Du kan förutom att arbeta med filer i Vibe enligt beskrivningen i följande avsnitt, även använda Novell Vibe Add-In och Novell Vibe Desktop om du vill arbeta med Vibe-filer direkt från Microsoft Office eller om du vill synkronisera Vibe-filer med skrivbordet. Du kan skapa filer, redigera filer och mycket annat. Mer information hittar du i QuickStart för Novell Vibe Add-In och QuickStart för Novell Vibe Desktop.
Du kan skapa filposter i angivna filmappar med Novell Vibe. Att skapa en filpost skiljer sig från att bifoga en fil till någon annan typ av mappost. Alla filposter i Vibe-filmapparna innehåller en primär fil. Andra filer kan associeras till filposten som bilagor, men det finns bara en primär fil.
Du kan skapa filposter på många sätt:
På samma sätt som när du skapar en annan typ av mappost i Vibe enligt beskrivningen i Område 5.1, Skapa en mappost.
Du kan importera filer till mappen.
Du kan skapa filen på datorn och synkronisera filen med hjälp av Vibe Desktop enligt beskrivningen i QuickStart för Novell Vibe Desktop.
Du kan skapa filen i Microsoft Office och spara den i Vibe direkt från Microsoft Office enligt beskrivningen i QuickStart för Novell Vibe Add-In.
Vibe innehåller olika alternativ för att lägga till bilagor till en post.
Du kan lägga till en fil till en post genom att dra den från en annan plats och släppa den på posten.
Navigera till och öppna posten där du vill bifoga filen.
Klicka på fliken .
Klicka på .
Dialogrutan Dra och släpp filer visas.
Dra filen som du vill överföra och släpp den på mappikonen i dialogrutan Dra och släpp filer.
En start- och slutmapp visas i Vibe och indikerar att de filer som du släppt överförs som bilagor.
Du kan också kopiera och klistra in filer på mappikonen.
Navigera till och öppna posten där du vill bifoga filen.
Klicka på fliken .
Klicka på .
Dialogrutan Överför en enstaka fil visas.
Klicka på och leta sedan reda på och markera den fil som du vill bifoga.
Klicka på .
Det är lätt att visa filer som är associerade med poster i Vibe. Filer kan associeras med poster på två olika sätt:
Filer kan bifogas till en post
Filer kan vara primära filer för poster
Primära filer finns bara i filmapparnas poster
Följande avsnitt innehåller information om hur du visar filer i en textredigerare eller i HTML-format:
När du visar en fil i en textredigerare öppnas den som skrivskyddad.
Navigera till och öppna posten som innehåller filen som du vill visa.
(Alternativt) Om filen som du vill visa är en bilaga klickar du på fliken .
Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.
Klicka på > bredvid filen som du vill visa.
eller
Klicka på filens namn.
Om du snabbt vill visa en fil kan du visa den i HTML-format.
En del filtyper går inte att visa i HTML-format, t ex PNG, JPG, GIF och PDF.
Navigera till och öppna posten som innehåller filen som du vill visa.
(Alternativt) Om filen som du vill visa är en bilaga klickar du på fliken .
Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.
Klicka på > bredvid filen som du vill visa.
I Vibe kan du redigera dokument genom att använda redigera-på-plats-metoden. Med hjälp av den här funktionen är det enkelt att redigera dokument som lagrats på Vibe-servern.
Om du arbetar i Windows-miljö med Microsoft Office kan du hämta och installera Novell Vibe Add-in för en ännu bättre användarupplevelse. När du har hämtat och installerat Vibe Add-in används Vibe Add-in vid redigering av filer i stället för WebDAV. Mer information om att redigera filer när Vibe Add-in är installerat finns i QuickStart för Novell Vibe Add-In. Följande information förutsätter att du använder WebDAV när du redigerar filer och att Vibe Add-in inte är installerat.
Du kan bara redigera filer om du har ett redigeringsprogram för den filtypen installerat på datorn. Om du exempelvis vill redigera en DOC-fil måste Microsoft Word vara installerat datorn.
Navigera till och öppna posten som innehåller filen som du vill redigera.
(Alternativt) Om filen som du vill redigera är en bilaga klickar du på fliken .
Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.
Klicka på > bredvid filen som du vill redigera.
Filen startas i den filredigerare som du har angett. Mer information om hur du anger vilken redigerare som ska användas vid redigering av filer i Vibe finns i Område A.3, Det går inte att redigera filer som är bifogade till poster.
Om du använder Microsoft Office för att redigera dokument och du har installerat Vibe Add-In startar Vibe Add-In som standard när du redigerar dokument i Vibe. Mer information om Vibe Add-In finns i QuickStart för Novell Vibe Add-In.
(Alternativt) Om det visas ett fönster i Vibe där du ska identifiera dig, använder du samma användarnamn och lösenord som när du loggar in i Vibe och klickar sedan på .
Nu kan du redigera filen.
När du har redigerat filen sparar du ändringarna och avslutar redigeringsprogrammet.
I Vibe skapas en ny version av filen. En version av filen som den såg ut innan du ändrade den sparas också. När du avslutar och öppnar posten igen, kan du visa den äldre versionen av filen enligt beskrivningen i Få tillgång till en tidigare sparad version av en fil.
VIKTIGT:När du redigerar ett bifogat dokument med hjälp av OpenOffice skapas en ny version av dokumentet i Vibe varje gång du klickar på . Eftersom varje version av ett dokument räknas av mot din datakvot (mer information om datakvoter finns i avsnittet om att hantera datakvoter
i handboken för avancerade Novell Vibe 3.4-användare), bör du bara spara dokumentet när du stänger det om du använder OpenOffice. Mer information om hur du tar bort versioner av en fil finns i Ta bort befintliga versioner av en fil.
När du använder Microsoft Office skapar Vibe endast en ny version varje gång du redigerar dokumentet. Även om du klickar flera gånger på skapas inte fler versioner.
Du kan hämta filer som är associerade med en post. Du kan hämta en separat fil eller alla filer som är associerade med posten. Filer hämtas i en ZIP-fil.
Navigera till och öppna posten som innehåller filen som du vill hämta.
Klicka på > .
Navigera till och öppna posten som innehåller filerna som du vill hämta.
Klicka på > bredvid någon av filerna i posten.
eller
Klicka på fliken och sedan på .
Om du känner till WebDAV-webbadressen för en fil kan du öppna filen direkt från ett redigeringsprogram som Microsoft Office eller direkt från kommandoraden.
Så här hämtar du WebDAV-webbadressen för en fil:
Navigera till och öppna posten som innehåller filen för vilken du vill hämta WebDAV-webbadressen.
(Alternativt) Om filen vars WebDAV-webbadress du vill hämta är en bilaga klickar du på fliken .
Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.
Klicka på > bredvid filen.
WebDAV-webbadressen visas så att du kan kopiera den.
När du har hämtat WebDAV-adressen för filen kan du öppna filen i ett redigeringsprogram, t ex Microsoft Office, genom att ange adressen. Gå till dokumentationen för det redigeringsprogram du använder om du vill veta mer.
Du kan lägga till en kommentar för en viss fil eller version av en fil. Kommentarerna om filen visas direkt ovanför filnamnet på flikarna och . Med hjälp av kommentaren kan det bli lättare för användarna att ta reda på vad filen innehåller utan att behöva öppna den. Det är också ett praktiskt sätt att skilja en version från en annan.
Navigera till och öppna posten som innehåller den bifogade filen eller filversionen för vilken du vill lägga till en kommentar.
(Alternativt) Om du vill lägga till en kommentar för en fil som är en bilaga klickar du på fliken .
Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.
Klicka på > bredvid filen för vilken du vill lägga till en kommentar.
Sidan Lägg till filkommentar visas.
Ange kommentaren som du vill lägga till och klicka sedan på .
Om du har fler versioner av en fil kan det vara praktiskt att ange en status för varje version för att hålla ordning på vilken som är den officiella versionen, vilka som bara är utkast, och så vidare. Filer kan ha statusen , eller .
Navigera till och öppna posten som innehåller den bifogade filen eller filversionen för vilken du vill ange filstatus.
(Alternativt) Om filen vars status du vill ange är en bilaga klickar du på fliken .
Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.
Klicka på aktuell status i kolumnen bredvid filen vars status du vill ange och klicka sedan på den status som du vill ange för filen.
När du ändrar en fil i Vibe sparas den äldre versionen av filen så att den ska vara lätt att referera till. Samma sak gäller för filer som lagras i filmapparna i Vibe samt för alla filer som sparats som bilagor på en mappost.
När du redigerar och sparar en fil skapas en ny version av filen av Vibe och den gamla versionen sparas. Mer information om hur du redigerar en fil finns i Redigera filer.
Du kan också använda dra och släpp-funktionen för att skapa en ny version av en bifogad fil eller en ny version av en filpost i en filmapp, enligt beskrivningarna i följande avsnitt:
Filen som du drar och släpper måste ha samma namn som den befintliga postbilagan för vilken du vill skapa en ny version för att du ska kunna skapa en ny version av en befintlig postbilaga.
Navigera till och öppna posten som innehåller filbilagan för vilken du vill skapa en ny version.
Klicka på fliken och sedan på .
Dra en fil från en plats, t ex skrivbordet, och släpp den på mappikonen i dra och släpp-fönstret.
Dokumentet läggs till som en ny version av den befintliga postbilagan. Äldre versioner visas på fliken på posten.
Du kan bara skapa uppdaterade versioner av mapposterna enligt beskrivningen i det här avsnittet i filmapparna.
För att du ska kunna skapa en ny version av en fil i som finns filmappen, måste filen som du drar och släpper ha samma namn som den befintliga filen för vilken du vill skapa en ny version
Navigera till mappen där du vill importera den nya versionen av filen.
En fil med samma namn måste redan finnas i mappen som en filpost.
Klicka på i verktygsfältet Mappost.
Dra och släpp-fönstret öppnas.
Dra en fil från en plats, t ex skrivbordet, och släpp den på mappikonen i dra och släpp-fönstret.
Dokumentet läggs till som en ny version av den befintliga filposten. Äldre versioner visas på fliken på posten.
Som standard spåras versioner med lägre versionsnummer av Vibe när du skapar nya versioner av en fil. Programmet använder t ex 1.0, 1.1, 1.2, och så vidare. Du kan öka det högre versionsnumret för den nyaste versionen av en fil. Version 1.2 kan t ex bli version 2.0.
Om mappen har konfigurerats för automatisk borttagning av gamla filversioner, på det sätt som beskrivs i avsnittet om automatisk borttagning av gamla filversioner som överstiger det maximalt tillåtna antalet av filen
i kapitlet om mapphantering
i handboken för avancerade Novell Vibe 3.4-användare, går det att förhindra att en version tas bort genom att göra den till en högre version.
Så här ökar du det högre versionsnumret för en fil:
Navigera till och öppna posten som innehåller filen för vilken du vill öka det högre versionsnumret.
(Alternativt) Om filen vars högre versionsnummer du vill öka är en bilaga klickar du på fliken .
Det är bara filmappar som kan innehålla filer som inte är bilagor.
Klicka på > bredvid filen för vilken du vill öka det högre versionsnumret.
Sidan Öka högre versionsnummer visas.
Klicka på .
Navigera till och öppna posten som innehåller filen vars tidigare version du vill öppna.
Klicka på fliken.
Alla tidigare sparade versioner av olika filer som är associerade med posten visas i listan i omvänd kronologisk ordning. Listan innehåller information som datum, filstorlek och vem som har ändrat filen.
Du kan ange att en tidigare version av en fil ska vara den aktuella versionen. Den nuvarande versionen är huvudfil i filposten. Ytterligare versioner placeras under huvudversionen på fliken .
Navigera till och öppna posten som innehåller filversionen som du vill höja till att bli aktuell version.
Klicka på fliken .
Klicka på > bredvid filversionen som du vill höja till att bli aktuell version och klicka sedan på .
Du kan låta hela posten återgå till en tidigare version (t ex även titel och beskrivning av posten), enligt beskrivningen i Område 5.14.3, Låta en post återgå till en tidigare version.
VIKTIGT:Filer och filversioner som tas bort från Vibe-webbplatsen kan inte återskapas.
Navigera till och öppna posten som innehåller filen vars tidigare version du vill öppna.
Klicka på fliken .
Alla tidigare sparade versioner av olika filer som är associerade med posten visas i listan i omvänd kronologisk ordning. Listan innehåller information som datum, filstorlek och vem som har ändrat filen.
Om du vill ta bort flera versioner samtidigt markerar du de filversioner som du vill ta bort och klickar sedan på .
eller
Om du vill ta bort en enskild version klickar du på bredvid den version som du vill ta bort och klickar sedan på .
Klicka på för att bekräfta borttagningen.
Om du är ägare till en mapp eller arbetsyta kan du ange ett maximalt antal versioner som ska tillåtas för varje fil. Mer information finns i avsnittet om att begränsa antalet filversioner för mappar och arbetsytor genom att konfigurera automatisk borttagning
i handboken för avancerade Novell Vibe 3.4-användare.