3.1 전자 메일 보내기

GroupWise WebAccess에서 전자 메일 메시지를 전송할 때 텍스트나 HTML로 메시지를 전송할 수 있습니다. 또한 파일을 첨부하고, 메시지에 서명을 추가하고, 메시지를 보내기 전에 맞춤법 검사를 할 수 있습니다.

주소록과 이름 검색은 전자 메일 메시지를 보낼 때 필요한 연락처를 쉽고 빠르게 찾을 수 있도록 도와줍니다.

3.1.1 전자 메일 작성

  1. 도구 모음에서 메일을 클릭합니다.

  2. 받는 사람 상자에 사용자 이름을 입력한 다음 Enter 키를 누릅니다. 입력을 시작하면 이름 완성에서 자동으로 이름을 확인하여 입력을 완료합니다. 다른 사용자에 대해 작업을 반복합니다. 필요할 경우 참조 및 숨은 참조 상자에 사용자 이름을 입력합니다.

    또는

    목록에서 사용자 이름을 선택하려면 도구모음에서 주소를 클릭하고 각 사용자를 검색하고 선택한 후, 각 사용자에 대해 받는 사람, 참조 또는 숨은 참조를 클릭한 후 확인을 클릭합니다.

  3. 제목을 입력합니다.

  4. 메시지를 입력합니다.

    보내기 옵션 탭에서는 이 메시지의 중요도를 높음으로 설정하거나 수신인으로부터 답신을 요청하는 등의 다양한 옵션을 지정할 수 있습니다.

  5. 첨부를 클릭하여 첨부 파일을 포함할 수 있습니다.

  6. 도구 모음에서 보내기를 클릭합니다.

3.1.2 메시지 형식 설정

메시지를 보낼 때 몇 가지 형식 옵션에서 선택할 수 있습니다. 텍스트 또는 HTML 메시지로 메시지를 보내도록 선택할 수 있으며 메시지의 글꼴, 색 및 레이아웃을 변경할 수 있습니다.

HTML 보기에서 글꼴 변경

항목의 수신인이 [일반 텍스트] 보기에서 항목을 보는 경우 사용자가 [일반 텍스트] 보기에서 변경한 내용이 표시됩니다. 항목의 수신인이 [HTML] 보기에서 항목을 보는 경우 사용자가 [HTML] 보기에서 변경한 내용이 표시됩니다. 사용자가 항목을 작성한 보기를 수신인에게 알려줄 수 있습니다.

  1. 작성 중인 열린 항목에서 HTML 도구 모음이 표시되는지 확인합니다.

  2. HTML 도구 모음을 사용하여 글꼴을 변경하고, 배경색을 추가하고, 이미지를 추가하는 등의 작업을 할 수 있습니다.

HTML 도구 모음에서 모든 버튼을 보려면 항목 보기를 가로로 크기 변경할 필요가 있습니다.

글머리표 및 번호 매기기 목록 형식 설정

메시지에 글머리표 목록과 번호 매기기 목록을 간편하게 포함할 수 있습니다.

  1. HTML 보기에서 작성 중인 열린 항목에서 글머리표 또는 번호 매기기 목록을 삽입하려면 HTML 도구 모음을 사용합니다.

  2. 목록 항목을 입력하고 Enter 키를 눌러 목록의 다음 항목을 생성합니다.

  3. 목록 형식 설정을 해제하려면 마지막 항목 다음에 Enter 키를 두 번 누릅니다.

마지막 텍스트 동작 실행 취소

작성 중인 메시지의 제목 또는 메시지 필드에서 마지막 텍스트 작업의 실행을 취소할 수 있습니다.

  1. Ctrl+Z를 누릅니다.

    다른 바로 가기 키에 대한 자세한 내용은 단원 C.0, 바로 가기 키 사용를 참조하십시오.

3.1.3 맞춤법 검사기 메시지

맞춤법 검사기를 사용하면 작성한 메시지에서 맞춤법이 틀린 단어를 검사할 수 있습니다. 이 기능은 작성 중인 항목에서 맞춤법이 틀린 단어, 중복 단어 및 불규칙한 대소문자 사용을 검사합니다.

맞춤법 검사기가 맞춤법이 틀린 단어를 찾으면 맞춤법 검사기에서 추천하는 단어로 바꾸거나, 수동으로 편집하거나, 단어를 건너뛸 수 있습니다.

[작성 옵션]을 사용하여 메시지를 보내기 전에 맞춤법 검사기에서 자동으로 맞춤법을 검사하도록 설정할 수 있습니다.

맞춤법 검사기로 항목의 맞춤법 검사

  1. 제목 또는 메시지 필드를 클릭합니다.

  2. 맞춤법 검사를 클릭합니다.

    WebAccess는 맞춤법이 틀린 단어를 강조 표시합니다.

  3. 강조 표시된 단어를 클릭합니다.

  4. 맞춤법 검사기가 맞춤법이 틀린 단어를 바꾸기 위해 제시한 단어 중 하나를 선택합니다.

    또는

    편집을 클릭하여 사용자가 직접 정정합니다.

  5. 맞춤법 검사가 완료되면 편집 다시 시작을 클릭합니다.

맞춤법 검사기를 사용하여 자동으로 항목의 맞춤법 검사

보내기를 클릭할 때마다 자동으로 항목의 맞춤법을 검사할 수 있습니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 옵션 아이콘 을 클릭한 후 옵션을 클릭합니다.

  2. 작성 탭을 클릭합니다.

  3. 보내기 전에 맞춤법 검사 실행을 선택합니다.

  4. 저장을 클릭하고 닫기를 클릭합니다.

맞춤법 검사기 언어 선택

  1. 작성 중인 열린 항목에서 제목 필드 또는 메시지 필드를 클릭합니다.

  2. 맞춤법 검사 옆의 드롭 다운 메뉴를 클릭합니다.

  3. 사용할 언어를 선택합니다.

3.1.4 파일 첨부

파일을 다른 사용자에게 전송할 수 있습니다. 하드 디스크, 디스켓 또는 네트워크 드라이브에 있는 파일을 전송하는 항목에 첨부할 수 있습니다. 수신인은 첨부 파일을 열어서 보고 저장하거나 인쇄할 수 있습니다. 일단 첨부 파일을 보낸 후에는 변경해도 수신인은 변경 내용을 볼 수 없습니다.

첨부 파일을 암호로 보호한 경우 수신인은 암호를 입력해야 파일을 열거나 볼 수 있습니다.

  1. 새 항목을 엽니다.

  2. 받는 사람, 제목 및 메시지 필드에 정보를 입력합니다.

  3. 첨부를 클릭한 후 보낼 파일을 찾아 선택합니다.

    첨부한 파일을 제거하려면 제거 아이콘 을 클릭합니다.

  4. 도구 모음에서 보내기를 클릭합니다.

디스크나 네트워크 드라이브의 파일을 이동하거나 삭제해도 항목에 첨부하여 보낸 파일에는 영향이 없습니다.

첨부 파일을 삭제했지만 디스크나 네트워크 드라이브에서 지워지지 않은 경우, 첨부 파일 목록에서 이를 제거하기만 하면 됩니다.

3.1.5 서명 추가

[서명]을 사용하면 보내는 항목의 끝에 서명이나 태그 행을 삽입할 수 있습니다. 예를 들어, GroupWise에서 자신이 보내는 모든 항목의 맨 아래에 자동으로 자신의 이름, 전화 번호 및 전자 메일 주소를 표시하도록 지정할 수 있습니다.

GroupWise 관리자는 개인 서명과 함께 모든 사람이 사용할 전역 서명을 생성할 수 있습니다. GroupWise 관리자가 전체 서명을 요구할 경우 보내는 모든 항목에 전체 서명이 자동으로 첨부됩니다. 항목을 다시 보낼 때 전체 서명이 메시지에 자동으로 추가되지 않습니다.

GroupWise Windows 클라이언트에서 생성하거나 수정한 서명은 GroupWise WebAccess에 자동으로 표시됩니다. 마찬가지로, GroupWise WebAccess에서 생성하거나 수정한 서명은 GroupWise Windows 클라이언트에 자동으로 표시됩니다.

  1. 기본 페이지에서 옵션 아이콘 을 클릭한 후 옵션을 클릭합니다.

  2. 작성을 클릭합니다.

  3. 서명 사용을 선택합니다.

  4. 새로 만들기를 클릭하고 새 서명의 이름을 지정한 후 확인을 클릭합니다.

  5. (선택 사항) 추가 서명을 작성합니다. 서명 드롭다운 목록에서 기본 서명으로 사용할 서명을 선택한 후 기본값으로 설정을 선택합니다.

  6. 상자에 서명 텍스트를 입력합니다.

  7. 항목을 보낼 때 서명을 자동으로 추가하려면 자동으로 서명 추가를 클릭합니다.

    또는

    항목을 보낼 때 WebAccess가 서명을 추가하도록 프롬프트가 표시되게 하려면 서명 추가 전에 프롬프트 표시를 클릭합니다.

  8. 저장을 클릭하고 닫기를 클릭합니다.

3.1.6 완료되지 않은 전자 메일 저장

자동 저장 이해

GroupWise WebAccess에서 새 메시지를 작성할 경우 항목이 자동으로 저장됩니다. 이를 통해 WebAccess가 예기치 않게 중단되는 경우에도 작성 중인 메시지가 유실되지 않습니다. WebAccess가 다시 시작되면 해당 메시지를 복구하여 작성을 완료할 수 있는 옵션이 있습니다.

GroupWise WebAccess를 10초(기본 비사용 값) 동안 사용 중지하고 보내지 않은 메시지가 있는 경우 또는 60초(기본 연속 사용 값) 동안 메시지를 계속 작성하는 경우 WebAccess는 메시지를 진행 중인 작업 폴더에 자동으로 저장합니다. WebAccess는 두 개의 문자를 모든 자동 저장된 메시지에 추가하여 진행 중인 작업 폴더에 수동으로 저장한 다른 항목과 구분할 수 있습니다.

관리자는 자동 저장 기능을 비활성화하고 비사용 값 및 연속 값을 변경할 수 있습니다.

WebAccess를 시작할 때 자동 저장 메시지가 있는 경우 메시지가 표시됩니다. 표시되는 메시지 유형은 자동 저장한 메시지 개수에 따라 다릅니다.

자동 저장된 메시지를 하나만 복구할 경우

WebAccess를 시작하여 자동 저장된 메시지를 하나만 복구할 경우 다음과 같은 메시지가 표시됩니다.

자동 저장된 메시지를 처리하기 위한 옵션은 다음과 같습니다.

열기: 자동 저장된 메시지를 열어 메시지 작성을 완료할 수 있습니다.

저장: 메시지를 일반 진행 중인 작업 항목으로 저장하여 나중에 작성을 완료할 수 있습니다.

삭제: 자동 저장된 메시지를 삭제합니다. 정보가 영구히 유실됩니다.

건너뛰기: 저장된 메시지를 디스크에 보관하지만 WebAccess에서 복구하지 않습니다. 다음에 WebAccess를 시작하면 자동 저장 창이 다시 나타납니다.

자동 저장된 메시지를 2개에서 5개 복구할 경우

WebAccess를 시작하여 2개에서 5개의 자동 저장된 메시지를 복구할 경우 다음과 같은 메시지가 표시됩니다.

자동 저장된 메시지를 처리하기 위한 옵션은 다음과 같습니다. 자동 저장된 각 메시지에 대해 다음 옵션 중 하나를 선택한 후 확인을 클릭합니다.

열기: 자동 저장된 메시지를 열어 메시지 작성을 완료할 수 있습니다.

저장: 메시지를 일반 진행 중인 작업 항목으로 저장하여 나중에 작성을 완료할 수 있습니다.

삭제: 자동 저장된 메시지를 삭제합니다. 정보가 영구히 유실됩니다.

저장된 메시지를 디스크에 보관만 하고 WebAccess에서 복구하지 않으려면 건너뛰기를 클릭합니다. 다음에 WebAccess를 시작하면 자동 저장 창이 다시 나타납니다.

자동 저장된 메시지를 6개 이상 복구할 경우

WebAccess를 시작하여 6개 이상의 자동 저장된 메시지를 복구할 경우 다음과 같은 메시지가 표시됩니다.

메시지를 일반 진행 중인 작업 항목으로 저장하여 나중에 작성을 완료하려면 확인을 클릭합니다.

자동 저장 활성화 또는 비활성화

기본적으로 고속 연결을 사용하여 GroupWise 시스템에 액세스할 경우 자동 저장이 활성화됩니다. 저속 연결을 사용할 경우 기본적으로 자동 저장이 비활성화됩니다. 연결 로그인 옵션에 대한 자세한 내용은 GroupWise WebAccess 시작을 참조하십시오.

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 옵션 아이콘 을 클릭한 후 옵션을 클릭합니다.

  2. 작성 탭을 클릭합니다.

  3. 자동 저장을 활성화하려면 자동 저장 활성화를 선택합니다.

    또는

    자동 저장을 비활성화하려면 자동 저장 활성화를 선택 해제합니다.

  4. 저장을 클릭하고 닫기를 클릭합니다.

완료되지 않은 전자 메일 저장

  1. 열려 있는 항목에서 저장 아이콘을 클릭합니다.

  2. 항목을 저장할 폴더를 클릭하고 확인을 클릭합니다.

초안 메시지는 단계 2에서 선택한 폴더에 배치됩니다. 미완료 메시지에 대한 기본 폴더는 [진행 중] 폴더입니다.

3.1.7 기본 작성 보기 선택

GroupWise WebAccess에서 메시지를 작성할 때 일반 텍스트 또는 HTML 중에서 기본 작성 형식을 선택할 수 있습니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 옵션 아이콘 을 클릭한 후 옵션을 클릭합니다.

  2. 작성 탭을 클릭합니다.

  3. 기본 작성 보기 상자에서 일반 텍스트 또는 HTML을 선택합니다.

  4. 저장을 클릭한 후 닫기를 클릭합니다.

한 항목에서 보기를 변경하려면:

  1. 항목을 엽니다.

  2. HTML 또는 > 일반 텍스트 아이콘을 클릭합니다.

3.1.8 메일 메시지 주소 지정

편지 메시지는 기본 수신인과 제목 줄을 포함하며 다른 사용자에게 참조 및 비밀 참조로 전송될 수 있습니다. 또한 파일, 문서 참조, 사운드, 동영상 및 OLE 객체를 편지 메시지에 첨부할 수도 있습니다.

주소록 사용

주소록 사용에 대한 정보는 단원 6.0, 연락처 및 주소록을(를) 참조하십시오.

CC(참조)

참조 수신인(CC)은 항목의 복사본을 받습니다. CC 수신인은 항목의 정보를 받아 이용할 수 있지만 그 정보에 영향을 받거나 직접적인 책임을 지지는 않습니다. 모든 수신인은 함께 보내진 참조 수신인을 볼 수 있으며 CC 수신인의 이름도 볼 수 있습니다.

BC(비밀 참조)

숨은 참조 수신인(BC)은 항목의 복사본을 받습니다. 기타 수신인은 숨은 참조에 대한 정보를 받지 않습니다. 숨은 참조를 보냈다는 것은 발신인과 숨은 참조 수신인만 알 수 있습니다. 수신인이 모두에게 답장을 선택하여 답장할 때 비밀 참조 수신인에게는 답장이 보내지지 않습니다.

메일 메시지에 주소 추가

  1. 도구 모음에서 메일을 클릭합니다.

  2. 받는 사람 필드에 사용자 이름을 입력하고 Enter 키를 누릅니다. 다른 사용자에 대해 작업을 반복합니다. 필요할 경우 참조 및 숨은 참조 필드에 사용자 이름을 입력합니다.

    또는

    목록에서 사용자 이름을 선택하려면 도구모음에서 주소를 클릭합니다. 주소 선택기 사용 방법에 대한 자세한 내용은 주소 선택기 사용을 참조하십시오.

  3. 제목을 입력합니다.

  4. 메시지를 입력합니다.

    보내기 옵션 탭을 클릭하여 이 메시지를 중요도 높음으로 만들기, 수신인에게 답신 요청 등과 같이 많은 옵션을 지정할 수 있습니다.

    원할 경우 메시지 텍스트의 글꼴을 변경할 수 있습니다. 자세한 내용은 HTML 보기에서 글꼴 변경 단원을 참조하십시오.

  5. 첨부를 클릭하여 첨부 파일을 포함할 수 있습니다.

  6. 도구 모음에서 보내기를 클릭합니다.

3.1.9 보내기 옵션 선택

보내는 메일의 중요도 변경

보내는 모든 항목에 대한 중요도 변경

  1. 보내는 모든 항목의 중요도를 변경하려면 옵션 아이콘 을 클릭한 후 옵션을 클릭합니다.

  2. 보내기 옵션 탭을 클릭합니다.

  3. 높음, 보통 또는 낮음을 선택합니다.

    우편함에서 항목 옆의 작은 아이콘이 중요도에 따라 빨간색(높음), 흰색(보통), 회색(낮음)으로 표시됩니다.

  4. 저장을 클릭하고 닫기를 클릭합니다.

한 항목의 중요도 변경

  1. 한 항목의 중요도를 변경하려면 보내기 옵션 탭을 클릭합니다.

  2. 높음, 보통 또는 낮음을 선택합니다.

    우편함에서 항목 옆의 작은 아이콘이 중요도에 따라 빨간색(높음), 흰색(보통), 회색(낮음)으로 표시됩니다.

  3. 보내기를 클릭합니다.

보내는 모든 항목의 보안 설정(분류) 변경

[분류]는 수신인에게 항목의 기밀 수준(3급, 2급 등)을 알리는 보안 설정입니다. 이 정보는 항목 위쪽에 나타납니다. 분류 옵션은 암호화 또는 추가 보안 기능을 제공하지 않으며 수신인에게 항목의 상대적인 민감도를 알리기 위한 용도로만 사용됩니다.

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 옵션 아이콘 을 클릭한 후 옵션을 클릭합니다.

  2. 보내기 옵션 탭을 클릭합니다.

  3. 분류 드롭 다운 목록에서 보안 설정을 선택합니다.

  4. 저장을 클릭하고 닫기를 클릭합니다.

메시지의 MIME 인코딩 변경

다수의 언어로 특정 문자를 정확히 표시하려면 서로 다른 문자 인코딩이 필요합니다. GroupWise WebAccess에서 보내고 받는 항목에 대한 인코딩을 변경할 수 있습니다.

보내는 모든 항목에 대한 인코딩 변경

  1. 기본 WebAccess 페이지에서 옵션 아이콘 을 클릭한 후 옵션을 클릭합니다.

  2. 보내기 옵션 탭을 클릭합니다.

  3. MIMI 인코딩 드롭 다운 목록에서 MIME 인코딩을 선택합니다.

  4. 저장을 클릭하고 닫기를 클릭합니다.

한 항목의 인코딩 변경

  1. 메일 메시지 창에서 보내기 옵션 탭을 클릭합니다.

  2. MIME 인코딩 드롭다운 목록에서 원하는 MIME 인코딩을 선택합니다.

  3. 메시지를 보내려면 도구 모음에서 보내기를 클릭합니다.

3.1.10 메모 게시

메모는 자신의 우편함에만 게시되는 메시지입니다. 메모는 개인 메모를 작성하는 한 가지 방법입니다.

  1. 우편함 또는 달력에서 메일 옆의 드롭다운 화살표를 클릭한 다음 개인 메모를 클릭합니다.

  2. 제목을 입력합니다.

  3. 메시지를 입력합니다.

  4. 첨부를 클릭하여 첨부 파일을 포함할 수 있습니다.

  5. 도구 모음에서 게시를 클릭합니다.

3.1.11 전화 메시지 보내기

전화 메시지는 다른 GroupWise 사용자가 사무실에 없거나 자리에 없는 동안 수신한 전화를 해당 사용자에게 알리기 위해 보낼 수 있는 메모입니다. 전화 메시지는 수신인의 우편함에 저장됩니다. 전화 메시지를 알리는 전화에는 응답할 수 없습니다.

  1. 우편함 또는 달력에서 메일 옆의 드롭다운 화살표를 클릭한 후 전화를 클릭합니다.

  2. 받는 사람 필드에 사용자 이름을 입력하고 Enter 키를 누릅니다. 다른 사용자에 대해 작업을 반복합니다.

    또는

    목록에서 사용자 이름을 선택하려면 도구모음에서 주소를 클릭합니다. 주소 선택기 사용 방법에 대한 자세한 내용은 주소 선택기 사용을 참조하십시오.

  3. 발신자의 이름, 회사 및 전화 번호를 입력합니다.

  4. 메시지 본문에 메시지를 입력합니다.

    원하는 경우 메시지 텍스트의 글꼴을 변경할 수 있습니다. 자세한 내용은 HTML 보기에서 글꼴 변경 단원을 참조하십시오.

  5. 도구모음에서 보내기를 클릭합니다.