6.3 연락처 폴더 사용

연락처 폴더를 사용하여 주소록의 연락처를 보고, 업데이트하고, 삭제하며 연락처에 정보를 추가할 수 있습니다.

GroupWise 폴더 목록의 [연락처] 폴더는 기본적으로 주소록의 주요 연락처 주소록을 나타냅니다.

연락처 폴더에 대한 모든 변경 내용은 주요 연락처 주소록과 같은 관련 주소록에도 적용됩니다.

폴더 목록에는 [연락처] 폴더 아래의 모든 개인 주소록 목록이 표시됩니다. 폴더 목록에서 주소록을 클릭하여 다른 개인 주소록을 신속하게 선택할 수 있습니다.

도구모음의 QuickViewer 아이콘 을 클릭하면 연락처, 그룹, 자원 또는 조직에 대한 상세 정보를 신속하게 보고 편집할 수 있습니다.

자세한 내용은연락처 관리, 그룹 관리, 자원 관리 및 조직 관리을(를) 참조하십시오.

6.3.1 연락처 관리

연락처 폴더의 각 연락처는 개인 아이콘으로 표시됩니다. 연락처를 두 번 클릭하면 연락처 항목 보기가 표시됩니다.

연락처 추가

주요 연락처 주소록 또는 개인 주소록에 연락처를 추가할 수 있습니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지의 탐색줄에서 연락처를 클릭합니다.

  2. 연락처를 추가할 주소록을 선택합니다.

  3. 도구 모음에서 연락처 옆의 드롭다운 화살표를 클릭한 후 연락처를 클릭합니다.

  4. 이름 필드에서 연락처의 이름, 중간 이름 및 성을 지정합니다.

  5. 표시 이름 필드에서 연락처에 사용하고자 하는 이름을 지정합니다.

    표시 이름 필드의 정보가 연락처 목록에 표시됩니다.

  6. 다음 탭을 클릭하여 연락처에 대해 기록할 다른 정보를 지정합니다.

    요약 정보: (이 탭은 연락처를 수정하는 경우에만 사용 가능함) 다른 페이지에 포함된 요약 정보를 표시합니다.

    연락처: 이 페이지에서는 연락처 이름, 사진, 전자 메일 주소, 여러 전화 번호 및 인스턴트 메시징 ID를 지정할 수 있습니다.

    자세히: 이 페이지에서는 연락처의 직업, 부서, 비서, 생일, 기념일, 배우자, 자녀, 취미 및 연락처와 관련된 인터넷 주소를 지정할 수 있습니다.

    연락처 사무실, 개인 또는 일정 없음/일정 있음 정보에 대해 인터넷 주소를 지정하려면 해당 필드에 주소를 지정합니다.

    Address: 이 페이지를 사용하여 연락처의 사무실, 자택 및 기타 주소를 지정합니다.

    참고: GroupWise Windows 클라이언트에 입력한 이 연락처와의 상호 작용에 대한 정보를 보려면 이 페이지를 사용합니다. 이 페이지는 연락처 저널과 같은 기능을 수행할 수 있습니다.

    기록: (이 탭은 연락처를 수정하는 경우에만 사용 가능함) 이 연락처로 보냈거나 이 연락처에서 받은 모든 항목을 표시합니다.

  7. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

연락처 수정

주요 연락처 주소록 또는 개인 주소록에서 연락처를 수정할 수 있습니다. 회사 주소록의 연락처를 수정하려면 먼저 해당 연락처를 주요 연락처 주소록 또는 개인 주소록에 복사해야 합니다.

  1. 탐색 표시줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 연락처를 수정할 주소록을 선택합니다.

  3. 연락처 목록에서 수정할 연락처를 두 번 클릭합니다.

  4. 필요한 대로 연락처를 수정합니다.

    각 탭에서 입력할 수 있는 연락처 상세 정보에 대한 자세한 내용은 연락처 추가의 단계 6을 참조하십시오.

  5. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

연락처 삭제

주요 연락처 주소록 또는 개인 주소록에서 연락처를 삭제할 수 있습니다. 회사 주소록의 연락처는 삭제할 수 없습니다.

  1. 탐색 표시줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 연락처를 삭제하고자 하는 주소록을 선택합니다.

  3. 연락처 목록에서 연락처를 클릭하고 삭제를 클릭합니다.

연락처의 표시 이름 변경

표시 이름은 메시지의 받는 사람(또는 BC 나 CC)) 필드에서 입력하기 시작할 때 표시되는 이름입니다. 예를 들어, 이름 "Ta"를 입력하기 시작할 경우 [이름 완성]은 주소록의 이름을 가지고 이름의 나머지 부분을 채웁니다(예: "Tabitah Hu"). 그러나 주소록에 두 명의 Tabitha Hus 가 있을 경우(한 명은 회계 부서, 다른 한 명은 시설 관리 부서), 추가 등록 정보를 살펴보지 않으면 [이름 완성]이 어떤 이름을 채울지 알기가 어려울 수 있습니다.

이 경우 표시 이름을 변경하면 [이름 완성]에서 채운 이름이 누구인지 쉽게 알 수 있습니다. 예를 들어 Accounting의 Tabitha Hu 에게만 연락하고자 할 경우 표시 이름을 Tabitha--Accounting 으로 변경할 수 있습니다.

  1. 탐색 표시줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 연락처를 수정하고자 하는 주소록을 클릭합니다.

  3. 연락처를 두 번 클릭합니다.

  4. 표시 이름 필드에 새 이름을 입력합니다.

  5. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

연락처와의 모든 대화 내용 보기

  1. 탐색 표시줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 사용할 주소록을 클릭합니다.

  3. 연락처를 두 번 클릭합니다.

  4. 기록 탭을 클릭합니다.

    이 연락처와 주고받은 모든 항목이 표시됩니다.

연락처와의 저널링 상호 작용

저널과 마찬가지로 이 메모 기능도 연락처와의 다양한 상호 작용을 기록할 수 있는 기능을 제공합니다.

  1. 탐색 표시줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 사용할 주소록을 클릭합니다.

  3. 연락처를 두 번 클릭합니다.

  4. 메모 탭을 클릭합니다.

  5. 설명 필드에 연락처에 대한 정보를 추가합니다.

  6. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

6.3.2 그룹 관리

연락처 폴더의 각 그룹은 그룹 아이콘 으로 표시됩니다. 그룹을 두 번 클릭하면 그룹 항목 보기가 표시됩니다.

그룹에서 주소 구성

그룹은 메시지를 보낼 수 있는 사용자나 자원의 목록입니다. 받는 사람, BC 또는 CC 필드에 그룹 이름을 입력하여 여러 사용자나 리소스에 메시지를 보낼 수 있습니다. 공용 및 개인이라는 두 가지 유형의 그룹이 있습니다.

공용 그룹은 GroupWise 관리자가 만든 사용자 목록이며 각 GroupWise 사용자가 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 회계 부서에 대한 공용 그룹이 있다고 가정해 보십시오. 이 경우 회계 부서의 모든 직원이 이 그룹에 속하며 공용 그룹은 시스템 주소록에 나열됩니다.

개인 그룹은 자신이 작성한 그룹입니다. 예를 들어, 업무 그룹에 자주 약속을 보내는 경우 개인 그룹에 각 동료 직원의 주소나 이름 및 회의 장소(리소스)를 포함할 수 있습니다.

개인 그룹 만들기 및 저장

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 그룹을 추가할 개인 주소록을 클릭합니다.

  3. 그룹을 클릭합니다.

  4. 다음 정보를 지정합니다.

    주소록을 선택합니다: 선택한 주소록이 아닌 다른 주소록에 그룹을 추가하려면 드롭다운 목록을 클릭합니다.

    그룹 이름: 그룹 이름을 지정합니다.

    구성원: 그룹에 추가할 구성원 이름을 입력하기 시작하여 해당 이름이 나타나면 추가를 클릭하거나 Enter 키를 누릅니다. 그룹에 추가할 각 사용자에 대해 이 작업을 반복합니다.

    주소 선택기를 클릭하여 주소 선택기 사용에 설명된 대로 각 사용자를 검색하고 선택할 수 있습니다.

    설명: 그룹에 대한 설명을 지정합니다.

  5. 개인 주소록에 그룹을 저장하려면 저장 및 닫기를 클릭합니다.

그룹 수정

그룹을 만든 후에는 그룹 이름, 구성원 및 설명을 수정할 수 있습니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 수정할 그룹이 포함된 개인 주소록을 클릭합니다.

  3. 수정할 그룹을 두 번 클릭합니다.

    그룹은 그룹 아이콘으로 표시됩니다.

  4. 필요에 따라 수정한 후 저장 및 닫기를 클릭합니다.

그룹에 연락처 추가

회사 분배 목록과 같이 그룹에 연락처를 추가하는 경우 GroupWise 관리자가 부여한 적절한 권한을 가지고 있어야 합니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 연락처를 추가할 그룹이 포함된 개인 주소록을 클릭합니다.

  3. 연락처를 추가할 그룹을 두 번 클릭합니다.

    그룹은 그룹 아이콘으로 표시됩니다.

  4. 구성원 섹션에서 그룹에 추가할 구성원 이름을 입력하기 시작하여 해당 이름이 나타나면 추가를 클릭하거나 Enter 키를 누릅니다.

    그룹에 추가할 각 사용자에 대해 이 단계를 반복합니다.

  5. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

그룹에서 연락처 삭제

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 연락처를 제거할 그룹이 포함된 개인 주소록을 클릭합니다.

  3. 연락처를 제거할 그룹을 두 번 클릭합니다.

    그룹은 그룹 아이콘으로 표시됩니다.

  4. 구성원 섹션에서 그룹에서 제거할 사용자를 선택한 후 제거를 클릭합니다.

  5. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

그룹에 대해 항목의 주소 지정

  1. 항목 보기에서 도구 모음에 있는 주소를 클릭합니다.

    주소 선택기가 표시됩니다.

  2. 항목을 보낼 그룹 이름을 지정한 후 찾기를 클릭합니다.

  3. (선택 사항) 더하기(+) 아이콘 을 클릭하여 검색 범위를 전체 이름, 이름, 성 및부서를 기준으로 좁히거나, 시작 문자, 같음, 같지 않음 또는 주소록 및 항목의 유형을 기준으로 좁힐 수 있습니다.

  4. 그룹을 선택하고 받는 사람, 참조 또는 숨은 참조를 클릭합니다.

  5. 확인을 클릭하여 항목 보기로 돌아갑니다.

그룹 정보 보기

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 정보를 볼 그룹이 포함된 주소록을 클릭합니다.

  3. 정보를 볼 그룹을 두 번 클릭합니다.

  4. 정보를 본 후에는 취소를 클릭합니다.

6.3.3 자원 관리

자원은 회의 또는 기타 용도로 일정을 계획할 수 있는 항목입니다. 자원에는 회의실, 컴퓨터 프로젝터, 자동차 등이 포함될 수 있습니다. GroupWise 관리자는 각 리소스에 식별할 수 있는 이름을 지정하고 사용자에게 할당하는 방식으로 리소스를 정의합니다. 자원은 사용자와 마찬가지로 일정 확인에 포함될 수 있습니다. 자원 ID가 [받는 사람] 상자에 입력됩니다.

자원 소유자는 해당 자원을 관리하도록 할당된 사용자입니다. 자원 소유자는 해당 자원에 대한 약속을 승인 및 거절하는 일을 담당합니다. 따라서 소유자에게는 해당 자원에 대한 전체 프록시 권한이 있어야 합니다. 자원 소유자는 자원에 대한 약속이 발생하면 알림을 받도록 지정할 수 있으며

연락처 폴더의 각 자원은 자원 으로 표시됩니다. 자원을 클릭할 경우 자원 항목 보기가 표시됩니다.

자원 요청 승인 및 거절

읽기 및 쓰기 권한이 부여된 소유자인 경우에만 자원 요청을 승인하거나 거절할 수 있습니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지의 도구모음에서 프록시를 클릭합니다.

  2. 자신이 소유한 자원을 클릭합니다.

    자신이 소유한 자원이 나열되지 않을 경우, 소유한 자원 이름을 입력하고 로그인을 클릭합니다.

  3. 승인하거나 거절해야 하는 항목을 클릭합니다.

  4. 도구 모음에서 승인 또는 거절을 클릭합니다.

개인 자원 추가

주요 연락처 주소록 또는 개인 주소록에 개인 자원을 추가할 수 있습니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지의 탐색줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 자원을 추가할 개인 주소록을 선택합니다.

  3. 연락처 옆의 드롭다운 화살표를 클릭한 후 자원을 클릭합니다.

  4. 이름 필드에서 자원의 이름을 지정합니다.

  5. 자원에 대해 기록하고자 하는 기타 정보를 지정합니다.

  6. 설명 필드에서 필요에 따라 자원에 대한 설명을 지정합니다.

    예를 들어 회의실 크기 또는 회의실에 있는 장비 유형을 지정할 수 있습니다.

  7. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

개인 자원 수정

  1. 기본 WebAccess 페이지의 탐색줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 수정할 자원이 포함된 개인 주소록을 클릭합니다.

  3. 자원을 두 번 클릭합니다.

  4. 필요에 따라 정보를 수정합니다.

  5. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

개인 자원 삭제

  1. 기본 WebAccess 페이지의 탐색줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 자원이 있는 개인 주소록을 선택한 다음 자원을 검색합니다.

  3. 자원을 선택한 후 삭제를 클릭합니다.

6.3.4 조직 관리

연락처 폴더의 각 조직은 조직 아이콘 조직 아이콘으로 표시됩니다. 조직을 클릭할 경우 조직 항목 보기가 표시됩니다.

개인 조직 추가

주요 연락처 주소록 또는 개인 주소록에 조직을 추가할 수 있습니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지의 탐색줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 조직을 추가할 개인 주소록을 선택합니다.

  3. 연락처 옆의 드롭다운 화살표를 클릭한 후 조직을 클릭합니다.

  4. 조직 필드에서 조직의 이름을 지정합니다.

  5. 조직에 대해 기록할 기타 정보를 지정합니다.

  6. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

개인 조직 수정

  1. 기본 WebAccess 페이지의 탐색줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 수정할 조직이 있는 주소록을 선택합니다.

  3. 조직을 검색합니다.

  4. 조직을 두 번 클릭합니다.

  5. 필요에 따라 정보를 수정합니다.

  6. 저장 및 닫기를 클릭합니다.

개인 조직 삭제

  1. 기본 WebAccess 페이지의 탐색줄에서 연락처 탭을 클릭합니다.

  2. 삭제할 조직이 있는 주소록을 선택합니다.

  3. 조직을 선택하고 삭제를 클릭합니다.

  4. 확인을 클릭합니다.

6.3.5 항목 주소 지정을 위해 주요 연락처 사용

[주요 연락처] 주소록을 사용하여 자주 사용하거나 가장 많이 사용한 항목을 액세스할 수 있습니다. 메시지의 주소를 사용할 경우 항목은 주요 연락처 주소록에 복사됩니다.

[주요 연락처]에 항목을 추가하면 삭제하기 전까지 여기에 남아 있게 됩니다. 해당 항목은 원래의 주소록에도 남아 있습니다.

  1. 작성 중인 항목에서 주소를 클릭합니다.

    주소 선택기가 표시됩니다.

  2. 찾기 필드 옆의 더하기(+) 아이콘 을 클릭합니다.

  3. 모든 주소록 드롭다운 목록에서 주요 연락처를 선택합니다.

  4. 원하는 사용자를 검색하여 선택합니다.

  5. 선택한 사용자에 대해 받는 사람, 참조 또는 숨은 참조를 클릭합니다.

  6. 확인을 클릭합니다.

주요 연락처 주소록을 닫을 수 있지만 삭제할 수는 없습니다.

6.3.6 연락처 폴더에서 연락처로 메일 보내기

  1. 탐색 표시줄에서 연락처를 클릭합니다.

  2. 전자 메일을 보낼 연락처가 포함된 주소록을 클릭합니다.

  3. 전자 메일을 보낼 연락처를 선택한 후 도구모음에서 메일 보내기를 클릭합니다.

  4. 메시지 작성을 완료한 후 보내기를 클릭합니다.