2.2 Uw postbus ordenen met behulp van mappen

U kunt mappen gebruiken om uw items in te bewaren en te ordenen. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld alle items voor een bepaalde taak of een bepaald onderwerp groeperen.

2.2.1 Informatie over mappen

In de mappenlijst worden de mappen weergegeven die betrekking hebben op de map die op dat moment is geopend. Dit zijn contextafhankelijke mappenlijsten:

Agenda: Geeft een lijst van alle agenda's weer. Vanuit de agenda kunt u de inhoud weergeven van een agenda in de hoofdagenda. U kunt ook de kleur van een agenda wijzigen.
Contactpersonen: Geef een lijst van alle persoonlijke adresboeken weer. De hoofdmap Contactpersonen vormt standaard de voorkeurlijst van het adresboek.
Documenten: Geeft een lijst met uw documentbibliotheken weer. De hoofdmap Documenten vormt de standaarddocumentbibliotheek.

Klik op de pijlen Uitvouwen en Samenvouwen om mappen uit en samen te vouwen.

Zie De mappenlijst voor informatie over de afzonderlijke mappen die mogelijk in uw mappenlijst staan.

U kunt de items in uw mappen ordenen door ze te verplaatsen. Als u een item naar een map verplaatst, wordt dit item van de ene locatie naar de andere overgebracht.

U kunt onvoltooide items opslaan in een vooraf gedefinieerde map Werk in uitvoering (zie Een niet-voltooid e-mailbericht opslaan). U kunt mappen ook openbaar maken door ze te delen (zie Gedeelde mappen gebruiken). U kunt regels maken zodat de items automatisch worden gesorteerd in verschillende mappen (zie Een regel maken).

2.2.2 De mappenlijst wijzigen

Klik op de hoofdpagina van WebAccess op Mappen in de werkbalk.

In het veld Mappen beheren kunt u mappen maken, verwijderen en delen.

2.2.3 Mappen verwijderen

Selecteer het tabblad Map verwijderen bovenaan in het venster Mappen.
Klik op de map die u wilt verwijderen.
Klik op Ja.

U kunt de mappen Agenda, Postbus, Verzonden items, Takenlijst, Contactpersonen, Dossierkast, Werk in uitvoering en Prullenbak niet verwijderen. U kunt de map Ongewenste e-mail alleen verwijderen als Verwerking van ongewenste e-mail is uitgeschakeld.

2.2.4 Een persoonlijke map maken

Klik op de hoofdpagina van WebAccess op Mappen in de werkbalk.
Selecteer de plaats in de Mappenlijst waar u de map wilt toevoegen. Een nieuwe map wordt standaard toegevoegd als eerste map in de Archiefkast.

Als u bijvoorbeeld een map op hetzelfde niveau als de map Postbus wilt toevoegen, klikt u op de knop met de pijl-omlaag naast de map Postbus. Als u een map aan de map Postbus wilt toevoegen, klikt u op de knop met de pijl-rechts naast de map Postbus.
Typ een naam voor de nieuwe map in het veld Mapnaam.
Klik op Map toevoegen.

2.2.5 Een map hernoemen

Mogelijk wilt u bepaalde mappen hernoemen zodat de naam van de map de inhoud daarvan beter weergeeft of om een spelfout te corrigeren. In WebAccess kunt u nieuwe mappen maken. U kunt echter de naam van bestaande mappen niet wijzigen. U kunt namen van mappen wel wijzigen in de GroupWise-client voor Windows.

Zie Informatie over mappen voor meer informatie over het beheren van mappen.

2.2.6 Een item naar een andere map verplaatsen

Zoek het item op in de itemlijst.
Dubbelklik op het item om het te openen en klik vervolgens op Verplaatsen.
Klik op de map waarnaar u het item wilt verplaatsen.

Indien u een item naar een map in de Dossierkast wilt verplaatsen, moet u mogelijk klikken op het pictogram Uitbreiden naast de Dossierkast om de mappen weer te geven.

2.2.7 Informatie over mappen met zoekresultaten

Een map met zoekresultaten is een map waarin de resultaten van een query worden weergegeven. Als de map wordt geopend, worden de zoekcriteria die voor de map zijn opgegeven eerst door GroupWise onderzocht. Vervolgens wordt gezocht naar alle opgegeven items en worden de resultaten in de itemlijst weergegeven. U kunt op items in een map met zoekresultaten dezelfde bewerkingen toepassen als op items in elke andere map, bijvoorbeeld items openen, doorsturen, afdrukken, kopiëren, verplaatsen of verwijderen. Het oorspronkelijke item blijft echter opgeslagen in de map waarin het item is gevonden. Wanneer u een item uit een map met zoekresultaten verplaatst of verwijdert, wordt het item verwijderd uit de itemlijst, maar niet uit de oorspronkelijke locatie. De volgende keer dat u de map met zoekresultaten open, wordt de zoekopdracht echter opnieuw uitgevoerd en wordt het item opnieuw weergegeven.

U kunt in WebAccess geen nieuwe mappen met zoekresultaten maken, maar u kunt wel mappen gebruiken die u in de GroupWise-client voor Windows hebt gemaakt. Klik in de werkbalk op Bijwerken voordat u een map met zoekresultaten opent, zodat u er zeker van bent dat de meest recente informatie wordt weergegeven (en geen cachekopie).

2.2.8 Gedeelde mappen gebruiken

Een gedeelde map is identiek aan elke andere map in uw dossierkast, met dit verschil dat ook andere gebruikers toegang hebben tot de map en de map wordt weergegeven in hun dossierkast. U kunt gedeelde mappen maken of bestaande persoonlijke mappen in uw dossierkast delen. U kunt zelf opgeven met wie u de map wilt delen en welke rechten iedere gebruiker krijgt. Vervolgens kunnen gebruikers berichten naar de gedeelde map verzenden, bestaande items naar de map slepen en discussie-overzichten maken. U kunt geen systeemmappen delen zoals de mappen Postbus, Niet-geopende items, Verzonden items, Agenda, Takenlijst, Archiefkast, Werk in uitvoering, Ongewenste e-mail en Prullenbak.

Als u een document in een gedeelde map plaatst, kunnen gebruikers met rechten voor de gedeelde map het document lezen, maar ze hebben niet automatisch rechten om het document te bewerken. Zij kunnen het document pas bewerken als u hen op het tabblad Map delen de rechten voor bewerken hebt toegekend.

U kunt uw persoonlijke mappen met andere gebruikers delen. Ontvangers van de gedeelde mappen ontvangen een melding waarin wordt uitgelegd dat u de map met hen hebt gedeeld. Zij kunnen de map vervolgens accepteren of afwijzen.

Een bestaande map met andere gebruikers delen

Klik in de WebAccess-hoofdpagina op Mappen in de werkbalk en klik vervolgens op het tabblad Map delen.
Selecteer de map die u wilt delen. De onderstreepte mappen zijn beschikbaar voor delen.
Begin met het typen van de naam van een gebruiker in het veld Naam.

of

Klik op Adres selecteren om een gebruiker te zoeken. Zie De functie Adres selecteren gebruiken voor meer informatie over deze functie.
Selecteer de gewenste toegangsopties voor de gebruiker.
Herhaal stap Stap 3 tot en met Stap 4 voor iedere gebruiker met wie u de map wilt delen.
Klik op Opslaan.

Een gedeelde map accepteren

Klik op de melding voor gedeelde mappen in uw postbus.
Klik op Map accepteren.
De naam van de map is standaard ingevuld. U kunt de naam van de map naar wens wijzigen.
Selecteer de locatie van de map.
Klik op Map toevoegen.

Items in een gedeelde map posten

Open in de mappenlijst de gedeelde map waarin u het item wilt posten.
Klik boven aan de itemlijst op Posten om het formulier Bericht weer te geven.
Voer een onderwerp en een bericht in.

U kunt in de velden Onderwerp en Bericht ook websitelocaties en -adressen (URL's) opnemen.
(Optioneel) Klik op Spelling controleren om de spelling van de tekst in het bericht te controleren.
(Optioneel) Klik op Bijvoegen om bestanden aan het bericht toe te voegen. Deze functie werkt alleen als de browser bijlagen ondersteunt.
Klik op Posten om het bericht aan de gedeelde map toe te voegen.

Een gedeelde map verwijderen

Een map verwijderen die met u wordt gedeeld:

Klik met de rechtermuisknop op de map.
Klik op Map verwijderen.
Klik op OK.

Als u een map verwijdert die met u wordt gedeeld, wordt alleen de map verwijderd uit uw GroupWise-postbus. Het verwijderen heeft geen gevolgen voor alle andere gebruikers. Als u echter degene bent die de map met anderen deelt, wordt de map ook verwijderd voor alle andere gebruikers.

Eigendom van een gedeelde map overdragen

Klik met de rechtermuisknop op de gedeelde map en klik op Delen.
Klik op Eigendom overdragen.
Selecteer een naam in de lijst met deelnemers of voer de gebruikersnaam in van de gebruiker aan wie u de gedeelde map overdraagt. U kunt ook het onderwerp en het bericht voor de notificatie wijzigen en selecteren of u deelnemer wilt blijven.

Wanneer u op Verzenden klikt, ontvangt de nieuwe eigenaar een notificatie met de vraag het eigendom van de gedeelde map te accepteren. De naam van de gedeelde map is aan het onderwerp van het bericht toegevoegd.

Eigendom van een gedeelde map accepteren

Als de beheerder de aanmeldingsprocedure voor een gebruiker met een gedeelde map verwijdert, laat vervallen of uitschakelt, krijgen alle deelnemers van die gedeelde map een notificatie dat de gedeelde map beschikbaar is. Elke deelnemer in die gedeelde map kan de nieuwe eigenaar worden door eigendom van de map te accepteren.

Klik met de rechtermuisknop op de gedeelde map en klik op Delen.
Klik op Eigendom accepteren.