7.11 Trabalhando com pastas Tarefas

As pastas Tarefas monitoram o andamento da conclusão de atribuições de trabalho. O Micro Focus Vibe permite criar pastas de tarefas em qualquer área de trabalho desejada. Você pode manter uma pasta Tarefas particular em sua área de trabalho pessoal e depois adicionar pastas Tarefas separadas a suas áreas de trabalho de equipe para monitorar as tarefas específicas a essa equipe.

7.11.1 Classificando as tarefas na pasta Tarefas por suas características

O Vibe permite classificar as tarefas na sua lista de tarefas por número, nome da tarefa, prioridade, data de vencimento, status, encarregado e percentual concluído. Por padrão, a lista de tarefas é classificada pelo Nº Quando você classifica a lista de tarefas por uma coluna diferente, a coluna Nº torna-se automaticamente uma classificação secundária. Por exemplo, quando você classifica a lista de tarefas por prioridade, as tarefas são classificadas por prioridade primeiro e depois por número. Dentro de cada grupo de tarefas que é classificado por prioridade, as tarefas são classificadas pelo número.

Quando você classifica a lista de tarefas como descrito nesta seção, as tarefas são exibidas em uma tela simples (subtarefas não são mais exibidas com recuo abaixo da tarefa principal). Para exibir as subtarefas com recuo novamente, classifique pela coluna Nº em ordem crescente.

Para classificar as tarefas:

  1. Navegue até a pasta Tarefas na qual você deseja classificar as tarefas.

  2. No topo da lista de tarefas, clique no título do cabeçalho da coluna pelo qual você deseja classificar as tarefas.

    As tarefas da pasta Tarefas são classificadas de acordo com o título da coluna no qual você clicou. A coluna Nº torna-se automaticamente uma classificação secundária.

7.11.2 Filtrando a lista de tarefas

Você pode rapidamente localizar uma tarefa usando o filtro. Isso é útil quando a lista de tarefas contém muitas entradas.

  1. No canto superior direito da lista de tarefas, clique dentro do campo Nome da Pesquisa, especifique o título da entrada de tarefa que você está pesquisando e pressione Enter.

7.11.3 Modificando tarefas na lista de tarefas

Você pode modificar tarefas individuais e subtarefas diretamente na lista de tarefas. Você pode modificar a prioridade, o status, a data de vencimento e o percentual concluído.

  1. Clique no ícone de seta para baixo nas colunas Prioridade, Status, Data de Vencimento ou Fechado - % Concluída para as tarefas que deseja modificar.

  2. Clique na nova prioridade, status ou percentual concluído na lista suspensa.

    ou

    Se estiver modificando a data de vencimento, faça as modificações na caixa de diálogo Data de Vencimento e clique em OK.

    No Vibe 3.1 e posterior, quando você marca uma tarefa como Concluída (na coluna Status) ou 100% (na coluna Fechado - % Concluída), a data e hora em que a tarefa foi marcada como Concluída é exibida na coluna Fechado - % Concluída. Nada será exibido nessa coluna se a tarefa tiver sido marcada como Concluída ou 100% em uma versão anterior a 3.1.

É possível modificar outros aspectos de uma entrada de tarefa conforme descrito na Modificando todas as seções de uma entrada.

7.11.4 Criando tarefas em um local específico na lista de tarefas

Quando você cria novas entradas de tarefa como descrito na Criando uma entrada de pasta, a nova entrada de tarefa aparece na parte inferior da lista de tarefas. É possível criar uma entrada de tarefa em um local específico da lista de tarefas.

  1. Clique na coluna Nº na lista de tarefas para garantir que as tarefas estejam classificadas por número na ordem crescente.

    Talvez seja necessário clicar na coluna Nº novamente se a coluna estiver classificada na ordem decrescente na primeira vez que você clicar nela.

    A classificação da lista de tarefas pela coluna Nº na ordem crescente exiba uma seta suspensa à direita de cada tarefa na lista de tarefas.

  2. Clique na seta suspensa ao lado da tarefa em que deseja criar uma subtarefa e, depois, clique em Nova Tarefa Acima ou Nova Tarefa Abaixo, dependendo de onde a tarefa deve estar localizada na lista de tarefas.

  3. Preencha o formulário de entrada e depois clique em OK para acabar de criar a subtarefa.

    Para obter mais informações sobre como preencher o formulário de entrada, consulte a Preenchendo o formulário de entrada.

    A tarefa é criada no local adequado na lista de tarefas.

7.11.5 Criando tarefas vinculadas

Antes de vincular tarefas a outras tarefas, certifique-se de ter entendido como a vinculação funciona no Vibe.

Entendendo tarefas vinculadas

Tarefa vinculada é aquela que está vencida por um número designado de dias após a data de início ou a data de vencimento da tarefa que a precede. Apenas subtarefas podem ser vinculadas. A primeira subtarefa abaixo de uma tarefa principal pode ser vinculada à data de início dessa tarefa. As subtarefas subsequentes podem ser vinculadas à data de vencimento da subtarefa que as precede na lista de tarefas.

Por exemplo, a subtarefa A começa quando a tarefa principal começa, e a data de vencimento da subtarefa A é a data de início da tarefa principal mais a duração da subtarefa A. A data de vencimento da subtarefa B é a data de vencimento da subtarefa A mais a duração da subtarefa B e assim por diante.

Para vincular uma subtarefa à tarefa principal ou a outra subtarefa, você deve definir a duração da subtarefa quando a estiver criando ou modificando. Faça isso no campo Duração do formulário de entrada. (Para obter mais informações sobre como definir a duração da tarefa, consulte Vinculando subtarefas a outras tarefas).

Vinculando subtarefas a outras tarefas

Para vincular uma subtarefa a outra tarefa:

  1. Crie uma subtarefa.

    Verifique se a posição da subtarefa na lista de tarefas está diretamente abaixo da tarefa principal ou subtarefa à qual ela deve ser vinculada.

    Para obter mais informações sobre como criar uma subtarefa e mudar sua posição na lista de tarefas, consulte Criando subtarefas.

  2. Modifique a subtarefa que você deseja vincular à tarefa principal ou à subtarefa clicando no título da subtarefa e depois em Modificar.

    O formulário de entrada é exibido.

  3. Na seção Período de Tempo do formulário de entrada, verifique se os campos Início e Fim estão em branco.

  4. No campo Duração, especifique o número de dias antes do vencimento da subtarefa.

    No caso das subtarefas vinculadas à tarefa principal, o número começa após a data de início dessa tarefa. No caso das subtarefas vinculadas a outras subtarefas, o número começa após a data de vencimento da subtarefa que a precede na lista de tarefas.

7.11.6 Mudando a ordem das tarefas

As tarefas aparecem na ordem em que são criadas quando são classificadas por número em ordem crescente na lista de tarefas. (Para obter mais informações sobre as várias maneiras de classificar as tarefas, consulte a Classificando as tarefas na pasta Tarefas por suas características).

Você pode mudar a ordem em que as tarefas aparecem na lista de tarefas. Ao mudar a ordem de uma tarefa, todas as subtarefas associadas à tarefa principal também são movidas. Subtarefas não podem ser movidas fora da tarefa principal na lista de tarefas, a menos que você primeiro transforme a subtarefa em uma tarefa principal, conforme descrito em Transformando uma subtarefa em uma tarefa principal.

Reordenando tarefas um número de cada vez

Você pode mudar a ordem de uma única tarefa ou de várias tarefas simultaneamente.

  1. Clique na coluna Nº na lista de tarefas para garantir que as tarefas estejam classificadas por número na ordem crescente.

    Talvez seja necessário clicar na coluna Nº novamente se a coluna estiver classificada na ordem decrescente na primeira vez que você clicar nela.

    A classificação da lista de tarefas pela coluna Nº na ordem crescente ativa os ícones de seta localizados acima da lista de tarefas.

  2. Selecione a tarefa que deseja mover para cima ou para baixo na lista de tarefas.

    Para facilitar, você pode selecionar várias tarefas.

  3. Clique nos ícones de seta para cima ou para baixo para mover a tarefa para cima e para baixo na lista de tarefas.

Reordenando uma única tarefa em qualquer lugar da lista de tarefas com um só clique

Você pode mover rapidamente uma tarefa para qualquer local na lista de tarefas.

  1. Clique no número da tarefa na coluna Nº.

  2. Especifique o número para onde você deseja mover a tarefa na lista de tarefas.

  3. Pressione Enter.

7.11.7 Gerenciando subtarefas

As subtarefas permitem dividir uma tarefa maior em componentes menores. Vários usuários podem ser atribuídos a várias subtarefas para executar uma tarefa principal. Quando todas as subtarefas são marcadas como concluídas, a tarefa principal também é marcada como concluída.

Criando subtarefas

Ao criar uma subtarefa, especifique um nome que faça sentido. Isso é necessário, pois as subtarefas nem sempre são exibidas em uma tela hierárquica na lista de tarefas. Para obter mais informações, consulte Vendo subtarefas.

Para criar uma subtarefa:

  1. Clique na coluna Nº na lista de tarefas para garantir que as tarefas estejam classificadas por número na ordem crescente.

    Talvez seja necessário clicar na coluna Nº novamente se a coluna estiver classificada na ordem decrescente na primeira vez que você clicar nela.

    A classificação da lista de tarefas pela coluna Nº na ordem crescente exiba uma seta suspensa à direita de cada tarefa na lista de tarefas.

  2. Clique na seta suspensa ao lado da tarefa em que deseja criar uma subtarefa e, depois, clique em Nova subtarefa.

  3. Preencha o formulário de entrada e depois clique em OK para acabar de criar a subtarefa.

    Para obter mais informações sobre como preencher o formulário de entrada, consulte a Preenchendo o formulário de entrada.

    A subtarefa é criada abaixo da tarefa em que você a criou.

Marcando uma tarefa principal como subtarefa

Você pode transformar qualquer tarefa principal em uma subtarefa ou outra tarefa. Além disso, pode transformar uma tarefa em uma subtarefa de outra subtarefa (ou seja, as subtarefas podem ser aninhadas).

  1. Clique na coluna Nº na lista de tarefas para garantir que as tarefas estejam classificadas por número na ordem crescente.

    Talvez seja necessário clicar na coluna Nº novamente se a coluna estiver classificada na ordem decrescente na primeira vez que você clicar nela.

    A classificação da lista de tarefas pela coluna Nº na ordem crescente ativa os ícones de seta localizados acima da lista de tarefas.

  2. Selecione a tarefa que você deseja transformar em subtarefa.

  3. Clique nos ícones de seta para cima ou para baixo para mover a tarefa diretamente abaixo da tarefa que deseja transformar na tarefa principal.

  4. Clique no ícone de seta para a direita para transformar a tarefa em uma subtarefa da tarefa diretamente acima dela na lista de tarefas.

Transformando uma subtarefa em uma tarefa principal

Para transformar uma subtarefa em uma tarefa principal:

  1. Clique na coluna Nº para garantir que a lista de tarefas seja classificada por número na ordem crescente.

    Talvez seja necessário clicar na coluna Nº novamente se a coluna estiver classificada na ordem decrescente na primeira vez que você clicar nela.

    A classificação da lista de tarefas pela coluna Nº na ordem crescente ativa as setas localizadas acima da lista de tarefas.

  2. Selecione a subtarefa que deseja transformar em uma tarefa principal e clique no ícone de seta para a esquerda .

Vendo subtarefas

As subtarefas são exibidas recuadas abaixo da tarefa principal apenas quando a lista de tarefas está classificada pela coluna Nº Se você clicar em qualquer outro cabeçalho de coluna, as subtarefas serão exibidas em linha com as tarefas principais.

Para garantir que a lista de tarefas seja classificada pela coluna Nº:

  1. Clique na coluna Nº.

Apagando subtarefas e tarefas que contêm subtarefas

Ao apagar subtarefas e tarefas que contenham subtarefas, esteja ciente dos seguintes comportamentos:

  • Se você cancelar a ação de apagar uma subtarefa depois que ela tiver sido apagada, a subtarefa será restaurada à lista de tarefas como uma tarefa principal (não será mais uma subtarefa).

    Para obter mais informações sobre como cancelar a ação de apagar entradas, consulte a Recuperando uma entrada de pasta do Lixo.

  • Se você apagar uma tarefa principal que contenha subtarefas, apenas a tarefa principal será apagada. As subtarefas associada à tarefa principal serão retidas na lista de tarefas e se tornarão tarefas principais (não serão mais subtarefas).

7.11.8 Sincronizando as pastas Tarefas do Vibe de sua escolha

O Vibe permite sincronizar as pastas Tarefas de sua escolha e exibi-las em uma única lista de tarefas resumida no Painel de Acessórios. Você pode exibir as tarefas que foram atribuídas a determinados usuários, grupos ou equipes.

  1. Navegue até a página para a qual deseja exibir a lista de tarefas.

  2. Clique na lista suspensa Painel de Acessórios.

  3. Clique em Adicionar um Acessório.

  4. Na seção Escopo do Acessório, selecione onde deseja exibir o acessório.

    Acessório Pessoal Somente para esta Página: Esse acessório aparece apenas para você e somente na página da área de trabalho ou pasta exibida no momento.

    Acessório Pessoal para todas as Áreas de Trabalho e Pastas: Esse acessório aparece apenas para você, mas em todas as páginas da área de trabalho e pasta que você vê.

    Acessório Comunitário para esta Página: Esse acessório aparece apenas nesta página e para todos os que veem a página atual. Somente os proprietários da área de trabalho e pasta têm permissão para estabelecer acessórios comunitários.

  5. Na seção Tipo de Acessório, selecione Resumo da Tarefa.

  6. Clique em OK.

    A página Configuração do Acessório é exibida.

  7. No campo Título, dê um título para a lista de tarefas.

  8. Na seção Estilo de Exibição, especifique se deseja incluir borda na lista de tarefas.

  9. Na seção Número de Resultados a serem Mostrados, especifique quantos resultados deseja exibir a qualquer momento na lista de tarefas.

  10. Na seção Mostrar Somente as Tarefas Atribuídas a, especifique determinados usuários, grupos ou equipes com as tarefas que você deseja exibir.

  11. Na seção Selecionar as Pastas de Tarefas a Mostrar, navegue na árvore da área de trabalho e selecione todas as pastas Tarefas que deseja incluir na lista de tarefas.

    O Vibe busca as tarefas de todas as pastas Tarefas que você selecionar aqui e exibe-as em uma única e prática lista de tarefas no Painel de Acessórios.

  12. Clique em Aplicar > Fechar.

    O acessório Resumo da Tarefa é exibido no Painel de Acessórios nas páginas em que você o configurou para exibição na Etapa 4.

7.11.9 Mudando a tela da pasta Tarefas

A configuração Tela na pasta Tarefas permite escolher os tipos de tarefas que você deseja exibir na lista de tarefas.

  1. Clique na lista suspensa Tela na parte superior direita da lista de tarefas.

  2. Clique em uma das seguintes opções para as tarefas que deseja exibir na listas de tarefas:

    • Todas as Entradas: Exibe todas as tarefas.

    • Concluído: Exibe as tarefas com status Fechado.

    • Hoje: Exibe as tarefas com data de vencimento de hoje.

    • Semana: Exibe as tarefas com data de vencimento nos próximos sete dias.

    • Mês: Exibe as tarefas com data de vencimento nos próximos 30 dias.

    • Tudo Ativo: Exibe as tarefas ativas.

    As seguintes opções estão disponíveis apenas em áreas de trabalho de usuário:

    • Tarefas Designadas: Exibe todas as tarefas atribuídas ao proprietário da área de trabalho, independentemente de onde elas estejam localizadas no Vibe.

    • Pasta de Origem: Exibe todas as tarefas que estão na pasta atual.

    Para obter mais informações, consulte Vendo suas tarefas em tela inteira interativa.

7.11.10 Vendo todas as tarefas atribuídas a você

O Vibe permite exibir todas as tarefas atribuídas a você, sejam elas atribuídas diretamente a você, ou a um grupo ou uma equipe da qual você seja membro.

Vendo suas tarefas em tela inteira interativa

O Vibe permite que você veja uma tela totalmente interativa com todas as suas tarefas atribuídas.

  1. Navegue até uma pasta Tarefas na sua área de trabalho pessoal.

  2. Clique na lista suspensa Ver no canto superior direito da lista de tarefas e clique em Tarefas Atribuídas.

    O Vibe exibe todas as tarefas atualmente atribuídas a você.

Para obter informações sobre como modificar tarefas da lista de tarefas usando a tela interativa, consulte a Modificando tarefas na lista de tarefas.

Vendo resumos de todas as suas tarefas atribuídas

  1. Navegue até a home page da sua área de trabalho pessoal.

  2. Clique na guia Tarefas e Calendários.

    A seção esquerda da página mostra todas as tarefas atribuídas a você, sejam elas atribuídas diretamente a você ou a um grupo ou equipe da qual você seja membro.

  3. Selecione Vencimento em Qualquer Data.

    O Vibe exibe em uma tela resumida todas as tarefas atribuídas a você.

Vendo resumos das suas tarefas atribuídas com vencimento nas próximas duas semanas

  1. Navegue até a home page da sua área de trabalho pessoal.

  2. Clique na guia Tarefas e Calendários.

    A seção esquerda da página exibe todas as tarefas atribuídas a você, sejam elas atribuídas pessoalmente a você ou a um grupo ou equipe da qual você seja membro.

  3. Selecione Vencimento em 2 Semanas.

    O Vibe exibe em uma tela resumida todas as tarefas com vencimento nas próximas duas semanas e que estejam atribuídas a você.

7.11.11 Vendo todas as tarefas atribuídas a uma equipe, grupo ou usuário individual específico

O Vibe permite que você veja todas as tarefas localizadas no site do Vibe que estejam atribuídas a uma equipe, grupo ou usuário individual específico, exibindo-as em uma única lista de tarefas resumida no Painel de Acessórios.

  1. Navegue até a página para a qual deseja exibir a lista de tarefas.

  2. Clique na lista suspensa Painel de Acessórios.

  3. Clique em Adicionar um Acessório.

  4. Na seção Escopo do Acessório, selecione onde deseja exibir o acessório.

    Acessório Pessoal Somente para esta Página: Esse acessório aparece apenas para você e somente na página da área de trabalho ou pasta exibida no momento.

    Acessório Pessoal para todas as Áreas de Trabalho e Pastas: Esse acessório aparece apenas para você, mas em todas as páginas da área de trabalho e pasta que você vê.

    Acessório Comunitário para esta Página: Esse acessório aparece apenas nesta página e para todos os que veem a página atual. Somente os proprietários da área de trabalho e pasta têm permissão para estabelecer acessórios comunitários.

  5. Na seção Tipo de Acessório, selecione Resumo da Tarefa.

  6. Clique em OK.

    A página Configuração do Acessório é exibida.

  7. No campo Título, dê um título para a lista de tarefas.

  8. Na seção Estilo de Exibição, especifique se deseja incluir borda na lista de tarefas.

  9. Na seção Número de Resultados a serem Mostrados, especifique quantos resultados deseja exibir a qualquer momento na lista de tarefas.

  10. Na seção Mostrar Somente as Tarefas Atribuídas a, especifique determinados usuários, grupos ou equipes com as tarefas que você deseja exibir.

  11. Na seção Selecionar as Pastas de Tarefas a Mostrar, não selecione nada.

    O Vibe reúne as tarefas de todo o site do Vibe associadas ao usuário, grupo ou equipe que você especificou na Etapa 10 e as exibe em uma única e conveniente lista de tarefas no Painel de Acessórios.

  12. Clique em Aplicar > Fechar.

    O acessório Resumo da Tarefa é exibido no Painel de Acessórios nas páginas em que você o configurou para exibição, conforme explicado na Etapa 4.

7.11.12 Configurando uma landing page para exibir todas as tarefas atribuídas ao usuário que está vendo a página

Se você é o responsável por manter a landing page de uma área de trabalho, pode configurar a landing page para exibir as tarefas atribuídas a determinado usuário. Para obter mais informações, consulte Adding Content to Your Landing Page (Adicionando conteúdo à sua landing page) no Micro Focus Vibe 4.0.5 Advanced User Guide (Guia do Usuário Avançado do Micro Focus Vibe 4.0.5).

7.11.13 Importando tarefas

O Vibe permite importar tarefas de outros aplicativos de software. É possível importar tarefas do Outlook ou de outros aplicativos que exportem para arquivos nos formatos .ical, .ics, .ifb e .icalendar.

Você pode importar tarefas como um único arquivo ou importar uma lista de tarefas de um URL.

Importando tarefas como um único arquivo

  1. Navegue até a pasta Tarefas na qual deseja importar a tarefa.

  2. Clique no ícone Configurar ao lado do título da pasta e clique em Opções da Pasta.

    A caixa de diálogo Opções de Pasta é exibida.

  3. Na seção Opções de Importação de Tarefa, selecione Do Arquivo do iCalendar.

  4. Clique em OK.

    A caixa de diálogo Importar Tarefas do Arquivo é exibida.

  5. Clique em Escolher Arquivo, depois procure e selecione a tarefa que deseja importar.

  6. Clique em Fazer Upload.

Importando tarefas de um URL

  1. Navegue até a pasta Tarefas na qual deseja importar a tarefa.

  2. Clique no ícone Configurar ao lado do título da pasta e clique em Opções da Pasta.

    A caixa de diálogo Opções de Pasta é exibida.

  3. Na seção Opções de Importação de Tarefa, selecione Por URL.

  4. Clique em OK.

    A caixa de diálogo Importar Tarefas por URL é exibida.

  5. No campo apresentado, especifique o URL no qual exista uma lista das tarefas que deseja importar.

  6. Clique em OK.