46.4 Administrere ressurser

Ressurser er elementer som kan planlegges for møter eller andre formål. Ressurser kan omfatte rom, presentasjonsutstyr, biler og så videre. GroupWise-administratoren definerer en ressurs ved å gi den et beskrivende navn og tildele den til en bruker. Ressurser kan tas med i et søk etter ledig tidspunkt, på samme måte som brukere. Ressurs-IDer legges inn i Til-boksen. En bruker som er valgt ut til å håndtere en ressurs, eier den ressursen.

Eieren av en ressurs er ansvarlig for å godta og avslå avtaler for ressursen. For å kunne gjøre det må eieren ha fulle stedfortrederrettigheter til ressursen. Som eier av en ressurs kan du velge å motta varsling om avtaler for ressursen.

Du kan legge til flere ressurser i en ressurssamling, som prioriterer ressurser som brukes i rekkefølgen i ressurslisten. Når du planlegger en ressurs via en ressurssamling, vil avtalen automatisk bruke Søk etter ledig tidspunkt og planlegge ressursen med høyes prioritet som er tilgjengelig i ressurssamlingslisten.

46.4.1 Forstå ressurser

Alle ressurser i en Kontakter-mappe er merket med Ressurs. Når du dobbeltklikker en ressurs, vises visningen for ressurselement.

Bruk visningen for ressurselement-siden til å angi navn for ressursen, et telefonnummer, ressurstype, e-postadresse, eier og kommentarer om denne ressursen.

I Eier-feltet kan du angi en kontakt som allerede finnes i adresseboken, eller du kan bruke pilknappen til å opprette en ny kontaktoppføring.

Legge til en personlig ressurs

GroupWise-adresseboken inkluderer ressurser definert av GroupWise-administrator. Du kan legge til en personlig ressurs i enten mappen Ofte brukte kontakter eller i en personlig Kontakter-mappe.

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil legge til en personlig ressurs, i mappelisten.

  2. Klikk Ny ressurs på verktøylinjen.

  3. Angi navnet på ressursen i Navn-feltet.

  4. I Telefon-feltet angir du telefonnummeret til kontakten som er ansvarlig for ressursen.

  5. Angi hvilken type ressurs det gjelder, i Type-feltet.

    Du kan angi enten Ressurs eller Sted. Hvis du angir Sted, legges beskrivelsen av ressursen automatisk til i feltet Sted for avtalen. Hvis det er lagt til mer enn ett sted som en ressurs i en avtale, vises bare den første i Sted-feltet.

  6. I feltet E-postadresse angir du e-postadressen til personen som skal motta varsler om denne ressursen.

  7. I Eier-feltet angir du hvem som eier ressursen.

  8. Skriv eventuelle kommentarer til ressursen i feltet Kommentarer.

    Dette kan for eksempel være opplysninger om hvor stort et konferanserom er, eller hva slags utstyr som er tilgjengelig i rommet.

  9. Klikk på Lukk, og klikk deretter på Ja for å lagre endringene.

Endre en personlig ressurs

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil endre en personlig ressurs, i mappelisten.

  2. Høyreklikk på ressursen, og klikk deretter på Detaljer.

    Ressurser er merket med ikonet Ressurser-ikonet .

  3. Endre eventuell informasjon ved behov i fanen Detaljer.

  4. Klikk på Lukk, og klikk deretter på Ja for å lagre endringene.

Godta og avslå ressursforespørsler

Du kan bare godta eller avslå ressursforespørsler hvis du er eieren og er tildelt lese- og skrivetilgangsrettigheter. Personlige ressurser kan ikke deles med andre brukere ved hjelp av stedfortrederrettigheter.

  1. Klikk Fil > Stedfortreder i hovedvinduet eller kalenderen.

    eller

    Klikk på rullegardinlisten i mappelisteoverskriften (Ovenfor mappelisten. Det står trolig Online eller Buffer for å vise hvilken modus GroupWise kjøres i), og klikk deretter på Stedfortreder.

  2. Klikk ressursen du eier.

    Hvis ressursen du eier, ikke er oppført i stedfortreder-popup-listen, klikker du på Stedfortreder, skriver inn navnet på ressursen i Navn-feltet og klikker deretter på OK.

  3. Dobbeltklikk elementet du vil godta eller avslå.

  4. Klikk Godta eller Avslå på verktøylinjen.

Motta varsling for en annen bruker eller ressurs

  1. Klikk Verktøy > Alternativer.

  2. Dobbeltklikk på Sikkerhet, og klikk deretter på Notify.

  3. Merk navnet til en bruker som du er stedfortreder for, eller navnet på ressursen du eier.

    Hvis brukeren eller ressursen ikke er oppført på varslingslisten, skriver du inn navnet og klikker på Legg til bruker. Du kan velge navnet fra dialogboksen Adressevelger ved å klikke Adressebok-ikonet.

  4. Kontroller at Abonner på alarmer og Abonner på varsling er valgt.

    Du abonnerer automatisk på alarmer og varsler for deg selv. Hvis du deaktiverer Abonner på alarmer og Abonner på varsling for deg selv, vil du ikke lenger motta alarmer og varsler. Når du avbestiller abonnementet på alarmer og varsler for deg selv, må du gjenta trinn 1-4 i dette emnet for brukernavnet ditt for å aktivere dem på nytt.

  5. Klikk på OK.

Varslingsprogrammet må være åpent eller minimert for at du skal motta varsler eller alarmer. Se Starte varsling for mer informasjon.

Opprette regler for ressurser

Som eier av en ressurs har du fulle stedfortrederrettigheter til denne ressursen og kan blant annet opprette regler for den. Disse trinnene beskriver hvordan du kan opprette en regel som godtar alle forespørsler om en tilgjengelig ressurs. Dette er et eksempel på en regel som er nyttig for en ressurs. Du kan opprette andre regler som utfører andre handlinger. For eksempel kan du opprette en regel som avslår forespørsler om en ressurs som allerede er planlagt.

  1. Klikk på Modusvelger-ikonet, og klikk deretter på Stedfortreder.

  2. Klikk ressursen du eier.

    Hvis ressursen du eier, ikke er oppført i dialogboksen Stedfortreder, skriver du inn navnet på ressursen du eier i Navn-feltet, og klikker deretter på OK.

  3. Klikk på Verktøy > Regler, og klikk deretter på Ny.

  4. Skriv et navn på regelen.

  5. Klikk Avtale. Pass på at de andre elementtypene ikke er valgt.

  6. Klikk på rullegardinlisten Du har en avtalekonflikt, og klikk deretter på Nei.

  7. Klikk på Legg til handling > Godta, skriv inn en kommentar hvis ønskelig, og klikk deretter på OK.

    Handlingene i Trinn 6 og Trinn 7 angir at regelen skal godta avtalen for ressursen bare hvis ressursen er tilgjengelig.

  8. Klikk på Lagre, og klikk deretter på Lukk.

Slette en personlig ressurs

Slik sletter du en personlig ressurs:

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil slette den personlige ressursen, i mappelisten.

  2. Høyreklikk på ressursen, og klikk deretter på Slett.

    Ressurser er merket med ikonet Ressurser-ikonet .

  3. Klikk Ja for å bekrefte at du vil slette ressursen.

46.4.2 Forstå og opprette ressurssamlinger

Ressurssamlinger brukes til å forenkle ressursplanleggingsprosessen ved å prioritere ressurser for bruk fra en ressurssamlingsliste som du oppretter i personlige kontakter-mappen. Når du legger til en ressurssamling i avtalen, vil Søk etter ledig tidspunkt automatisk velge den høyest prioriterte ressursen som er tilgjengelig i ressurssamlingen, og vise den i parentes ved siden av ressurssamlingensnavnet i avtalevinduet. Prioritet avgjøres av rekkefølgen til ressursene i listen. Hvis du vil velge en annen ressurs fra ressurssamlingen, klikker du på Søk etter ledig tidspunkt før du sender avtalen og endrer ressursen manuelt.

Alle ressurssamlinger i en Kontakter-mappe er merket med Ressurs. Når du dobbeltklikker på en ressurssamling, vises ressurssamlingselementet.

Du kan opprette en ressurssamling fra Fil- eller høyreklikkmenyen. Det finnes også et verktøylinjeobjekt for Ny ressurssamling når du har verktøylinjealternativet for mappekontekst aktivert.

Slik oppretter du en ny ressurssamling:

  1. Velg Kontakter-mappen der du vil legge til en personlig ressurs, i mappelisten.

  2. Med Mappekontekst aktivert på verktøylinjen klikker du på Ny ressurssamling.

  3. Angi et navn for ressursen og inkluder kommentarer hvis nødvendig.

  4. Klikk på Legg til for å velge ressurssamlingsmedlemmer.

  5. Når du har valgt en adressebok og ressurs i rullegardinmenyene Se i og Se etter, klikker du på Til for å legge til ressursen i Valgt-listen.

  6. Fortsett prosessen i Trinn 4 og Trinn 5 til du har valgt alle de ønskede ressursene for den nye ressurssamlingen.

    Hvis du trenger å endre rekkefølgen for prioritering, kan du dra og slippe ressurser der du vil ha dem.

  7. Når du er ferdig med å legge til ressurser, klikker du på Lagre for å lagre ressurssamlingen.