4.3 Enviando itens de calendário

4.3.1 Compreendendo itens de calendário

Você pode programar compromissos e lembretes para você mesmo e para outros usuários. Você também pode reservar um bloco de horários usando um compromisso publicado.

Para obter informações sobre como os compromissos e os lembretes são diferentes de outros tipos de item, consulte a Seção 1.8, Compreendendo os tipos de itens do GroupWise.

Se você quiser descobrir se alguém virá à sua reunião, poderá verificar o status de aceito ou recusado nas Propriedades do item. Para obter mais informações, consulte Verificando o status de e-mails enviados.

Todos os itens programados poderão ser recolhidos ou reprogramados, mesmo se já tiverem sido abertos e aceitos pelos destinatários. Para obter mais informações, consulte Recolhendo e-mails enviados e Reprogramando um compromisso.

Para obter mais informações sobre como gerenciar itens depois de enviá-los e recebê-los, consulte a Seção 3.1, Enviando e-mail e a Seção 3.3, Recebendo e-mails.

4.3.2 Programando compromissos

Utilize os compromissos para programar períodos de tempo em uma data específica ou em uma faixa de datas.

Você pode utilizar a opção Ocupado para procurar por um horário em que todos os usuários e recursos desejados para um compromisso estejam disponíveis.

Quando você programa um compromisso e se inclui como participante, o GroupWise aceita automaticamente o compromisso.

Programando um compromisso para você mesmo

Se você não estiver disponível para reuniões em certos horários, programe um compromisso publicado para esses horários. Quando outro usuário incluir você em um compromisso e realizar uma pesquisa por horário disponível, verá que você não está disponível naqueles horários, mas poderá programar o compromisso mesmo assim.

Os compromissos publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário. Da mesma maneira, todos os compromissos publicados são gravados no seu calendário principal do GroupWise. Para movê-los para um calendário pessoal, arraste e solte-os nesse calendário após criá-los.

  1. Na barra de ferramentas, clique na seta do botão Novo Compromisso e, em seguida, clique em Compromisso Publicado.

    ou

    No Calendário, abra uma tela com uma Lista de Compromissos, clique em uma data e clique duas vezes em um horário na Lista de Compromissos.

  2. (Opcional) Digite um assunto e um local.

  3. Especifique a data de início.

    ou

    Clique em ícone Data para especificar uma data ou uma data automática para o seu compromisso. Para criar um compromisso periódico, consulte a Seção 4.3.4, Programando itens periódicos.

    ou

    Selecione O Dia Inteiro no caso de um evento que dure o dia inteiro.

  4. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  5. (Opcional) Digite uma mensagem.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso um compromisso de alta prioridade e muito mais, clicando na guia Opções.

  6. (Opcional) Especifique um tipo em Mostrar Compromisso Como, clicando em Ações > Mostrar Compromisso Como e, em seguida, clicando em um tipo.

  7. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Programando um compromisso para outros usuários

  1. Clique em Novo Compromisso na barra de ferramentas.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais.

    ou

    Para selecionar nomes de usuários em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes em cada usuário e, em seguida, clique em OK.

  3. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO

    CC (Cópia Carbono): Os destinatários de cópia carbono (CC) recebem uma cópia de um item. Destinatários CC são usuários que se beneficiam das informações contidas em um item, mas não são afetados pelo item nem são diretamente responsáveis por ele. Todos os destinatários podem ver que uma cópia carbono foi enviada. Eles também podem ver os nomes dos destinatários CC.

    CO (Cópia Oculta): Os destinatários de cópia oculta (CO) recebem uma cópia de um item. Outros destinatários não recebem informações sobre cópias ocultas. Apenas o remetente e o destinatário da cópia oculta sabem que a cópia foi enviada. Se um destinatário responder e escolher Responder a Todos, o destinatário da cópia oculta não receberá a resposta.

  4. Para mudar o nome em De (para outra conta ou proxy), clique em De e clique em um nome.

  5. Digite a descrição do local no campo Local.

  6. Especifique a data de início.

    ou

    Clique em ícone Data para especificar uma data ou uma data automática para o seu compromisso. (Para criar um compromisso periódico, consulte a Seção 4.3.4, Programando itens periódicos.)

    ou

    Selecione O Dia Inteiro no caso de um evento que dure o dia inteiro.

  7. Especifique um horário de início e uma duração. A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias.

  8. Digite o assunto e a mensagem.

    Se desejar, mude a fonte do texto da mensagem. Para obter informações, consulte Formatando e-mail.

  9. Se quiser verificar se as pessoas e os recursos necessários para esse compromisso estão disponíveis, realize uma pesquisa por horário livre clicando em Ocupado na barra de ferramentas. Consulte Verificando a disponibilidade.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse compromisso de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  10. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

Verificando a disponibilidade

Utilize o recurso Pesquisa por Horário Disponível para encontrar um horário em que todos os recursos e pessoas a serem programados para uma reunião estarão disponíveis.

Executando uma pesquisa por horário disponível

  1. No compromisso que estiver criando, especifique nomes de usuários e IDs de recursos no campo Para.

  2. Especifique a primeira data possível para a reunião no campo Data de início.

  3. Especifique a duração da reunião.

  4. Clique em Pesquisa por Horário Disponível na barra de ferramentas.

    A legenda na parte inferior da caixa de diálogo Pesquisa por Horário Disponível mostra o significado dos vários padrões de Mostrar Compromisso como da grade.

    Se ícone Informações de Pesquisa por Horário Disponível aparecer à esquerda do nome do usuário ou do recurso, você poderá clicar em um horário programado ao lado do nome do usuário ou do recurso na guia Horários Individuais para exibir mais informações sobre o compromisso na caixa abaixo. Porém, o usuário ou o proprietário do recurso deverá lhe conceder direitos de Leitura ao compromisso na Lista de Acesso para que o ícone ícone Informações de Pesquisa por Horário Disponível seja exibido. Consulte Concedendo direitos de proxy como proprietário da caixa de correio.

    Para excluir um nome de usuário ou um recurso da pesquisa sem apagá-lo, clique na guia Horários Disponíveis e, em seguida, clique na caixa de seleção ao lado do usuário ou do recurso para anular a seleção. A exclusão de um usuário ou de um recurso da pesquisa será útil se um usuário (como um destinatário CC) precisar ser convidado para uma reunião, mas não precisar comparecer obrigatoriamente. Para incluir um nome de usuário ou um recurso que tenha sido excluído, clique na caixa de seleção ao lado do usuário ou do recurso para marcá-la.

  5. Para remover um usuário ou recurso da lista Convidar para Reunião após a pesquisa, clique na guia Horários Disponíveis, clique em Convidar para Reunião, selecione o nome de usuário ou recurso a ser removido e pressione Apagar e clique em OK.

    Isso será útil se você desejar incluir várias salas de reunião na pesquisa para encontrar uma que esteja disponível e eliminar as que não deseja.

  6. Conclua e envie o compromisso.

    Se desejar realizar uma pesquisa por horário disponível antes de criar um compromisso, clique em Ferramentas > Pesquisa por Horário Disponível. Especifique informações na caixa de diálogo Pesquisa por Horário Disponível e clique em OK para realizar uma pesquisa por horário disponível. Quando encontrar o horário desejado para uma reunião, clique em Solicitar Reunião para transferir as informações para uma nova tela de compromissos e conclua o compromisso.

DICA:Você pode mudar a faixa da pesquisa de um compromisso, programando o compromisso com Ferramentas > Pesquisa por Horário Disponível e mudando o número no campo Nº de dias a pesquisar.

Mudando as opções de Ocupado

Você pode mudar os padrões de faixa de pesquisa, horário e dias de todos os compromissos na guia Pesquisa por Horário Disponível em Opções de Data e Horário.

  1. Linux: clique em Ferramentas > Opções.

    Mac: clique em GroupWise > Preferências.

  2. Clique em Calendário > Pesquisa por Horário Disponível.

  3. Mude as opções desejadas.

  4. Clique em OK.

Reprogramando um compromisso

No seu calendário:

  1. Linux: clique o botão direito do mouse no compromisso que você deseja reprogramar.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no compromisso que você deseja reprogramar.

    Se estiver reprogramando apenas um compromisso de uma série de compromissos periódicos, selecione-o no dia em que deverá ocorrer sua reprogramação.

  2. Clique em Reenviar.

  3. Se o compromisso original tinha uma data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.

  4. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

  5. Clique em Sim para recolher o item original.

DICA:Para reprogramar um compromisso para um novo horário no mesmo dia, abra o Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.

Reprogramar compromissos periódicos

  1. Na Lista de Pastas, clique na pasta Itens Enviados.

  2. Clique no compromisso que você deseja reprogramar.

    Se estiver reprogramando apenas um compromisso de uma série de compromissos periódicos, selecione-o no dia em que deverá ocorrer sua reprogramação.

  3. Clique em Ações > Reenviar.

  4. Clique em Todas as Instâncias para todos os compromissos existentes no compromisso periódico.

    ou

    Clique em Esta Instância para apenas um compromisso da série de compromissos periódicos.

  5. Faça as mudanças desejadas e clique em Enviar na barra de ferramentas.

  6. Clique em Sim para recolher o item original.

DICA:Para reprogramar um compromisso para um novo horário no mesmo dia, abra o Calendário e arraste o compromisso para o novo horário.

Cancelando um compromisso

Você poderá cancelar um compromisso se o tiver programado ou se tiver os direitos Proxy necessários na Caixa de Correio do programador.

No seu calendário:

  1. Linux: clique o botão direito do mouse no compromisso que você deseja cancelar.

    Mac: clique pressionando a tecla Control no compromisso que você deseja cancelar.

  2. Clique em Apagar.

  3. (Condicional) Se o compromisso original tinha uma data automática, clique em Esta Instância ou em Todas as Instâncias.

  4. (Opcional) Digite uma mensagem explicando o cancelamento.

  5. Clique em Todas as Caixas de Correio e em OK.

4.3.3 Enviando lembretes

Os lembretes são semelhantes às mensagens de correio, porém são programados para um dia em particular e exibidos no Calendário nessa data. Você pode usar lembretes para indicar, entre outros eventos, férias, feriados, dias de pagamento e aniversários.

Programando um lembrete para você mesmo

Um lembrete para você mesmo é denominado lembrete publicado. Os lembretes publicados são colocados no seu Calendário na data especificada. Eles não são colocados em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outro usuário.

  1. Em seu Calendário, abra uma tela com uma Lista de Lembretes (por exemplo, a tela Semana).

  2. Clique em uma data e, em seguida, clique duas vezes em um espaço vazio na Lista de Lembretes.

  3. Se necessário, clique em ícone Calendário para especificar uma data de início ou uma data automática para o lembrete.

  4. Digite um assunto e a mensagem de lembrete.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse lembrete de alta prioridade etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  5. Clique em Publicar na barra de ferramentas.

Para acessar as informações mais tarde, abra o seu Calendário e selecione a data em que as informações são exibidas. Clique duas vezes no lembrete na Lista de Lembretes.

Programando um lembrete para outros usuários

  1. Clique em Arquivo > Novo > Lembrete.

  2. No campo Para, digite um nome de usuário e pressione Enter. Repita esse procedimento para usuários adicionais. Se necessário, digite nomes de usuários nos campos CC e CO.

    ou

    Para selecionar nomes de usuários em uma lista, clique em Endereço na barra de ferramentas, clique duas vezes em cada usuário e, em seguida, clique em OK.

  3. Para mudar o nome em De (para outra conta ou proxy), clique em De e clique em um nome.

  4. (Opcional) Digite um assunto e a mensagem de lembrete.

    Se desejar, mude a fonte da mensagem. Para obter informações, consulte Formatando e-mail.

  5. No campo Data de início, digite a data em que esse lembrete deverá aparecer nos Calendários dos destinatários.

    ou

    Clique em ícone Calendário para especificar uma data de início ou uma data automática para o seu lembrete.

    Você pode especificar várias opções, como tornar esse lembrete de alta prioridade, solicitar uma resposta dos destinatários etc. Para isso, clique na guia Opções de Envio.

  6. Na barra de ferramentas, clique em Enviar.

4.3.4 Programando itens periódicos

Use a Data Automática para programar compromissos, tarefas e lembretes periódicos.

Quando você envia um item de data automática, o GroupWise o copia e inclui uma das datas definidas em cada cópia do item. Por exemplo, se você definir cinco datas para o evento, o GroupWise fará cinco cópias do item e programará uma cópia para cada data. Se você enviar o item a outros usuários, haverá cinco itens enviados com uma Data Automática de cinco ocorrências. Se você receber o evento, encontrará cinco cópias do item recebido na Caixa de Correio, cada um programado para uma data diferente.

  1. No compromisso, na tarefa ou no lembrete que você está programando, clique em Ações e, em seguida, clique em Data Automática.

  2. Clique nos dias que você deseja programar.

  3. Para ir para outro ano, clique no botão de ano, digite o novo ano e clique em OK.

  4. Para limpar todas as datas selecionadas, clique em Reconfigurar.

  5. Clique em OK.