3.1 Sende e-post

Når du sender en e-postmelding fra GroupWise WebAccess, kan du sende meldingen som enten test eller HTML. I tillegg kan du velge å legge ved en fil, en signatur med meldingen, og stavkontrollere meldingen før den sendes.

Adresseboken og navnefullføring hjelper deg med raskt og enkelt å finne kontaktene du trenger når du skal sende en e-postmelding.

3.1.1 Skrive e-post

  1. Klikk Post på verktøylinjen.

  2. Skriv inn et brukernavn i boksen Til, og trykk Enter. Når du begynner å skrive, prøver Navnefullføring automatisk å finne navnet og skrive det ferdig for deg. Gjenta for flere brukere. Hvis det er nødvendig, kan du skrive inn brukernavn i boksene Kopi og Blindkopi.

    eller

    Hvis du vil velge brukernavn fra en liste, klikker du Adresse på verktøylinjen, søker etter og merker hver bruker, klikker Til, Kopi eller Blindkopi for hver bruker, og deretter klikker du OK.

  3. Skriv et emne.

  4. Skriv en melding.

    Du kan angi mange forskjellige alternativer, for eksempel gi denne meldingen høy prioritet eller be om svar fra mottakerne, ved å klikke kategorien Sendealternativer.

  5. Legg til eventuelle vedlegg ved å klikke kategorien Legg ved.

  6. Klikk Send på verktøylinjen.

3.1.2 Formatere meldinger

Når du sender en melding, kan du velge mellom flere forskjellige formater. Du kan velge å sende meldingen som tekst eller HTML, og du kan endre font, farger og oppsett for meldingen.

Endre skriften i HTML-visning

Mottakeren av et element vil se skriftendringene du gjorde i Ren tekst-visning hvis vedkommende viser elementet i Ren tekst-visning. Mottakeren av et element vil se endringene du gjorde i HTML-visning hvis vedkommende viser elementet i HTML-visning. Det kan være lurt å fortelle mottakeren hvilken visning du skrev elementet i.

  1. Kontroller at HTML-verktøylinjen vises i det åpne elementet du skriver.

  2. Bruk HTML-verktøylinjen til å endre skriften, legge til bakgrunnsfarge, legge til bilder og så videre.

Det kan være nødvendig å endre størrelsen på elementvisningen vannrett for å se alle knappene på HTML-verktøylinjen.

Formatere punktlister og nummererte lister

Du kan enkelt inkludere kulepunktlister og nummererte lister i meldinger.

  1. Bruk HTML-verktøylinjen til å sette inn punktlister eller nummererte lister i åpne elementer du skriver i HTML-visning.

  2. Skriv listeelementet og trykk Enter for å lage det neste elementet i listen.

  3. Trykk Enter to ganger etter det siste elementet for å slå av listeformateringen.

Angre den siste teksthandlingen

Du kan angre den siste teksthandlingen i Emne- eller Melding-feltet for en melding du skriver.

  1. Trykk Ctrl+Z.

    Se Del C.0, Bruke hurtigtaster for informasjon om andre hurtigtaster.

3.1.3 Stavekontrollere meldinger

Stavekontroll lar deg søke etter ord som er stavet feil i meldinger du oppretter. Den søker etter stavefeil, gjentatte ord og feil bruk av store og små bokstaver i elementene du skriver.

Når stavekontrollen finner et feilstavet ord, kan du erstatte det med et av ordene stavekontrollen forslår, redigere ordet manuelt, eller hoppe over ordet.

Du kan bruke alternativene for å lage melding, for å sette opp stavekontrollen slik at den automatisk stavekontrollerer meldingene før du sender dem.

Stavekontrollere et element med Stavekontroll

  1. Klikk Emne- eller Melding-feltet.

  2. Klikk Stavekontroll.

    WebAccess uthever ord som er feilstavet.

  3. Klikk et uthevet ord.

  4. Merk et av ordene Stavekontroll viser som forslag, for å erstatte det feilstavede ordet.

    eller

    Klikk Rediger for å rette ord manuelt.

  5. Klikk Gjenoppta redigering når stavekontrollen er fullført.

Stavekontrollere elementer automatisk med Stavekontroll

Du kan stavekontrollere elementer automatisk hver gang du klikker Send.

  1. Klikk Alternativer-ikonet på hovedsiden for WebAccess, og klikk deretter Alternativer.

  2. Klikk kategorien Skriv.

  3. Velg Stavekontroll før sending.

  4. Klikk Lagre, og klikk deretter Lukk.

Velge språk for Stavekontroll

  1. Klikk i Emne- eller Melding-feltet i et åpent element du holder på å skrive.

  2. Klikk menyen ved siden av Stavekontroll.

  3. Velg språket som skal brukes.

3.1.4 Legge ved filer

Du kan sende filer til andre brukere. Du kan legge ved filer du har på harddisken din, CD/DVD eller en nettverksstasjon sammen med et element du sender. Mottakerne kan åpne en vedlagt fil, lagre den, se på den eller skrive den ut. Hvis du endrer en vedlagt fil etter at du har sendt den, vil ikke mottakerne se endringene.

Hvis du legger ved en fil som er beskyttet med passord, kan ikke mottakeren åpne eller vise vedlegget uten å angi passordet.

  1. Åpne et nytt element.

  2. Fyll ut feltene Til, Emne og Melding.

  3. Klikk kategorien Legg ved, og bla til og merk filen eller filene du vil sende.

    Hvis du vil fjerne en vedlagt fil, klikker du Fjern-ikonet.

  4. Klikk Send på verktøylinjen.

Hvis du flytter eller sletter filer på en disk eller nettverksstasjon, påvirkes ikke filer du har lagt ved elementer og sendt.

Hvis du sletter en vedlagt fil, slettes den ikke fra disken eller nettverksstasjonen. Den fjernes bare fra vedleggslisten.

3.1.5 Legge til en signatur

Bruk Signaturer til å sette inn en signatur eller undertekst på slutten av elementer du sender. Du kan for eksempel få GroupWise til automatisk å føre opp navn, telefonnummer og e-postadresse nederst på hvert element du sender.

I tillegg til personlige signaturer kan GroupWise-administratoren lage en global signatur som alle kan bruke. Hvis GroupWise-administratoren angir at en global signatur skal brukes, legges denne automatisk til i alle elementer som sendes. Når du sender et element på nytt, vil den globale signaturen ikke legges til i meldingen automatisk.

Signaturer du oppretter eller endrer i Windows-klienten for GroupWise, vises automatisk i GroupWise WebAccess. På samme måte vises signaturer du oppretter eller endrer i GroupWise WebAccess, automatisk i Windows-klienten for GroupWise.

  1. Klikk Alternativer-ikonet på hovedsiden, og klikk deretter Alternativer.

  2. Klikk Skriv.

  3. Velg Aktiver signatur.

  4. Klikk Ny, angi et navn på den nye signaturen, og klikk deretter OK.

  5. (Valgfritt) Opprett flere signaturer. Velg signaturen du vil bruke som standardsignatur, i rullegardinlisten Signatur, og velg deretter Bruk som standard.

  6. Skriv signaturteksten i boksen.

  7. Klikk Legg til signatur automatisk hvis du vil at signaturens skal legges inn automatisk når du sender elementet.

    eller

    Klikk Bekreftelse før signatur legges til hvis du vil at WebAccess skal be om bekreftelse før signaturen legges til når du sender elementet.

  8. Klikk Lagre, og klikk deretter Lukk.

3.1.6 Lagre uferdig e-post

Forstå autolagring

Når du skriver en ny melding i GroupWise WebAccess, lagres elementene automatisk. På den måten unngår du at meldinger du skriver, går tapt hvis WebAccess avsluttes uventet. Når du starter WebAccess på nytt, kan du velge om du vil gjenopprette disse meldingene for å skrive dem ferdig.

Hvis du avbryter arbeidet i GroupWise WebAccess i ti sekunder (standardverdien for inaktivitet) og har usendte meldinger, eller hvis du har arbeidet aktivt med å skrive meldinger i 60 sekunder (standardverdien for kontinuerlig bruk), vil WebAccess automatisk lagre meldinger i mappen Under arbeid. WebAccess legger til to tegn i tittelen til alle autolagrede meldinger. På denne måten kan du enkelt se forskjell på disse meldingene og andre elementer du har lagret manuelt i mappen Under arbeid.

Administratoren din kan deaktivere funksjonen for automatisk lagring og endre verdiene for inaktivitet og kontinuerlig bruk.

Hvis det er meldinger som automatisk er lagret når du starter WebAccess, vil en melding vises. Typen melding som vises varierer avhengig av antallet meldinger som ble automatisk lagret.

Når én autolagret melding er gjenopprettet

Når du starter WebAccess og bare én autolagret melding kan gjenopprettes, vises følgende melding:

Du kan bruke følgende alternativer til å håndtere autolagrede meldinger:

Åpne: Åpner autolagrede meldinger slik at du kan fortsette å arbeide med dem.

Lagre: Lagrer meldingene som vanlige elementer i mappen Under arbeid, slik at du kan fortsette å arbeide med dem senere.

Slett: Sletter de autolagrede meldingene. Informasjonen de inneholder, går tapt permanent.

Hopp over: Beholder de lagrede meldingene på disken, men meldingene gjenopprettes ikke i WebAccess. Neste gang du starter WebAccess, vises autolagringsvinduet på nytt.

Når to til fem autolagrede meldinger er gjenopprettet

Når du starter WebAccess og to til fem autolagrede meldinger kan gjenopprettes, vises følgende melding:

Du kan bruke følgende alternativer til å håndtere autolagrede meldinger: Velg ett av disse alternativene for hver autolagrede melding, og klikk deretter OK.

Åpne: Åpner autolagrede meldinger slik at du kan fortsette å arbeide med dem.

Lagre: Lagrer meldingene som vanlige elementer i mappen Under arbeid, slik at du kan fortsette å arbeide med dem senere.

Slett: Sletter de autolagrede meldingene. Informasjonen de inneholder, går tapt permanent.

Klikk Hopp over for å beholde de lagrede meldingene på disken, men ikke gjenopprette dem i WebAccess. Neste gang du starter WebAccess, vises autolagringsvinduet på nytt.

Når seks eller flere autolagrede meldinger kan gjenopprettes

Når du starter WebAccess og seks eller flere autolagrede meldinger kan gjenopprettes, vises følgende melding:

Klikk OK for å lagrer meldingene som vanlige elementer i mappen Under arbeid, slik at kan fortsette å arbeide med dem senere.

Aktivere eller deaktivere Autolagring

Hvis du bruker GroupWise WebAccess via en forbindelse med høy hastighet, er Autolagring aktivert som standard. Den er deaktivert som standard hvis du bruker en forbindelse med lav hastighet. Du finner mer informasjon om tilkoblingsalternativer under Starte GroupWise WebAccess.

  1. Klikk Alternativer-ikonet på hovedsiden for WebAccess, og klikk deretter Alternativer.

  2. Klikk kategorien Skriv.

  3. Merk Aktiver autolagring for å aktivere Autolagring.

    eller

    Fjern merkingen av Aktiver autolagring for å deaktivere Autolagring.

  4. Klikk Lagre og klikk Lukk.

Lagre uferdig e-post

  1. Klikk Lagre-ikonet i et åpent element.

  2. Klikk mappen du vil lagre elementet i og klikk OK.

Meldingsutkastet plasseres i mappen du valgte i trinn 2. Standardmappen for uferdige meldinger er mappen Under arbeid.

3.1.7 Velge standardvisning for skriving

Når du skriver en melding i GroupWise WebAccess, kan du velge enten ren tekst eller HTML som standardformat for skriving.

  1. Klikk Alternativer-ikonet på hovedsiden for WebAccess, og klikk deretter Alternativer.

  2. Klikk kategorien Skriv.

  3. Velg Ren tekst eller HTML under Standard visning og skrift for skriving.

  4. Klikk Lagre, og klikk deretter Lukk.

Slik endrer du visningen i ett element:

  1. Åpne et element.

  2. Klikk HTML- eller Ren tekst-ikonet.

3.1.8 Adressere postmeldinger

En e-postmelding har en primærmottaker og et emne, og den kan kopieres og blindkopieres til andre brukere. Du kan også legge ved filer, dokumentreferanser, lyder, filmer og OLE-objekter i meldingene dine.

Bruke adresseboken

For informasjon om bruk av adresseboken, kan du se Del 6.0, Kontakter og adressebøker.

Kopi

Kopimottakere mottar en kopi av et element. Kopimottakere er brukere som vil dra nytte av informasjonen i et element, men som ikke påvirkes av elementet eller er direkte ansvarlige for det. Alle mottakere kan se at en kopi er sendt. De kan også se navnene på kopimottakerne.

Blindkopi

Blindkopimottakere mottar en kopi av et element. Andre mottakere får ingen informasjon om blindkopier. Bare avsenderen og blindkopimottakere vet at blindkopien ble sendt. Hvis en mottaker svarer og velger Svar alle, vil ikke blindkopimottakeren motta svaret.

Legge til adresser i postmeldinger

  1. Klikk Post på verktøylinjen.

  2. Skriv inn et brukernavn i feltet Til, og trykk Enter. Gjenta for flere brukere. Hvis det er nødvendig, kan du skrive brukernavn i feltene Kopi og Blindkopi

    eller

    Hvis du vil velge brukernavn fra en liste, klikker du Adresse på verktøylinjen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker adressevelgeren, kan du se Bruke adressevelgeren.

  3. Skriv et emne.

  4. Skriv en melding.

    Du kan angi mange forskjellige alternativer, for eksempel gi denne meldingen høy prioritet eller be om svar fra mottakerne, ved å klikke kategorien Sendealternativer.

    Hvis du ønsker det, kan du endre skrift i meldingsteksten. Se Endre skriften i HTML-visning for mer informasjon.

  5. Legg til eventuelle vedlegg ved å klikke Legg ved.

  6. Klikk Send på verktøylinjen.

3.1.9 Velge alternativer for sending

Endre prioritet for post du sender

Endre prioritet for alle elementer du sender

  1. Hvis du vil endre prioritet for alle elementer du sender, klikker du Alternativer-ikonet og deretter Alternativer.

  2. Klikk fanen Sendealternativer.

  3. Velg Høy, Standard eller Lav.

    Det lille ikonet ved siden av et element i postkassen, er rødt når prioriteten er høy, hvitt når prioriteten er vanlig og grått når prioriteten er lav.

  4. Klikk Lagre, og klikk deretter Lukk.

Endre prioritet for ett element

  1. Hvis du vil endre prioritet for ett element, kan du åpne et element og klikke kategorien Sendealternativer.

  2. Velg Høy, Standard eller Lav.

    Det lille ikonet ved siden av et element i postkassen, er rødt når prioriteten er høy, hvitt når prioriteten er vanlig og grått når prioriteten er lav.

  3. Klikk Send.

Endre sikkerhetsinnstillingene (klassifiseringen) for alle elementer du sender

En klassifisering er en sikkerhetsinnstilling som lar mottakeren vite om elementet er konfidensielt, topphemmelig osv. Denne informasjonen vises øverst i meldingen. En klassifisering gir ikke kryptering eller ekstra sikkerhet. Hensikten med den er å varsle mottakeren om elementets relative følsomhet.

  1. Klikk Alternativer-ikonet på hovedsiden for WebAccess, og klikk deretter Alternativer.

  2. Klikk kategorien Sendealternativer.

  3. Velg en sikkerhetsinnstilling fra nedtrekkslisten Klassifisering.

  4. Klikk Lagre, og klikk deretter Lukk.

Endre MIME-koding for en melding

Mange språk krever forskjellige tegnkoder for å vise bestemte tegn riktig. I GroupWise WebAccess kan du endre kodingen for elementer du sender og mottar.

Endre kodingen for alle elementer du sender

  1. Klikk Alternativer-ikonet på hovedsiden for WebAccess, og klikk deretter Alternativer.

  2. Klikk fanen Sendealternativer.

  3. Velg MIME-kodingen du vil bruke, fra nedtrekkslisten MIME-koding.

  4. Klikk Lagre, og klikk deretter Lukk.

Endre koding for ett element

  1. Klikk kategorien Sendealternativer i postmeldingsvinduet.

  2. Velg MIME-kodingen du vil bruke, fra nedtrekkslisten MIME-koding.

  3. Klikk Send på verktøylinjen for å sende meldingen.

3.1.10 Legge inn en påminnelse

Et notat er en melding som bare legges inn i din egen postkasse. Notater er huskelapper til deg selv.

  1. Klikk rullegardinpilen ved siden av Post i postkassen eller kalenderen, og klikk deretter Personlig notat.

  2. Skriv et emne.

  3. Skriv en melding.

  4. Legg til eventuelle vedlegg ved å klikke Legg ved.

  5. Klikk Legg inn på verktøylinjen.

3.1.11 Sende en telefonmelding

En telefonmelding er en påminnelse du kan sende for å varsle andre GroupWise-brukere om samtaler de mottok mens de ikke var på kontoret eller ikke var tilgjengelig. Telefonmeldinger lagres i mottakerens postkasse. Du kan ikke besvare en telefon fra en telefonmelding.

  1. Klikk rullegardinpilen ved siden av Post i postkassen eller kalenderen, og klikk deretter Telefon.

  2. Skriv inn et brukernavn i feltet Til, og trykk Enter. Gjenta hvis du vil ha flere brukere.

    eller

    Hvis du vil velge brukernavn fra en liste, klikker du Adresse på verktøylinjen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du bruker adressevelgeren, kan du se Bruke adressevelgeren.

  3. Skriv navnet, firmaet og telefonnummeret til innringeren.

  4. Skriv meldingen i meldingsfeltet.

    Hvis du ønsker det, kan du endre skrift i meldingsteksten. Se Endre skriften i HTML-visning for mer informasjon.

  5. Klikk Send på verktøylinjen.