4.2 Gerenciando seu calendário

4.2.1 Vendo o Calendário

Há várias maneiras de ver o calendário do GroupWise®, desde uma tela de dia até uma tela de mês. Da mesma maneira, você pode ver seu calendário e um calendário de proxies simultaneamente.

Todos os itens não aceitos no Calendário ficam em itálico para ajudá-lo a identificar facilmente os itens ainda não aceitos por você.

Abrindo a pasta Calendário ou uma tela de calendário

O Calendário tem várias opções de tela. Você pode adicionar mais botões à barra de ferramentas do Calendário e configurá-los da maneira desejada. A tela exibida quando você sai do Calendário é exibida quando você abre novamente a pasta Calendário.

  1. Clique em Janela > Nova Janela de Calendário e, em seguida, clique em uma tela de calendário.

Você pode ver o Calendário por dia, semana, semana e mês, mês e ano.

Selecionando calendários para exibição

O GroupWise tem a capacidade de exibir vários calendários em seu calendário principal. Você pode optar por ver o calendário principal do GroupWise, os calendários pessoais e os calendários compartilhados.

  1. Na lista de pastas, marque a caixa de seleção Calendário ao lado dos calendários que você deseja exibir na tela Calendário.

Vendo outra data no Calendário

  1. Se a tela exibida tiver a barra de ferramenta Calendário, clique em ícone Seletor de data no Calendário e clique em uma data.

  2. Clique em ícone Ir para hoje para retornar à data atual.

A opção de ir para uma data diferente não se aplica a algumas telas.

Vendo eventos de dia inteiro no calendário

Os eventos que duram o dia inteiro estão localizados na parte superior do calendário, no painel O Dia Inteiro.

Figura 4-1 Painel Eventos do Dia Todo

Para ocultar o painel O Dia Inteiro:

  1. Linux: clique o botão direito do mouse no painel O Dia Inteiro.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no painel O Dia Inteiro.

  2. Anule a seleção de Dimensionar Autom. Painel de Eventos do Dia Todo.

  3. Mova o cursor do mouse para a linha inferior do painel até que a opção Redimensionar cursor do mouse seja exibida.

  4. Arraste o cursor do mouse para cima para minimizar o painel.

Navegando no Calendário

Use a barra de ferramentas Calendário para navegar pelo calendário:

Tabela 4-1 Descrições de botões da barra de ferramentas Calendário

Botão

Descrição

seletor de data no Calendário

Selecione uma data para ver.

ícone Ir para Hoje

Retorna para a data de hoje.

ícone Avançar ou retroceder dias, meses ou anos

Avança ou retrocede um dia, um mês ou um ano, dependendo da definição de exibição do calendário.

ícone de tela de dia

Mostra uma tela de dia.

ícone de tela de semana

Mostra uma tela de semana.

ícone de tela de mês

Mostra uma tela de mês.

ícone de tela de ano

Mostra uma tela de ano.

ícone Mostrar Compromissos

Mostra ou oculta compromissos (nas telas em que isso se aplica).

ícone Mostrar Tarefas

Mostra ou oculta tarefas (nas telas em que isso se aplica).

Ícone Mostrar Lembretes

Mostra ou oculta lembretes (nas telas em que isso se aplica).

ícone Mostrar Outro Dia

Mostra outro dia na tela de semana.

ícone Remover um dia

Remove um dia da tela de semana.

Exibindo dois fusos horários no Calendário

Você pode exibir dois fusos horários distintos no calendário. Além disso, pode alternar rapidamente entre eles. Isso é útil quando você viaja freqüentemente entre fusos horários, ou quando precisa programar reuniões com fusos horários diferentes.

  1. Linux: clique o botão direito do mouse no Calendário.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no Calendário.

  2. Clique em Fuso Horário Adicional.

  3. Selecione Exibir Fuso Horário Adicional.

  4. Digite um rótulo para o fuso horário alternativo, como Londres.

  5. Selecione o fuso horário na lista suspensa de Fuso horário alternativo.

  6. Digite um rótulo para o fuso horário de sua estação de trabalho.

  7. Na lista suspensa de fusos horários de estação de trabalho, selecione o fuso horário em que sua estação de trabalho está localizada.

  8. Clique em OK.

Para alternar entre dois fusos horários, clique em Troca na janela Fuso Horário Alternativo. Clicando em Troca, você também muda o fuso horário de sua máquina.

Trabalhando com diferenças de horário e data

Você pode configurar o Calendário para mostrar a diferença entre dois fusos horários e para calcular as datas de início e término com base em um número de dias especificado.

Utilize Diferença de Horário para ver o fuso horário de um local com base no fuso horário de outro local. Por exemplo, se você estiver em Nova York, poderá utilizar Diferença de Horário para ver o horário de Londres.

Você pode calcular uma data de início ou de término com base em uma determinada data e em um número de dias especificado. Por exemplo, talvez você tenha um prazo de 90 dias depois de determinada ação. A opção Diferença entre Datas permite que você calcule a data referente a esse prazo.

Vendo os fusos horários de outros locais

  1. Clique em Ferramentas > Diferença de Horário.

  2. Na caixa Fuso horário A, selecione o fuso horário do local de origem.

  3. Na caixa Fuso horário B, selecione o fuso horário do local de destino.

  4. Ao concluir, clique em Fechar.

Calculando uma data de início ou de término

  1. Clique em Ferramentas > Diferença de Data.

  2. Para calcular uma data de início quando você souber quando será a data de término, clique nos botões de seta para avançar ou voltar um mês ou um ano de cada vez na caixa de grupo Data de Término e, em seguida, clique em uma data.

    ou

    Para calcular uma data de término quando você souber quando será a data de início, utilize os botões de seta para avançar ou voltar um mês ou um ano de cada vez na caixa de grupo Data de Início e, em seguida, clique em uma data.

  3. Digite um número na caixa de texto Número de dias de diferença.

  4. Clique em Calcular Data de Início e verifique a data de início calculada na caixa de texto Data de Início e no calendário.

    ou

    Clique em Calcular Data de Término e verifique a data de término calculada na caixa de texto Data de Término e no calendário.

Compreendendo os ícones do item de calendário

Os ícones que aparecem no calendário fornecem informações adicionais sobre os itens. Para obter mais informações, consulte Identificando os ícones que aparecem próximos aos itens.

Compreendendo o sombreamento do calendário

Os compromissos do seu calendário aparecem em diferentes sombreamentos, dependendo de como o compromisso é mostrado:

  • Ocupado: O compromisso é exibido em cinza.

  • Livre: O compromisso é exibido em branco.

  • Fora do Escritório: O compromisso é exibido em cinza escuro.

  • Provisório: O compromisso é exibido em cinza com listras brancas e cinzas ao lado.

Para mudar o status Mostrar Compromisso Como de um compromisso:

  1. Clique em Ações > Mostrar Compromisso Como e selecione Ocupado, Livre, Fora do Escritório ou Tentativa.

4.2.2 Lendo uma entrada de calendário

  1. Clique em Calendário na Lista de Pastas.

  2. Clique duas vezes no item que deseja ler.

Em todas as telas, exceto a tela Ano, você pode posicionar o ponteiro do mouse sobre a maioria dos itens para ver informações, como Assunto, Horário, Local e Para.

4.2.3 Criando um calendário pessoal

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta Calendário.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta Calendário.

  2. Clique em Novo Calendário.

  3. Digite um nome para o novo calendário.

  4. Selecione uma cor para o calendário clicando no quadrado colorido.

4.2.4 Personalizando um calendário

Você pode definir várias opções para personalizar a tela Calendário Por exemplo, você pode facilitar a exibição dos dias úteis especificando o primeiro dia da semana e realçando os fins de semana.

As seções a seguir contêm instruções para a personalização do Calendário:

Definindo o seu horário de trabalho

Seu horário de trabalho mostra a outras pessoas quando você está disponível e afeta o modo de exibição dos calendários. Por padrão, o GroupWise pressupõe um dia útil de 8:00 às 17:00, de segunda a sexta-feira. Se você tiver um horário de trabalho diferente, poderá definir seu horário para que seja exibido com precisão.

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Calendário > Horário de Trabalho.

  3. (Opcional) Se você sempre estiver disponível para compromissos, clique em Definir Sempre Disponível e ignore as demais etapas.

  4. No campo Horário de início, especifique o horário em que normalmente começa o seu dia.

  5. No campo Horário de término, especifique o horário em que normalmente termina o seu dia.

  6. Selecione os dias em que você trabalha e deixe seus dias de folga normais desmarcados.

  7. No menu suspenso Fuso Horário, selecione seu fuso horário.

  8. Clique em OK.

Mudando o primeiro dia da semana no calendário

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Calendário > Geral.

  3. Selecione um dia na caixa de grupo Opções de Exibição de Calendário e clique em OK.

Realçando fins de semana

Para realçar os fins de semana e torná-los mais fáceis de diferenciar de dias úteis no seu Calendário:

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Calendário > Geral.

  3. Marque a caixa de seleção Realçar fins de semana e clique em OK.

Mostrar números da semana

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Calendário > Geral.

  3. Marque a caixa de seleção Mostrar número da semana e clique em OK.

Definindo se você deve ser incluído em novos compromissos

Por padrão, o GroupWise inclui o seu nome automaticamente na listaPara quando você cria um novo compromisso. Para desabilitar esse recurso de modo que você não seja incluído automaticamente ou para habilitá-lo se tiver sido desabilitado:

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Calendário > Geral.

  3. Marque a caixa de seleção Incluir-me em novos compromissos e clique em OK.

Definindo como exibir a duração do compromisso

Ao configurar como exibir a duração dos novos compromissos, você pode selecionar se deve exibir simplesmente a duração ou uma data e um horário de término. Você também pode definir a duração padrão dos compromissos.

Exibindo simplesmente a duração do compromisso ou a data e o horário de término

Por padrão, o GroupWise exibe simplesmente a duração do compromisso. Ou seja, quando você cria um compromisso, é exibido um campo em que você pode digitar o período (por exemplo, 30 minutos ou 2 horas) para indicar a duração desse compromisso.

Se preferir, você pode especificar a data e o horário de término de cada compromisso. Se configurado dessa maneira, o GroupWise exibirá um campo para a inserção da data de término e outro para a inserção do horário de término em que você criará um novo compromisso.

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique na guia Calendário > Geral.

  3. Em Exibir duração do compromisso usando, selecione Duração ou Data e horário de término e clique em OK.

Definindo a duração do compromisso padrão

Por padrão, um novo compromisso tem uma hora de duração, embora você possa ajustar o horário quando criar o compromisso. Por exemplo, se a maioria dos compromissos configurados normalmente dura 30 minutos, é possível mudar o padrão para esse período.

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Calendário > Geral.

  3. Digite ou selecione o número de horas e minutos para a Duração padrão do compromisso e clique em OK.

Mudando a cor de um calendário

  1. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta Calendário.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta Calendário.

  2. Clique em Propriedades > Geral.

  3. Selecione Cor, clique na caixa de cor e selecione uma cor.

  4. Clique em OK.

4.2.5 Compartilhando um calendário

Um calendário compartilhado é semelhante a qualquer outro calendário, exceto pelo fato de outras pessoas terem acesso a ele e de também serem exibidos nas listas de calendário dessas pessoas. Você pode compartilhar calendários pessoais existentes em sua lista de calendários. Além disso, pode escolher com quem compartilhar o calendário e que direitos conceder a cada usuário. Em seguida, os usuários poderão publicar entradas no calendário compartilhado. Não é possível compartilhar o próprio calendário.

No modo de Cache, as mudanças no calendário compartilhado são atualizadas sempre que você se conecta ao sistema master do GroupWise.

Compartilhando um calendário existente com outros usuários

  1. Linux: clique o botão direito do mouse no calendário que você deseja compartilhar.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no calendário que você deseja compartilhar.

  2. Clique em Compartilhamento.

    Caixa de diálogo Propriedades da pasta

  3. Clique em Compartilhada com.

  4. No campo Nome, comece a digitar o nome de um usuário ou clique no botão Bloco de Endereços para selecionar o usuário na caixa de diálogo Seletor de Endereços.

  5. Quando o nome do usuário for exibido no campo, clique em Adicionar Usuário para mover o usuário para a Lista de compartilhamento.

  6. Clique no nome do usuário na Lista de compartilhamento.

  7. Selecione as opções de acesso desejadas para o usuário.

  8. Repita da Etapa 4 até a Etapa 7 para cada usuário com o qual você deseja compartilhar a pasta.

  9. Clique em OK.

Se você quiser que o calendário tenha uma função específica, poderá criar uma nova configuração de exibição.

  1. Linux: clique o botão direito do mouse no calendário.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no calendário.

  2. Clique em Propriedades e, em seguida, clique em Exibir.

Publicando uma entrada de calendário em um calendário compartilhado

  1. No calendário compartilhado, abra uma tela com uma Lista de Compromissos, clique em uma data e clique duas vezes em um horário na Lista de Compromissos.

  2. (Opcional) Digite um assunto e um local, se necessário.

  3. Especifique a data de início.

    ou

    Clique em ícone Data para especificar uma data ou uma data automática para o seu compromisso. Para criar um compromisso periódico, consulte Reprogramar compromissos periódicos.

    ou

    Selecione O Dia Inteiro no caso de um evento que dure o dia inteiro.

  4. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  5. Especifique como deseja que o compromisso seja mostrado. Compromissos podem aparecer como Livre, Tentativa, Ocupado ou Fora do Escritório.

  6. (Opcional) Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso um compromisso de alta prioridade e muito mais, clicando na guia Opções.

  7. (Opcional) Especifique um tipo em Mostrar Compromisso Como, clicando em Ações > Mostrar Compromisso Como e, em seguida, clicando em um tipo.

  8. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

4.2.6 Importando um calendário

Você pode importar um calendário ou item de calendário (arquivo .ics) enviado como anexo de e-mail ou gravado a partir de um serviço de Calendário da Internet.

  1. Grave um calendário ou item de calendário no seu disco rígido.

  2. Linux: clique o botão direito do mouse na pasta Calendário.

    Mac: clique pressionando a tecla Control na pasta Calendário.

  3. Clique em Importar Calendário.

  4. Navegue até a localização em que você gravou o arquivo de calendário.

  5. Selecione o arquivo e clique em Abrir.

O arquivo é importado como um novo calendário pessoal

4.2.7 Exportando um calendário

Quando você exporta um calendário, ele é exportado como um Calendário da Internet. Os anexos do Calendário da Internet têm a extensão de arquivo .ics.

  1. Linux: clique o botão direito do mouse no calendário a ser exportado.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no calendário a ser exportado.

  2. Clique em Exportar.

  3. Digite um nome de arquivo para o item no campoNome do arquivo .

  4. Para gravar o item em um diretório diferente do mostrado, procure o novo diretório.

  5. Clique em Gravar.