Раздел 3.4.1, Настройка отправленной или полученной электронной почты
Раздел 3.4.2, Преобразование электронного письма в другой тип элемента
Раздел 3.4.3, Сохранение полученной электронной почты на диск или в библиотеку GroupWise
Раздел 3.4.5, Просмотр цепочки обсуждения в электронной почте
Раздел 3.4.8, Архивирование и резервное копирование электронной почты
При отправке или получении сообщений электронной почты вы можете открыть панель параметров и выбрать команду Персонализировать в раскрывающемся списке, чтобы добавить к письму персональные сведения. В сообщении можно изменить тему, добавить заметку, выбрать категорию и добавить связанные контакты.
При персонализции темы в вашем почтовом ящике и календаре, а также в почтовом ящике и календаре ваших доверенных лиц отобразится новая тема. При изменении темы элемента в совместно используемой папке другие пользователи этой папки будут видеть первоначальную тему.
Откройте элемент почтового ящика, папки отправленных сообщений или календаря.
Щелкните значок редактирования рядом со строкой темы и введите новую тему в поле Моя тема
Для просмотра первоначальной темы откройте элемент и просмотрите поле Тема в заголовке элемента.
При выполнении поиска по определенному слову в поле Тема в окне результатов поиска будут отображаться элементы, первоначальная или персонализированная темы которых содержат это слово. При выполнении расширенного поиска используйте поле Тема, чтобы найти первоначальную тему. Чтобы найти персонализированную тему, используйте поле Моя тема.
При создании правила, которое просматривает отдельное слово, в поле Тема будет осуществляться поиск только среди первоначальных тем.
При добавлении записки во входящее или исходящее сообщение электронной почты эта записка становится видимой вам и вашим доверенным лицам. Чтобы посмотреть записку, необходимо открыть сообщение электронной почты и воспользоваться раскрывающимся меню Индивидуально в скользящем меню "Параметры".
Откройте элемент почтового ящика, папки отправленных сообщений или календаря.
Откройте скользящее меню "Параметры" и щелкните раскрывающийся элемент Индивидуально.
Введите текст заметки в поле Мои заметки. Заметка автоматически сохраняется после выхода из раскрывающегося меню Индивидуально.
Можно добавить персональное прикрепление к входящим или исходящим сообщениям. Прикрепление сможете видеть только вы, и оно не будет отправлено при ответе и пересылке сообщения.
Чтобы прикрепить файл к сообщению, выполните следующие действия:
Правой кнопкой мыши щелкните окно прикрепления и выберите Прикрепить персональный файл.
Найдите и выберите файлы, которые хотите прикрепить.
Для удаления прикрепленного файла щелкните правой кнопкой мыши прикрепление, а затем выберите команду Удалить персональный файл.
Нажмите кнопку ОК.
Вы можете также просто перетаскивать файлы в окно прикрепления.
Перенос или удаление файла на диске или сетевом устройстве не влияет на файл, который был прикреплен к сообщению.
При удалении прикрепленного файла он будет удален только из списка прикреплений, а не с жесткого или сетевого дисков.
Категории являются средством организации элементов. Категорию можно присвоить любому элементу, в том числе отправленным или полученным контактам. Можно создавать и добавлять категории, присваивая каждой категории идентификационный цвет. Цвета отображаются в списке элементов и в календаре.
Дополнительно о способах назначения категории элементу см. в разделе Назначение категорий элементам.
Если ко входящему или исходящему сообщению электронной почты добавить контакт, в дальнейшем это сообщение будет ассоциироваться с добавленным в него контактом. При просмотре журнала для определенного контакта такая функция может быть полезной, так как адрес электронной почты отображается в журнале контактных лиц для конкретного контактного лица, даже если это контакт не посылал сообщение по электронной почте. Дополнительную информацию о журнале контактных лиц см. в разделе Просмотр всей корреспонденции с контактным лицом.
Добавлять пользователей как контакты в электронную почту можно при создании сообщения, как описано в разделе Добавление контакта в электронную почту.
Чтобы добавить контакт в уже полученное или отправленное сообщение электронной почты, выполните следующие действия:
Откройте элемент почтового ящика, папки отправленных сообщений или календаря.
Откройте скользящее меню "Параметры" и щелкните пункт Индивидуально.
В поле Контакт введите имя пользователя и нажмите клавишу Enter. Повторите эти действия для других пользователей.
или
Чтобы выбрать из списка необходимые имена пользователей, щелкните значок Выбор > адресов, расположенный рядом с полем Контакт. Двойной щелчок на пользователе, а затем нажмите ОК.
Тип элемента в почтовом ящике можно изменить. Например, вы можете преобразовать письмо в почтовом ящике в мероприятие и поместить его в календарь. Новое мероприятие будет содержать всю информацию из письма (например, списки Кому, Копия и Скрытая копия, тему и текст сообщения), применимую для мероприятия.
При преобразовании письма или телефонограммы в сообщение другого типа (например, в мероприятие или задание), исходное сообщение удаляется из почтового ящика, а новое добавляется в соответствующее местоположение (например, в календарь).
Когда вы преобразовываете сообщение, GroupWise отображает бланк сообщения, выбранный в праметрах оружения.
В своем почтовом ящике выберите сообщение, тип которого хотите изменить.
Щелкните Правка > Изменить на и выберите тип сообщения.
или
Щелкните пункт Правка > Изменить на > Больше, а затем выберите тип сообщения. Можете выбрать персональные или групповые элементы.
Персональные элементы отправляются в "Календарь". Сообщения группы отправляются в почтовые ящики пользователей и групп пользователей, которым были отправлены.
Введите необходимую информацию.
Щелкните на панели инструментов кнопку Отправить или Поместить.
При преобразовании письма или телефонограммы в сообщение другого типа (например, в мероприятие или задание), исходное сообщение удаляется из почтового ящика, а новое добавляется в соответствующее местоположение (например, в календарь).
Сохраняемые сообщения остаются в папках "Почтовый ящик" и "Календарь", а также копируются в указанное местоположение. Элементы можно сохранять на диске в виде текстовых файлов, файлов с форматированным текстом, pdf-файлов или в виде файлов интернет-почты. Прикрепления сохраняются в своем первоначальном формате.
В папке "Почтовый ящик" или "Календарь" щелкните сообщение, которое хотите сохранить, щелкните Файл > Сохранить как.
Удерживая нажатой клавишу "Ctrl", щелкните сообщение и прикрепления, которые хотите сохранить.
Укажите, сохранить сообщение на диске или в библиотеке GroupWise.
В поле Имя файла укажите имя файла для элемента.
или
В поле Тема укажите название темы.
Чтобы сохранить элемент в месте, отличном от текущего, перейдите в другой каталог.
или
Чтобы сохранить сообщение в другой библиотеке GroupWise, щелкните раскрывающийся список и выберите имя библиотеки.
При сохранении в библиотеке GroupWise установите флажок Установить свойства, используя значения по умолчанию, если не собираетесь сразу задавать свойства документа.
Нажмите кнопку Сохранить, а затем — Закрыть.
Элемент в составе GroupWise можно перетащить в место, где нужно сохранить файл. Например, можно перетащить сообщение в папку проекта на рабочем столе Windows или в другой почтовый клиент.
Перетаскиваемые файлы сохраняются в одном из двух форматов: ярлык для исходного сообщения в формате .gwi или копия исходного сообщения в формате .eml.
Чтобы изменить формат:
Щелкните Сервис > Параметры.
Дважды щелкните пункт Среда и перейдите на вкладку Действия по умолчанию.
Под разделом Перетащить сообщение на рабочий стол выберите Создать ярлык (.gwi) или Создать копию (.eml) или Создать pdf-файл (.pdf).
Для удаления выбранных сообщений из почтового ящика используйте команду "Удалить".
Команду "Удалить" также можно использовать для отзыва отправленных сообщений. Почтовые сообщения и телефонограммы можно отзывать, если получатель не прочитал их или они не были отправлены через Интернет. Мероприятия, напоминания и задания можно отзывать в любой момент. Сведения о том, как отозвать отправленные элементы, см. в разделе Раздел 3.2.3, Отзыв отправленных писем.
Если вам поступает много нежелательной почты, которую приходится удалять вручную, вы можете настроить фильтр нежелательной почты. Дополнительная информация: Обработка нежелательной почты (Спам).
Чтобы удалить элементы из почтового ящика:
В основном окне выберите один или несколько элементов и нажмите клавишу Delete.
При удалении отправленного элемента откроется диалоговое окно "Удаление элемента". Выберите соответствующий вариант Удалить из и нажмите кнопку ОК.
Можно выбрать один из следующих параметров:
Моего почтового ящика
Почтового ящика получателя
Всех почтовых ящиков
При удалении ссылки на документ из почтового ящика удаляется только ссылка. Документ остается в библиотеке.
Удаленные элементы помещаются в папку "Корзина" и остаются там до ее очистки.
Цепочки обсуждения отображают электронное обсуждение исходного элемента и всех связанных с ним ответов в иерархическом порядке. При просмотре цепочек обсуждения входящих сообщений список всех отправленных и полученных элементов отображается над сообщением электронной почты.
Дважды щелкните элемент, который необходимо просмотреть.
Выберите вкладку Цепочка обсуждения.
Чтобы быстро просмотреть все непрочитанные сообщения, можно создать папку, в которой отображаются только непрочитанные сообщения. Дополнительные сведения см. в разделе Создание папки, в которой отображаются непрочитанные письма.
При получении или отправке сообщений в и из внешних систем можно просматривать источник сообщения. Источник включает все данные, которые содержатся в сообщении.
Дважды щелкните элемент, полученный от внешнего источника.
Выберите вкладку Источник сообщения.
Электронная почта может быстро накапливаться. Для получения информации о долгосрочных стратегиях управления см. Раздел 16.0, Обслуживание GroupWise.