폴더 공유의 작동 방식과 폴더 공유 방법을 이해하려면 이 섹션의 정보를 참조하십시오.
공유 폴더는 캐비닛에 있는 다른 폴더와 같습니다. 단, 다른 사용자가 액세스할 수 있고 다른 사용자의 캐비닛에도 나타난다는 점이 다릅니다. 공유 폴더를 작성하거나 캐비닛에 있는 기존 개인 폴더를 공유할 수 있습니다. 폴더를 공유할 사용자를 선택하고 각 사용자에게 부여할 권한을 선택합니다. 그 후에, 사용자가 공유 폴더에 메시지를 게시하거나, 폴더로 기존 항목을 끌어 놓거나, 토의 스레드를 작성할 수 있습니다.
폴더를 공유하는 경우 기본적으로 모든 하위 폴더가 자동으로 공유됩니다. 단일 공유 폴더에 포함될 수 있는 최대 하위 폴더 수는 400개입니다.
참고:모든 하위 폴더를 공유하는 경우에는 개인 폴더를 소유한 사용자만 공유 폴더 트리에 추가 공유 폴더를 추가할 수 있습니다.
우편함, 달력, 문서, 보낸 항목, 업무 목록, 연락처, 캐비닛, 진행 중인 작업, 정크 메일, 휴지통 폴더 등의 시스템 폴더는 공유할 수 없습니다.
공유 폴더에 문서를 둘 경우, 공유 폴더에 대해 권한이 있는 사용자에게 자동으로 문서를 편집할 수 있는 권한이 부여되지는 않습니다. 다른 사용자가 문서를 편집할 수 있도록 하려면 먼저 문서 공유 탭에서 해당 사용자에게 편집 권한을 부여해야 합니다.
개인 폴더는 다른 사용자와 공유할 수 있습니다. 폴더가 공유됨을 알리는 메시지가 공유 폴더 수신인에게 전송됩니다. 알림을 받은 수신인은 해당 폴더를 승인하거나 거부할 수 있습니다.
원격 및 캐싱 모드에서 공유 폴더의 변경 사항은 마스터 GroupWise 시스템에 연결할 때마다 업데이트됩니다.
기존 폴더 또는 폴더 트리를 다른 사용자와 공유하려면:
폴더 목록에서 공유할 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유를 클릭합니다.
공유 대상을 선택합니다.
이름 필드에서 사용자 이름 입력을 시작하거나 주소록 버튼을 클릭하여 주소 선택기 대화 상자에서 사용자를 선택합니다.
사용자의 이름이 필드에 나타나면 사용자 추가를 클릭하여 사용자를 공유 목록으로 이동합니다.
공유 목록에서 사용자 이름을 클릭합니다.
사용자에게 부여할 액세스 옵션을 선택합니다.
(선택 사항) 공유하는 폴더의 모든 하위 폴더도 공유하려면 모든 하위 폴더 공유를 선택합니다. 사용자는 하위 폴더에 대해 상위 폴더와 같은 액세스 권한을 가집니다.
참고:모든 하위 폴더를 공유하는 경우에는 개인 폴더를 소유한 사용자만 공유 폴더 트리에 추가 공유 폴더를 추가할 수 있습니다.
확인을 클릭합니다.
폴더에 특정 기능을 지정하려면 새 표시 설정을 만들 수 있습니다. 예를 들어, 폴더가 공유 토의에 사용할 폴더인 경우에는 답신 스레드별로 항목을 표시하고 보내고 받은 항목을 모두 포함하는 설정을 만들어야 합니다. 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 등록 정보를 클릭한 후 표시를 클릭합니다.
공유 폴더를 생성하려면:
폴더 목록에서 파일 > 새로 만들기 > 폴더를 클릭합니다.
공유 폴더를 선택하고 다음을 클릭합니다.
새 폴더의 이름과 폴더에 대한 설명을 입력합니다.
위로, 아래로, 오른쪽 또는 왼쪽을 클릭하여 폴더 목록에서 폴더를 추가할 위치를 지정한 후 다음을 클릭합니다.
이름 필드에 사용자의 이름을 입력하기 시작합니다.
사용자의 이름이 필드에 나타나면 사용자 추가를 클릭하여 사용자를 공유 목록으로 이동합니다.
공유 목록에서 사용자 이름을 클릭합니다.
사용자에게 부여할 액세스 옵션을 선택합니다.
다음을 클릭합니다.
폴더의 표시 설정을 지정합니다.
완료를 클릭합니다.
자세한 내용은 공유 폴더 사용을 참조하십시오.
공유된 폴더를 승인하려면:
우편함에서 [공유 폴더 알림]을 클릭합니다.
권한이 부여된 폴더의 이름과 부여된 권한의 유형을 보여주는 메시지가 표시됩니다.
다음을 클릭합니다.
폴더 이름은 기본적으로 채워져 있습니다. 이름을 원하는 대로 변경합니다.
위, 아래, 왼쪽 및 오른쪽 버튼을 사용하여 폴더 위치를 선택합니다.
완료를 클릭합니다.
공유 폴더에 항목 게시:
[폴더 목록]에서 공유 폴더를 클릭하여 엽니다.
파일 > 새로 만들기 > 토의/메모를 클릭합니다.
업무와 같은 다른 유형의 항목을 게시하려면 편집 > 변경을 클릭한 후 항목 유형을 클릭합니다.
제목을 입력합니다.
메시지를 입력합니다.
파일을 첨부하려면 첨부를 클릭합니다.
도구 모음에서 게시를 클릭합니다.
공유 폴더의 기존 항목에 대해 답신하려면 항목을 열고, 답신을 클릭하고, 답장 옵션을 선택한 후 확인을 클릭합니다. 자세한 내용은 공유 폴더의 전자 메일에 답장 단원을 참조하십시오.
공유 폴더의 토의 스레드를 보려면:
공유 폴더에서 보기 > 표시 설정 > 토의 스레드를 클릭합니다.
토의 스레드를 확장하거나 축소하려면 원래의 토의 항목 옆에 있는 - 및 + 기호를 클릭합니다.
여러 토의들 사이에서 스크롤하려면 Ctrl+왼쪽 화살표 또는 Ctrl+오른쪽 화살표를 누릅니다.
공유 폴더의 소유권 전송하려면:
공유 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유를 클릭합니다.
소유권 전송을 클릭합니다.
공유 폴더의 새 소유자를 선택하고, 자신을 참가자로 유지하기를 원하는지 여부에 대한 메시지와 제목을 변경합니다.
보내기를 클릭하면 새 소유자가 이제 공유 폴더의 소유자가 되었다는 알림을 받습니다.
공유 중인 폴더를 삭제하려면:
폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
삭제를 클릭합니다.
예를 클릭합니다.
공유하는 폴더를 삭제하면 GroupWise 우편함에서만 해당 폴더가 삭제됩니다. 다른 모든 사용자는 영향을 받지 않습니다. 그러나 폴더를 다른 사용자와 공유한 사람인 경우 해당 폴더를 삭제하면 다른 모든 사용자에게서도 폴더가 삭제됩니다.