74.7 Sende og hente elementer i ekstern modus

Bruk send/motta til å synkronisere dine online og eksterne postkasser.

Når du kobler til GroupWise-systemet ditt, vil elementer du sendte fra den eksterne postkassen din leveres til mottakerne. Ekstern modus sender også en forespørsel til den online postkassen din, for å hente elementene dine, som e-poster. GroupWise-systemet ditt behandler forespørselen og sender elementene dine til den eksterne postkassen. Elementene begrenses i henhold til grensene du har satt i Send/motta-dialogboksen. I tillegg til elementene dine, kan du hente regler, dokumenter og adressebøker.

74.7.1 Koble til GroupWise mens du sender eller mottar meldinger

Hvis du prøver å sende eller motta meldinger i ekstern modus når du ikke har en forbindelse med GroupWise, åpnes en dialogboks slik at du kan velge om du vil koble til nå eller senere. Du kan også konfigurere forbindelsen før du kobler til.

74.7.2 Laste ned elementer, regler, adresser og dokumenter til den eksterne postkassen

Slik laster du ned elementer, regler, adresser og dokumenter til den eksterne postboksen:

Hvis du kjører GroupWise i online-modus, klikker du på Verktøy > På reisefot, skriver inn passordet for online-postboksen, velger et telefonnummer for tilkobling hvis du blir bedt om det, og klikker deretter på OK.

eller

Hvis du kjører GroupWise i ekstern modus, klikker du på Kontoer > Send/hent > Alternativer for GroupWise.
Hvis du skal hente elementer, må du kontrollere at Elementer er valgt, klikke på Avansert, klikke på en kategori hvis tilgjengelig, klikke på et alternativ og deretter klikke på OK.

Hvis du angir at du vil begrense elementene du mottar (for eksempel ved å velge Hent bare emnelinje eller angi størrelsesbegrensninger), kan du laste ned resten av elementet eller elementene senere. Se Hente elementer som ikke ble fullstendig lastet ned.

Hvis du er i ekstern modus og bare vil laste ned nye elementer, velger du Bare nye på fanen Hent.
Klikk på OK.
Hvis du vil hente regler, klikker du Regler.
Hvis du vil hente adresser fra GroupWise-adresseboken, klikker du på GroupWise-adressebok, klikker på Filter, angir adressene som skal hentes, og klikker deretter på OK.

Siden det kan ta lang tid å hente adressebøker med en modemtilkobling, bør du hente adressebøker via nettverk eller en TCP/IP-forbindelse.

Du finner mer informasjon under Filtrere GroupWise-adresseboken for den eksterne postkassen.
Hvis du vil hente dine personlige adressebøker, klikker du Personlige adressebøker.
Hvis du vil hente kopier av dokumenter fra GroupWise-biblioteket i online-postboksen, merker du av for Dokumenter, klikker på Dokumenter, velger dokumenter, merker dem som I bruk, og klikker deretter på OK.

Når du merker et dokument som I bruk, forhindrer du at andre brukere kan endre dokumentet. Hvis du ikke merker et dokument som I bruk, kan noen redigere det mens du har en kopi i den eksterne postkassen. Hvis du deretter redigerer dokumentet og returnerer det til hovedbiblioteket, lagres dokumentet som en ny versjon, og redigeringen lagres ikke i den andre versjonen. Hvis du ikke har tenkt å redigere et dokument, bør du ikke merke det som I bruk.

Når du avslutter et dokument som er merket som I bruk, blir du spurt om du vil sende dokumentet til hovedbiblioteket og merke det som Tilgjengelig. Når du er ferdig med dokumentet, bør du merke det som Tilgjengelig, slik at andre kan redigere det.
Hvis du er i ekstern modus og vil angi den eksterne plasseringen og tilkoblingen før du laster ned, klikker du på Konfigurer, velger den eksterne plasseringen fra rullegardinlistenKobler til fra, velger en tilkobling fra rullegardinlisten Kobler til og klikker deretter på OK.
Klikk Koble til eller Fullfør.

Hvis du er i ekstern modus, sendes alle elementene i listen Ventende forespørsler nå.

74.7.3 Sende elementer i ekstern modus

Sende elementer i ekstern modus:

Opprett et nytt element, og klikk deretter på Send på verktøylinjen.

Ekstern plasserer elementet i listen Ventende forespørsler. Når du kobler deg til GroupWise-systemet, sendes alle elementene i listen Ventende forespørsler.
Klikk på Kontoer > Send/hent, og klikk deretter på den eksterne kontoen.

eller

Hvis du vil angi det eksterne stedet og tilkoblingen før du sender elementet, klikker du på Kontoer > Send/hent > Alternativer for GroupWise, klikker på Konfigurer, velger det eksterne stedet fra rullegardinlisten Kobler til fra, velger en tilkobling fra rullegardinlistenKoble til, klikker på OK og klikker deretter på Koble til.

Samtidig som elementene sendes, hentes de nye elementene i henhold til hva du har angitt i dialogboksen Send/hent.

Du kan veksle mellom forbindelsestyper (nettverk, modem og TCP/IP) hvis det ikke finnes ventende forespørsler på forbindelsen du endrer fra. Hvis du for eksempel sender og henter elementer med en nettverksforbindelse og du bryter forbindelsen før overføringen er fullført, må du ikke veksle til en modemforbindelse senere for å behandle forespørslene. Fullfør den opprinnelige forespørselen med den opprinnelige forbindelsen.

74.7.4 Vise ventende forespørsler

Når du utfører en handling som krever at det sendes informasjon fra den eksterne postkassen til online-postkassen, oppretter GroupWise en forespørsel som plasseres i listen Ventende forespørsler. Når du kobler deg til GroupWise-hovedsystemet, sendes alle forespørslene til online-postkassen. Bruk Ventende forespørsler til å se etter utestående forespørsler.

Klikk Kontoer > Ventende forespørsler.

Hvis du vil forhindre at en forespørsel behandles, klikker du på forespørselen og klikker deretter på Slett. Bare forespørsler som ikke er sendt til GroupWise-hovedsystemet, og som har statusen "Venter på å bli sendt", kan slettes. Hvis du allerede har sendt en forespørsel til GroupWise-hovedsystemet, kan du ikke avbryte forespørselen.

74.7.5 Hente elementer som ikke ble fullstendig lastet ned

Hvis du angav størrelsesbegrensninger eller Bare emnelinje da du lastet ned elementer, kan du ha elementer i den eksterne postkassen som bare er delvis lastet ned.

Velg elementene i den eksterne postkassen.
Klikk Kontoer > Hent valgte elementer.
Hvis du vil koble deg til online-postkassen med én gang, klikker du Koble nå.

eller

Hvis du vil opprette forespørselen, men ikke sende den, klikker du Koble senere. På denne måten kan du vente til du har flere forespørsler før du kobler deg til.

74.7.6 Bruke Søk etter ledig tidspunkt i ekstern modus

Slik bruker du Søk etter ledig tidspunkt i Ekstern modus:

Opprett en ny avtale.
Hvis du vil velge den første mulige møtedagen, klikker du på og klikker deretter på en dato.
Klikk Søk etter ledig tidspunkt på verktøylinjen.
Hvis du vil koble deg til GroupWise-hovedsystemet og søke etter ledige tidspunkter med én gang, klikker du Koble nå.

eller

Hvis du vil søke etter ledige tidspunkter senere, klikker du Koble senere.

Når du klikker Koble senere, opprettes det en forespørsel om å finne ledige tidspunkter, men forespørselen sendes ikke til GroupWise-hovedsystemet. Du kan lagre avtalen som et meldingsutkast i mappen Under arbeid inntil du er klar til å sende den. Når du senere er klar til å kontrollere avtaletidspunkter, klikker du på Opptatt, og deretter klikker du på Koble til nå.
Når vinduet Velg avtaletidspunkt vises, klikker du Autovalg for det første ledige møtetidspunktet. Klikk på Autovalg til det beste tilgjengelige tidspunktet vises, og klikk deretter på OK.

eller

Klikk på fanenTilgjengelige tidspunkter, klikk på et tilgjengelig tidspunkt og klikk deretter på OK.
Fullfør avtalen, og klikk deretter på Send på verktøylinjen.

Hvis du blir koblet fra før all planleggingsinformasjon returneres fra søket etter ledig tidspunkt, klikker du Opptatt på nytt for å oppdatere informasjonen fra den opprinnelige forespørselen om å finne et ledig tidspunkt.

74.7.7 Filtrere GroupWise-adresseboken for den eksterne postkassen

GroupWise-adresseboken er vanligvis stor fordi den inneholder informasjon for hele organisasjonen. Hvis du ikke trenger all informasjonen i GroupWise-adresseboken når du bruker GroupWise borte fra kontoret, bruker du Filter for GroupWise-adressebok til å hente bare de nødvendige adressene til brukere, ressurser og fellesgrupper fra GroupWise-systemet.

For eksempel gir filtersetningen Avd [ ] Markedsføring GroupWise beskjed om å hente alle adresser med "Markedsføring" i Avdeling-kolonnen i adresseboken. På denne måten kan du kontakte alle fra markedsføringsavdelingen mens du er på reise.

Du bør også hente informasjon fra GroupWise-adresseboken før du forlater kontoret, for å spare nedlastingstid og -kostnader, særlig hvis du planlegger å reise til et sted der du vil bli belastet for fjernsamtaler.

Hvis du kjører GroupWise i online-modus, klikker du på Verktøy > På reisefot, skriver inn passordet for online-postboksen, velger et telefonnummer for tilkobling hvis du blir bedt om det, og klikker deretter på OK.

eller

Hvis du kjører GroupWise i ekstern modus, klikker du Kontoer > Send/hent > Alternativer for GroupWise.
Klikk på GroupWise-adressebok, og klikk deretter på Filtrer.
Klikk en adressebokkolonne i den første nedtrekkslisten.

Klikk for eksempel Avd for å søke etter adresser fra en bestemt avdeling.
Klikk på rullegardinlisten for operatorer, klikk på en operator, og skriv inn søkekriteriene i boksen, eller klikk på en verdi hvis oppgitt.

Du kan for eksempel klikke på [ ] og deretter skrive Regnskap for å søke etter adresser fra regnskapsavdelingen. Bruk den operatoren som egner seg best for søket ditt. Søkekriteriene, for eksempel navnet på en person eller et emne, kan inneholde jokertegnene stjerne (*) og spørsmålstegn (?). Filteret skiller ikke mellom store og små bokstaver i kriteriene du skriver inn.
Hvis du vil legge til flere filterbetingelser, klikker du på den siste rullegardinlisten, og klikker deretter på Og.
Når du har angitt alle filterbetingelsene, leser du teksten som begynner med "Ta med oppføringer der ..." når du oppretter filteret for å forstå hvordan filteret fungerer.
Klikk på OK, og klikk deretter på Koble til.

Hvis du vil ha mer informasjon om operatorer, kan du se Bruke avansert søk.

74.7.8 Slette elementer fra den eksterne postkassen

Bruk Slett og tøm og Styre bibliotekstørrelse for å fjerne elementer fra den eksterne postkassen.

Slette elementer fra den eksterne postkassen

I ekstern modus kan du slette elementer, tilbakekalle elementer og tømme papirkurven på samme måte som i online-modus.

Klikk elementet i postkassen.
Klikk Rediger > Slett.
Hvis du sletter et utgående element, klikker du et av de tilgjengelige alternativene.
Hvis du vil frigjøre diskplass, klikker du Rediger > Tøm papirkurv.

Dette fjerner alle slettede elementer fra den eksterne postkassen for godt.

Neste gang du kobler deg til GroupWise-hovedsystemet, synkroniseres endringene i den eksterne postkassen og online-postkassen automatisk. Du kan slå av denne synkroniseringen ved å endre slettealternativene i Egenskaper for ekstern. Se Endre slettealternativer for ekstern modus.

Slette unødvendige dokumenter fra det eksterne biblioteket

Du fjerner ikke filer fra hovedbiblioteket ved å slette dem fra Styring av diskplass i det eksterne biblioteket. Dokumentreferanser til de slettede dokumentene vil heller ikke fjernes. Filene fjernes bare fra datamaskinen der du har den eksterne postkassen, slik at det blir frigjort diskplass.

I ekstern modus klikker du Verktøy > Styre bibliotekstørrelse.
Klikk på dokumentene du vil slette, og klikk deretter på Slett.
Når du er ferdig, klikker du Lukk.

Hvis du sletter et dokument som er merket med I bruk, tilbakestilles statusen i hovedbiblioteket til Tilgjengelig neste gang du kobler deg til online-postkassen.

Dokumentreferansevedlegg og Ekstern modus

Du kan motta en melding med et dokumentreferansevedlegg når du kjører i ekstern modus. Når du åpner vedlegget, vil dokumentet åpne det eksterne biblioteket, selv om dokumentet i det eksterne biblioteket er en eldre versjon enn vedlegget. Hvis dokumentet ikke finnes i det eksterne biblioteket, blir du bedt om å koble til hovedbiblioteket nå eller senere for å hente dokumentet.

Du kan også sende meldinger med dokumentreferansevedlegg fra ekstern modus. Hvis dokumentet ikke finnes i det eksterne biblioteket, vil mottakere som ikke har tilstrekkelige rettigheter til dokumentet i hovedbiblioteket, eller som ikke bruker et e-postprogram som støtter GroupWise-biblioteket, ikke motta noen kopi av dokumentet.

Mottakerne vil heller ikke motta noen kopi av dokumentet hvis hovedbiblioteket er utilgjengelig. Hvis noen av disse forholdene er aktuelle, må du legge ved en faktisk kopi av dokumentet i tillegg til dokumentreferansen.