6.16 Uso dei file in una voce cartella

Oltre a utilizzare i file all'interno di Vibe come descritto nelle seguenti sezioni, è possibile utilizzare anche Micro Focus Vibe Add-in e Micro Focus Vibe Desktop per utilizzare i file Vibe direttamente da Microsoft Office o per sincronizzarli con il desktop. Si possono creare e modificare i file ed effettuare molte altre operazioni. Per ulteriori informazioni, vedere Riferimento rapido per Micro Focus Vibe Add-In) e Riferimento rapido per Micro Focus Vibe Desktop.

6.16.1 Creazione di una voce file

Micro Focus Vibe consente di creare voci file nelle cartelle di file designate. Creare una voce file non è come allegare un file a un altro tipo di voce cartella. Le voci file nei file di Vibe contengono un file primario. È possibile associare altri file alla voce file come allegati, ma esiste un solo file primario.

È possibile creare voci file in svariati modi:

6.16.2 Aggiunta di file allegati a una voce cartella

In Vibe sono disponibili varie alternative per aggiungere allegati a una voce.

Trascinamento e rilascio dei file

È possibile allegare un file a una voce trascinandolo da un'altra ubicazione e rilasciandolo nella voce.

  1. Individuare e aprire la voce in cui si desidera allegare il file.

  2. Fare clic sulla scheda Allegati.

  3. Fare clic su Trascina e rilascia file.

    Viene visualizzata la finestra Trascina e rilascia file.

  4. Trascinare il file di cui effettuare l'upload e rilasciarlo sull'icona cartella nella finestra di dialogo Trascina e rilascia file.

    In Vibe viene visualizzata una cartella di apertura e di chiusura a indicare che viene effettuato l'upload dei file rilasciati come allegati.

È inoltre possibile copiare e incollare i file nell'icona cartella.

Upload di un file singolo

  1. Individuare e aprire la voce in cui si desidera allegare il file.

  2. Fare clic sulla scheda Allegati.

  3. Fare clic su Upload di un singolo file.

    Viene visualizzata la finestra Upload di un singolo file.

  4. Fare clic su Scegliere un file, quindi individuare e selezionare il file da allegare.

  5. Fare clic su OK.

6.16.3 Visualizzazione dei file in modalità di sola lettura

Vibe consente di visualizzare facilmente i file associati alle voci. È possibile associare i file alle voce in uno dei seguenti modi:

  • Allegando i file a una voce..

  • Impostando i file come file primario della voce.

    I file primari possono essere presenti solo nelle voci delle cartelle File.

Nelle seguenti sezioni è descritto come visualizzare i file in un editor di testo o in formato HTML:

Visualizzazione di un file in un editor di testo

Quando si visualizza un file in un editor di testo, il file viene aperto in modalità di sola lettura.

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file da visualizzare.

  2. (Condizionale) Se il file da visualizzare è un allegato, fare clic sulla scheda Allegati.

    Solo le cartelle File possono contenere file non allegati.

  3. Accanto al file da visualizzare, fare clic su Azioni sui file > Visualizza il file specificato.

    oppure

    Fare clic sul nome del file.

Visualizzazione del file in formato HTML

Se si desidera visualizzare rapidamente un file, è possibile farlo in formato HTML.

È impossibile visualizzare alcuni tipi di file in formato HTML, come PNG, JPG, GIF e PDF.

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file da visualizzare.

  2. (Condizionale) Se il file da visualizzare è un allegato, fare clic sulla scheda Allegati.

    Solo le cartelle File possono contenere file non allegati.

  3. Accanto al file da visualizzare, fare clic su Azioni sui file > Visualizza il file come HTML.

6.16.4 Modifica dei file Accesso tramite un Browser Web

Se si accede a Vibe mediante un Browser Web e si dispone di LibreOffice o di Microsoft Office, è possibile modificare i file facendo clic su Azioni sui file > Modifica il file specificato.

Sono previsti i seguenti requisiti:

  • È necessario che nella workstation sia installata l'ultima versione di LibreOffice o di Microsoft Office 2013 o versione successiva.

  • Se si dispone di un'installazione di Microsoft Office, è possibile aprire il file utilizzando la funzionalità denominata MS URI.Questa funzione si applica alle workstation Windows e Mac, ma solo se è presente Microsoft Office.

  • Se è installato LibreOffice e l'amministratore ha abilitato il supporto per una funzionalità alternativa denominata URI di Vibe, è possibile scaricare e installare un'applicazione specifica della workstation, tramite la pagina di download delle applicazioni del server Vibe, la quale consentirà di aprire, modificare e salvare i file in Vibe.

    La disponibilità e la funzionalità specifiche edit-in-place di Vibe sono controllate dagli amministratori di Vibe, quindi contattarli se si hanno ulteriori domande.

6.16.5 Modifica dei file Vibe direttamente in Microsoft Office

Se si utilizza Microsoft Office in Windows, considerare di scaricare e installare il Vibe Add-in per MS Office per ottenere un processo di modifica migliore rispetto all'accedere ai file tramite un browser Web.

Vibe Add-in per MS Office consente di aprire e modificare i file direttamente nell'applicazione MS Office.

Per ulteriori informazioni sulla modifica dei file tramite il componente aggiuntivo di Vibe, vedere Riferimento rapido per Micro Focus Vibe Add-in.

6.16.6 Modifica dei file sincronizzati sul desktop

Se si effettua il download e si installa Vibe Desktop e l'amministratore di Vibe consente l'utilizzo della funzionalità, è possibile sincronizzare i file per il desktop e modificarli e visualizzarli allo stesso modo degli altri file locali. Le modifiche apportate vengono sincronizzate con il server Vibe.

Per ulteriori informazioni, vedere il Riferimento rapido di Micro Focus Vibe Desktop per Windows e il Riferimento rapido di Micro Focus Vibe Desktop per Mac.

6.16.7 Download dei file

È possibile effettuare il download dei file associati a una voce. È possibile effettuare il download di un singolo file o di tutti i file associati alla voce. Il download dei file viene effettuato in un file .zip.

Download di singoli file

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file di cui effettuare il download.

  2. Accanto al file, fare clic su Azioni sui file > Effettua il download del file in un file zip.

Download di tutti i file

  1. Individuare e aprire la voce che contiene i file di cui effettuare il download.

  2. Accanto a qualsiasi file nella voce, fare clic su Azioni sui file > Download di tutti i file.

    oppure

    Fare clic sulla scheda Allegati, quindi fare clic su Download di tutti i file.

Download dei file da una cartella File

  1. Passare alla cartella File da cui si desidera effettuare il download dei file.

  2. Selezionare i file di cui si desidera effettuare il download e fare clic su Altro > Download come ZIP.

    oppure

    Fare clic sull'icona Configura accanto al titolo della cartella e scegliere Download di tutti i file come ZIP.

6.16.8 Ottenimento dell'URL WebDAV di un file

Quando si conosce l'URL WebDAV di un file, è possibile aprire quest'ultimo da un'applicazione di modifica come Microsoft Office o direttamente dalla riga di comando.

Per ottenere l'URL WebDAV di un file:

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file per il quale si desidera ottenere l'URL WebDAV.

  2. (Condizionale) Se il file per il quale si desidera ottenere l'URL WebDAV è un allegato, fare clic sulla scheda Allegati.

    Solo le cartelle File possono contenere file non allegati.

  3. Accanto al file, fare clic su Azioni sui file > URL WebDAV.

    Viene visualizzato l'URL WebDAV da copiare.

Dopo aver ottenuto l'URL WebDAV per il file, è possibile specificare l'URL in un editor di documenti come Microsoft Office per aprire il file. Fare riferimento alla documentazione relativa all'editor di documenti specifico per ottenere le istruzioni per compiere tale operazione.

6.16.9 Aggiunta di una nota su un file o versione file.

Può essere necessario aggiungere una nota su un file o versione file particolare. Le note dei file vengono visualizzate subito sotto il nome del file nelle schede Allegati e Versioni dei file. Grazie alle note dei file, agli utenti risulta più semplice conoscere esattamente il contenuto di un file senza doverlo aprire. Tali note rappresentano inoltre un modo semplice per differenziare una versione di un file dall'altra.

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file allegato o la versione file per cui si desidera aggiungere una nota.

  2. (Condizionale) Se il file per il quale si desidera aggiungere una nota è un allegato, fare clic sulla scheda Allegati.

    Solo le cartelle File possono contenere file non allegati.

  3. Accanto al file per il quale si desidera aggiungere una nota, fare clic su Azioni sui file > Modifica nota file.

    Viene visualizzata la pagina Aggiungi nota file.

  4. Specificare la nota da aggiungere, quindi fare clic su OK.

6.16.10 Impostazione dello stato dei file

Se si dispone di più versioni di un file, può essere necessario impostare uno stato per ciascuna versione in modo da riuscire a individuare la versione ufficiale, le bozze e così via. Lo stato dei file può essere Ufficiale, Bozza o Obsoleto.

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file allegato o la versione file per cui si desidera impostare lo stato.

  2. Fare clic sulla scheda Versioni dei file.

  3. Nella colonna Stato accanto al file per il quale si desidera impostare lo stato, fare clic sullo stato attuale, quindi sullo stato che si desidera impostare.

6.16.11 Uso del controllo delle versioni dei file

Quando si modifica un file in Vibe, la versione precedente del file viene salvata e rimane disponibile in modo da poterla consultare facilmente. Sono inclusi i file memorizzati nelle cartelle File di Vibe o qualsiasi file salvato come allegato a una voce cartella.

Creazione di una nuova versione di un file

Quando si modifica e si salva un file, viene creata una nuova versione del file e la versione precedente viene salvata. Per informazioni su come modificare un file, vedere Modifica dei file Accesso tramite un Browser Web.

È inoltre possibile utilizzare la funzionalità di trascinamento e rilascio della selezione per creare una nuova versione di un file allegato o di una voce file in una cartella File, come indicato nelle seguenti sezioni:

Trascinamento e rilascio di un file per aggiornare un allegato della voce file

Per creare una nuova versione di un allegato della voce esistente, il file che si trascina e rilascia deve avere lo stesso nome dell'allegato della voce esistente per il quale si desidera creare una nuova versione.

  1. Individuare e aprire la voce che contiene l'allegato del file per il quale si desidera creare una nuova versione.

  2. Fare clic sulla scheda Allegati, quindi su Trascina e rilascia file.

  3. Trascinare un file da un'ubicazione, ad esempio il desktop, quindi rilasciarlo nell'icona cartella all'interno della finestra di trascinamento e rilascio.

    Il documento viene aggiunto come nuova versione dell'allegato della voce esistente. Le versioni precedenti vengono visualizzate nella scheda Versioni dei file all'interno della voce.

Trascinamento e rilascio di un file per aggiornare il file primario di una voce file

Per creare una nuova versione di un file esistente, il file che si trascina e rilascia deve avere lo stesso nome del file esistente per il quale si desidera creare una nuova versione.

  1. Passare alla cartella in cui si desidera importare la nuova versione del file.

    Nella cartella deve esistere già come voce file un file con lo stesso nome.

  2. Trascinare un file da un'ubicazione, ad esempio dal desktop, e rilasciarlo nell'area della cartella.

  3. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Conflitti fra i file, fare clic su Versioni dei file.

    Il documento viene aggiunto come nuova versione della voce file esistente. Le versioni precedenti vengono visualizzate nella scheda Versioni dei file all'interno della voce.

Incremento del numero di versione principale

Per default, quando si creano nuove versioni di un file, Vibe tiene traccia dei numeri di versione secondari. Ad esempio, 1.0, 1.1, 1.2 e così via. È possibile incrementare il numero di versione principale della versione più recente di un file. Ad esempio, la versione 1.2 diventa versione 2.0.

Se la cartella è stata configurata per la cancellazione automatica delle versioni precedenti dei file, come descritto in Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Cancellazione automatica delle versioni secondarie dei file che superano il limite massimo consentito) nella sezione Managing Folders (Gestione delle cartelle) della Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guida dell'utente avanzato di Micro Focus Vibe 4.0.5), l'incremento del numero di versione secondaria di un file in modo che diventi un numero di versione principale consente di prevenire la cancellazione di tale versione.

Per incrementare il numero di versione principale di un file:

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file per il quale si desidera incrementare il numero di versione principale.

  2. (Condizionale) Se il file per il quale si desidera incrementare il numero di versione principale è un allegato, fare clic sulla scheda Allegati.

    Solo le cartelle File possono contenere file non allegati.

  3. Accanto al file per il quale si desidera incrementare il numero di versione principale, fare clic su Azioni sui file > Incrementa numero versione principale.

    Viene visualizzata la pagina Incrementa numero versione principale.

  4. Fare clic su OK.

Accesso a una versione di un file salvata precedentemente

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file del quale si desidera accedere alla versione precedente.

  2. Fare clic sulla scheda Versioni dei file.

    Tutte le versioni precedentemente salvate di ogni file associato alla voce vengono elencate in ordine cronologico inverso. Vengono visualizzate informazioni come la data, le dimensioni del file e l'autore della modifica del file.

Promozione di una versione di file precedente alla versione attuale

È possibile promuovere la versione precedente di un file alla versione attuale. La versione attuale corrisponde al file principale nella voce file. Altre versioni sono disponibili sotto la versione principale nella scheda Versioni dei file.

  1. Individuare e aprire la voce in cui risiede la versione di file da promuovere a quella attuale.

  2. Fare clic sulla scheda Cronologia voce.

  3. Accanto alla versione del file da promuovere a quella attuale, fare clic su Promuovi ad attuale e successivamente su OK.

È possibile ripristinare l'intera voce a una versione precedente (come il titolo e la descrizione della voce), come indicato nella Ripristino di una voce alla versione precedente.

Cancellazione delle versioni esistenti di un file

IMPORTANTE:è impossibile recuperare i file e le versioni di file cancellati dal sito di Vibe.

  1. Individuare e aprire la voce che contiene il file del quale si desidera accedere alla versione precedente.

  2. Fare clic sulla scheda Versioni dei file.

    Tutte le versioni precedentemente salvate di ogni file associato alla voce vengono elencate in ordine cronologico inverso. Vengono visualizzate informazioni come la data, le dimensioni del file e l'autore della modifica del file.

  3. Per cancellare più versioni contemporaneamente, selezionare le versioni del file che si desidera cancellare, quindi fare clic su Cancella versioni selezionate.

    oppure

    Per cancellare una singola versione, fare clic su Azioni sui file accanto alla versione che si desidera cancellare, quindi su Cancella la versione specificata.

  4. Fare clic su OK per confermare la cancellazione.

Impostazione di un numero massimo di versioni consentite

Se si è proprietari di una cartella o di uno spazio di lavoro, è possibile impostare un numero massimo di versioni consentite per ogni file. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Restrizione delle versioni dei file di cartelle e spazi di lavoro mediante la configurazione della cancellazione automatica) nella Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Guida dell'utente avanzato di Micro Focus Vibe 4.0.5).