W folderze Przesyłki wysłane można śledzić informacje o statusie przesyłki. Zazwyczaj śledzenie dostarczonych i otwartych informacji jest domyślnie włączone. Jeżeli nie wybrano opcji dodawania przesyłek do listy wysłanych przesyłek, śledzenie informacji dotyczących tych przesyłek w programie GroupWise nie jest możliwe.
Istnieje możliwość wyświetlania przesyłek, które zostały już wysłane. Można na przykład odczytać wysłaną przesyłkę, wysłać ją ponownie z poprawkami (lub bez), a w niektórych przypadkach również wycofać ją, jeśli nie została jeszcze otwarta przez odbiorcę.
Aby wyświetlić wysłane przesyłki, na pasku nawigacji kliknij folder Wysłane elementy.
Informacji o stanie dostarczają również ikony znajdujące się obok przesyłek. Patrz Identyfikacja ikon wyświetlanych obok przesyłek.
W tym folderze znajdują się wszystkie wysłane przesyłki, o ile nie zostały przeniesione do folderu innego niż Skrzynka pocztowa lub Kalendarz. Jeśli jakąś wysłaną przesyłkę przeniesiono do innego folderu, nie jest już wyświetlana w folderze przesyłek wysłanych. Aby wyświetlić wysłane przesyłki, które zostały przeniesione do innych folderów, otwórz te foldery.
W przypadku wysyłania wiadomości do systemów innych niż GroupWise, należy pamiętać o tym, że systemy te muszą mieć możliwość śledzenia stanu wiadomości, aby obsługiwały funkcję zwracania informacji o stanie wysłanych wiadomości do systemu GroupWise.
Stan wysłanej przesyłki można sprawdzać w oknie Właściwości. Można na przykład sprawdzić, kiedy przesyłka została dostarczona i kiedy odbiorca ją otworzył lub usunął. Jeśli odbiorca zaakceptował lub odrzucił spotkanie i zamieścił komentarz, komentarz jest widoczny w oknie Właściwości. W tym oknie można również sprawdzić, czy odbiorca oznaczył zadanie jako zakończone.
W oknie Właściwości znajdują się też informacje o przesyłkach odebranych. Są to między innymi informacje o tym, kto jeszcze otrzymał daną przesyłkę (oprócz odbiorców kopii ukrytych) oraz wielkość i data utworzenia dołączonych plików.
Dostępne są trzy widoki właściwości:
Podstawowe właściwości: Wyświetlenie nagłówka Właściwości i listy odbiorców. Na liście odbiorców wyświetlane jest nazwisko odbiorcy, czynność wykonana przez niego na przesyłce oraz komentarze.
Uproszczone właściwości: Wyświetlenie nagłówka Właściwości i listy odbiorców. Odbiorcy są pogrupowani na liście zgodnie z czynnością, jaką wykonali względem przesyłki. Na liście odbiorców wyświetlane jest nazwisko odbiorcy, czynność wykonana przez niego na przesyłce oraz komentarze.
Właściwości zaawansowane: Wyświetlenie nagłówka Właściwości, odbiorców, urzędów pocztowych, plików i opcji przesyłki. Informacje na stronie Właściwości zaawansowane są przydatne dla administratorów programu GroupWise, którzy mogą ich potrzebować do rozwiązywania problemów.
Aby wyświetlić właściwości wysłanej przesyłki w folderze przesyłek wysłanych:
Kliknij przesyłkę prawym przyciskiem myszy.
Kliknij opcję Właściwości.
Przewiń listę do informacji o stanie, w dolnej części strony Właściwości.
Informacji o stanie dostarczają również ikony znajdujące się obok przesyłek. Patrz Identyfikacja ikon wyświetlanych obok przesyłek.
W przypadku wysyłania wiadomości do systemów innych niż GroupWise, należy pamiętać o tym, że systemy te muszą mieć możliwość śledzenia stanu wiadomości, aby obsługiwały funkcję zwracania informacji o stanie wysłanych wiadomości do systemu GroupWise.
Aby zapisać informacje o stanie przesyłki:
Kliknij prawym przyciskiem myszy przesyłkę, a następnie Właściwości.
Kliknij Plik > Zapisz jako.
Program GroupWise nadaje przesyłce tymczasową nazwę pliku. Można zmienić nazwę pliku i folder domyślny.
Kliknij przycisk Zapisz.
Aby wydrukować informacje o stanie przesyłki:
Kliknij prawym przyciskiem myszy przesyłkę, a następnie Właściwości.
Kliknij prawym przyciskiem myszy w oknie Właściwości i wybierz Drukuj.
Można wybrać, czy po dwukrotnym kliknięciu przesyłki w folderze przesyłek wysłanych ma być wyświetlana wiadomość czy też właściwości przesyłki.
Kliknij menu Narzędzia, a następnie pozycję Opcje.
Kliknij dwukrotnie opcję Środowisko, a następnie kliknij kartę Czynności domyślne.
W zależności od tego, co chcesz zrobić z przesyłką wysłaną, wybierz polecenie Otwórz przesyłkę lub Pokaż właściwości.
Kliknij przycisk OK.
Aby skonfigurować śledzone informacje na temat przesyłki wysłanej:
Aby zmienić informacje na temat wysyłki, które mają być śledzone dla przesyłki, otwórz nową przesyłkę i kliknij kolejno opcje Opcje wysyłania > Śledzenie stanu.
lub
Aby zmienić informacje na temat wysyłki, które mają być śledzone dla wszystkich wysyłanych przesyłek, kliknij kolejno opcje Narzędzia > Opcje, kliknij dwukrotnie opcję Wyślij, a następnie kliknij kartę poczty.
WAŻNE:Opcja Utwórz wysłaną przesyłkę do śledzenia informacji jest domyślnie zaznaczona. Zaleca się, aby jej nie wyłączać. Jeśli opcja ta jest niezaznaczona, podczas wysyłania elementu nie jest tworzony wysłany element. Dlatego w systemie nie pozostaje kopia wysłanego elementu, o ile nie zostanie zapisana przez użytkownika.
Wybierz informacje do śledzenia:
Dostarczona: Śledzi informacje o terminach dostarczenia wysłanej przesyłki do skrzynki pocztowej użytkownika.
Doręczona i otwarta: Śledzi informacje o terminach dostarczenia wysłanej przesyłki i otwarcia jej przez odbiorcę.
Wszystkie: Udostępnia odpowiedni status śledzenia wysyłanych elementów, którym może być jeden z następujących:
|
Doręczona |
Wycofane |
Pobrane przez inną firmę |
|
Odczytywanie |
Przekazana |
Przesłana |
|
Udzielono odpowiedzi |
Niemożliwa do doręczenia |
Transfer opóźniony |
|
Usunięte |
Odzyskana |
Transfer nieudany |
|
Opróżnione |
Oczekujący |
|
(Opcjonalnie) Zdecyduj, czy opcja Automatycznie usuwaj wysłaną przesyłkę ma być włączona. Powoduje to usunięcie wysłanych przesyłek ze skrzynki pocztowej po tym, jak wszyscy odbiorcy usuną te przesyłki ze swoich skrzynek i koszy.
Wróć do tworzonej przesyłki.
lub
Wybierz informacje do śledzenia dla każdego typu przesyłki, kliknij przycisk OK, a następnie przycisk Zamknij, aby zapisać ustawienia wszystkich przesyłek.