Se informasjonen i disse delene for å forstå hvordan mappedeling fungerer og hvordan du deler mapper.
En delt mappe ligner på alle andre mapper i arkivskapet, men skiller seg ut ved at andre personer har tilgang til den, slik at den også vises i deres arkivskap. Du kan opprette fellesmapper eller dele eksisterende personlige mapper i arkivskapet. Du velger hvem du vil dele mappen med, og hvilke rettigheter hver bruker skal ha. Deretter kan brukerne sende meldinger til fellesmappen, dra eksisterende elementer inn i den og opprette diskusjonstråder.
Når du deler en mappe, deles som standard også alle undermappene i den. Det maksimale antallet undermapper som kan inkluderes i en fellesmappe, er 400.
MERK:Når du deler alle undermappene, er du den eneste personen som kan legge til ytterligere delte mapper i den delte mappestrukturen.
Du kan dele systemmapper som Postkasse, Kalender, Dokumenter, Sendte elementer, Oppgaveliste, Kontakter, Arkivskap, Under arbeid, Useriøs post og Papirkurv.
Hvis du plasserer et dokument i en fellesmappe, har ikke brukere med rettigheter til fellesmappen automatisk rett til å redigere dokumentet. Før du kan redigere dokumentet, må du gi dem redigeringsrettigheter i fanen Dokumentdeling.
Du kan dele personlige mapper med andre brukere. Mottakere av fellesmapper mottar et varsel der de får vite at du har delt mappen med dem. De kan deretter godta eller avslå mappen.
I ekstern modus og bufringsmodus, vil endringer i delte mapper oppdateres hver gang du kobler deg til GroupWise-hovedsystemet.
Slik deler du en eksisterende mappe eller mappestruktur med andre brukere:
Høyreklikk på mappen du vil dele, i mappelisten, og klikk deretter på Deling.
Klikk Delt med.
I Navn-feltet begynner du å skrive et brukernavn, eller du klikker Adressebok for å velge brukeren fra dialogboksen Adressevelger.
Når brukerens navn vises i feltet, klikker du Legg til bruker for å flytte brukeren til Delingsliste.
Klikk brukerens navn i Delingsliste.
Velg tilgangsalternativene du ønsker for brukeren.
Gjenta trinn Trinn 3 til og med Trinn 6 for hver bruker du vil dele mappen med.
(Valgfritt) La Del alle undermapper være valgt hvis du vil at alle undermappene i den mappen du deler, også skal deles. Brukerne får samme tilgangsrettigheter til undermappene som til den overordnede mappen.
MERK:Når du deler alle undermappene, er du den eneste personen som kan legge til ytterligere delte mapper i det delte mappetreet.
Klikk på OK.
Hvis du vil at mappen skal ha en bestemt funksjon, kan du opprette en ny visningsinnstilling. Hvis mappen for eksempel gjelder felles diskusjoner, bør du opprette en innstilling som viser elementer etter diskusjonstråd og inneholder både sendte og mottatte elementer. Høyreklikk på mappen, klikk på Egenskaper, og klikk deretter på Vis.
Slik oppretter du en delt mappe:
I mappelisten klikker du på Fil > Ny > Mappe.
Velg Delt mappe, og klikk deretter på Neste.
Angi et navn på og en beskrivelse av den nye mappen.
Klikk på Opp, Ned, Høyre, eller Venstre for å plassere mappen på ønsket sted i mappelisten, og klikk deretter på Neste.
Begynn å skrive brukerens navn i Navn-feltet.
Når brukerens navn vises i feltet, klikker du Legg til bruker for å flytte brukeren til Delingsliste.
Klikk brukerens navn i Delingsliste.
Velg tilgangsalternativene du ønsker for brukeren.
Gjenta trinn Trinn 5 til og med Trinn 8 for hver bruker du vil dele mappen med.
Klikk Neste.
Angi visningsinnstillingene du vil bruke for mappen.
Klikk Ferdig.
Du finner mer informasjon under Bruke fellesmapper (delte mapper).
Slik godtar du en mappe som er delt til deg:
Klikk varselet om fellesmappe i postkassen.
Det vises en melding med navnet på mappen du har fått tilgangsrettigheter til, samt informasjon om hvilken type rettigheter du har fått.
Klikk på Neste.
Navnet på mappen legges inn som standard. Gjør eventuelle endringer i navnet etter ønske.
Bruk knappene Opp, Ned, Venstre og Høyre for å velge mappeplassering.
Klikk Ferdig.
Plassere et element i en fellesmappe:
Åpne den delte mappen i mappelisten ved å klikke den.
Klikk Fil > Ny > Diskusjon/Merknad.
Hvis du vil legge inn en annen elementtype, for eksempel en oppgave, klikker du på Rediger > Endre til og klikker deretter på en elementtype.
Skriv et emne.
Skriv meldingen.
Klikk Legg ved for å legge ved filer.
Klikk Legg inn på verktøylinjen.
Hvis du vil svare på et eksisterende element i en delt mappe, åpner du elementet, klikker på Svar, velger et svaralternativ og klikker deretter på OK. Se Svare på en e-post i en delt mappe hvis du vil ha mer informasjon.
Slik viser du diskusjonstråder i en delt mappe:
I en fellesmappe klikker du Vis > Visningsinnstillinger > Diskusjonstråder.
Hvis du vil utvide eller komprimere diskusjonstråder, klikker du - og + ved siden av det opprinnelige diskusjonselementet.
Hvis du vil bla gjennom forskjellige diskusjoner, trykker du på Ctrl + pil venstre eller Ctrl + pil høyre.
Slik overfører du eierforhold for en delt mappe:
Høyreklikk på den delte mappen, og klikk deretter på Deling.
Klikk Overfør eierforhold
Velg den nye eieren av fellesmappen, endre emnet, og send en melding om du ønsker å bli beholdt som deltaker.
Når du klikker på Send, vil den nye eieren motta en varsling om at personen nå er eier av den delte mappen.
Slik sletter du en mappe som er delt med deg:
Høyreklikk mappen.
Klikk Slett.
Klikk Ja.
Hvis du sletter en fellesmappe som er delt med deg, slettes mappen bare fra din GroupWise-postkasse. Ingen andre brukere påvirkes. Hvis det derimot er du som har delt mappen med andre, fjernes mappen også fra alle andre brukeres postkasser hvis du sletter den.