2.2 Использования папок для организации почтового ящика

Папки используются для хранения и упорядочивания элементов. Например, можно объединить вместе все элементы, относящиеся к определенному заданию или теме.

2.2.1 Общие сведения о папках

Список папок отображает папки, относящиеся к текущей папке. Ниже приведены контекстно-зависимые списки папок:

  • Календарь: Отображает список всех календарей Здесь можно выбрать отображение содержимого календаря в основном календаре. В добавление к этому можно выбрать цвет календаря.

  • Контакты: Отображает список всех персональных адресных книг По умолчанию основной папкой контактов является адресная книга "Частые контакты".

  • Документы: Отображает список библиотек документов. По умолчанию основная папка "Документы" является библиотекой документов.

Кнопки Развернуть и Свернуть позволяют разворачивать и сворачивать папки.

Дополнительно о папках, которые могут находиться в списке папок, см. Обзор списка папок.

Вы можете упорядочить элементы в папке, выполняя их перемещение. При перемещении сообщение в папке берется из одного местоположения и помещается в другое.

Вы можете хранить незавершенные элементы в предопределенной папке, которая называется "Текущая работа" (см. раздел Сохранение незаконченного письма). Вы также можете предоставить общий доступ к папкам, сделав их папками совместного использования (см. раздел Использование совместных папок). Можно создавать правила для автоматической сортировки элементов в различных папках(см. раздел Создание правила).

2.2.2 Изменение списка папок

  1. На панели инструментов основной страницы WebAccess нажмите кнопку Папки.

В окне "Управление папками" можно создавать и удалять папки и управлять их совместным использованием.

2.2.3 Удаление папок

  1. В верхней части окна Папки выберите закладку Удалить папку.

  2. Щелкните папку, которую хотите удалить.

  3. Нажмите кнопку Да.

Нельзя удалить папки "Календарь", "Почтовый ящик", "Отправленные", "Список заданий", "Контактные лица", "Картотека", "В работе" и "Корзина". Можно удалить папку "Нежелательная почта", только если "Управление нежелательной почтой" было отключено.

2.2.4 Создание личной папки

  1. На панели инструментов основной страницы WebAccess нажмите кнопку Папки.

  2. Выберите место в списке папок, куда хотите добавить папку. По умолчанию новая папка становится первой папкой в папке "Картотека".

    Например, чтобы добавить папку на уровне папки "Почтовый ящик", выберите кнопку Вниз рядом с папкой "Почтовый ящик" Чтобы добавить папку в папку "Почтовый ящик", выберите кнопку Вправо рядом с папкой "Почтовый ящик".

  3. Введите имя новой папки в поле Имя папки.

  4. Щелкните Добавить папку.

2.2.5 Переименование папки

Иногда требуется переименовать папку, чтобы ее название более точно отражало содержимое папки или чтобы исправить опечатку. В WebAccess можно создавать новые папки, но нельзя изменять названия существующих папок. Имена папок можно изменить в клиенте GroupWise для Windows.

Для получения дополнительной информации об управлении папками см. раздел Общие сведения о папках.

2.2.6 Перемещение элемента в другую папку

  1. Найдите элемент в списке элементов.

  2. Дважды щелкните элемент, чтобы открыть его, а затем щелкните Переместить.

  3. Щелкните папку, в которую нужно переместить элемент.

    Если элемент перемещается в папку, находящуюся в картотеке, для отображения ее папок может потребоваться щелкнуть значок Развернуть рядом с картотекой.

2.2.7 Общие сведения о папках результата поиска.

Папка результатов поиска – это папка, в которой отображаются результаты поискового запроса. При открытии папки GroupWise проверяет критерии поиска, производит поиск всех указанных элементов и затем отображает результат в списке элементов. Управление элементами в папке результатов поиска осуществляется так же, как и управление элементами в любой другой папке. Возможно открытие, пересылка, копирование, перемещение или удаление элемента, но оригинальный элемент остается в той папке, где он и находился. Это означает, что при перемещении или удалении элемента из папки результатов поиска он будет удален из списка элементов, но не из исходного расположения. При следующем открытии папки результатов поиска поиск будет выполнен снова, и элемент будет отображаться снова.

Хотя в WebAccess нельзя создавать новые папки результатов поиска, можно использовать папки, созданные в клиенте GroupWise для Windows. Однако чтобы обеспечить просмотр в папке самой актуальной информации, а не кэшированной копии, перед открытием папки результатов поиска необходимо щелкнуть кнопку Обновить на панели инструментов.

2.2.8 Использование совместных папок

Совместно используемая папка отличается от любой другой папки в картотеке только тем, что она доступна для других пользователей и отображается в их картотеках. Вы можете создавать совместно используемые папки или назначать в качестве совместно используемых личные папки, уже имеющиеся в картотеке. Вы можете определить, какие пользователи будут иметь доступ к совместно используемой папке, и предоставить им различные права доступа. После этого пользователи смогут помещать сообщения в такую папку, перетаскивать в нее файлы и создавать цепочки обсуждения. Недоступно совместное использование системных папок, в т. ч. "Почтовый ящик", "Неоткрытые элементы", "Отправленные элементы", "Календарь", "Список задач", "Памятки", "Картотека", "Текущая работа", "Нежелательная почта" и "Корзина".

Если поместить документ в папку общего доступа, пользователи с правом доступа к такой папке смогут просматривать этот документ, но им не предоставляется автоматическое право редактирования его. Для этого вы должны предоставить им права на редактирование документов с помощью вкладки Общая папка.

Персональные папки можно использовать совместно с другими пользователями. Получателям совместно используемой папки будет отправлено оповещение о том, что Вы используете папку совместно с ними. При этом они могут принять папку или отказаться от нее.

Совместное использование существующей папки с другими пользователями

  1. На панели инструментов основной страницы WebAccess нажмите кнопкуПапки и перейдите на вкладку Совместное использование папки.

  2. Выберите папку для совместного использования. Папки, доступные для совместного использования подчеркнуты.

  3. Начните ввод имени пользователя в поле Имя.

    или

    Щелкните Выбор адреса, чтобы найти пользователя. Дополнительные сведения о выборе адреса см. в разделе Использование инструмента выбора адреса.

  4. Выберите параметры доступа для этого пользователя.

  5. Повторите Шаг 3 Шаг 4 для каждого пользователя, совместно с которым хотите использовать папку.

  6. Нажмите кнопку Сохранить.

Принятие совместно используемой папки

  1. Щелкните оповещение "Совместно используемая папка" в своем почтовом ящике.

  2. Щелкните Принять папку.

  3. Поле имени папки заполнится значением по умолчанию. Внесите в имя папки необходимые изменения.

  4. Выберите место расположения папки.

  5. Щелкните Добавить папку.

Отправка элемента в совместно используемую папку

  1. В списке папок откройте совместно используемую папку, в которую Вы хотите поместить элемент.

  2. В верхней части списка элементов щелкните Поместить для вывода формы "Сообщение".

  3. Введите тему и текст сообщения.

    И в поле Тема, и в тело сообщения можно включать расположения веб-сайтов или URL-адреса.

  4. (Необязательно) Для проверки орфографии сообщения щелкните Проверка орфографии.

  5. (Необязательно) Для прикрепления файлов к сообщению щелкните Прикрепить. Для выполнения этой операции Ваш навигатор должен поддерживать использование прикреплений.

  6. Щелкните Поместить, чтобы добавить сообщение в совместно используемую папку.

Удаление папки общего доступа

Чтобы удалить общую папку:

  1. Щелкните папку правой кнопкой мыши.

  2. Выберите команду Удалить папку.

  3. Щелкните кнопку ОК.

Однако при удалении папки, совместное использование которой предоставили вам, она удаляется только из вашего почтового ящика GroupWise. На всех других пользователей эта операция не влияет. Однако при удалении папки, совместное использование которой предоставили вы, она удаляется и у всех других пользователей.

Передача прав владения папкой общего доступа

  1. Щелкните новую папку правой кнопкой мыши, а затем выберите Совместное использование.

  2. Выберите Передать право владения.

  3. Выберите из списка участников или введите имя пользователя, которому будет передано право владения папкой. Также можно менять тему и текст уведомления, сохранять или отменять свое участие.

    После нажатия кнопки "Отправить", новый владелец получает уведомление о необходимости принять владение общей папкой с указанием имени папки в теме письма.

Принятие прав владения папкой общего доступа

Если администратор удаляет, аннулирует или отключает учетную запись пользователя с папкой общего доступа, все пользователи этой папки получат уведомление о том, что папка доступна. Любой участник общего доступа к папке может стать новым владельцем, приняв право владения папкой.

  1. Щелкните новую папку правой кнопкой мыши, а затем выберите Совместное использование.

  2. Выберите Принять владение.