Você pode automatizar muitas ações do GroupWise, como a resposta a mensagens durante sua ausência do escritório, a exclusão de itens ou a ordenação de itens em pastas. Para isso, use Regras a fim de definir um conjunto de condições e ações que deverão ser executadas quando essas condições forem atendidas.
Você pode especificar muito mais opções para limitar os itens afetados por uma regra. Por exemplo, você pode aplicar uma regra apenas aos compromissos aceitos, aos itens que contêm uma determinada palavra na caixa Assunto ou aos itens com prioridade alta. Use Definir Condições para limitar ainda mais as regras. Consulte Limitando os itens afetados por uma regra .
Enviar Correio |
Envia uma mensagem de correio preparada aos destinatários especificados quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, se precisar informar seu chefe sempre que receber um relatório mensal de outro grupo de pessoas, você poderá ter uma regra para enviar uma mensagem assim que receber o relatório. |
Encaminhar |
Encaminha os itens para um ou mais usuários quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, se estiver em uma equipe principal, você poderá ter uma regra para encaminhar atas de reunião aos integrantes de outras equipes. |
Delegar |
Delega um compromisso, um lembrete ou uma tarefa a outro usuário quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, se alguém estiver substituindo você enquanto estiver fora do escritório, sua regra poderá delegar compromissos, tarefas ou lembretes a essa pessoa. |
Responder |
Envia uma resposta preparada ao remetente quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, se você precisar se ausentar do escritório por vários dias, a regra poderá enviar uma resposta aos itens recebidos indicando quando você estará de volta. Você também pode usar Definir Condições para impedir que as respostas sejam enviadas a servidores de listas de correio e outros grupos extensos. |
Aceitar |
Aceita um compromisso, um lembrete ou uma tarefa quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, sua regra poderá aceitar todos os compromissos de uma determinada pessoa. |
Apagar/Recusar |
Apaga ou recusa qualquer item quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, caso você nunca esteja disponível para reuniões em um determinado dia da semana, sua regra poderá recusar qualquer compromisso programado para esse dia. |
Esvaziar Item |
Apaga os itens do Lixo quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, sua regra poderá apagar do Lixo itens de uma empresa que envia mensagens indesejadas freqüentemente. |
Mover para Pasta |
Move os itens para uma pasta quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, você poderá mover todos os itens que contenham uma determinada palavra na caixa Assunto para uma pasta comum. |
Vincular à Pasta |
Vincula os itens a uma ou mais pastas quando as condições da regra são atendidas. Ao vincular um item a uma pasta, você poderá vê-lo em mais de uma pasta. Por exemplo, se você tiver um item relacionado aos Departamentos de Marketing e Pessoal, poderá colocá-lo na pasta Marketing e vinculá-lo à pasta Pessoal. Você poderá abri-lo em qualquer uma das duas pastas. |
Marcar como Particular |
Marca todos os itens que atendem às condições da regra como particulares. Quando um item é marcado como particular, você pode restringir o acesso de seus proxies a ele. Por exemplo, sua regra poderá marcar como Particular todos os itens recebidos de seus familiares. |
Marcar como Lido |
Marca todos os itens que atendem às condições da regra como se tivessem sido lidos. Por exemplo, se você estiver examinando um processo de respostas em uma pasta compartilhada e não desejar mais seguir o processo, sua regra poderá marcar todos os itens no processo como lidos, de modo que não sejam ordenados na parte superior da Lista de Itens. |
Armazenar |
Armazena os itens quando as condições da regra são atendidas. Por exemplo, sua regra poderá armazenar todos os itens relacionados a um determinado assunto. A opção Armazenar não estará disponível para ser usada como ação quando o evento acionador for Novo Item ou Item Arquivado. |
Marcar como Não Lido |
Marca todos os itens que atendem às condições da regra como se não tivessem sido lidos. Por exemplo, você poderá criar uma regra ativada pelo usuário para marcar como não lidos todos os itens abertos que tenham sido enviados pelo gerente. Dessa forma, você se lembrará de relê-los ou de trabalhar neles. |
Parar Processamento da Regras |
Impede que outras regras atuem sobre os itens que satisfazem às condições da regra. As regras são executadas na ordem em que são mostradas na caixa de diálogo Regras. Se houver outras regras que normalmente afetem esses itens, essa ação impedirá que elas sejam executadas. |
Novo Item |
A regra é acionada quando um novo item é colocado em sua Caixa de Correio do GroupWise. Quando você clica em Recebido, apenas os itens recebidos acionam a regra. Quando você clica em Enviado, apenas os itens enviados acionam a regra. Quando você clica em Publicado, a regra é acionada sempre que uma tarefa, um compromisso ou um lembrete publicado é criado. Quando você clica em Rascunho, apenas os itens marcados como não concluídos, ou rascunhos, acionam a regra. |
Item Arquivado |
A regra é acionada quando um item é colocado em uma pasta específica. Se nenhuma pasta for especificada, a regra será acionada quando um item for movido para qualquer pasta. |
Abrir Pasta |
A regra é acionada quando uma pasta específica é aberta. Se nenhuma pasta for especificada, a regra será acionada quando qualquer pasta for aberta. |
Fechar Pasta |
A regra é acionada quando uma pasta específica é fechada. Se nenhuma pasta for especificada, a regra será acionada quando qualquer pasta for fechada. |
Inicialização |
A regra é acionada quando o GroupWise é inicializado. |
Sair |
A regra é acionada quando você sai do GroupWise. |
Usuário Ativado |
A regra só poderá ser acionada manualmente se você selecioná-la na caixa de diálogo Regras e clicar em Executar. Por exemplo, em vez de ter uma regra que mova sempre determinados itens para uma pasta, os itens poderão ser acumulados na Caixa de Correio e depois poderão ser movidos de uma só vez. Antes de acionar uma regra manualmente, selecione os itens ou as pastas que serão afetados por essa regra na Caixa de Correio ou na tela de Calendário. |
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Clique em Ferramentas, clique em Regras e, em seguida, clique em Nova.
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Digite um nome na caixa Nome da Regra.
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Clique na lista pop-up Quando o Evento É e, em seguida, clique em um evento para acionar a regra.
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Se tiver clicado em Novo Item, Inicialização, Sair ou Usuário Ativado, clique em uma ou mais origens para o item. Por exemplo, clique em Recebido e Publicado.
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Se tiver clicado em Item Arquivado, Abrir Pasta ou Fechar Pasta, clique no ícone da pasta, clique em uma pasta e, em seguida, clique em OK para mostrar o nome da pasta.
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Clique em um ou mais tipos de itens sobre os quais a regra deve agir na lista Tipo de Itens.
Se desejar restringir ainda mais os itens afetados pela regra, clique em Definir Condições, clique nas opções adequadas e, em seguida, clique em OK. Para obter mais informações, consulte Limitando os itens afetados por uma regra .
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Clique em Adicionar Ação e, em seguida, clique na ação a ser executada pela regra.
Algumas ações, como Enviar Correio e Responder, precisam de informações adicionais.
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Clique em Gravar.
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Clique em Ferramentas, clique em Regras e, em seguida, clique em Nova.
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Digite um nome na caixa Regra, como Regra de Férias.
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Clique na lista pop-up Quando o Evento É e, em seguida, clique em Novo Item.
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Ao lado de E os Itens São, selecione Recebido.
Garanta que nenhuma outra origem de item esteja selecionada.
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Não faça seleções em Tipos de Item.
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Use Definir Condições para adicionar informações específicas à sua regra. Veja a seguir exemplos de utilização de Definir Condições.
- Para configurar as datas durante as quais a regra estará em vigor: Clique em Definir Condições, clique em Entregue na primeira lista suspensa, clique em Em ou Após a Data na segunda lista suspensa e, no campo de data, selecione a data em que você sairá de férias. Clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em Entregue na primeira lista suspensa, clique em Em ou Antes da Data na segunda lista suspensa, no campo de data, selecione a data em que você retornará das férias e, em seguida, clique em OK.
- Para ter certeza de que só responderá aos itens enviados especificamente para você (e não para servidores de listas ou grupos de discussão). Clique em Definir Condições; caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em Para na primeira lista suspensa, clique em [ ] Contém na segunda lista suspensa e, no campo seguinte, digite seu nome conforme ele é mostrado no campo Para de uma mensagem de correio.
- Para garantir que você não responderá a itens enviados por você mesmo (possível devido à entrega atrasada, a proxies, etc.). Clique em Definir Condições; caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em De na primeira lista pop-up, clique em [x] Não Contém na segunda lista suspensa, no campo seguinte, digite seu nome conforme ele é mostrado no campo De de uma mensagem de correio e, em seguida, clique em OK.
- Para responder apenas a itens internos. Clique em Definir Condições; caso já tenha especificado informações nessa caixa de diálogo, clique na lista pop-up Fim e, em seguida, clique em E. Na nova linha, clique em De na primeira lista suspensa, clique em [x] Não Contém na segunda lista suspensa, no campo seguinte, digite @ e, em seguida, clique em OK.
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Em As Ações São, clique em Adicionar Ação e, em seguida, clique em Responder.
A caixa de diálogo Responder é mostrada, com a opção Responder ao Remetente selecionada (não é possível selecionar Responder a Todos). Se desejar que sua resposta inclua a mensagem original do remetente, selecione Incluir Mensagem Recebida do Remetente. Clique em OK.
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Digite uma mensagem, por exemplo:
Estarei fora do escritório de 3 a 10 de setembro. Se precisar de ajuda nesse período, entre em contato com Marta Romero no ramal 1234.
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Clique em OK.
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Clique em Gravar, verifique se há uma marca de seleção ao lado da regra indicando que ela está habilitada e, em seguida, clique em Fechar.
As regras que acionam uma resposta (como essa regra de férias) mantêm um registro que mostra para quem a resposta foi enviada e verificam se a resposta foi enviada apenas uma vez para esse usuário.
Use Definir Condições para limitar ainda mais os itens afetados por uma regra.
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Na caixa de diálogo Regras, clique em Definir Condições.
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Clique na primeira lista suspensa e, em seguida, clique em um campo.
Para aprender mais sobre o que os campos representam, consulte Noções básicas sobre campos de regras e filtros .
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Clique na lista suspensa do operador e, em seguida, clique em um operador.
Para aprender como usar operadores, consulte Usando filtro e operadores de regras .
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Digite os critérios para o filtro.
ou
Se critérios forem fornecidos, clique na lista suspensa e, em seguida, clique em um critério existente.
Se digitar critérios, como o nome de uma pessoa ou um assunto, você poderá incluir curingas, como um asterisco (*) ou um ponto de interrogação (?). O texto digitado não faz distinção entre maiúsculas e minúsculas.
Para aprender mais sobre caracteres curinga e switches, consulte Usando switches e caracteres curinga de regras e filtros .
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Clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em Fim.
ou
Clique na última lista suspensa e, em seguida, clique em E ou Ou para limitar ainda mais os itens afetados pela regra.
As ações da regra terão efeito após o fechamento da caixa de diálogo Regras.
Para ser acionada, uma regra precisa ser habilitada. Quando uma regra é habilitada, ela recebe uma marca de seleção. Quando desabilitada, a regra não pode ser acionada. No entanto, a regra ainda ficará relacionada na caixa de diálogo Regras para que você possa habilitá-la quando precisar dela novamente.
