以下のセクションの情報を参照して、フォルダ共有の仕組みとフォルダの共有方法を理解してください。
共用フォルダはキャビネット内の他のフォルダと同様ですが、他のユーザがアクセスできる点と、他のユーザのキャビネットにも表示される点が異なります。［キャビネット］内に共用フォルダを作成するか、または既存のパーソナルフォルダを共用することができます。そのフォルダを誰と共用するか、また各ユーザにどのような権利を与えるかを指定できます。そうすれば、それらのユーザは、その共用フォルダにメッセージを入れたり、既存の項目をそのフォルダへドラッグしたり、ディスカッション履歴を作成することができるようになります。
フォルダを共用すると、デフォルトですべての下位フォルダが自動的に共用されます。1つの共用フォルダに含められるサブフォルダの最大数は400です。
メモ:ユーザがすべてのサブフォルダを共用する場合、共用フォルダツリーに共用フォルダを追加できるのはそのユーザのみです。
［メールボックス］、［カレンダ］、［ドキュメント］、［送信項目］、［タスクリスト］、［連絡先］、［キャビネット］、［進行中の仕事］、［ジャンクメール］、［ごみ箱］などのシステムフォルダを共用することはできません。
ドキュメントを共用フォルダに入れた場合、その共用フォルダへのアクセス権がある他のユーザに、自動的にそのドキュメントの編集権が与えられるわけではありません。他のユーザがドキュメントを編集できるようにするには、ドキュメント共用タブでそのユーザに編集権を与える必要があります。
パーソナルフォルダは、他のユーザと共用することができます。共用フォルダの受信者には、他のユーザとのフォルダの共用が通知されます。共用フォルダの受信者は、フォルダの受諾または拒否を選択できます。
リモートモードとキャッシングモードでは、マスタGroupWiseシステムに接続するたびに、共有フォルダ内の変更内容が更新されます。
既存のフォルダまたはフォルダツリーを他のユーザと共用する:
フォルダリストで、共用するフォルダを右クリックし、共用をクリックします。
次のユーザと共用を選択します。
アドレスセレクタダイアログボックスからユーザを選択するには、名前フィールドでユーザ名の入力を開始するかまたはアドレス帳ボタンをクリックします。
ユーザ名がフィールドに表示されたら、ユーザの追加をクリックしてユーザを共用者リストに移動します。
共用者リストでユーザの名前をクリックします。
そのユーザに与えるアクセス権オプションを選択します。
(オプション)共用しているすべてのフォルダの下位フォルダもすべて共用したい場合は、すべての下位フォルダを共用しますを選択したままにします。下位フォルダに対するユーザのアクセス権は、親フォルダに対するアクセス権と同じです。
メモ:ユーザがすべてのサブフォルダを共用する場合、共用フォルダツリーに共用フォルダを追加できるのはそのユーザのみです。
OKをクリックします。
フォルダに特定の機能を持たせたい場合は、新しい表示設定を作成します。たとえば、共用ディスカッション用のフォルダの場合は、項目がディスカッション履歴に従って表示され、送信項目と受信項目の両方が含まれるような設定を作成します。フォルダを右クリックし、プロパティをクリックし、表示をクリックします。
共用フォルダを作成する:
フォルダリストで、ファイル>新規作成>フォルダの順にクリックします。
共用フォルダを選択し、次へをクリックします。
新規フォルダの名前と説明を入力します。
上、下、右、または左をクリックして、フォルダリスト内の希望する位置にフォルダを移動し、次へをクリックします。
名前フィールドにユーザの名前を入力します。
ユーザ名がフィールドに表示されたら、ユーザの追加をクリックしてユーザを共用者リストに移動します。
共用者リストでユーザの名前をクリックします。
そのユーザに与えるアクセス権オプションを選択します。
次へをクリックします。
フォルダの表示設定を指定します。
完了をクリックします。
詳細については、共用フォルダを使用するを参照してください。
自分と共用されているフォルダを受諾する:
メールボックス内の［共用フォルダのお知らせ］をクリックします。
メッセージが表示されて、権限が付与されているフォルダの名前と付与されている権限のタイプを示します。
次へをクリックします。
デフォルトのフォルダ名が入力されます。適宜、名前を変更してください。
上、下、左、右の各ボタンを使用して、フォルダの位置を選択します。
完了をクリックします。
共用フォルダに項目をポストする:
フォルダリスト内の共用フォルダをクリックし、開きます。
ファイル>新規作成>ディスカッション/メモの順にクリックします。
タスクなどの違うタイプの項目をポストする場合は、編集>項目変更の順にクリックし、項目タイプをクリックします。
件名を入力します。
メッセージを入力します。
添付をクリックしてファイルを添付します。
ツールバーのポストをクリックします。
既存の共用フォルダの項目に返信するには、項目を開き、返信をクリックし、返信オプションを選択してから、OKをクリックします。詳細については、共用フォルダ内の電子メールに返信するを参照してください。
共用フォルダでディスカッション履歴を表示する:
共用フォルダで、表示>表示設定>ディスカッション履歴の順にクリックします。
ディスカッション履歴は、元のディスカッション項目の横にある+をクリックすると展開し、-をクリックすると縮小します。
別のディスカッションにスクロールするには、<Ctrl>キーを押しながら左矢印キーまたは<Ctrl>キーを押しながら右矢印キーを押します。
共用フォルダの所有権を移譲する:
共用フォルダを右クリックし、共用をクリックします。
所有権の移転をクリックします。
共有フォルダの新しい所有者を選択して、件名を変更して、自身が参加者のままでいることを希望するかどうかを示すメッセージを送信します。
送信をクリックすると、新しい所有者は、共用フォルダの所有者になったという旨の通知を受信します。
共用しているフォルダを削除する
フォルダを右クリックします。
削除をクリックします。
はいをクリックします。
自分と共用されているフォルダを削除した場合、そのフォルダは自分のGroupWiseメールボックスから削除されるだけです。他のすべてのユーザは影響を受けません。ただし、自分のフォルダを他のユーザと共用していた場合は、そのフォルダを削除すると、そのフォルダは他のすべてのユーザからも削除されます。