Na caixa Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Além disso, inclua quaisquer IDs de recurso (como salas de reunião) na caixa Para. Se necessário, digite nomes de usuários nas caixas CC e CO.
ou
Para selecionar nomes de usuários ou recursos em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes em cada usuário e, em seguida, clique em OK.
Para mudar o nome em De (para outra conta ou proxy), clique em e, em seguida, clique em um nome.
Digite a descrição do local na caixa Local.
Especifique a data de início.
ou
Clique em para especificar uma data ou uma data automática para o compromisso.
Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.
Se quiser verificar se as pessoas e os recursos necessários ao compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa de horário disponível clicando em Ocupado na barra de ferramentas. Consulte Verificando quando todos estão disponíveis .
Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso um compromisso de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários, etc. Para isso, basta clicar na guia Opções de Envio.
Na barra de ferramentas, clique em Enviar.
Reprogramando um compromisso
Se quiser verificar se as pessoas e os recursos necessários ao compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa de horário disponível clicando em Ocupado na barra de ferramentas.
Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.
Clique no compromisso a ser reprogramado.
Clique em Ações e, em seguida, clique em Reenviar.
Se o compromisso original possuía data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.
Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.
Clique em Sim para recolher o item original.
Para reprogramar um compromisso para um novo horário no mesmo dia, abra o Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.
Cancelando um compromisso
Você poderá cancelar um compromisso se o tiver programado ou se tiver os direitos Proxy necessários na Caixa de Correio do programador.
Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.
Clique no compromisso que você deseja cancelar.
Clique em Editar e, em seguida, clique em Apagar.
Se o compromisso original possuía data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.
Clique em Todas as Caixas de Correio e, em seguida, clique em OK.
Programando um compromisso para você mesmo
Se você não estiver disponível para reuniões em certos horários, programe um compromisso publicado para esses horários. Quando outro usuário incluir você em um compromisso e realizar uma pesquisa de horário disponível, verá que você não está disponível naqueles horários, mas poderá programar o compromisso mesmo assim.
Os compromissos publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.
Na barra de ferramentas, clique na seta do botão e, em seguida, clique em Compromisso Publicado.
ou
No Calendário, abra uma tela com uma Lista de Compromissos, clique em uma data e clique duas vezes em um horário na Lista de Compromissos.
Digite um assunto e um local (opcional).
Especifique a data de início, se ela ainda não estiver definida.
Se necessário, clique em para especificar uma data ou uma data automática para o compromisso.
Especifique a duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.
Digite uma mensagem (opcional).
Você pode especificar várias opções, como, por exemplo, tornar esse compromisso um compromisso de alta prioridade. Para isso, basta clicar na guia Opções.
Para especificar um tipo em Mostrar Compromisso como, clique em Ações, clique em Mostrar Compromisso como e, em seguida, clique em um tipo (opcional).
Clique em Publicar na barra de ferramentas.
Os compromissos publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.
Verificando quando todos estão disponíveis
Use o recurso Ocupado para encontrar um horário em que todos os recursos e pessoas a serem programados para uma reunião estarão disponíveis.
No compromisso que você estiver criando, especifique IDs de recursos e nomes de usuários na caixa Para.
Especifique a primeira data possível para a reunião na caixa Data de Início.
Especifique a duração da reunião.
Clique em Ocupado na barra de ferramentas.
A legenda na parte inferior da caixa de diálogo Ocupado mostra o significado dos vários padrões de Mostrar Compromisso como da grade.
Se aparecer à esquerda do nome do usuário ou do recurso, clique em um horário programado referente ao nome do usuário ou ao recurso na guia Horários Individuais para mostrar mais informações sobre o compromisso na caixa localizada abaixo da grade de horários. Entretanto, o usuário ou o proprietário do recurso deve conceder a você, na Lista de Acesso, direitos Ler para o compromisso antes que o ícone apareça. Consulte Adicionando e removendo direitos e nomes de proxy da lista de acesso .
Para excluir um nome de usuário ou um recurso da pesquisa sem apagá-lo, clique na guia Horários Disponíveis e, em seguida, clique na caixa de seleção próxima ao usuário ou ao recurso para anular a seleção. A exclusão de um usuário ou de um recurso da pesquisa será útil se um usuário (como um destinatário CC) precisar ser convidado para uma reunião, mas não precisar comparecer obrigatoriamente. Para incluir um nome de usuário ou um recurso que tenha sido excluído, clique na caixa de seleção próxima ao usuário ou ao recurso para marcá-la.
Clique em Seleção Auto. para selecionar o primeiro horário de reunião disponível e, em seguida, clique em OK para transferir os usuários, os recursos, além do horário e da duração selecionados, de volta para o compromisso que você estava programando.
ou
Clique em Seleção Auto. até que o horário desejado seja mostrado e, em seguida, clique em OK para transferir os usuários, os recursos, além do horário e da duração selecionados, de volta para o compromisso que você estava programando.
ou
Clique na guia Horários Disponíveis para ver os horários de reunião possíveis, clique em um horário para selecioná-lo e, em seguida, clique em OK para transferir os usuários, os recursos, além da duração e do horário selecionados, de volta para o compromisso que você estava programando.
Para remover um usuário ou um recurso da lista Convidar para Reunião após a pesquisa, clique na guia Horários Disponíveis, clique no nome do usuário ou no recurso a ser removido, pressione Apagar e, em seguida, clique em Sim.
Isso será útil se você desejar incluir várias salas de reunião na pesquisa para encontrar uma que esteja disponível e eliminar as que não deseja.
Conclua e envie o compromisso.
Se quiser realizar uma pesquisa de horário disponível antes de criar um compromisso, clique em Ferramentas e em Ocupado. Especifique informações na caixa de diálogo Ocupado e clique em OK para realizar uma pesquisa de horário disponível. Quando encontrar o horário desejado para uma reunião, clique em Solicitar Reunião para transferir as informações para uma nova tela de compromissos e conclua o compromisso.
Você pode mudar a faixa de pesquisa de um compromisso programando-o com Ferramentas > Ocupado e mudando o número na caixa Nº de Dias a Pesquisar.
Mudando as opções de Ocupado
Você pode mudar os padrões de faixa de pesquisa, horário e dias de todos os compromissos na guia Ocupado, em Opções de Data e Horário.
Clique em Ferramentas, clique em Opções, clique duas vezes em Data/Horário e, em seguida, clique na guia Ocupado.
Mude as opções desejadas.
Clique em OK.
Formatando o compromisso em ICAL
Clique em Contas e, em seguida, clique em Opções de Conta.
Clique em Opções Gerais.
Selecione Usar ICAL ao Enviar Compromissos Através do SMTP.
Clique em OK.
Se os destinatários do compromisso usarem um software de mensagens e calendário que suporte ICAL, eles receberão um item de compromisso. Se o software de mensagens e calendário não suportar ICAL, eles receberão um item de correio com as informações sobre o compromisso adicionadas ao texto da mensagem.
na barra de ferramentas.
e, em seguida, clique em um nome.
para especificar uma data ou uma data automática para o compromisso.
aparecer à esquerda do nome do usuário ou do recurso, clique em um horário programado referente ao nome do usuário ou ao recurso na guia Horários Individuais para mostrar mais informações sobre o compromisso na caixa localizada abaixo da grade de horários. Entretanto, o usuário ou o proprietário do recurso deve conceder a você, na Lista de Acesso, direitos Ler para o compromisso antes que o ícone