4.1 Algemeen workspacebeheer

Dit gedeelte bevat taakinformatie die van toepassing is op alle soorten workspaces.

4.1.1 Een nieuwe workspace maken

In Micro Focus Vibe kunt u nieuwe workspaces maken in elke willekeurige workspace waarvoor u over de juiste rechten beschikt.

  1. Ga naar de workspace waar u de nieuwe workspace wilt maken.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Nieuwe workspace.

    De pagina Nieuwe workspace wordt weergegeven.

  3. Geef de juiste informatie op voor de pagina.

    Workspacetitel: Geef een titel op voor de workspace.

    Als u dit veld leeglaat, krijgt de workspace de titel Workspace.

    Workspace: Selecteer het type workspace dat u wilt maken.

    Geef eventuele aanvullende informatie op in de velden die verschijnen wanneer u het type workspace selecteert.

    Teamleden: (Voorwaardelijk) Dit gedeelte verschijnt alleen als u een teamworkspace maakt. Gebruik dit gedeelte om de gebruikers en groepen op te geven die u als leden van de teamworkspace wilt opnemen.

    Workspacemappen: Gebruik dit gedeelte om de mappen te selecteren voor de workspace.

    Aankondiging: (Optioneel) Maak een aankondiging die naar alle leden van het team wordt verzonden.

    Als u geen teamworkspace maakt, wordt dit bericht verzonden naar alle teamleden van de bovenliggende workspace.

  4. Klik op OK.

4.1.2 Workspaces delen

Zie Sectie 3.0, Items, mappen en workspaces delen voor informatie over het delen van workspaces in Vibe.

4.1.3 Een workspace aanpassen

Nadat u een workspace hebt gemaakt, kunt u de titel en beschrijving aanpassen, het pictogram van de workspace wijzigen en bijlagen uploaden naar de workspace.

  1. Ga naar de workspace die u wilt aanpassen.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Workspace bewerken.

  3. Pas de workspace naar wens aan en klik op OK.

4.1.4 Een workspace verwijderen

BELANGRIJK:Als u een workspace verwijdert, zijn de workspace en alle mappen en items in de workspace niet meer te herstellen; deze worden permanent verwijderd van de Vibe-site.

  1. Ga naar de workspace die u wilt verwijderen.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Workspace verwijderen.

    Het dialoogvenster Verwijderen wordt weergegeven.

  3. (Voorwaardelijk) Als u de bestanden naar de prullenbak wilt verplaatsen, selecteert u Verplaatsen naar Prullenbak en klikt u op OK.

    Als u deze optie selecteert, wordt de workspace van de huidige locatie verwijderd zonder dat deze definitief van het Vibe-systeem worden verwijderd. U kunt de verwijdering van de workspace ongedaan maken, zoals wordt beschreven in Een workspace uit de prullenbak herstellen.

  4. (Voorwaardelijk) Als u de bestanden definitief wilt verwijderen, selecteert u Verwijderen.

    BELANGRIJK:Verwijderde items kunnen niet worden hersteld.

  5. (Voorwaardelijk) Als de workspace gespiegelde mappen bevat, kunt u selecteren dat u de bronbestanden van de mappen wilt verwijderen en ook de submappen van de gespiegelde mappen.

    Zie Working with Mirrored Folders (Werken met gespiegelde mappen) in de Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Geavanceerde gebruikershandleiding voor Micro Focus Vibe 4.0.6) voor meer informatie over het werken met gespiegelde mappen.

  6. Klik op OK.

4.1.5 Een workspace uit de prullenbak herstellen

In Vibe kunt u een workspace die u eerder naar de prullenbak hebt verplaatst, herstellen zodat deze weer op de eerdere locatie verschijnt.

  1. Ga naar de locatie waar de workspace zich bevond voordat deze naar de prullenbak werd verplaatst.

    Als u een teamworkspace wilt herstellen die zich bevond in de directory Teamworkspaces, gaat u naar de directory Teamworkspaces.

    TIP:Als u alles wilt weergeven dat naar de prullenbak is verplaatst op de Vibe-site, gaat u naar de workspace op het hoogste niveau. (Standaard is dit de directory Introductieworkspace.)

  2. Klik op de map Prullenbak in het Navigatiepaneel.

    of

    Klik op Weergeven > Prullenbak weergeven op de werkbalk Actie.

    Op de pagina Prullenbak ziet u alle workspaces, mappen en items die zijn verwijderd in of onder de huidige workspace. Items die permanent zijn verwijderd, worden niet weergegeven omdat ze niet kunnen worden hersteld.

  3. Selecteer de workspace die u wilt herstellen. Selecteer ook de mappen die u wilt herstellen, die zich in de workspace bevonden.

  4. Klik op Herstellen.

    De workspace en de door u geselecteerde mappen worden hersteld naar hun vorige locatie.

Zie Restoring Items from the Trash (Items uit de Prullenbak herstellen) in de Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Geavanceerde gebruikershandleiding voor Micro Focus Vibe 4.0.6) voor meer informatie over het ongedaan maken van verwijderingen.

4.1.6 Een workspace kopiëren

OPMERKING:Wanneer u een workspace kopieert, worden alleen items in de workspace (workspaces, mappen en items) gekopieerd waarvoor u over de rechten beschikt om die te bekijken. Nadat de workspace naar de nieuwe locatie is gekopieerd, neemt de workspace op de nieuwe locatie de toegangsrechten over van de workspace op de oude locatie.

  1. Ga naar de workspace die u wilt kopiëren.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Workspace kopiëren.

    De pagina Workspace kopiëren wordt weergegeven.

  3. Begin in het veld Bestemmingsmap de naam te typen van de workspace waarnaar u de workspace wilt kopiëren. Klik vervolgens op de workspace wanneer deze in de vervolgkeuzelijst wordt weergegeven.

    of

    Klik op het pictogram Bladeren naast het veld Bestemmingsmap en blader vervolgens naar en selecteer de workspace waarnaar u de workspace wilt kopiëren.

  4. Klik op OK.

4.1.7 Een workspace verplaatsen

In Vibe kunt u een workspace verplaatsen naar een map of een workspace waarvoor u beschikt over de juiste rechten.

  1. Ga naar de workspace die u wilt verplaatsen.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Workspace verplaatsen.

    De pagina Workspace verplaatsen wordt weergegeven.

  3. Begin in het veld Bestemmingsmap de naam te typen van de workspace waarnaar u de workspace wilt verplaatsen. Klik vervolgens op de workspace wanneer deze in de vervolgkeuzelijst wordt weergegeven.

    of

    Klik op het pictogram Bladeren naast het veld Bestemmingsmapen blader naar en selecteer de workspace waarnaar u de workspace wilt verplaatsen.

  4. Klik op OK.

4.1.8 Een subworkspace toevoegen

In Vibe kunt u subworkspaces maken binnen bestaande workspaces.

  1. Ga naar de workspace waaraan u een subworkspace wilt toevoegen.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Nieuwe workspace.

    De pagina Nieuwe workspace wordt weergegeven.

  3. Geef de informatie op.

    Workspacetitel: Geef een titel op voor de workspace.

    Als u dit veld leeglaat, krijgt de workspace de titel Workspace.

    Teamleden: (Voorwaardelijk) Dit gedeelte verschijnt alleen als u een teamworkspace maakt. Gebruik dit gedeelte om de gebruikers en groepen op te geven die u als leden van de teamworkspace wilt opnemen.

    Workspace: Selecteer het type workspace dat u wilt maken.

    Geef eventuele aanvullende informatie op in de velden die verschijnen wanneer u het type workspace selecteert.

    Workspacemappen: Gebruik dit gedeelte om de mappen te selecteren voor de workspace.

    Aankondiging: (Optioneel) Maak een aankondiging die naar alle leden van het team wordt verzonden.

    Als u geen teamworkspace maakt, wordt dit bericht verzonden naar alle teamleden van de bovenliggende workspace.

  4. Klik op OK.

4.1.9 Aanvullende mappen toevoegen aan een workspace

In Vibe kunt u op elk gewenst moment aanvullende mappen toevoegen aan uw workspace.

  1. Ga naar de workspace waar u de nieuwe mappen wilt toevoegen.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Nieuwe map.

    De pagina Nieuwe map wordt weergegeven.

  3. Geef de volgende gegevens op:

    Maptitel: Geef de titel voor de map op.

    Als u geen titel opgeeft, krijgt de map de standaard mapnaam. Een map Discussie krijgt bijvoorbeeld de naam Discussie.

    Map: Selecteer het type map dat u wilt maken.

  4. Klik op OK.

4.1.10 Activiteitenrapporten genereren voor een workspace

In Vibe kunt u rapporten genereren over de activiteiten die hebben plaatsgevonden in een bepaalde workspace.

  1. Ga naar de workspace waarvoor u het activiteitenrapport wilt genereren.

  2. Klik op Weergeven > Activiteitenrapport.

    De pagina Mapactiviteit wordt weergegeven.

  3. Geef de volgende gegevens op:

    Rapport over activiteit tussen: Selecteer het datumbereik waarvoor u het activiteitenrapport wilt genereren.

    Workspace- of mappenactiviteit rapporteren: Selecteer deze optie als u wilt weergeven hoeveel items in deze map zijn weergegeven, toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. U kunt een rapport genereren voor de volgende categorieën gebruikers:

    • Teamleden: Geef alleen de workspace-activiteit weer van individuele teamleden.

    • Alle gebruikers: Geef de workspace-activiteit weer van alle Vibe-gebruikers. Met deze optie wordt de naam weergegeven van elke gebruiker die een activiteit in de workspace heeft uitgevoerd.

    • Samenvatting: Geef een samenvatting weer van alle activiteiten die in de workspace hebben plaatsgevonden. Bij deze optie worden geen afzonderlijke gebruikers weergegeven.

    Rapporteren over werkstroomstatus: Selecteer deze optie om de activiteit van een werkstroom weer te geven. U kunt selecteren of u de gemiddelde tijd wilt weergeven die de werkstroom in elke status is geweest of het aantal huidige items voor elke status.

    Selecteer de mappen voor rapportage: Selecteer de mappen waarvoor u het activiteitenrapport wilt genereren. Als u de workspace selecteert, genereert Vibe een activiteitenrapport dat alle mappen in de workspace omvat.

  4. Klik op OK.

    Vibe opent het rapport in een spreadsheet. Zie Activiteitenrapporten genereren voor meer informatie over de kolommen in deze spreadsheet.

4.1.11 Deelrechten voor een workspace configureren

Workspaces die zich buiten de persoonlijke workspaces van gebruikers bevinden, zijn standaard niet geconfigureerd om delen van inhoud toe te staan. Als u wilt dat gebruikers inhoud van een workspace kunnen delen, moet u dit dienovereenkomstig configureren.

De deelrechten voor een workspace configureren:

  1. Ga naar de workspace waar u de deelrechten wilt configureren.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Deelrechten van workspace.

    Het dialoogvenster Deelrechten voor workspaces instellen wordt weergegeven.

    Selecteer Toestaan naast alle deelrechten die u wilt verlenen aan alle geselecteerde workspaces en selecteer Wissen naast alle deelrechten die u niet wilt verlenen.

    De volgende deelrechten zijn beschikbaar:

    Interne gebruikers: Gebruikers mogen items delen met interne gebruikers.

    Externe gebruikers: Gebruikers mogen items delen met gebruikers van buiten de organisatie.

    Gebruikers van buiten de organisatie ontvangen een e-mailnotificatie met een koppeling naar het gedeelde item. Ze kunnen zich aanmelden bij de Vibe-site. Zie Delen met mensen buiten uw organisatie voor meer informatie.

    Openbaar: Gebruikers mogen items openbaar maken. Dit betekent dat iedereen met de juiste URL naar het gedeelde item, toegang kan krijgen tot het gedeelde item zonder zich aan te melden bij de Vibe-site.

    Deze functionaliteit moet door de Vibe-beheerder worden ingeschakeld.

    Bestandskoppeling: Hiermee kunnen gebruikers een koppeling naar een bestand in Vibe delen. Elke gebruiker met de koppeling kan vervolgens toegang krijgen tot het bestand. Het bestand wordt echter niet weergegeven in het gedeelte Openbaar, waardoor gebruikers rechtstreeks toegang tot de koppeling moeten hebben om het bestand te openen.

    Zie Een koppeling naar een bestand distribueren voor meer informatie over bestandskoppelingen.

    Opnieuw delen van verleende rechten toestaan: Wanneer gebruikers een bestand of map delen, kunnen ze de gebruikers met wie ze delen, de mogelijkheid geven het bestand of de map opnieuw te delen. De gebruiker die deze mogelijkheid krijgt, kan het bestand alleen delen als de betreffende gebruiker beschikt over beheerdersrechten om het bestand of de map te delen.

    BELANGRIJK:Als u deze optie selecteert, moet u er rekening mee houden dat als de toegangsrechten voor een item van de ene gebruiker worden verwijderd, de toegangsrechten van de gebruiker met wie het item opnieuw is gedeeld, niet worden verwijderd.

    Bijvoorbeeld: stel dat gebruiker A een item met gebruiker B deelt en rechten om opnieuw te delen toekent. Gebruiker B deelt het item vervolgens met gebruiker C. Als gebruiker A de toegangsrechten voor het item van gebruiker B intrekt, blijft gebruiker C toegang tot het gedeelde item houden.

4.1.12 Een gebruikersvriendelijke URL definiëren voor een workspace of een map

Als u een gebruikersvriendelijke URL opgeeft voor uw workspace of map, kunnen anderen gemakkelijker navigeren naar de workspace of de map.

  1. Ga naar de workspace waarvoor u de URL wilt definiëren.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de workspace en klik vervolgens op Weergaven, URL's en besturingselementen configureren.

  3. Klik op de tab Eenvoudige URL's en e-mailadressen.

  4. Selecteer in het gedeelte Een eenvoudige URL voor deze map of workspace instellen een van de vooraf gedefinieerde trefwoorden in de vervolgkeuzelijst Definieer URL.

    Tenzij u een sitebeheerder bent, moet uw URL beginnen met een van deze vooraf gedefinieerde sleutelwoorden.

  5. Geef in het daarvoor bestemde veld de gewenste URL op voor de map of workspace.

  6. Klik op Toevoegen > Sluiten.

Om een ingestelde URL te verwijderen selecteert u de URL in het gedeelte Huidige URL's en klikt u op Verwijder de geselecteerde URL's.

Als u een gebruikersvriendelijke URL voor een map definieert, kunnen gebruikers ook mapitems e-mailen naar de map, zoals wordt beschreven in Een map instellen om items via e-mail op te ontvangen.

4.1.13 Een gegevenslimiet instellen voor een workspace

De Vibe-beheerder kan u toestemming verlenen om uw eigen gegevenslimieten in te stellen voor uw workspaces en mappen. Zie Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Een gegevenslimiet instellen voor workspaces en mappen) in de Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Geavanceerde gebruikershandleiding voor Micro Focus Vibe 4.0.6) voor meer informatie.

4.1.14 De weergave van de workspace aanpassen

In Vibe kunt u de lay-out van de workspace aanpassen aan uw wensen. Zie Creating Custom Workspace Views (Aangepaste workspaceweergaven maken) in de Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Geavanceerde gebruikershandleiding voor Micro Focus Vibe 4.0.6) voor meer informatie.

4.1.15 Branding instellen voor een workspace

Met branding kunt u een workspace uniek en gemakkelijker herkenbaar maken. Wanneer u branding toepast op een werkplaats, wordt deze toegepast op alle subwerkplaatsen en submappen.

ZieBranding a Folder or Workspace (Branding toepassen op een map of workspace) in de Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Geavanceerde gebruikershandleiding voor Micro Focus Vibe 4.0.6) voor meer informatie over branding.

4.1.16 YouTube-video's weergeven in een workspace

In dit gedeelte wordt beschreven hoe u YouTube-video's weergeeft in het gedeelte Beschrijving van de workspace. Zie Branding a Folder or Workspace (Branding toepassen op een map of workspace) in de Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Geavanceerde gebruikershandleiding voor Micro Focus Vibe 4.0.6) voor meer informatie over het weergeven van YouTube-video's in het Branding-gedeelte van een workspace.

Een YouTube-video weergeven in het gedeelte Beschrijving van een workspace:

  1. Ga naar de workspace waarvoor u de YouTube-video wilt weergeven.

  2. Klik op het pictogram Configureren naast de titel van de map en klik vervolgens op Workspace bewerken.

  3. Klik in het gedeelte Beschrijving en klik vervolgens op Invoegen > Media.

  4. Plak de URL van de YouTube-video die u wilt posten in het tabblad Algemeen.

  5. Breng geen wijzigingen in het veld Afmetingen aan als u de standaard YouTube-afmetingen wilt behouden.

  6. Klik op OK om de video in de workspace weer te geven.

Zie YouTube-video's weergeven in een mapitem voor meer informatie over andere plaatsen waar u YouTube-video's kunt weergeven in Vibe.