Отправленная электронная почта настраивается так же, как и полученная. Дополнительные сведения см. в разделе Раздел 3.4.1, Настройка отправленной или полученной электронной почты.
Сведения о состоянии сообщения можно отслеживать в папке "Отправленные сообщения". Обычно по умолчанию эта функция включена, чтобы отслеживать сведения о доставке и открытии сообщений. Если функция добавления элементов в список отправленных сообщений не включена, GroupWise не сможет отслеживать сведения о них.
Вам может потребоваться просмотреть отправленные ранее элементы. Например, можно прочитать отправленный элемент, отправить его повторно, исправив или оставив без исправлений, а также в некоторых случаях отозвать его (если он еще не был открыт получателем).
Щелкните папку Отправленные на панели навигации.
Значки рядом с элементом также предоставляют сведения о состоянии. См. раздел Раздел 1.9, Определение значков, отображающихся рядом с элементами.
Все отправленные элементы хранятся в этой папке до тех пор, пока не будут перемещены в папку, отличную от папок "Почтовый ящик" и "Календарь". После перемещения отправленного элемента в другую папку он больше не отображается в папке "Отправленные". Чтобы отобразить отправленные сообщения, которые были перемещены в другие папки, откройте данные папки.
Если вы отправляете сообщения в системы, отличные от GroupWise, помните, что эти системы должны иметь возможность отслеживания состояния, чтобы возвращать состояние исходящих сообщений в вашу систему GroupWise.
Окно "Свойства" позволяет проверить состояние любого отправленного элемента. Например, можно посмотреть, когда элемент был доставлен и когда получатель открыл или удалил его. Если получатель принял мероприятие или отказался от него и включил комментарий, вы увидите этот комментарий в окне "Свойства". Если получатель пометил задание как выполненное, вы также это увидите.
В окне "Свойства" отображается также информация о получаемых элементах. Вы можете увидеть, кто еще получил элемент (кроме получателей скрытой копии), размер и дату создания прикрепленных файлов и др.
Для свойств предусмотрены три бланка.
Основные свойства: Отображают заголовок свойств и список получателей. В списке получателей отображается имя получателя, действия, выполненные получателем с элементом, и любые комментарии.
Упрощенные свойства: Отображают заголовок свойств и список получателей. Получатели перечисляются в группах с учетом действий, выполненных ими с элементом. В списке получателей отображается имя получателя, действия, выполненные получателем с элементом, и любые комментарии.
Дополнительные свойства: Отображают заголовок свойств, получателей, почтовые отделения, файлы и параметры элементов. Дополнительные свойства позволяют администратору GroupWise отслеживать элементы для поиска и устранения неисправностей.
В своей папке "Отправленные элементы":
Правой кнопкой мыши щелкните элемент.
Щелкните Свойства.
Прокрутите сведения о состоянии рядом с кнопкой страницы свойств.
Значки рядом с элементом также предоставляют сведения о состоянии. См. раздел Раздел 1.9, Определение значков, отображающихся рядом с элементами.
Если вы отправляете сообщения в системы, отличные от GroupWise, помните, что эти системы должны иметь возможность отслеживания состояния, чтобы возвращать состояние исходящих сообщений в вашу систему GroupWise.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение и выберите Свойства.
Щелкните Файл > Сохранить как.
Приложение GroupWise присваивает элементу временное имя файла. Можно изменить имя файла и папку по умолчанию.
Нажмите кнопку Сохранить.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение и выберите Свойства.
Щелкните правой кнопкой мыши окно "Свойства" и выберите Печать.
После двойного щелчка элемента в папке "Отправленные элементы" можно выбрать, будет ли отображаться сообщение или его свойства.
Щелкните Сервис > Параметры.
Дважды щелкните Среда и перейдите на вкладку Действия по умолчанию.
Укажите, что вы хотите сделать с отправленными элементами: открыть элемент или показать свойства.
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы изменить сведения об отправке для отслеживания элемента, откройте новый элемент и щелкните Параметры отправки > Отслеживание состояния.
или
Чтобы изменить сведения об отправке для отслеживания всех отправляемых элементов, выберите пункт Инструменты > Параметры, дважды щелкните пункт Отправить и перейдите на вкладку "Почта".
ВАЖНО.Флажок Создавать отправленный элемент для отслеживания сведений по умолчанию установлен. Мы настоятельно рекомендуем не отменять выбор данного параметра. Если данный параметр не выбран, исходящее сообщение не будет создано при отправке сообщения; таким образом, копию отправляемых сообщений будет необходимо создавать вручную.
Выберите сведения для отслеживания:
Доставлено: Отслеживает, было ли доставлено в почтовый ящик пользователя отправленное сообщение.
Доставлено и открыто: Отслеживание доставки отправленного сообщения и открытия его получателем.
Все сведения: Отслеживание доставки, открытия, удаления и очищения сообщения.
(Необязательно) Выберите, следует ли включить режим Автоматически удалить отправленный элемент. Эта функция удаляет отправленные сообщения из вашего почтового ящика после того, как все получатели удалили их из своих почтовых ящиков и очистили свои корзины.
Вернитесь к создаваемому элементу.
или
Выберите сведения отслеживания для каждого типа элемента, нажмите кнопку ОК, а затем кнопку Закрыть, чтобы сохранить параметр для всех элементов.
С помощью параметра Удалить можно удалить отправленное сообщение из почтового ящика получателя. Вы можете отозвать почтовое сообщение или телефонограмму из почтовых ящиков только тех получателей, которые еще не открыли это сообщение. Мероприятие, напоминание или задание можно отозвать в любое время. Нельзя отозвать элементы, отправленные через Интернет в другие системы электронной почты. Кроме того, нельзя отозвать элементы, для которых установлена задержка доставки через Интернет (как описано в разделеЗадержка доставки сообщения).
Щелкните папку Отправленные на панели навигации.
Щелкните правой кнопкой элемент, который хотите вернуть, и щелкните Удалить.
Если щелкнуть пункт Удалить и очистить, элементы будут удалены и очищены без возможности их восстановления.
Выберите соответствующий параметр.
Моего кэшированного и главного ящиков: элемент удаляется из вашего кэшированного и главного почтового ящика.
Моего кэшированного ящика: элемент удаляется из вашего кэшированного почтового ящика.
Почтового ящика получателя: Элемент удаляется из вашего почтового ящика и почтовых ящиков всех получателей. Если нажать кнопку Удалить в Шаг 2, этот элемент не будет удален из вашего почтового ящика. Если нажать кнопку Удалить и очистить в Шаг 2, этот элемент также будет удален из вашего почтового ящика.
Всех почтовых ящиков: элемент удаляется из вашего почтового ящика и почтовых ящиков всех получателей.
Если вы собираетесь отозвать данное сообщение из почтовых ящиков других получателей, можете ввести комментарий для получателей, описывающий причину отзыва сообщения.
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы посмотреть, кто из получателей открыл сообщение, щелкните правой кнопкой мыши этот элемент, а затем выберите пунктСвойства. Нельзя отозвать почтовое сообщение, если оно уже было открыто.
Используйте команду Отправить повторно, чтобы отправить сообщение электронной почты еще раз с возможными исправлениями.
Щелкните папку Отправленные на панели навигации.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое хотите повторно отправить, и щелкните Отправить повторно.
Для элемента автодатировки нажмите кнопку Данный экземпляр, Все экземпляры или Этот и последующие экземпляры.
Внесите в элемент изменения и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.
Щелкните Да, чтобы отозвать первоначальный элемент.
или
Щелкните Нет, чтобы оставить первоначальный элемент.
Можно редактировать мероприятия, задания и напоминания. Чтобы редактировать почтовое сообщение, отправьте его повторно, как описано в разделе Раздел 3.2.4, Повторная отправка письма.
При редактировании мероприятия, задания или напоминания изменения просто отображаются в элементе, а сообщения в почтовые ящики пользователей не приходят. Измененный элемент выделяется полужирным шрифтом, и в нем отображается заголовок оповещения, показывающий, какие разделы элемента были изменены.
Пользователям потребуется принять элемент повторно в приведенных ниже случаях.
Мероприятия. Если изменились дата, время или место проведения мероприятия. Новые получатели, добавленные в мероприятие, также должны принять его. Пользователи, удаленные из мероприятия, получают оповещение.
Задания. Если изменились дата начала, дата окончания или сообщение с описанием.
Напоминания. Если изменилась дата.
Чтобы изменить мероприятие, задание или напоминание, выполните приведенные ниже действия.
В папке Отправленные или в календаре щелкните правой кнопкой мыши мероприятие, задание или напоминание, которое требуется изменить, и выберите команду Изменить.
Если редактируется только один из повторяющихся элементов в серии, выберите элемент того дня, для которого нужно внести изменения.
Для повторяющегося оригинального элемента нажмите кнопку Данный экземпляр, Все экземпляры или Начиная с данного экземпляра.
Внесите изменения и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.
При редактировании элемента не выдается запрос на его отзыв.
Вы можете создать копию существующего мероприятия, задания или напоминания в качестве основы для нового элемента того же типа. При этом оригинальный элемент не изменяется и не отзывается.
В папке Отправленные или в календаре щелкните правой кнопкой мыши мероприятие, задание или напоминание, которое требуется дублировать, и выберите команду Дублировать.
Если дублируется только один из повторяющихся элементов в серии, выберите элемент того дня, для которого нужно создать дубликат.
Для повторяющегося оригинального элемента нажмите кнопку Данный экземпляр, Все экземпляры или Начиная с данного экземпляра.
Внесите изменения и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.
Новое мероприятие, задание или напоминание отправляется, а оригинальный элемент не изменяется.
Чтобы добавить комментарий к отправленному элементу, используйте команду Ответить.
Щелкните папку Отправленные на панели навигации.
Щелкните правой кнопкой мыши сообщение, на которое нужно получить ответ, и выберите команду Ответить.
Выберите пункт Ответить отправителю, чтобы ответ был отправлен только вам.
или
Выберите пункт Ответить всем, чтобы ответ был отправлен вам и всем получателям исходного сообщения.
Нажмите кнопку ОК.
Внесите в сообщение все необходимые дополнения, а затем щелкните кнопку Отправить на панели инструментов.
GroupWise поддерживает несколько способов подтверждения доставки элемента.
Если вы отправляете сообщения в системы, отличные от GroupWise, помните, что эти системы должны иметь возможность отслеживания состояния, чтобы возвращать состояние исходящих сообщений в вашу систему GroupWise.
Вы можете получать оповещение, когда получатель открывает или удаляет сообщение, отказывается от мероприятия или завершает выполнение задания.
Чтобы получить извещение о получении определенного элемента, откройте бланк элемента, перейдите на вкладку Параметры отправки и щелкните Отслеживание состояния.
или
Чтобы получать извещения о получении для всех отправляемых элементов, щелкните Сервис > Параметры, дважды щелкните Отправить и перейдите на вкладку для типа элемента.
В группе параметров Оповещение укажите необходимый тип оповещения.
Нет: Никакие действия не выполняются. Сведения отслеживаются в свойствах оправленных элементов.
Почтовое уведомление: Вы получили сообщение электронной почты.
Оповещение: Вы получили сигнал в программе оповещения Notify.
Оповещение и почта: Вы получили сообщение электронной почты и сигнал в программе оповещения Notify.
Эта функция не поддерживается при отправке в системы, отличные от GroupWise.
Если отключить получение сигналов и оповещений, вы не сможете получать оповещения с помощью программы Notify. Дополнительную информацию см. в разделе Раздел 8.2, Запуск программы оповещения.
Если вы отправляете сообщение на адрес Интернета, можно щелкнуть Подтверждение доставки. Если система электронной почты Интернета получателя разрешает отслеживание состояния, вы сможете узнать состояние отправленного сообщения.
Вы можете информировать получателя сообщения о том, что вам необходим ответ. GroupWise добавляет в сообщение фразу, в которой сообщается о том, что требуется ответ, а значок в почтовом ящике получателя отображается в виде двойной стрелки.
Чтобы запросить ответ для определенного элемента, откройте бланк элемента, щелкните Параметры отправки, а затем — Общие.
или
Чтобы запросить ответ для всех отправляемых сообщений, щелкните Сервис > Параметры и дважды щелкните Отправить.
Выберите параметр Требуется ответ и укажите, когда требуется получить ответ.
Получатель увидит значок запроса ответа рядом с сообщением.
Если выбрать В любое время, в верхней части сообщения появится надпись "Требуется ответ: в любое время".
Если выбрать В течение х дн., в верхней части сообщения появится надпись "Требуется ответ: до xx.xx.xx".
Вернитесь к создаваемому элементу.
или
Щелкните кнопку ОК, а затем кнопку Закрыть, чтобы сохранить параметры для всех элементов.
Чтобы оповестить получателей определенного элемента, откройте бланк элемента и щелкните Параметры отправки > Общие.
или
Чтобы оповещать получателей обо всех отправляемых сообщениях, выберите пункт Сервис > Параметры, а затем дважды щелкните кнопку Отправить.
Установите флажок Оповестить получателей.
Пользователи автоматически подписаны на оповещение в разделе Параметры Если пользователи выключили параметр получения сигналов и оповещений, они не будут оповещаться о присланных вами сообщениях. См. дополнительные сведения: Раздел 8.5, Получение оповещений о сообщения других пользователей.
Вернитесь к создаваемому элементу.
или
Щелкните ОК, а затем щелкните Закрыть, чтобы сохранить параметр для всех элементов.