Du kan spore statusinformasjon om et element i mappen Sendte elementer. Som standard er dette alternativet slått på for å spore levert og åpnet informasjon. Hvis du velger å ikke legge til elementer i listen Sendte elementer, kan ikke GroupWise spore informasjon for dem.
Det kan hende du ønsker å vise elementer du har sendt tidligere. Du kan for eksempel lese et sendt element, sende det på nytt med eller uten rettelser, og i enkelte tilfeller tilbakekalle det hvis ikke mottakeren allerede har åpnet det.
Klikk på Sendte elementer-mappen i navigasjonsfeltet for å se sendte elementer.
Ikonene ved siden av et element kan også inneholde nyttig statusinformasjon. Se Identifisere ikonene som vises ved siden av elementene.
Alle sendte elementer oppbevares i denne mappen med mindre de flyttes til en annen mappe enn postkassen eller kalenderen. Hvis et sendt element er flyttet til en annen mappe, vises det ikke lenger i mappen Sendte elementer. Du kan vise sendte elementer som er flyttet til andre mapper, ved å åpne disse mappene.
Hvis du sender meldinger til andre systemer enn GroupWise-systemer, må du huske at de systemene må ha statussporingsfunksjon for å kunne returnere statusen for utgående meldinger til GroupWise-systemet.
I egenskapsvinduet kan du kontrollere status for alle elementer du sender. Du kan for eksempel se når et element ble levert, og når mottakeren har åpnet eller slettet elementet. Hvis en mottaker har godtatt eller avslått en avtale og inkludert en kommentar, ser du kommentaren i Egenskaper-vinduet. Du ser også om en mottaker har merket en oppgave som fullført.
Egenskaper-vinduet viser også informasjon om elementene du mottar. Du kan se hvilke andre personer som har mottatt elementet (med unntak av blindkopimottakere), størrelsen og opprettingsdatoen for vedlagte filer og så videre.
Det finnes tre visninger for egenskapene:
Grunnleggende egenskaper: Viser Egenskaper-hodet og en liste med mottakere. På listen over mottakere vises mottakerens navn, hva mottakeren har gjort med elementet, og eventuelle kommentarer.
Forenklede egenskaper: Viser Egenskaper-hodet og en liste over mottakerne. Mottakerne vises i grupper i henhold til hva de har gjort med elementet. På listen over mottakere vises mottakerens navn, hva mottakeren har gjort med elementet, og eventuelle kommentarer.
Avanserte egenskaper: Viser Egenskaper-hodet, mottakere, postkontorer, filer og alternativer for elementet. Siden Avanserte egenskaper er nyttig for GroupWise-administratorer når de skal spore elementet i forbindelse med problemløsing.
Hvis du vil se egenskaper for et sendt element, gjør du følgende:
Høyreklikk et element.
Klikk Egenskaper.
Bla til statusinformasjonen nær bunnen av siden Egenskaper.
Ikonene ved siden av et element kan også inneholde nyttig statusinformasjon. Se Identifisere ikonene som vises ved siden av elementene.
Hvis du sender meldinger til andre systemer enn GroupWise-systemer, må du huske at de systemene må ha statussporingsfunksjon for å kunne returnere statusen for utgående meldinger til GroupWise-systemet.
Slik lagrer du statusinformasjon for et element:
Høyreklikk på et element, og klikk deretter på Egenskaper.
Klikk Fil > Lagre som.
GroupWise gir elementet et midlertidig filnavn. Du kan endre filnavnet og standardmappen.
Klikk Lagre.
Slik skriver du ut statusinformasjon for et element:
Høyreklikk på et element, og klikk deretter på Egenskaper.
Høyreklikk i Egenskaper-vinduet, og klikk deretter på Skriv ut.
Når du dobbeltklikker et element i mappen Sendte elementer, kan du velge om meldingen eller elementegenskapene vises.
Klikk på Verktøy > Alternativer.
Dobbeltklikk på Miljø, og klikk deretter på Standardhandlinger-fanen.
Velg om du vil at det sendte elementet skal ha innstillingen Åpne element eller Vis egenskaper.
Klikk på OK.
Slik konfigurer du informasjon om sendt element som skal spores:
Hvis du vil endre sendingsinformasjonen for sporing av et element, åpner du et nytt element og klikker deretter på Sendealternativer > Statussporing.
eller
Hvis du vil endre sendingsinformasjonen for sporing for alle elementer du sender, klikker du påVerktøy > Alternativer, dobbeltklikker på Send, og klikker deretter på fanen for e-posten.
VIKTIG:Alternativet Opprett et sendt element for å spore informasjon er valgt som standard. Vi anbefaler at du ikke velger den bort. Hvis dette alternativet ikke er merket, vil det ikke opprettes et sendt element når du sender et element. Dermed vil du ikke ha noen kopi av elementer du sender hvis du ikke lagrer dem selv.
Velg informasjon som skal spores:
Levert: Sporer når et element du har sendt ble levert til brukerens postkasse.
Levert og åpnet: Registrerer når et sendt element ble levert og når det ble åpnet av mottakeren.
All informasjon: Gir gjeldende Sporingsstatus for elementer du sender, som kan inkludere følgende:
|
Levert |
Tilbakekalt |
Tredjepart lastet ned |
|
Lest |
Videresendt |
Overført |
|
Svart |
Kan ikke leveres |
Overføring forsinket |
|
Slettet |
Gjenopprettet |
Overføring mislyktes |
|
Tømt |
Venter |
|
(Valgfritt) Velg om du vil bruke alternativet Autoslett sendt element. Dette fjerner elementer som du har sendt fra postkassen din, etter at alle mottakerne har slettet elementene og tømt dem fra papirkurven.
Gå tilbake til elementet du holder på å skrive.
eller
Velg informasjon som skal spores for hver elementtype, klikk på OK, og klikk deretter på Lukk for å lagre innstillingen for alle elementer.