75.7 Отправка и получение сообщений в режиме удаленного подключения

Используйте функцию «Отправлять/получать», чтобы синхронизовать подключенный и удаленный почтовый ящик.

При подключении к основной системе GroupWise, сообщения, отправленные из удаленного почтового ящика, доставляются получателям. Программа в удаленном режиме также отправляет запросы к подключенному почтовому ящику на загрузку элементов, например, сообщений. Основная система GroupWise обрабатывает запрос, затем отправляет ваши сообщения в удаленный почтовый ящик, сокращая число сообщений в зависимости от ограничений, установленных в диалоговом окне «Отправлять/получать». Помимо элементов можно извлекать правила, документы и адресные книги.

75.7.1 Подключение к GroupWise при отправке или получении сообщений

Если попытаться отправить или получить сообщения в удаленном режиме при отсутствии подключения к GroupWise, откроется диалоговое окно, в котором можно выбрать, подключиться немедленно или позже. Можно также настроить подключение заранее.

75.7.2 Загрузка сообщений, правил, адресов и документов в удаленный почтовый ящик

Чтобы загрузить сообщения, правила, адреса и документы в удаленный почтовый ящик, выполните указанные ниже действия.

Если ваша система GroupWise работает в режиме непосредственного подключения, выберите пункт Сервис > Работа вне офиса, введите пароль для главного почтового ящика, выберите номер телефона соединения (если появится соответствующий запрос) и нажмите кнопку ОК.

или

Если GroupWise используется в режиме удаленного подключения, последовательно выберите пункты Учетные записи > Отправить/получить > Параметры GroupWise.
Чтобы получить сообщения, выберите пункт Сообщения > Дополнительно, откройте вкладку (если она доступна), выберите команду и нажмите кнопку ОК.

Если вы укажете определенное число сообщений для получения, выбрав, например, параметр Загрузить только темы или установив ограничения по размеру, вы можете загрузить остальные сообщения позднее. См. раздел Получение сообщений, которые были загружены не полностью.

Если вы работаете в режиме удаленного подключения и хотите загрузить только новые сообщения, выберите параметр Только новые на вкладке Загрузить.
Нажмите кнопку ОК.
Чтобы извлечь правила, щелкните пункт Правила.
Чтобы получить адреса из адресной книги GroupWise, выберите пункт Адресная книга GroupWise, затем пункт Фильтр, укажите адреса для загрузки и нажмите кнопку ОК.

Поскольку извлечение адресных книг через модемное соединение может занять длительное время, рекомендуется загружать их, используя подключение по сети или по протоколу TCP/IP.

Дополнительные сведения см. в разделе Фильтрование адресной книги для почтового ящика Remote.
Для получения персональных адресных книг щелкните Персональные адресные книги.
Чтобы получить копии документов библиотеки GroupWise из главного почтового ящика, установите флажок Документы, выберите пункт Документы, выберите свои документы, отметьте нужные документы флажком Используется и нажмите кнопку ОК.

Если вы отметили документ как используемый, то другие пользователи не смогут вносить изменения в этот документ. Если вы не пометили документ как используемый, другой пользователь может изменить его, пока копия находится в удаленном почтовом ящике. Если вы затем измените документ и вернете его в главную библиотеку, то он будет сохранен в качестве новой версии, а сделанные вами изменения не будут сохранены в другой версии. Если вы не планируете изменять документ, не помечайте его как «Используется».

После закрытия документа, помеченного как используемый, будет предложено отправить документ в главную библиотеку и пометить его как доступный. По завершении работы с документом пометьте его как доступный, чтобы другие пользователи могли изменять его.
Если вы работаете в режиме удаленного подключения и перед загрузкой хотите указать свое удаленное местоположение и соединение, выберите команду Конфигурировать, из раскрывающегося списка Соединить из выберите свое удаленное местоположение, из раскрывающегося списка Соединить с выберите соединение и нажмите кнопку ОК.
Щелкните Соединить или Готово.

Теперь будут отправлены все сообщения из списка Отложенные сообщения, если вы работаете в режиме удаленного подключения.

75.7.3 Отправка сообщений в удаленном режиме

Отправка сообщений в удаленном режиме:

Создайте новое сообщение и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

Программа Remote поместит сообщение в список Отложенные запросы. При установлении соединения с главной системой GroupWise отправляются все сообщения из списка Отложенные запросы.
Выберите пункт Учетные записи > Отправить/получить, затем выберите удаленную учетную запись.

или

Если перед отправкой сообщения вы хотите указать свое удаленное местоположение и соединение, последовательно выберите пункты Учетные записи > Отправка/получение > Параметры GroupWise, выберите команду Конфигурировать, выберите удаленное местоположение из списка Соединить из, укажите соединение из списка Соединить с, нажмите кнопку ОК, а затем — Соединить.

Одновременно с отправкой ваших сообщений загружаются новые сообщения согласно параметрам, выбранным в диалоговом окне «Отправить/загрузить».

Вы можете переключаться между типами соединений (сетевое, модемное или соединение TCP/IP), если в соединении, из которого вы переключаетесь, нет отложенных запросов. Например, если вы отправляете и загружаете сообщения с помощью сетевого соединения и отключаете до того, как передача выполнена, вам не нужно позднее переключаться на модемное соединение для обработки запросов. Выполните исходные запросы с помощью исходного соединения.

75.7.4 Просмотр отложенных запросов

Каждый раз, когда выполняется действие, при котором необходимо отправить информацию из почтового ящика Remote в главный почтовый ящик, GroupWise создает запрос, помещаемый в список Отложенные запросы. При подключении к главной системе GroupWise все запросы отправляются в главный почтовый ящик. С помощью списка Отложенные Запросы можно получить информацию о невыполненных запросах.

Щелкните Учетные записи > Отложенные запросы.

Чтобы предотвратить обработку запроса, выберите запрос и нажмите кнопку Удалить. Можно удалить только те запросы, которые не были отправлены в главную систему GroupWise и имеют статус «В ожидании отправки». Если запрос в главную систему GroupWise уже отправлен, отменить его нельзя.

75.7.5 Получение сообщений, которые были загружены не полностью

Если вы установили ограничения на размер или определенную строку темы только при получении сообщений, ваш почтовый ящик Remote может содержать неполные сообщения.

Выберите сообщения в почтовом ящике Remote.
Щелкните Учетные записи > Получить выбранные элементы.
Чтобы немедленно соединиться с главным почтовым ящиком, щелкните Соединить сейчас.

или

Чтобы создать запрос, но не отправлять его, щелкните Соединить позже. Таким образом можно подождать, когда у вас будет несколько запросов, и установить соединение позже.

75.7.6 Использование поиска свободного времени в удаленном режиме

Чтобы воспользоваться функцией поиска свободного времени в режиме удаленного подключения, выполните указанные ниже действия.

Создайте новое мероприятие.
Чтобы выбрать первый доступный день встречи, щелкните по , затем выберите дату.
Нажмите кнопку Поиск свободного времени на панели инструментов.
Для немедленного подключения к главной системе GroupWise и поиска свободного времени щелкните Подключиться сейчас.

или

Чтобы осуществить поиск свободного времени позднее, щелкните Подключиться позже.

При выборе параметра Соединить позже создается запрос на поиск свободного времени, но этот запрос не отправляется в главную систему GroupWise. Вы можете сохранить мероприятие как черновик в папке «В работе» до тех пор, пока не будете готовы отправить его. Когда вы будете готовы указать время мероприятия, выберите пункт Занято, а затем — команду Соединиться сейчас.
При появлении диалогового окна «Выбор времени мероприятия» щелкните Автовыбор для выбора первого подходящего времени. Нажимайте кнопку Автовыбор до тех пор, пока не появится наиболее подходящее время, затем нажмите кнопку ОК.

или

Откройте вкладку Доступное время, выберите доступное время и нажмите кнопку ОК.
Завершите мероприятие и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

Если соединение было разорвано до возврата функцией поиска свободного времени всей информации о планировании, щелкните пункт Занято еще раз, чтобы информация из первоначального запроса на поиск свободного времени была обновлена.

75.7.7 Фильтрование адресной книги для почтового ящика Remote

Обычно адресная книга GroupWise имеет большой размер, так как в ней содержится информация об организации в целом. Если при использовании GroupWise вне офиса вам не нужна вся информация из адресной книги GroupWise, используйте Фильтр адресной книги GroupWise для загрузки из системы GroupWise только необходимых адресов пользователей, ресурсов и общих групп.

Например, выражение фильтра «Отдел [ ] Маркетинг» дает команду GroupWise загрузить все адреса «Адресной книги», для которых в столбце «Отдел» указано «Маркетинг». Таким образом, вы можете связаться с любым сотрудником отдела маркетинга, когда вы находитесь вне офиса.

Вам необходимо загрузить информацию «Адресной книги» прежде, чем покидать рабочее место, чтобы сократить расходы и время загрузки, особенно если вы направляетесь в местность, где возможны дополнительные расходы на междугородние звонки.

Если ваша система GroupWise работает в режиме непосредственного подключения, выберите пункт Сервис > Работа вне офиса, введите пароль для главного почтового ящика, выберите номер телефона соединения (если появится соответствующий запрос) и нажмите кнопку ОК.

или

Если GroupWise функционирует в режиме удаленного подключения, щелкните Учетные записи > Отправить/получить > Параметры GroupWise.
Выберите пункт Адресная книга GroupWise, а затем — Фильтр.
В первом выпадающем списке щелкните столбец Адресная книга.

Например, щелкните Отдел, чтобы искать адреса по определенным отделам.
Откройте раскрывающийся список операторов, выберите оператор, в случае необходимости в текстовом поле укажите критерии поиска или выберите значение.

Например, щелкните по элементу [ ] и введите Бухгалтерия, чтобы искать адреса из бухгалтерии. Используйте оператор, который соответствует вашим условиям поиска. Ваши критерии поиска, такие как имя человека или тема, могут содержать символы подстановки, например звездочку (*) или вопросительный знак (?). Фильтр не зависит от регистра вводимого критерия.
Чтобы добавить другие условия фильтра, откройте последний раскрывающийся список и выберите оператор И.
После указания всех условий фильтрации в процессе создания фильтра ознакомьтесь с текстом, начинающимся со слов «Включить элементы, где...», чтобы понять механизм работы фильтра.
Нажмите кнопку ОК, а затем — кнопку Соединить.

Дополнительные сведения об операторах см. в разделе Использование расширенного поиска.

75.7.8 Удаление элементов из удаленного почтового ящика

Для удаления элементов из удаленного почтового ящика используйте параметры «Удалить и очистить» и «Управление размером библиотеки».

Удаление элементов из удаленного почтового ящика

В режиме удаленного подключения вы можете удалять, отзывать сообщения и очищать корзину точно так же, как и в режиме непосредственного подключения.

Щелкните сообщение в своем почтовом ящике.
Выберите команду Правка > Удалить.
Если вы удаляете исходящее сообщение, щелкните один из доступных параметров.
Чтобы освободить дисковое пространство, щелкните Правка > Очистить корзину.

При этом все удаленные сообщения навсегда удаляются из вашего почтового ящика Remote.

При следующем подключении к главной системе GroupWise изменения в почтовом ящике Remote и в главном почтовом ящике автоматически синхронизируются. Вы можете отключить синхронизацию, изменив параметры удаления в окне «Свойства» почтового ящика Remote. См. раздел Изменение параметров удаленного удаления.

Удаление ненужных документов из удаленного почтового ящика

Удаление файлов с помощью утилиты управления дисковым пространством библиотеки Remote не удаляет их из главной библиотеки. При этом также не удаляются ссылки на удаленные документы. Файлы удаляются только с компьютера, на котором установлен удаленный почтовый ящик, освобождая место на его диске.

В удаленном режиме щелкните Сервис > Управление размером библиотеки.
Выберите фильтр, который хотите удалить, затем нажмите кнопку Удалить.
По завершении нажмите кнопку Закрыть.

Если вы удаляете документ со статусом «Используется», то при следующем подключении в главной библиотеке документ получает статус «Доступен» в главном почтовом ящике.

Прикрепленные ссылки на документ и режим Remote

Вы можете получать сообщения с прикрепленными ссылками на документы при работе в режиме удаленного подключения. При открытии прикрепления документ открывается в библиотеке Remote, даже если версия документа в библиотеке Remote окажется более старой, чем прикрепление. Если в библиотеке Remote такого документа нет, вам будет предложено немедленно или позднее подключиться к главному почтовому ящику, чтобы получить этот документ.

Вы можете также отправлять сообщения с прикрепленными ссылками на документы в режиме удаленного подключения. Однако если документа нет в удаленной библиотеке, его копию не получат все те пользователи, у которых недостаточно прав на данный документ в главной библиотеке или которые не используют для работы с электронной почтой приложения, поддерживающие библиотеки GroupWise.

Кроме того, если главная библиотека недоступна, получатели также не получат копии документа. Если выполняется хотя бы одно из этих условий, вам придется прикрепить реальную копию документа в дополнение к ссылке на документ.