74.7 Wysyłanie i wczytywanie przesyłek w trybie operacji zdalnych

Do synchronizowania skrzynki online i zdalnej skrzynki pocztowej służy polecenie Wyślij/pobierz.

Gdy nawiązujesz połączenie z systemem GroupWise, przesyłki wysłane ze zdalnej skrzynki pocztowej są dostarczane odbiorcom. Zdalna skrzynka wysyła również do skrzynki online żądanie pobrania przesyłek, w tym poczty. System GroupWise przetwarza żądanie, a następnie wysyła przesyłki do zdalnej skrzynki pocztowej, ograniczając je zgodnie z ustawieniami w oknie dialogowym Wyślij/pobierz. Oprócz przesyłek można pobierać reguły, dokumenty i książki adresowe.

74.7.1 Łączenie z programem GroupWise podczas wysyłania lub pobierania wiadomości

Podczas próby wysłania lub pobrania wiadomości w trybie zdalnym, gdy połączenie z programem GroupWise nie jest dostępne, otwierane jest okno dialogowe, w którym można wybrać, czy połączenie ma być nawiązane teraz, czy później. Połączenie można także skonfigurować przed jego nawiązaniem.

74.7.2 Pobieranie przesyłek, reguł, adresów i dokumentów do zdalnej skrzynki pocztowej

Aby pobrać przesyłki, reguły, adresy i dokumenty do zdalnej skrzynki pocztowej:

Jeśli program GroupWise został uruchomiony w trybie online, kliknij kolejno polecenia Narzędzia > Komunikacja w ruchu, wpisz hasło skrzynki pocztowej online, wybierz numer telefonu połączenia, jeśli zostanie wyświetlony odpowiedni monit, a następnie kliknij przycisk OK.

lub

Jeśli program GroupWise został uruchomiony w trybie zdalnym, kliknij kolejno polecenia Konta > Wyślij/wczytaj > Opcje GroupWise.
Aby pobrać przesyłki, upewnij się, że jest wybrana opcja Przesyłki, kliknij przycisk Zaawansowane, kliknij kartę, jeśli jest dostępna, wybierz opcję, a następnie kliknij przycisk OK.

Jeśli zostały określone limity pobierania (na przykład przez wybranie opcji Tylko temat lub ustalenie maksymalnego rozmiaru), reszta przesyłki lub przesyłek może być pobrana później. Patrz Pobieranie przesyłek, które nie zostały w pełni załadowane.

W przypadku pracy w trybie zdalnym, gdy mają być pobrane tylko nowe przesyłki, należy na karcie Wczytywanie wybrać opcję Tylko nowe.
Kliknij przycisk OK.
Aby wczytać reguły, kliknij opcję Reguły.
Aby wczytać adresy z książki adresowej programu GroupWise, kliknij opcję Książka adresowa GroupWise, kliknij przycisk Filtr, określ adresy do wczytania, a następnie kliknij przycisk OK.

Ponieważ wczytywanie książek adresowych w przypadku połączenia modemowego może trwać długo, zaleca się, aby do wczytywania książek adresowych korzystać z sieci lub połączenia TCP/IP.

Więcej informacji znajduje się w Filtrowanie książki adresowej GroupWise dla zdalnej skrzynki pocztowej.
Aby wczytać osobiste książki adresowe, kliknij polecenie Osobiste książki adresowe.
Aby wczytać kopie dokumentów biblioteki GroupWise ze skrzynki pocztowej online, zaznacz pole wyboru Dokumenty, kliknij opcję Dokumenty, wybierz dokumenty, zaznacz odpowiednie dokumenty jako będące W użyciu, a następnie kliknij przycisk OK.

Zaznaczenie dokumentu jako będącego w użyciu zabezpiecza go przed modyfikacją przez innych użytkowników. Dokument, który nie został zaznaczony jako będący w użyciu, może być edytowany przez innych użytkowników także wtedy, gdy jego kopia znajduje się w zdalnej skrzynce pocztowej. Dokument taki po wyedytowaniu i zwróceniu do biblioteki głównej zapisywany jest jako nowa wersja, a zmiany nie są zapisywane w pierwotnej wersji. Jeśli nie planujesz edytować dokumentu, nie zaznaczaj opcji W użyciu.

Próba zamknięcia dokumentu będącego w użyciu powoduje wyświetlenie pytania, czy wysłać go do biblioteki głównej i oznaczyć jako dostępny. Po zakończeniu pracy z dokumentem należy oznaczyć go jako Dostępny, aby inni użytkownicy mogli go edytować.
W przypadku pracy w trybie zdalnym, gdy lokalizacja zdalna i połączenie mają być określone przed pobieraniem, należy kliknąć polecenie Konfiguracja, wybrać lokalizację zdalną z listy rozwijanej Połączenie z, wybrać połączenie z listy rozwijanej Łączenie z i kliknąć przycisk OK.
Kliknij polecenie Połącz lub Zakończ.

W trybie zdalnym w tym momencie wysyłane są wszystkie przesyłki znajdujące się na liście Żądania oczekujące.

74.7.3 Wysyłanie przesyłek w trybie zdalnym

Wysyłanie przesyłek w trybie zdalnym:

Utwórz nową przesyłkę, a następnie na pasku narzędzi kliknij przycisk Wyślij.

Funkcja operacji zdalnych umieści przesyłkę na liście Żądania oczekujące. Po połączeniu z głównym systemem GroupWise wszystkie przesyłki z listy Żądania oczekujące zostaną wysłane.
Kliknij polecenia: Konta > Wyślij/wczytaj, a następnie kliknij zdalne konto.

lub

Jeśli lokalizacja zdalna użytkownika i połączenie mają być określone przed wysłaniem przesyłki, kliknij kolejno polecenia Konta > Wyślij/wczytaj > Opcje GroupWise, a następnie Konfiguracja, wybierz lokalizację zdalną z listy rozwijanej Połączenie z, wybierz połączenie z listy rozwijanej Połącz się z, kliknij przycisk OK, a następnie kliknij polecenie Połącz.

Gdy przesyłki użytkownika są wysyłane, nowe przesyłki pobierane są zgodnie z ustawieniami w oknie dialogowym Wyślij/wczytaj.

Przełączanie między różnymi typami połączeń (sieciowym, modemowym i TCP/IP) jest możliwe tylko wtedy, gdy w aktualnym połączeniu nie ma oczekujących żądań. Jeśli na przykład przesyłki są wysyłane lub odbierane przez połączenie sieciowe i połączenie to zostanie przerwane przed końcem transmisji, nie należy wznawiać tej transmisji przy połączeniu modemowym. Przerwaną transmisję należy doprowadzać do końca, używając tego samego połączenia.

74.7.4 Wyświetlanie żądań oczekujących

Wykonanie przez użytkownika dowolnej czynności wymagającej przesłania informacji ze zdalnej skrzynki pocztowej do skrzynki pocztowej online powoduje utworzenie żądania przez moduł operacji zdalnych. Żądanie to jest umieszczane na liście Żądania oczekujące. Po nawiązaniu połączenia z głównym systemem GroupWise wszystkie żądania są przesyłane do głównej skrzynki pocztowej. Do sprawdzania zaległych żądań służy opcja Żądania oczekujące.

Kliknij kolejno polecenia Konta > Żądania oczekujące.

Aby odrzucić oczekujące żądanie, należy je zaznaczyć i kliknąć polecenie Usuń. Można usuwać tylko te żądania, które nie zostały jeszcze wysłane do głównego systemu GroupWise i mają stan „Oczekuje na wysłanie”. Żądania, które zostały już wysłane do głównego systemu GroupWise, nie mogą zostać anulowane.

74.7.5 Pobieranie przesyłek, które nie zostały w pełni załadowane

Jeśli użytkownik ustawi ograniczenie rozmiaru lub określony wiersz tematu podczas pobierania przesyłek, może się zdarzyć, że w zdalnej skrzynce pocztowej znajdą się przesyłki, które zostały pobrane tylko częściowo.

Zaznacz przesyłki w zdalnej skrzynce pocztowej.
Kliknij kolejno polecenia Konta > Wczytaj wybrane elementy.
Aby natychmiast połączyć się ze swoją skrzynką pocztową online, kliknij polecenie Połącz teraz.

lub

Aby utworzyć żądanie bez jego wysyłania, kliknij polecenie Połącz później. W ten sposób można poczekać na zebranie kilku żądań i dopiero wówczas nawiązać połączenie.

74.7.6 Korzystanie z funkcji wyszukiwania wolnych terminów w trybie operacji zdalnych

Aby korzystać z funkcji wyszukiwania wolnych terminów w trybie operacji zdalnych:

Utwórz nowe spotkanie.
Aby wybrać pierwszy możliwy termin spotkania, kliknij ikonę , a następnie kliknij datę.
Na pasku narzędziowym kliknij przycisk Wyszukiwanie wolnych terminów.
Kliknij polecenie Połącz teraz w celu uzyskania natychmiastowego połączenia ze swoim głównym systemem GroupWise i wyszukania dostępnych terminów.

lub

Aby później wyszukać dostępne terminy, kliknij polecenie Połącz później.

Kliknięcie polecenia Połącz później oznacza utworzenie żądania wyszukiwania wolnych terminów, ale nie powoduje wysyłania żądania do głównego systemu GroupWise. Istnieje możliwość zapisania spotkania jako przesyłki roboczej w folderze Prace w toku, aż do momentu, gdy użytkownik będzie gotowy do jej wysłania. Kiedy później zechcesz sprawdzić terminy spotkań, kliknij opcję Zajęty, a następnie przycisk Połącz teraz.
W oknie Wybór terminu spotkania kliknij przycisk Wybierz automatycznie, aby wybrać pierwszy dostępny termin spotkania. Klikaj polecenie Wybierz automatycznie do momentu, aż zostanie wyświetlony najdogodniejszy dostępny termin, a następnie kliknij przycisk OK.

lub

Kliknij kartę Dostępne terminy, dostępny termin, a następnie kliknij przycisk OK.
Kliknij spotkanie, a następnie na pasku narzędzi kliknij przycisk Wyślij.

Jeśli podczas wyszukiwania wolnych terminów użytkownik zostanie rozłączony przed uzyskaniem wszystkich informacji o terminarzu, może zaktualizować otrzymane informacje przez ponowne kliknięcie polecenia Zajęty.

74.7.7 Filtrowanie książki adresowej GroupWise dla zdalnej skrzynki pocztowej

Książka adresowa programu GroupWise jest zwykle obszerna, co wynika z faktu, że zawiera ona informacje dla całej organizacji. Zakres informacji dostępnych w książce adresowej programu GroupWise podczas korzystania z tego programu poza biurem można ograniczyć, korzystając z opcji Filtr książki adresowej GroupWise. Dzięki niemu z systemu GroupWise można wczytywać tylko adresy użytkowników, adresy zasobów i grupy publiczne wymagane przez użytkownika.

Przykładowo, filtr o konstrukcji „Dział [ ] Marketing” nakazuje programowi GroupWise wczytać wszystkie adresy zawierające słowo „Marketing” w kolumnie Dział książki adresowej. W ten sposób, będąc poza biurem, można się skontaktować z dowolną osobą z wydziału marketingu.

Aby skrócić czas i zmniejszyć koszty wczytywania, informacje z książki adresowej GroupWise powinny być wczytywane przed opuszczeniem biura, szczególnie wtedy, gdy podróż jest planowana do takiego miejsca, w którym opłaty telefoniczne za połączenia zamiejscowe są wysokie.

Jeśli program GroupWise został uruchomiony w trybie online, kliknij kolejno polecenia Narzędzia > Komunikacja w ruchu, wpisz hasło skrzynki pocztowej online, wybierz numer telefonu połączenia, jeśli zostanie wyświetlony odpowiedni monit, a następnie kliknij przycisk OK.

lub

Jeśli program GroupWise został uruchomiony w trybie zdalnym, kliknij kolejno polecenia Konta > Wyślij/wczytaj > Opcje GroupWise.
Kliknij opcję Książka adresowa GroupWise, a następnie przycisk Filtr.
Z pierwszej listy wybierz kolumnę książki adresowej.

Na przykład aby odszukać adresy z określonego działu, kliknij opcję Dział.
Z listy rozwijanej operatorów wybierz operator, a następnie w polu podaj kryteria wyszukiwania albo wybierz wartość, jeżeli istnieje lista kryteriów.

Aby znaleźć adresy z działu księgowości, kliknij opcję [ ], a następnie wpisz Księgowość. Należy używać operatorów najbardziej właściwych dla konkretnego wyszukiwania. Podczas wpisywania kryterium zawierającego temat lub nazwisko osoby, można wykorzystać znaki wyrażenia regularnego: gwiazdkę (*) lub pytajnik (?). W filtrze nie jest ważna wielkość liter.
Aby dodać do filtru kolejne warunki, rozwiń ostatnią listę, a następnie wybierz polecenie Oraz.
Po określeniu wszystkich warunków filtru przeczytaj tekst rozpoczynający się od słów „Uwzględnij pozycje, w których...”, aby zapoznać się ze sposobem działania filtru.
Kliknij przycisk OK, a następnie kliknij przycisk Połącz.

Aby uzyskać więcej informacji o operatorach, patrz Korzystanie z wyszukiwania zaawansowanego.

74.7.8 Usuwanie przesyłek ze zdalnej skrzynki pocztowej

Aby usunąć przesyłki ze zdalnej skrzynki pocztowej, kliknij polecenie Usuń przesyłkę i opróżnij kosz oraz Zarządzaj rozmiarem biblioteki.

Usuwanie przesyłek ze zdalnej skrzynki pocztowej

W trybie zdalnym można usuwać przesyłki, wycofywać przesyłki i opróżniać kosz w taki sam sposób, jak w trybie online.

Kliknij przesyłkę w swojej skrzynce pocztowej.
Wybierz kolejno Edycja > Usuń.
Jeśli usuwane są przesyłki wychodzące, kliknij jedną z dostępnych opcji.
Aby zwiększyć wolny obszar na dysku, kliknij polecenia: Edytuj > Opróżnij kosz.

Operacja ta trwale kasuje ze zdalnej skrzynki pocztowej wszystkie usunięte przesyłki.

Podczas następnego połączenia z głównym systemem GroupWise zmiany w zdalnej skrzynce pocztowej i w skrzynce pocztowej online zostaną automatycznie zsynchronizowane. Synchronizację można wyłączyć, zmieniając opcje usuwania we właściwościach zdalnych. Patrz Zmiana zdalnych opcji usuwania.

Usuwanie zbędnych dokumentów z biblioteki zdalnej

Usunięcie plików z biblioteki zdalnej za pomocą opisywanej funkcji nie powoduje ich usunięcia z biblioteki głównej. Nie oznacza również usunięcia odnośników usuniętych plików. Pliki są usuwane jedynie z dysku twardego komputera, na którym znajduje się zdalna skrzynka pocztowa.

W trybie zdalnym należy kliknąć kolejno polecenia: Narzędzia > Zarządzaj rozmiarem biblioteki.
Kliknij dokumenty, które chcesz usunąć, a następnie kliknij przycisk Usuń.
Po zakończeniu operacji kliknij przycisk Zamknij.

Jeśli usunięty zostanie dokument oznaczony jako Będący w użyciu, podczas następnego połączenia z główną skrzynką pocztową stan dokumentu w bibliotece głównej zostanie zmieniony na Dostępny.

Załączniki zawierające odnośniki dokumentów a tryb zdalny

Przesyłki zawierające załączniki odnośników dokumentów mogą być odbierane także podczas pracy w trybie operacji zdalnych. Otwarcie takiego załącznika powoduje otwarcie dokumentu z biblioteki zdalnej, nawet wtedy, gdy znajdująca się tam wersja dokumentu jest starsza od załącznika. Jeśli dokument nie istnieje w bibliotece zdalnej użytkownika, jest wyświetlany monit o natychmiastowe lub późniejsze połączenie się ze skrzynką pocztową online w celu pobrania dokumentu.

Korzystając z trybu operacji zdalnych można również wysyłać przesyłki z załączonymi odnośnikami dokumentów. Jeśli jednak dokument nie istnieje w bibliotece zdalnej, odbiorcy bez wystarczających praw do dokumentu w bibliotece głównej lub niekorzystający z programu pocztowego obsługującego bibliotekę GroupWise nie otrzymują kopii dokumentu.

Tak samo stanie się, jeśli biblioteka główna jest niedostępna. W każdym z wymienionych przypadków oprócz odnośnika dokumentu do przesyłki załączyć należy aktualną kopię dokumentu.