può essere letta soltanto dagli utenti e dai gruppi della condivisione.

    La nota della condivisione non può superare i 255 caratteri.

  9. Sono disponibili le seguenti opzioni di notifica:

    • Tutti i destinatari: viene inviata una notifica a tutti i destinatari presenti nell'elenco di condivisione.

    • Solo destinatari appena aggiunti: viene inviata una notifica solo ai destinatari aggiunti all'elenco di condivisione.

    • Destinatari nuovi e modificati: viene inviata una notifica solo ai nuovi destinatari e a quelli di cui l'utente ha modificato i diritti di condivisione.

    • Nessuno: non viene inviata alcuna notifica.

    Le notifiche includono le informazioni seguenti:

    • Un collegamento all'elemento condiviso

    • La nota immessa specificatamente per l'utente con cui l'elemento viene condiviso (vedere il Passaggio 8)

    • La scadenza della condivisione (vedere il Passaggio 8)

  10. Fare clic su OK.

    Viene visualizzata una notifica che conferma l'invio di un'e-mail agli utenti, ai gruppi o ai team specificati.