7.13 Trabalhando com arquivos em uma entrada de pasta

Além de trabalhar com arquivos no Vibe conforme descrito nas seções a seguir, você também pode usar o Novell Vibe Add-in e o Novell Vibe Desktop para trabalhar com arquivos do Vibe diretamente do Microsoft Office ou sincronizar os arquivos do Vibe com seu desktop. É possível criar arquivos, editar arquivos, e muito mais. Para obter mais informações, consulte a Inicialização Rápida do Novell Vibe Add-In e a Inicialização Rápida do Novell Vibe Desktop.

7.13.1 Criando uma entrada de pasta

O Novell Vibe permite criar entradas de arquivo em pastas Arquivos designadas. A criação de uma entrada de arquivo é diferente de anexar um arquivo a outro tipo de entrada de pasta. As entradas de arquivo nas pastas Arquivos do Vibe incluem um arquivo principal. É possível associar outros arquivos à entrada de arquivo como anexos, mas existe apenas um arquivo principal.

É possível criar entradas de arquivo de várias maneiras:

Para obter mais informações sobre a diferença entre as pastas Arquivos e outros tipos de pastas do Vibe ao adicionar arquivos, consulte a Seção 6.5.1, Adicionando arquivos à pasta Arquivos e outras pastas habilitadas para WebDAV.

7.13.2 Anexando arquivos a uma entrada de pasta

O Vibe dispõe de diversas alternativas para adicionar anexos a uma entrada.

Arrastando e soltando arquivos

É possível anexar um arquivo a uma entrada arrastando-o de outro local e soltando-o na entrada.

  1. Navegue até a entrada à qual deseja anexar o arquivo e abra-a.

  2. Clique na guia Anexos.

  3. Clique em Arrastar e Soltar Arquivos.

    A caixa de diálogo Arrastar e Soltar Arquivos é exibida.

  4. Arraste o arquivo que deseja fazer upload e solte-o no ícone de pasta na caixa de diálogo Arrastar e Soltar Arquivos.

    O Vibe exibe uma pasta abrindo e fechando para indicar que os arquivos que você soltou estão sendo carregados como anexos.

Você também pode copiar e colar arquivos no ícone da pasta.

Fazendo upload de um único arquivo

  1. Navegue até a entrada à qual deseja anexar o arquivo e abra-a.

  2. Clique na guia Anexos.

  3. Clique em Fazer Upload de um Único Arquivo.

    A caixa de diálogo Fazer Upload de um Único Arquivo é exibida.

  4. Clique em Escolher um Arquivo, depois procure e selecione o arquivo que deseja anexar.

  5. Clique em OK.

7.13.3 Vendo arquivos no modo apenas leitura

O Vibe permite ver facilmente arquivos associados a entradas. É possível associar os arquivos às entradas de uma destas duas maneiras:

  • Os arquivos podem ser anexados a uma entrada

  • Os arquivos podem ser um arquivo principal para a entrada

    Os arquivos principais podem existir apenas nas entradas das pastas Arquivos

As seções a seguir descrevem como ver os arquivos em um editor de texto ou em formato HTML:

Vendo um arquivo em um editor de texto

Quando você vê um arquivo no editor de texto, ele é aberto no modo apenas leitura.

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja ver e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo que deseja ver for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo que deseja ver, clique em Ações de Arquivo > Ver este Arquivo.

    ou

    Clique no nome do arquivo.

Vendo o arquivo em formato HTML

Se quiser ver um arquivo rapidamente, é possível vê-lo no formato HTML.

Alguns tipos de arquivo não podem ser vistos em formato HTML, como PNG, JPG, GIF e PDF.

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja ver e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo que deseja ver for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo que deseja ver, clique em Ações de Arquivo > Ver este Arquivo como HTML.

7.13.4 Editando arquivos

O Vibe permite usar o recurso Editar no Local para editar documentos. Esse recurso permite editar diretamente os documentos que estão armazenados no servidor Vibe.

Se você trabalha no ambiente do Windows com o Microsoft Office, pode fazer download e instalar o Novell Vibe Add-in para melhorar ainda mais a experiência do usuário. Depois que você fizer download e instalar o Vibe Add-in, ele será usado para editar arquivos, em vez do WebDAV. Para obter mais informações sobre como editar arquivos com o Vibe Add-in instalado, consulte a Inicialização Rápida do Novell Vibe Add-In. As seguintes informações partem do princípio que você está usando o WebDAV para editar arquivos e que o Vibe Add-in não está instalado.

É possível editar os arquivos apenas quando você tem o aplicativo de edição específico ao tipo de arquivo instalado em sua estação de trabalho pessoal. Por exemplo, para editar um arquivo .doc, você deve ter o Microsoft Word instalado na sua estação de trabalho pessoal.

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja editar e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo que deseja editar for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo que deseja editar, clique em Ações de Arquivo > Editar este Arquivo.

    O arquivo é iniciado no editor de arquivos que você especificou. Para obter informações sobre como mudar o editor que o Vibe usa para editar arquivos, consulte a Seção B.10, Impossível editar arquivos anexados a entradas.

    Se você usa o Microsoft Office para editar documentos e tem o Vibe Add-in instalado, o Vibe Add-in é iniciado por padrão quando você edita documentos no Vibe. Para obter mais informações sobre o Vibe Add-in, consulte a Inicialização Rápida do Novell Vibe Add-In.

  4. (Condicional) Se o Vibe solicitar que você forneça as credenciais do Vibe, especifique o nome de usuário e a senha usados para efetuar login no Vibe e depois clique em OK.

    Agora você pode editar o arquivo.

  5. Após editar o arquivo, grave suas mudanças e saia do aplicativo de edição.

    O Vibe cria uma nova versão do arquivo. Ele também grava uma versão do arquivo como estava antes de ser modificado. Ao sair e reabrir a entrada, você poderá ver a versão mais antiga do arquivo, conforme descrito em Acessando uma versão já gravada de um arquivo.

IMPORTANTE:Quando você edita um documento anexado usando o OpenOffice, o Vibe cria uma nova versão do documento toda vez que você clica em Gravar. Como cada versão de um documento conta na sua quota de dados (para obter mais informações sobre quotas de dados, consulte Managing Your Data Quota (Gerenciando sua quota de dados) no Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guia do Usuário Avançado do Novell Vibe 3.4)), convém gravar o documento apenas quando fechá-lo, se estiver usando o OpenOffice. Para obter informações sobre como apagar versões de um arquivo, consulte Apagando versões existentes do arquivo.

Quando você usa o Microsoft Office, o Vibe cria apenas uma nova versão cada vez que você edita o documento. Clicar em Gravar várias vezes não cria várias versões.

7.13.5 Fazendo download de arquivos

É possível fazer download de arquivos associados a uma entrada. É possível fazer download de um único arquivo ou de todos os arquivos associados à entrada. O download dos arquivos é feito em um arquivo .zip.

Fazendo download de um único arquivo

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja fazer download e abra-a.

  2. Ao lado do arquivo, clique em Ações de Arquivo > Fazer Download deste Arquivo em um Zip.

Fazendo download de todos os arquivos

  1. Navegue até a entrada que contém o arquivo que deseja fazer download e abra-a.

  2. Ao lado de qualquer arquivo na entrada, clique em Ações de Arquivo > Fazer Download de Todos os Arquivos.

    ou

    Clique na guia Anexos e clique em Fazer Download de Todos os Arquivos.

7.13.6 Obtendo o URL do WebDAV de um arquivo

Quando você sabe o URL do WebDAV de um arquivo, pode abrir o arquivo diretamente do aplicativo de edição, como o Microsoft Office, ou por linha de comando.

Para obter o URL do WebDAV de um arquivo:

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo para o qual deseja obter o URL do WebDAV e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo para o qual deseja obter o URL do WebDAV for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo, clique em Ações de Arquivo > URL do WebDAV.

    O URL do WebDAV é exibido para você copiar.

Após obter o URL do WebDAV do arquivo, você poderá especificar o URL em um editor de documentos, como o Microsoft Office, para abrir o arquivo. Consulte a documentação referente ao editor de documentos específico para obter instruções sobre como realizar essa tarefa.

7.13.7 Adicionando uma nota sobre um arquivo ou uma versão de arquivo

Convém adicionar uma nota sobre determinado arquivo ou versão de arquivo. As notas do arquivo são exibidas logo abaixo do nome do arquivo nas guias Anexos e Versões de Arquivo. Elas podem facilitar aos usuários saber exatamente o que há no arquivo sem abri-lo. Elas também podem ser uma maneira fácil de diferenciar uma versão de arquivo de outra.

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo ou a versão de arquivo anexada à qual deseja adicionar uma nota e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo ao qual deseja adicionar uma nota for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo ao qual deseja adicionar uma nota, clique em Ações de Arquivo > Editar Nota do Arquivo.

    A página Editar Nota do Arquivo é exibida.

  4. Especifique a nota que deseja adicionar e clique em OK.

7.13.8 Definindo o status do arquivo

Se você tem várias versões de um arquivo, convém definir um status para cada versão para ajudar a monitorar qual é a versão oficial, quais versões são apenas rascunhos, etc. Os arquivos podem ter os status Oficial, Rascunho ou Obsoleto.

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo ou a versão de arquivo anexada para a qual deseja definir o status do arquivo e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo para o qual deseja definir o status for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Na coluna Status ao lado do arquivo para o qual deseja definir o status, clique no status atual e, depois, clique no status que deseja definir para o arquivo.

7.13.9 Usando controle de versão com arquivos

Quando você modifica um arquivo no Vibe, o Vibe grava a versão anterior do arquivo e o disponibiliza para fácil referência. Isso inclui arquivos que são armazenados nas pastas Arquivos do Vibe ou qualquer arquivo gravado como anexo em uma entrada de pasta.

Criando uma nova versão de um arquivo

Quando você edita e grava um arquivo, o Vibe cria uma nova versão do arquivo e grava a versão antiga. Para obter informações sobre como editar um arquivo, consulte Editando arquivos.

É possível usar a funcionalidade Arrastar e Soltar para criar uma nova versão de arquivo anexado ou uma nova versão de uma entrada de arquivo em uma pasta Arquivos, conforme descrito nas seções a seguir:

Arrastando e soltando um arquivo para atualizar um anexo de entrada de arquivo

Para criar uma nova versão de um anexo de entrada existente, o arquivo que você arrastar e soltar deve ter o mesmo nome do anexo de entrada existente para o qual deseja criar uma nova versão.

  1. Navegue até a entrada que inclui o anexo de arquivo para o qual deseja criar uma nova versão e abra-a.

  2. Clique na guia Anexos e clique em Arrastar e Soltar Arquivos.

  3. Arraste um arquivo de um local, como a sua área de trabalho, e solte-o no ícone de pasta na janela arrastar e soltar.

    O documento é adicionado como uma nova versão do anexo de entrada existente. Versões mais antigas são exibidas na guia Versões de Arquivo da entrada.

Arrastando e soltando um arquivo para atualizar o arquivo principal de uma entrada de arquivo

Apenas as pastas Arquivos permitem criar versões atualizadas de entradas de pasta, conforme descrito nesta seção. Para obter mais informações sobre a diferença entre as pastas Arquivos e outros tipos de pastas do Vibe ao adicionar arquivos, consulte a Seção 6.5.1, Adicionando arquivos à pasta Arquivos e outras pastas habilitadas para WebDAV.

Para criar uma nova versão de um arquivo existente na pasta Arquivos, o arquivo que você arrastar e soltar deve ter o mesmo nome do arquivo existente para o qual deseja criar uma nova versão.

  1. Navegue até a pasta na qual você deseja importar a nova versão do arquivo.

    Um arquivo com o mesmo nome já deve existir na pasta como entrada de arquivo.

  2. Clique em Adicionar Arquivos na barra de tarefas Entrada da Pasta.

    A janela arrastar e soltar é aberta.

  3. Arraste um arquivo de um local, como a sua área de trabalho, e solte-o no ícone de pasta na janela arrastar e soltar.

    O documento é adicionado como uma nova versão da entrada de arquivo existente. Versões mais antigas são exibidas na guia Versões de Arquivo da entrada.

Incrementando o número da versão principal de um arquivo

Por padrão, quando você cria novas versões de um arquivo, o Vibe monitora as versões com números de versão secundária. Por exemplo, 1.0, 1.1, 1.2, etc. É possível incrementar o número da versão principal da versão mais recente de um arquivo. Por exemplo, a versão 1.2 torna-se a versão 2.0.

Se a pasta estiver configurada para apagar automaticamente versões antigas de arquivos, conforme descrito em Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum (Apagando automaticamente versões de arquivo secundárias que excedem o máximo permitido) em Managing Folders (Gerenciando pastas) no Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guia do Usuário Avançado do Novell Vibe 3.4), incrementar uma versão secundária de um arquivo para ser uma versão principal evitará que a versão seja apagada.

Para incrementar o número da versão principal de um arquivo:

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo para o qual deseja incrementar o número da versão principal e abra-a.

  2. (Condicional) Se o arquivo para o qual deseja incrementar o número da versão principal for um anexo, clique na guia Anexos.

    Apenas as pastas Arquivos podem incluir arquivos que não sejam anexos.

  3. Ao lado do arquivo para o qual deseja incrementar a versão principal, clique em Ações de Arquivo > Incrementar Número da Versão Principal.

    A página Incrementar Número da Versão Principal é exibida.

  4. Clique em OK.

Acessando uma versão já gravada de um arquivo

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo para o qual deseja acessar a versão anterior e abra-a.

  2. Clique na guia Versões de Arquivo.

    Todas as versões já gravadas de cada arquivo associado à entrada são listadas em ordem cronológica inversa. O Vibe exibe informações como data, tamanho do arquivo e a pessoa que modificou o arquivo.

Promovendo uma versão anterior do arquivo para a versão atual

É possível promover uma versão anterior de um arquivo para a versão atual. A versão atual é o arquivo principal na entrada do arquivo. Versões adicionais estão localizadas abaixo da versão principal na guia Versões de Arquivo.

  1. Navegue até a entrada na qual reside a versão do arquivo que deseja promover para a versão atual e abra-a.

  2. Clique na guia Versões de Arquivo.

  3. Ao lado da versão do arquivo que deseja promover para a versão atual, clique em Ações de Arquivo > Promover esta Versão para ser Atual, depois clique em OK.

É possível reverter toda a entrada para a versão anterior (como o título e a descrição da entrada), conforme descrito na Seção 7.14.3, Revertendo uma entrada para uma versão anterior.

Apagando versões existentes do arquivo

IMPORTANTE:Arquivos e versões de arquivo apagados do site do Vibe não podem ser recuperados.

  1. Navegue até a entrada que inclui o arquivo para o qual deseja acessar a versão anterior e abra-a.

  2. Clique na guia Versões de Arquivo.

    Todas as versões já gravadas de cada arquivo associado à entrada são listadas em ordem cronológica inversa. O Vibe exibe informações como data, tamanho do arquivo e a pessoa que modificou o arquivo.

  3. Para apagar várias versões ao mesmo tempo, selecione as versões do arquivo que deseja apagar e clique em Apagar Versões Selecionadas.

    ou

    Para apagar uma única versão, clique em Ações de Arquivo ao lado da versão que deseja apagar e clique em Apagar esta Versão.

  4. Clique em OK para confirmar a exclusão.

Definindo um número máximo de versões permitidas

Se você for o proprietário de uma pasta ou área de trabalho, poderá definir o número máximo de versões permitidas para cada arquivo. Para obter mais informações, consulte Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion (Limitando versões de arquivos para pastas e áreas de trabalho configurando a exclusão automática) no Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guia do Usuário Avançado do Novell Vibe 3.4).