6.3 Bruke Kontakter-mappen

Bruk Kontakter-mappen til å vise, oppdatere, slette og legge til informasjon for kontaktene i adresseboken.

Mappen Kontakter i GroupWise-mappelisten representerer som standard adresseboken Mye brukte adresser.

Alle endringer du foretar i Kontakt-mappen, vil også bli gjort i den tilhørende adresseboken (Mye brukte adresser eller en annen adressebok).

Mappelisten viser en liste over alle personlige adressebøker under Kontakter-mappen. Du kan raskt velge en annen personlig adressebok ved å klikke på adresseboken i mappelisten.

Hvis du klikker Hurtigvisning-ikonet på verktøylinjen, kan du raskt se og redigere detaljer for en kontakt, gruppe, ressurs eller organisasjon.

For mer informasjon, se Administrere kontakter, Administrere grupper, Administrere ressurser og Administrere organisasjoner.

6.3.1 Administrere kontakter

Hver kontakt i Kontakt-mappen er merket med Person-ikonet. Når du dobbeltklikker en kontakt, vises visningen for kontaktelement.

Legge til en kontakt

Du kan legge til en kontakt i enten adresseboken Mye brukte adresser eller i en personlig adressebok.

  1. Klikk Kontakter i navigasjonsfeltet på hovedsiden for WebAccess.

  2. Velg adresseboken der du vil legge til kontakten.

  3. Klikk rullegardinpilen ved siden av Kontakter på verktøylinjen, og klikk deretter Kontakt.

  4. Skriv kontaktens Fornavn, Mellomnavn og Etternavn i navnefeltene.

  5. I feltet Visningsnavn angir du navnet du vil bruke for kontakten.

    Informasjonen i feltet Visningsnavn vises i kontaktlisten.

  6. Angi eventuell annen informasjon du vil legge inn om kontakten, ved å klikke følgende faner:

    Sammendrag: (Denne fanen er bare tilgjengelig når du endrer en kontakt.) Viser et sammendrag av informasjonen på de andre sidene.

    Kontakt: Bruk denne siden til å angi navn, bilde, e-postadresse, flere telefonnumre og direktemeldings-ID for kontakten.

    Detaljer: Bruk denne siden til å angi yrke, avdeling, assistent, fødselsdag, andre merkedager, ektefelle, barn, hobbyer for kontakten, i tillegg til eventuelle Internett-adresser som er knyttet til kontakten.

    Hvis du vil angi en Internett-adresse for informasjon om kontaktens kontor, personlig informasjon eller informasjon om ledig og opptatt tid, legger du inn adressen i de aktuelle feltene.

    Adresse: Bruk denne siden til å angi kontaktens kontoradresse, hjemmeadresse og andre adresser.

    Merknader: Bruk denne siden til å vise informasjon om tidligere kommunikasjon med denne kontakten, slik denne informasjonen er angitt i Windows-klienten for GroupWise. Denne siden kan fungere som en kontaktlogg.

    Historikk: (Denne fanen er bare tilgjengelig når du endrer en kontakt.) Viser alle elementer du har sendt til og mottatt fra denne kontakten.

  7. Klikk Lagre og lukk.

Endre en kontakt

Du kan endre informasjonen om en kontakt i enten adresseboken Mye brukte adresser eller i en personlig adressebok. Hvis du vil endre informasjon om en kontakt som finnes i firmaets adressebok, må du først kopiere kontakten til enten adresseboken Mye brukte adresser eller til en personlig adressebok.

  1. Klikk kategorien Kontakter i navigasjonsfeltet.

  2. Velg adresseboken der du vil endre informasjon om kontakten.

  3. Dobbeltklikk kontakten du vil endre, i kontaktlisten.

  4. Gjør de ønskede endringene i informasjonen om kontakten.

    Du finner mer informasjon om kontaktdetaljer du kan registrere i hver kategori under Trinn 6 i Legge til en kontakt.

  5. Klikk Lagre og lukk.

Slette en kontakt

Du kan slette en kontakt i enten adresseboken Mye brukte adresser eller i en personlig adressebok. Du kan ikke slette en kontakt fra firmaets adressebok.

  1. Klikk kategorien Kontakter i navigasjonsfeltet.

  2. Velg adresseboken der du vil slette kontakten.

  3. Klikk kontakten i kontaktlisten, og klikk deretter Slett.

Endre visningsnavn for en kontakt

Visningsnavnet er navnet som vises når du begynner å skrive i Til-feltet (eller i Kopi- eller Blindkopi-feltet) i en melding. Når du begynner å skrive et navn, for eksempel "To," vil Navnefullføring fylle ut resten av navnet fra adresseboken, for eksempel "Tone Hansen." Hvis adresseboken imidlertid inneholder to personer med navnet Tone Hansen, én i regnskapsavdelingen og én i markedsavdelingen, kan det være vanskelig å se hvilket av disse navnene Navnefullføring har fylt ut hvis du ikke tar deg tid til å se på flere egenskaper.

Du kan endre visningsnavnet slik at det blir enklere å se hvilket navn navnefullføring har fylt ut. Hvis for eksempel Tone Hansen i regnskapsavdelingen er den eneste du korresponderer med, kan du endre visningsnavnet til Tone - Regnskap.

  1. Klikk kategorien Kontakter i navigasjonsfeltet.

  2. Klikk adresseboken der du vil endre informasjon om kontakten.

  3. Dobbeltklikk en kontakt.

  4. Skriv et nytt navn i Visningsnavn-feltet.

  5. Klikk Lagre og lukk.

Vise all korrespondanse med en kontakt

  1. Klikk kategorien Kontakter i navigasjonsfeltet.

  2. Klikk adresseboken du vil bruke.

  3. Dobbeltklikk en kontakt.

  4. Klikk fanen Historikk.

    Alle elementer du har mottatt fra eller sendt til denne kontakten, vises.

Loggføre kommunikasjon med kontakter

Notatfunksjonen fungerer som en logg hvor du kan skrive inn notater om når du har hatt kontakt med kontaktpersonene.

  1. Klikk kategorien Kontakter i navigasjonsfeltet.

  2. Klikk adresseboken du vil bruke.

  3. Dobbeltklikk en kontakt.

  4. Klikk kategorien Påminnelser.

  5. Legg til informasjonen om kontakten i Kommentarer-feltet.

  6. Klikk Lagre og lukk.

6.3.2 Administrere grupper

Hver gruppe i Kontakter-mappen er merket med Gruppe-ikonet. Når du dobbeltklikker en gruppe, vises visningen for gruppeelement.

Organisere adresser i grupper

En gruppe er en liste over brukere eller ressurser som du kan sende meldinger til. Du kan bruke grupper til å sende en melding til flere brukere eller ressurser ved å skrive gruppenavnet i tekstboksene Til, Kopi eller Blindkopi. Det er to typer grupper, felles og personlige.

En offentlig gruppe er en liste med brukere opprettet av GroupWise-administratoren, og den er tilgjengelig for buk av alle GroupWise-brukere. Det kan for eksempel finnes en felles gruppe for regnskapsavdelingen. Hver ansatt i regnskapsavdelingen er inkludert i gruppen. Felles grupper er oppført i systemadresseboken.

En personlig gruppe er en gruppe som du oppretter. Hvis du for eksempel ofte sender en avtale til arbeidsgruppen din, kan du inkludere hver kollegas adresse eller navn og et møtested (en ressurs) i en personlig gruppe.

Opprette og lagre en personlig gruppe

  1. Klikk Kontakter på verktøylinjen på hovedsiden for WebAccess.

  2. Klikk den personlige adresseboken som du vil legge til gruppen i.

  3. Klikk Gruppe.

  4. Angi følgende informasjon:

    Velg adressebok: Klikk rullegardinlisten hvis du vil legge inn gruppen i en annen adressebok enn den som er valgt for øyeblikket.

    Gruppenavn: Angi et navn på gruppen.

    Medlemmer: Begynn å skrive inn navnet på en person som du vil ha med i gruppen, og klikk Legg til (eller trykk Enter) når navnet vises. Gjenta for hver bruker du vil legge til i gruppen.

    Du kan klikke Adressevelger hvis du vil søke etter og velge hver enkelt bruker, som beskrevet i Bruke adressevelgeren.

    Kommentarer: Angi eventuelle kommentarer angående gruppen, for eksempel en beskrivelse av den.

  5. Klikk Lagre og lukk for å lagre gruppen i den personlige adresseboken.

Endre en gruppe

Du kan endre navn, medlemmer og kommentarer for en gruppe etter at den er opprettet.

  1. Klikk Kontakter på verktøylinjen på hovedsiden for WebAccess.

  2. Klikk den personlige adresseboken som inneholder gruppen du vil endre.

  3. Dobbeltklikk gruppen du vil endre.

    Grupper er merket med Gruppeikonet.

  4. Gjør de ønskede endringene, og klikk deretter Lagre og lukk.

Legge til kontakter i en gruppe

Hvis du vil legge til kontakter i en gruppe, for eksempel i en distribusjonsliste for firmaet, må GroupWise-administratoren gi deg de nødvendige rettighetene.

  1. Klikk Kontakter på verktøylinjen på hovedsiden for WebAccess.

  2. Klikk den personlige adresseboken som inneholder gruppen du vil legge til kontakter i.

  3. Dobbeltklikk gruppen du vil legge til kontakter i.

    Grupper er merket med Gruppeikonet.

  4. Begynn å skrive inn navnet på en person som du vil ha med i gruppen, under Medlemmer, og klikk deretter Legg til (eller trykk Enter) når navnet vises.

    Gjenta for hver bruker du vil legge til i gruppen.

  5. Klikk Lagre og lukk.

Slette en kontakt fra en gruppe

  1. Klikk Kontakter på verktøylinjen på hovedsiden for WebAccess.

  2. Klikk den personlige adresseboken som inneholder gruppen du vil fjerne kontakter fra.

  3. Dobbeltklikk gruppen du vil fjerne kontakter fra.

    Grupper er merket med Gruppeikonet.

  4. Velg brukerne du vil fjerne fra gruppen, under Medlemmer, og klikk deretter Fjern.

  5. Klikk Lagre og lukk.

Adressere elementer til grupper

  1. Klikk Adressebok på verktøylinjen mens du er i en elementvisning.

    Adressevelgeren vises.

  2. Angi navnet på gruppen du vil sende elementet til, og klikk deretter Søk.

  3. (Valgfritt) Klikk Pluss-ikonet for å innskrenke søket ved å angi om du søker etter Navn, Fornavn, Etternavn eller Avdeling, om teksten begynner med, er lik eller er ikke lik teksten du skriver inn, og hvilken adressebok du vil søke i, og hvilken type oppføring du vil søke etter.

  4. Merk en gruppe og klikk Til, Kopi eller Blindkopi.

  5. Klikk OK for å gå tilbake til elementvisningen.

Vise gruppeinformasjon

  1. Klikk Kontakter på verktøylinjen på hovedsiden for WebAccess.

  2. Klikk den personlige adresseboken som inneholder gruppen du vil se informasjon om.

  3. Dobbeltklikk gruppen du vil vise.

  4. Klikk Avbryt når du har sett det du ville se.

6.3.3 Administrere ressurser

Ressurser er elementer som kan planlegges for møter eller andre formål. Ressurser kan omfatte rom, presentasjonsutstyr, biler og så videre. GroupWise-administratoren definerer en ressurs ved å gi den et beskrivende navn og tildele den til en bruker. Ressurser kan tas med i et søk etter ledig tidspunkt, på samme måte som brukere. Ressurs-IDer legges inn i Til-boksen.

En bruker som er valgt ut til å håndtere en ressurs, eier den ressursen. Eieren av en ressurs er ansvarlig for å godta og avslå avtaler for ressursen. For å kunne gjøre det må eieren ha fulle stedfortrederrettigheter til ressursen. Som eier av en ressurs kan du velge å motta varsling om avtaler for ressursen.

Alle ressurser i mappen Kontakter er merket med Ressurs-ikonet. Når du klikker en ressurs, vises visningen for ressurselement.

Godta og avslå ressursforespørsler

Du kan bare godta eller avslå ressursforespørsler hvis du er eieren og er tildelt lese- og skrivetilgangsrettigheter.

  1. Klikk Stedfortreder på verktøylinjen på hovedsiden for WebAccess.

  2. Klikk ressursen du eier.

    Hvis ressursen du eier ikke vises i listen, skriver du navnet på denne ressursen og klikker Logg på.

  3. Klikk elementet du vil godta eller avslå.

  4. Klikk Godta eller Avslå på verktøylinjen.

Legge til en personlig ressurs

Du kan legge til en personlig ressurs i enten adresseboken Mye brukte adresser eller i en personlig adressebok.

  1. Klikk Kontakter i navigasjonsfeltet på hovedsiden for WebAccess.

  2. Velg den personlige adresseboken som du vil legge til ressursen i.

  3. Klikk rullegardinpilen ved siden av Kontakt på verktøylinjen, og klikk deretter Ressurs.

  4. Angi navnet på ressursen i Navn-feltet.

  5. Angi eventuell annen informasjon du vil registrere om ressursen.

  6. Skriv eventuelle kommentarer til ressursen i feltet Kommentarer.

    Det kan for eksempel hende at du vil angi hvor stort et konferanserom er, eller hvilken type utstyr som er i rommet.

  7. Klikk Lagre og lukk.

Endre en personlig ressurs

  1. Klikk Kontakter i navigasjonsfeltet på hovedsiden for WebAccess.

  2. Klikk den personlige adresseboken som inneholder ressursen du vil endre.

  3. Dobbeltklikk ressursen.

  4. Gjør de nødvendige endringene i informasjonen.

  5. Klikk Lagre og lukk.

Slette en personlig ressurs

  1. Klikk Kontakter i navigasjonsfeltet på hovedsiden for WebAccess.

  2. Velg adresseboken som inneholder ressursen, og søk etter ressursen.

  3. Merk ressursen, og klikk Slett.

6.3.4 Administrere organisasjoner

Alle organisasjonene i Kontakter-mappen er merket med Organisasjon-ikonet Organisasjon-ikonet. Når du klikker en organisasjon, vises visningen for organisasjonselement.

Legge til en personlig organisasjon

Du kan legge til en organisasjon i adresseboken Mye brukte adresser eller i en personlig adressebok.

  1. Klikk Kontakter i navigasjonsfeltet på hovedsiden for WebAccess.

  2. Velg den personlige adresseboken som du vil legge til organisasjonen i.

  3. Klikk rullegardinpilen ved siden av Kontakt på verktøylinjen, og klikk deretter Organisasjon.

  4. Angi navnet på organisasjonen i Organisasjon-feltet.

  5. Angi eventuell annen informasjon du vil registrere om organisasjonen.

  6. Klikk Lagre og lukk.

Endre en personlig organisasjon

  1. Klikk Kontakter i navigasjonsfeltet på hovedsiden for WebAccess.

  2. Velg adresseboken som inneholder organisasjonen du vil endre.

  3. Søk etter organisasjonen.

  4. Dobbeltklikk organisasjonen.

  5. Gjør de nødvendige endringene i informasjonen.

  6. Klikk Lagre og lukk.

Slette en personlig organisasjon

  1. Klikk Kontakter i navigasjonsfeltet på hovedsiden for WebAccess.

  2. Velg adresseboken som inneholder organisasjonen du vil slette.

  3. Merk organisasjonen og klikk Slett.

  4. Klikk OK.

6.3.5 Bruke Mye brukte kontakter til å adressere et element

Bruk adresseboken Mye brukte adresser hvis du vil se oppføringene du bruker oftest, eller har brukt sist. Når du bruker en adresse i en melding, kopieres oppføringen til adresseboken Mye brukte adresser.

Når en oppføring først er plassert i Mye brukte adresser, blir den der inntil du sletter den. Oppføringen finnes fortsatt i den opprinnelige adresseboken.

  1. Klikk Adressebok i et element du holder på å skrive.

    Adressevelgeren vises.

  2. Klikk Pluss-ikonet ved siden av Søk-feltet.

  3. Velg Mye brukte adresser i rullegardinlisten Alle adressebøker.

  4. Søk etter og merk brukerne du vil sende sende til.

  5. Velg Til, Kopi eller Blindkopi for de valgte brukerne.

  6. Klikk OK.

Adresseboken Mye brukte adresser kan lukkes, men ikke slettes.

6.3.6 Sende e-post til en kontakt fra Kontakter-mappen

  1. Klikk Kontakter i navigasjonsfeltet.

  2. Klikk adresseboken som inneholder kontakten du vil sende e-post til.

  3. Velg kontakten du vil sende e-post til, og klikk deretter Send e-post på verktøylinjen.

  4. Skriv ferdig meldingen, og klikk deretter Send.