Informacje zawarte w poniższych sekcjach objaśniają działanie i sposób współużytkowania folderów.
Folder współużytkowany nie różni się niczym od pozostałych folderów w folderze osobistym, za wyjątkiem tego, że dostęp do niego mają inni użytkownicy i jest on wyświetlany w ich folderach osobistych. Można utworzyć nowy folder i udostępnić go innym. Można również udostępnić istniejący folder z folderu osobistego. Użytkownik wybiera, z kim będzie współużytkować folder i jakie prawa zostaną nadane poszczególnym osobom. Następnie użytkownicy mogą umieszczać wiadomości we wspólnym folderze, przeciągać do folderu istniejące elementy, a także tworzyć wątki dyskusji.
W przypadku współużytkowania folderu wszystkie jego podfoldery są domyślnie automatycznie współużytkowane. W jednym folderze współużytkowanym może się znajdować co najwyżej 400 podfolderów.
UWAGA:Gdy współużytkujesz wszystkie podfoldery, jesteś jedyną osobą, która może dodać inne foldery współużytkowane do drzewa folderów współużytkowanych.
Nie można współużytkować folderów systemowych, takich jak Skrzynka pocztowa, Kalendarz, Dokumenty, Przesyłki wysłane, Lista zadań, Kontakty, Osobisty, Prace w toku, Wiadomości-śmieci oraz Kosz.
Umieszczenie dokumentu w folderze współużytkowanym nie oznacza automatycznego nadania użytkownikom współużytkującym ten folder praw do edytowania danego dokumentu. Mogą oni edytować dokument dopiero po nadaniu im praw do edycji za pomocą ustawień opcji karty Współużytkowanie dokumentu.
Foldery osobiste można współużytkować. Odbiorcy folderu współużytkowanego otrzymują powiadomienie o tym, że folder jest z nimi współużytkowany. Mogą wówczas zaakceptować lub odrzucić ten folder.
W trybie zdalnym i trybie buforowania zmiany dotyczące współużytkowanych folderów są aktualizowane przy każdym połączeniu z głównym systemem GroupWise.
Aby współużytkować istniejący folder lub drzewo folderów z innymi użytkownikami:
Na liście folderów kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który ma być współużytkowany i wybierz Współużytkowanie.
Wybierz opcję Współużytkowanie z.
W polu Nazwa rozpocznij wpisywanie nazwy użytkownika lub kliknij przycisk Książka adresowa, aby wybrać użytkownika z okna dialogowego Selektor adresów.
Gdy w polu pojawi się nazwa użytkownika, kliknij opcję Dodaj użytkownika, aby przenieść go do wykazu Lista współużytkowania.
Kliknij nazwy użytkowników z wykazu Lista współużytkowania.
Zaznacz opcje dostępu dla wybranego użytkownika.
Powtarzaj kroki od etap 3 do etap 6 dla każdego użytkownika, z którym folder ma być współużytkowany.
(Opcjonalnie) Pozostaw wybraną opcje Współużytkuj wszystkie podfoldery, jeżeli chcesz, aby wszystkie podfoldery współużytkowanego folderu również były współużytkowane. Użytkownicy mają takie same prawa dostępu do podfolderów, jak do folderu nadrzędnego.
UWAGA:Gdy udostępniasz wszystkie podfoldery, jesteś jedyną osobą, która może dodać inne foldery współużytkowane do drzewa folderów współużytkowanych.
Kliknij przycisk OK.
Dla folderów mających pełnić specyficzne funkcje można tworzyć nowe ustawienia dotyczące wyświetlania. Jeśli na przykład folder ma służyć do prowadzenia dyskusji, powinien mieć ustawioną opcję wyświetlania przesyłek według wątku odpowiedzi oraz wyświetlania przesyłek wysłanych i odebranych. Kliknij prawym przyciskiem myszy folder, wybierz Właściwości, a następnie Wyświetlanie.
Aby utworzyć folder współużytkowany:
Na liście folderów kliknij opcję Plik > Nowy, a następnie opcję Folder.
Wybierz Folder współużytkowany, a następnie kliknij Dalej.
Wpisz nazwę i opis nowego folderu.
Kliknij przycisk W górę, W dół, W prawo lub W lewo w celu umieszczenia folderu w żądanym miejscu listy folderów, a następnie wybierz Dalej.
W polu Nazwa rozpocznij wpisywanie nazwy użytkownika.
Gdy nazwa użytkownika pojawi się w polu, kliknij Dodaj użytkownika, aby przenieść go do wykazu Lista współużytkowania.
Kliknij nazwy użytkowników na wykazie Lista współużytkowania.
Zaznacz opcje dostępu dla wybranego użytkownika.
Powtarzaj kroki od etap 5 do etap 8 dla każdego użytkownika, z którym folder ma być współużytkowany.
Kliknij przycisk Dalej.
Określ ustawienia wyświetlania dla folderu.
Kliknij przycisk Zakończ.
Więcej informacji znajduje się w Korzystanie z folderów współużytkowanych.
Aby zaakceptować współużytkowany folder:
W skrzynce pocztowej kliknij opcję Potwierdzenie współużytkowania folderu.
Pojawi się wiadomość zawierająca nazwę folderu, do którego przyznano prawa, oraz typ przyznanych praw.
Kliknij przycisk Dalej.
Nazwa folderu jest domyślnie uzupełniona. Nazwę można zmienić zależnie od potrzeb.
Do wybrania lokalizacji folderu służą przyciski W górę, W dół, Do lewej i Do prawej.
Kliknij przycisk Zakończ.
Aby umieścić przesyłkę we współużytkowanym folderze:
Na liście folderów kliknij folder współużytkowany, aby go otworzyć.
Kliknij kolejno Plik, Nowy > Dyskusja/notka.
Aby wysłać wiadomość innego typu (np. zadanie), kliknij kolejno Edycja > Zamień na i określ typ przesyłki.
Wpisz temat.
Wpisz treść wiadomości.
Kliknij przycisk Załącz, aby załączyć pliki.
Kliknij przycisk Opublikuj na pasku narzędziowym.
Aby odpowiedzieć na przesyłkę znajdującą się we współużytkowanym folderze, należy ją otworzyć, kliknąć Odpowiedz, wybrać opcję odpowiedzi, a następnie kliknąć OK. Patrz Odpowiadanie na wiadomości e-mail w folderze współużytkowanym, aby uzyskać więcej informacji na ten temat.
Aby wyświetlić wątek dyskusji w folderze współużytkowanym:
W folderze współużytkowanym kliknij kolejno polecenia Widok > Ustawienia wyświetlania > Wątki dyskusji.
Aby rozwinąć lub zamknąć temat dyskusji, kliknij znak – lub + znajdujący się obok oryginalnego tematu dyskusji.
Aby przechodzić między tematami dyskusji, naciskaj kombinację klawiszy Ctrl + strzałka w lewo lub Ctrl + strzałka w prawo.
Aby zmienić właściciela folderu współużytkowanego:
Kliknij prawym przyciskiem myszy folder współużytkowany, a następnie kliknij opcję Współużytkowanie.
Kliknij opcję Zmiana właściciela.
Wybierz nowego właściciela folderu współużytkowanego, zmień temat i wiadomość w zależności od tego, czy chcesz pozostać uczestnikiem.
Gdy klikniesz opcję Wyślij, nowy właściciel otrzyma powiadomienie, że od teraz jest właścicielem folderu współużytkowanego.
Aby usunąć folder współużytkowany:
Kliknij folder prawym przyciskiem myszy.
Kliknij przycisk Usuń.
Kliknij przycisk Tak.
Usunięcie folderu współużytkowanego powoduje jedynie usunięcie go z własnej skrzynki pocztowej programu GroupWise. Nie ma to wpływu na innych użytkowników. Jednak jeśli folder został udostępniony przez ciebie, jego usunięcie spowoduje, że przestanie być dostępny dla wszystkich innych użytkowników.