74.7 Skicka och hämta försändelser i fjärrläge

Använd Skicka/ta emot för att synkronisera din Online- och Fjärrbrevlåda.

När du ansluter till ditt GroupWise-system levereras försändelser som du har skickat från din Fjärrbrevlåda till mottagarna. Fjärr skickar också en förfrågan till din Onlinebrevlåda om att ta emot dina försändelser, såsom e-post. Ditt GroupWise-system bearbetar förfrågningen och skickar sedan dina försändelser till din Fjärrbrevlåda som begränsar försändelserna enligt de begränsningar som du har angivit i dialogrutan för Skicka/ta emot. I tillägg till försändelser kan du ta emot regler, dokument och adressböcker.

74.7.1 Ansluta till GroupWise medan du skickar eller hämtar meddelanden

Om du försöker skicka eller ta emot meddelanden i fjärrläget när du inte har någon anslutning till GroupWise öppnas en dialogruta så att du kan välja om du vill ansluta nu eller senare. Du kan även konfigurera din anslutning innan du ansluter.

74.7.2 Hämta försändelser, regler, adresser och dokument till fjärrbrevlådan

Så här hämtar du försändelser, regler, adresser och dokument till fjärrbrevlådan:

Om du kör GroupWise i onlineläge klickar du på Verktyg > Fjärruppdatering, skriver onlinebrevlådans lösenord, markerar ett telefonnummer för anslutning om du blir ombedd att göra det, och klickar på OK.

eller

Om du kör GroupWise i fjärrläge klickar du på Konton > Skicka/Hämta > GroupWise-alternativ.
När du vill hämta försändelser kontrollerar du att Försändelser är markerat och klickar på Avancerat. Klicka på en flik om det finns en sådan tillgänglig och klicka på ett alternativ. Klicka sedan på OK.

Om du vill begränsa de försändelser du hämtar, till exempel genom att markera Hämta endast ärenderaden eller ange storleksbegränsningar, kan du hämta resten av försändelserna senare. Se Hämta försändelser som inte laddats ned helt.

Om du arbetar i Fjärrläge och bara vill hämta nya försändelser, väljer du Endast nya på fliken Hämta.
Klicka på OK.
Om du vill hämta regler klickar du på Regler.
Om du vill hämta adresser från adressboken i GroupWise klickar du på GroupWise-adressbok, klickar på Filter, anger vilka adresser du vill hämta och klickar på OK.

Eftersom det kan ta tid att hämta adressböcker via en modemanslutning bör du hämta adressböckerna via en nätverks- eller TCP/IP-anslutning.

Mer information finns i Göra ett urval i GroupWise-adressboken för att använda i fjärrbrevlådan.
Om du vill hämta dina personliga adressböcker klickar du på Egna adressböcker.
Om du vill hämta kopior av dokument i GroupWise-biblioteket från din onlinebrevlåda markerar du kryssrutan Dokument, klickar på Dokument, markerar dokumenten, markerar relevanta dokument som Används och klickar på OK.

När du markerar dokumentet som Används, kan andra inte ändra i det. Om du inte markerar dokumentet som Används kan andra personer redigera det medan din kopia ligger i fjärrbrevlådan. Om du sedan redigerar dokumentet och återlämnar det till huvudbiblioteket sparas det som en ny version och ändringarna sparas inte i den andra versionen. Om du inte tänkt redigera ett dokument bör du inte markera det som Används.

När du avslutar ett dokument som är markerat som Används uppmanas du att skicka dokumentet till huvudbiblioteket och markera det som Ledig. Om du är klar med dokumentet markerar du det som Tillgängligt så att andra kan redigera det.
Om du arbetar i fjärrläge och du vill ange din fjärrplats och anslutning innan du hämtar uppgifter klickar du på Konfigurera, väljer fjärrplatsen från listrutan Ansluter från och väljer därefter en anslutning från listrutan Ansluter till. Klicka sedan på OK.
Klicka på Anslut eller Slutför.

Om du arbetar i fjärrläge skickas nu alla försändelser i listan Uppdrag väntar.

74.7.3 Skicka försändelser i fjärrläge

Så här skickar du försändelser i fjärrläge:

Skapa en ny försändelse och klicka på Skicka i verktygsfältet.

Försändelsen placeras i listan Väntande uppdrag. När du ansluter till huvudsystemet för GroupWise® skickas alla försändelserna i listan Väntande uppdrag.
Klicka på Konton > Skicka/Hämta och klicka på fjärrkontot.

eller

Om du vill ange din fjärrplats och anslutning innan du skickar försändelsen klickar du på Konton > Skicka/Hämta > GroupWise-alternativ, och klickar på Konfigurera. Välj därefter fjärrplatsen i listrutan Ansluter från. Välj en anslutning i listrutan Anslut till och klicka på OK. Klicka sedan på Anslut.

Samtidigt som dina försändelser skickas hämtas dina nya försändelser som du har angett i dialogrutan Skicka/Hämta.

Du kan växla mellan olika anslutningstyper (nätverk, modem och TCP/IP) om det inte finns några väntande uppdrag på anslutningen som du växlar från. Om du exempelvis hämtar och skickar försändelser med en nätverksanslutning och kopplar ned innan överföringen är klar, bör du inte växla till en modemanslutning för att bearbeta uppdragen. Slutför de ursprungliga uppdragen med den ursprungliga anslutningen.

74.7.4 Visa väntande uppdrag

Varje gång du utför en åtgärd som kräver att information skickas från fjärrbrevlådan till onlinebrevlådan skapas ett uppdrag som placeras i listan Uppdrag väntar. När du ansluter till ditt GroupWise-huvudsystem, skickas alla uppdrag till onlinebrevlådan. Använd Uppdrag väntar för söka efter utestående uppdrag.

Klicka på Konton > Uppdrag väntar.

Du kan förhindra att ett uppdrag bearbetas genom att klicka på det och därefter på Radera. Du kan bara ta bort sådana uppdrag som inte har skickats till GroupWise-huvudsystemet och som har statusen ”Väntar på att skickas”. Om du redan har skickat ett uppdrag till GroupWise-huvudsystemet kan du inte avbryta det.

74.7.5 Hämta försändelser som inte laddats ned helt

Om du har angett storleksbegränsningar eller valt endast ärenderaden när du hämtade försändelser kan du ha kvar försändelser i fjärrbrevlådan som inte har hämtats fullständigt.

Markera försändelserna i fjärrbrevlådan.
Klicka på Konton > Hämta markerade försändelser.
Om du vill ansluta direkt till onlinebrevlådan klickar du på Anslut nu.

eller

Om du vill skapa uppdraget men inte skicka det klickar du på Anslut senare. På så sätt kan du vänta tills du har flera uppdrag och ansluta senare.

74.7.6 Söka efter lediga tider i fjärrläge

Så här använder du Sökning efter lediga tider i fjärrläge:

Skapa en ny bokning.
Du markerar den första möjliga mötesdagen genom att klicka på och sedan klicka på ett datum.
Klicka på Sökning efter lediga tider i verktygsfältet.
Om du vill ansluta till ditt huvudsystem och söka efter lediga tider klickar du på Anslut nu.

eller

Om du vill söka efter tillgängliga tider senare, klickar du på Anslut senare.

Om du klickar på Anslut senare skapas ett uppdrag för att söka efter lediga tider, men det skickas inte till huvudsystemet i GroupWise. Du kan spara bokningen som ett utkast i mappen Under arbete så länge och skicka den vid ett senare tillfälle. När du senare vill söka efter bokningstider, klickar du på Upptagen och sedan på Anslut nu.
När fönstret Välj bokningstid visas klickar du på Välj automatiskt för den första lediga mötestiden. Klicka på Välj automatiskt tills du får fram den tid som passar bäst och klicka på OK.

eller

Klicka på fliken Tillgängliga tider, klicka på en tillgänglig tid och klicka på OK.
Slutför bokningen och klicka på Skicka i verktygsfältet.

Om anslutningen bryts innan all information från sökningen efter lediga tider har returnerats kan du klicka en gång till på Upptagen för att uppdatera informationen från den ursprungliga sökningen.

74.7.7 Göra ett urval i GroupWise-adressboken för att använda i fjärrbrevlådan

GroupWise-adressboken är vanligtvis stor eftersom den innehåller information för hela företaget. Om du inte behöver all information i GroupWise-adressboken om du använder GroupWise när du inte är på kontoret kan du använda Urval för GroupWise-adressbok för att bara hämta de användaradresser, resursadresser och allmänna grupper du behöver från GroupWise-systemet.

Urvalsuttrycket Avd [ ] Marknad anger att GroupWise ska hämta alla adresser med ”Marknad” i avdelningskolumnen i adressboken. På detta sätt kan du kontakta personer från din marknadsavdelning när du är ute och reser.

Tänk också på att hämta information i GroupWise-adressboken innan du lämnar kontoret för att spara på nedladdningstider och kostnader, särskilt om du planerar att resa till platser där telefonsamtalskostnaderna kan bli stora.

Om du kör GroupWise i onlineläge klickar du på Verktyg > Fjärruppdatering, skriver onlinebrevlådans lösenord, markerar ett telefonnummer för anslutning om du blir ombedd att göra det, och klickar på OK.

eller

Om du kör GroupWise i Fjärrläge klickar du på Konton > Skicka/Hämta > GroupWise-alternativ.
Klicka på GroupWise-adressbok och sedan på Urval.
Klicka på en adressbokskolumn i den första listrutan.

Klicka till exempel på Avd och sök efter adresser för en viss avdelning.
Klicka på operatorlistrutan, klicka på en operator och ange sökvillkoren i rutan eller klicka på ett värde om det finns.

Klicka till exempel på [ ], och ange sedan Bokföring om du vill söka efter adresser från bokföringsavdelningen. Använd den operator som bäst passar din sökning. Sökvillkoren, till exempel namn eller ärende, kan innehålla jokertecken som asterisk (*) och frågetecken (?). Urvalet är inte skiftlägeskänsligt för de villkor du anger.
Om du vill lägga till fler urvalsvillkor klickar du på den sista listrutan och klickar sedan på Och.
När du har angett alla urvalsvillkor läser du texten som börjar med ”Inkludera poster där” när du skapar urvalet så att du förstår hur urvalet fungerar.
Klicka på OK och sedan på Anslut.

Mer information om operatorer finns i Använda avancerad sökning.

74.7.8 Ta bort försändelser från fjärrbrevlådan

Du kan använda Radera och töm samt Hantera biblioteksstorlek för att ta bort försändelser i fjärrbrevlådan.

Ta bort försändelser från fjärrbrevlådan

I fjärranslutet läge kan du ta bort försändelser, återkalla försändelser och tömma papperskorgen på samma sätt som i anslutet läge.

Klicka på en försändelse i brevlådan.
Klicka på Redigera och sedan på Radera.
Om du tar bort en utgående försändelse klickar du på något av de tillgängliga alternativen.
Om du vill frigöra utrymme på hårddisken klickar du på Redigera > Töm papperskorgen.

Då tas alla borttagna försändelser permanent bort från fjärrbrevlådan.

Nästa gång du ansluter till huvudsystemet för GroupWise synkroniseras ändringarna i fjärr- och onlinebrevlådorna automatiskt med varandra. Du kan stänga av synkroniseringen genom att ändra alternativen för borttagning i Fjärregenskaper. Se Ändra borttagningsalternativ i Fjärrläge.

Radera onödiga dokument från fjärrbiblioteket

När du raderar filer med funktionen för utrymmeshantering av fjärrbiblioteket, tas de inte bort från huvudbiblioteket. Dessutom försvinner inte dokumentreferenserna till de borttagna dokumenten. Filerna tas bara bort från datorn där du har installerat fjärrbrevlådan så att diskutrymme frigörs.

I Fjärrläge väljer du Verktyg > Hantera biblioteksstorlek.
Klicka på dokumenten du vill ta bort och klicka på Radera.
Klicka på Stäng när du är klar.

Om du tar bort ett dokument som är markerat som Används återställs dess status till Ledig i huvudbiblioteket nästa gång du ansluter till onlinebrevlådan.

Bifogade dokumentreferenser och Fjärrläge

Du kan ta emot en försändelse med en bifogad dokumentreferens när du kör i Fjärrläge. När du öppnar den bifogade filen öppnas dokumentet från fjärrbiblioteket även om dokumentet där är en äldre version än den bifogade filen. Om dokumentet inte finns i fjärrbiblioteket ombeds du att ansluta nu eller senare till onlinebrevlådan för att hämta dokumentet.

Du kan också skicka försändelser med bifogade dokumentreferenser från Fjärrläge. Om dokumentet inte finns i fjärrbiblioteket skickas emellertid inte någon kopia av dokumentet till mottagare som inte har tillräcklig behörighet till dokumentet i huvudbiblioteket, eller som inte använder ett e-postprogram som stöder GroupWise-biblioteket.

Om huvudbiblioteket inte är tillgängligt får mottagarna inte heller någon kopia av dokumentet. Om någon av dessa situationer uppstår måste du bifoga en kopia av själva dokumentet förutom dokumentreferensen.